File Management As a Subsystem within the Applications of Electronic Records Management

Year 2016, Volume: 30 Issue: 3, 434 - 448, 01.07.2016

Niyazi Çiçek

Abstract

While using ofinformation technology in the institutional workprocesses provides speed and convenience to information and document production, it has brought with it a number of problems. One ofthese problems is making mistakes whilefiling electronic records. Electronic records are filed according to subjects or cases in a body in accordance with afunction and within an organic bond. However, misapplications in a lot ofapplication softwares ofelectronic records management were revealed duringfieldwork. Althoughfile plans are identified as a system criterion in various guidelines and standards, they generally cannot be reflected to the applications. Not being able to open a case file, not being able to manage it according to the disposalschedul and transfer it to the archieve in afile integrity even ifthe casefile is opened are the main challenges. During thefieldworks, it is noticed that the filing was not managed in a separate module in many application softwares. This negative situation causes difficulties in bringing related documents together. In this paper, a model that can be a solution to the problems ofelectronic recordsfiling isproposed. The model is designed as a subsystem within the electronic records management system. This method, tested in a local governing body, may alsofunction as a guidancefor other organizations that have difficulties infiling

Keywords

Electronic records management, filing, file management, electronic file management, electronic arhives.

Elektronik Belge Yönetimi Uygulamalarında Bir Alt Sistem Olarak Dosya Yönetimi

Abstract

Bilgi teknolojilerinin kurumsal iş süreçlerinde kullanılması, bilgi ve belge üretimine hız ve kolaylık sağlarken, bir takım problemleri de beraberinde getirmiştir. Bu problemlerden biri elektronik belgelerin yanlış dosyalanmasıdır. Elektronik belgeler de kâğıt olanlar gibi bir fonksiyon doğrultusunda ve organik bağı kurularak belirli bir bütünlük içerisinde konu ya da vakaya göre dosyalanır. Ancak, saha çalışması sırasında birçok elektronik belge yönetimi uygulama yazılımında bu işin doğru yapılmadığı görülmüştür. Her ne kadar çeşitli standart ve rehberlerde dosya planları bir sistem kriteri olarak belirlenmiş olsa da uygulamaya genellikle eksik yansıtılmaktadır. Vaka dosyası açamamak, açılsa dahi bunu saklama planına göre yönetip, dosya bütünlüğü içerisinde arşive devredememek başlıca güçlüklerdendir. Yapılan saha çalışmaları sırasında, birçok uygulama yazılımı içerisinde dosyalamanın müstakil bir modülde yönetilmediği fark edilmiştir. Bu olumsuz durum, ilişkili belgeleri bir araya getirmekte güçlük yaşanmasına sebep olmaktadır. Bu makalede elektronik belgelerin dosyalama problemine çözüm olabilecek bir model önerilmektedir. Model, elektronik belge yönetimi sistemi içerisinde bir alt sistem olarak tasarlanmıştır. Bir yerel yönetim organında denenen yöntem, dosyalama işinde sorun yaşayan başka kurumlar için de yol gösterici olabilir.

Keywords

Elektronik belge yönetimi, dosyalama, dosya yönetimi, elektronik dosya yönetimi, elektronik arşiv

References

• Akdoğan, Z. ve Özdemirci, F. (2016). Dijitalleştirme ve e-arşivlemede izlenecek yol ve yöntemler. F. Özdemirci, N. Özel, T. Çakmak, Z. Akdoğan ve B. Yalçınkaya, (Yay. Haz.), BEYAS 2015 Sempozyumu Kurumsal Belleklerin Geleceği: Dijitalleştirme-ElektronikArşiv-ElektronikBelge Yönetimi” (21-22 Ekim 2015, Gölbaşı-Ankara), içinde (ss. 195-198), Ankara: Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Koordinatörlüğü.
• Al-Azawi, M.A.N. (2012). Constructing an e-archive system and its role in improving document management. Paper presented at the International Conference on Knowledge Management and Resource Sharing. Erişim adresi: https://scholar. google. com/ citations? view_ op= view_ citation&hl =en&user =gZkc 7AEAAAAJ &citation _for _view =gZkc7 AEAAAAJ: u5HHm VD_u O8C
• Bedford, D. ve Morelli J. (2006). Introducing information management into the workplace: A case study in the implementation of business classification file plans from the sector skills development agency. Records Management Journal, 16(3), 169-175.
• Cunningham, A. (2008). Digital curation/digital archiving: A view from the National Archives of Autralia. The American Archivist, 71(Fall/Winter), 530-543.
• Çiçek, N. (2009). Bir yazışma türü olan üst yazının belge yönetimi uygulamalarında dosya bütünlüğüne katkısı. İshak Keskin, Hanefi Kutluoğlu, Sevil Pamuk, (Yay. Haz.), Tülin Aren Armağanı içinde (ss. 97-106), İstanbul: Pamuk Yayınları.
• Çiçek, N. (2011). Örgütlerde elektronik belge yönetimi programlarının kurulmasında bilgi ve belge uzmanlarının rolü: E-belediyecilik örneği. Z. Parlak, İ. G. Yumuşak, (Ed.), International 9th Conference on Knowledge, Economy and Management Proceedings, (June 23-25, 2011 Sarajevo, Bosnia and Herzegovina) içinde (ss.109-119). Sarajevo: Garmond.
• Çiçek, N. (2013). Electronic records management projects in e-transformation Turkey practices: A study on district municipalities in İstanbul” İ. Yumuşak, (Ed.), 11th International Conference on Knowledge, Economy and Management, (November, 27-30, 2013, Valeletta-Malta) içinde (ss. 869-885), İstanbul: BEYKOM.
• Çiçek, N. (2015). Kurumsal bilgi ve belge yönetimi. İstanbul: Marmara Belediyeler Birliği.
• Çiçek, N. (2016). Elektronik belge yönetimi uygulamalarında dosya bütünlüğü problemi. F. Özdemirci, N. Özel, T. Çakmak, Z. Akdoğan ve B. Yalçınkaya, (Yay. Haz.), BEYAS 2015 Sempozyumu Kurumsal Belleklerin Geleceği: Dijitalleştirme-Elektronik Arşiv-Elektronik Belge Yönetimi ” (21-22 Ekim 2015, Gölbaşı-Ankara) içinde (ss. 163-172), Ankara: Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Koordinatörlüğü.
• Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (1988). Erişim adresi: http://www.devletarsivleri.gov.tr/icerik/309/yönetmelik
• Dorsey, P. (2005). Top 10 reasons why systems projects fail. Erişim adresi: https://www.hks.harvard.edu/mrcbg/ethiopia/Publications/Top%2010%20Reasons%20Why%20Systems%20Projects%20Fail.pdf
• Duranti, L. (1997). The Archival bond, Archives and Museum Informatics, 11, 213-218.
• İcimsoy, O. (2000). Belediyelerde imar dosyalarının belge profili ve arşivlerinin oluşumu: Kartal Belediyesi örneği. Arşiv Araştırmaları Dergisi, 2, 47-62.
• Kandur, H. (1998). Belediyelerde arşiv yönetimi. İstanbul: REMAK.
• Karaduman, N. (2015). Arşiv Uzmanı, İstanbul Büyük Şehir Belediyesi Yazı İşleri ve Karar Daire Başkanlığı Arşiv Müdürlüğü, 23 Mayıs 2015 tarihinde kurum arşivinde yapılan görüşme.
• Külcü, Ö. (2014). IntePARES 3 Kurumsal bilgi sistemleri içerisinde belge yönetimi: Türkiye'deki kamu üniversitelerinde gerçekleştirilen uygulamalara yönelik bir durum analizi. (TÜBİTAK Proje No: 109K518). Ankara: TÜBİTAK
• Managing digital records without an electronic records management system (2012). National Archives. Erişimadresi: http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/managingelectronic-records-without-an-erms-publication-edition.pdf
• MoReq2 Specification (2008). Model requirements for the management of electronic records. Erişim adresi: http://www. dlmforum. eu/ index. php? option= com jotloader& view= categories& cid= 19_ ed2edc1 b476329492 053 108 1f8930572 &Itemid =90& lang=en
• O'Connor, S. D. ve DeConcini, E. A. (Ed.). (2015). Electronic case filing administrative policies and procedures manual, Arizona: United States District Court.
• Oğlakçıoğlu, O. (2008). Medeni usul hukuku yönünden elektronikadli iletişim. İzmir: Legal Kitapevi.
• Önaçan, M. B. K., Durmuş, T. ve Özkanlı, Ö. (2012). Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS)'nin faydaları ve kurum bünyesinde EBYS yapılandırmaya yönelik bir yol haritası. Sayıştay Dergisi, 85, 1-26.
• Özdemirci, F. (2016). Bütünleşik e-kurum sistemleri ve kurumsal yapılanmalara yansıması: Ankara Üniversitesi e-BEYAS uygulaması ve kurumsal yapılanma. F. Özdemirci, N. Özel, T. Çakmak, Z. Akdoğan ve B. Yalçınkaya, (Yay. Haz.), BEYAS 2015 Sempozyumu KurumsalBelleklerin Geleceği: Dijitalleştirme-Elektronik Arşiv-Elektronik Belge Yönetimi” (21-22 Ekim 2015, Gölbaşı-Ankara), içinde (ss. 35-43), Ankara: Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Koordinatörlüğü.
• Özdemirci, F. ve Alyakut, S. (2012). Bilgi yönetimi projelerinde izlenmesi gereken yol haritası için öneriler. Bilgi Dünyası, 13(2), 557-564.
• Özdemirci, F., Bayram, Ö. G., Torunlar, M., Saraç, S. ve Yalçınkaya, B. (2013). Elektronik belge yönetimi ve arşivleme sistemi: Geçiş süreci ve uygulamayönetimi. Ankara: [Boyut Matbaacılık].
• Pamuk, S. (2016). Noter belgelerin form özellikleri/ Türkiye örneği. İstanbul: Akademi Titiz.
• Records Management Tip (2004). Active filing series. No.12 February. Erişim adresi: http://www.pws.gov.nt.ca/pdf/records Management/RM_tips/RM-Tip12.pdf
• Standart Dosya Planı (2009). Erişim adresi: http://www.devletarsivleri.gov.tr/icerik/18/standart-dosya-plani/
• TAB fusionRMS (2015). Electronic and physical records together. Erişim adresi: http://fusionrms.tab.com/records-management-software/physical-electronic-records-management/
• TS 13298 (2015). Elektronik belge yönetimi standardı. Ankara: TSE.
• Tuzla Belediyesi Standart Dosya Planı (2015). İstanbul: Belediye (Yayınlanmamış dosya planı).
• Umut, G. ve Külcü, Ö. (2014). Elektronik belge yönetimi uygulamalarında karşılaşılan sorunların analizi ve çözüm önerileri: Kalkınma Bakanlığı örneği. Bilgi Dünyası, 15(1), 102-124.
• Yalçınkaya, B. (2016a). Öğretim Görevlisi Dr., Marmara Üniversitesi Fen-Edebiyat Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü, 23 Haziran 2016 tarihinde yapılan görüşme.
• Yalçınkaya, B. (2016b). E-arşiv uygulamalarına teknolojik ve altyapı kapsamında yaklaşımlar: Güvenilir earşivleme koşulları yol haritası. F. Özdemirci, N. Özel, , T. Çakmak, , Z. Akdoğan, ve B. Yalçınkaya, (Yay. Haz.), BEYAS 2015 Sempozyumu Kurumsal Belleklerin Geleceği: Dijitalleştirme-Elektronik Arşiv-ElektronikBelge Yönetimi” (21-22 Ekim 2015, Gölbaşı-Ankara), içinde (ss.221-233), Ankara: Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Koordinatörlüğü.
• Zülüflü H. (2010). Mahalli idareler standart dosya planı. Ankara: Ankara Yayınevi.