TY  - JOUR
T1  - ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİNDE PERSONEL FARKINDALIĞININ UYGULAMA SÜRECİNE ETKİSİ: BAĞCILAR BELEDİYESİ İLE MARMARA ÜNİVERSİTESİNİN KARŞILAŞTIRMALI ANALİZİ
AU  - Saydam, Varol
AU  - Yalçınkaya, Bahattin
PY  - 2018
DA  - December
JF  - Bilgi Ve Belge Araştırmaları
PB  - İstanbul Üniversitesi
WT  - DergiPark
SN  - 2148-8975
SP  - 1
EP  - 25
IS  - 9
LA  - tr
AB  - Değişen vegelişen teknoloji, her alanda olduğu gibi belge yönetimi alanındaki iş veişlemlerin gerçekleştirilmesinde önemli değişikliklere sebep olmaktadır.Organizasyonlar teknolojik etkinin yanı sıra hizmet ve kalite standartlarındaartış, rekabet anlayışı ve yasal zorunluluklar gibi etkenlerden dolayı budeğişikliklere uyum sağlamak durumundadır. Gerçekleştirilmek istenen e-değişim,organizasyonun temelde bütün faaliyetlerinin elektronik ortama aktarılmasınasebep olmakla birlikte faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde en önemli faktörolan insan gücünün de etkilendiği farklı değişimlere neden olmaktadır.Gerçekleştirilen e-dönüşüm projelerinde personelin yeni sisteme karşı tutum vedavranışlarının; uygulanan sistemin devamlılığına etki ettiği, olumlu tepkilerin sürdürülebilirliğe katkısağladığı, olumsuz tepkilerin ise sistemin sürdürülebilirliğini zor durumadüşürdüğü görülmüştür. Bu araştırmanın amacı, özellikle Elektronik BelgeYöntemi Sistemine (EBYS) geçişte kurum ve kuruluşlara yol göstermek ve bu türbir değişimi sadece teknik boyut ile değil aynı zamanda sosyal ve psikolojikboyutu ile düşünmeleri konusundaki öngörülerin ispatlanmasını sağlamaktır. Budoğrultuda, farklı yapıdaki iki kamu kurumunda EBYS uygulamasına geçişsürecinde personel farkındalığının değişim sürecine etkisi ve değişiminbaşarıyla gerçekleştirilebilmesi adına farkındalığın nasıl arttırılabileceğiliteratür, yapılan değerlendirmeler ve anket çalışmasıyla ele alınmıştır. İkikurum çalışanlarının EBYS ile ilgili tutum, davranış ve düşünceleri 5’li likertölçeği kullanılarak nicel araştırma yöntemleriyle incelenmiştir. Yapılantestlerin sonuçlarına göre gruplar normal dağılım koşulunu yerine getirmediğiiçin Bağımsız T Testi yerine non-parametrik Mann Whitney U Testi uygulanmıştır.Çalışma sonucunda personel farkındalığının EBYS uygulama sürecine katkısağladığı görülmüştür. Personelin bilgilendirilmesi, düşüncelerinin alınması veprojeye katılımının sağlanmasının, üst yönetim desteği ve sistem eğitimlerininsürekliliğinin EBYS uygulamasının başarısı için önemli hususlar olduğu ortayaçıkarılmıştır.Anahtar Sözcükler: Elektronik belge yönetimi, değişim yönetimi,personel farkındalığı.AbstractThe changing and emerging technology leads to important changes in theexecution of work and operations in the field of records management as is thecase with all other fields. Along with the technological impacts, organizationshave to adapt to these changes due to factors such as an increase in thestandards of service and quality, the sense of competition and legalchallenges. The desired e-change causes the organization to transfer all of itsoperations to the electronic environment and leads to different changes inwhich the human power, the most important factor in the realization of theoperations, is also influenced. In the realized e-transformation projects, itwas found that personnel's attitudes and behavior towards the new system impactthe continuity of the applied system; positive reactions contribute tosustainability and negative reactions make the sustainability of the systemdifficult. The purpose of this research is to provide guidance to institutionsand establishments in the transition to the Electronic Records ManagementSystem (ERMS), and to provide proof of such a change not only in terms oftechnical dimension but also in social and psychological dimension. In thisrespect, it was revealed through examinations and literature and survey studiesin two public institutions of different structure the impact of awareness ofthe personnel in the process of transition to electronic records management andhow the awareness of the personnel can be expanded so as to successfully carryout the transition. The attitudes, behaviors and thoughts of the employees ofthe two institutions were analyzed using quantitative research methods using a5-point likert scale. Since the groups did not fulfill the normal distributioncondition according to the results of the tests performed, the mean differencebetween the groups was found with the nonparametric Mann Whitney U Test insteadof the Independent T Test.Keywords:Electronic records management, changemanagement, staff awareness.
KW  - Elektronik belge yönetimi
KW  - değişim yönetimi
KW  - personel farkındalığı
CR  - Ağaoğlu, M., Yüce, H., Esgin, E. ve Yalçınkaya B. (2016). Kurum ve kuru-luşlarda EBYS uygulamaları: Marmara Üniversitesi örneği. G. Güneş, N. Özel ve T. Çakmak (Ed.), ÜNAK 2013 Konferansı: Bilgi Sistemleri, Platformlar, Mimariler ve Teknolojiler (içinde s. 237-243). Ankara: Üni-versite ve Araştırma Kütüphanecileri Derneği.
CR  - Argın, A. (2000). Bankacılıkta değişim yönetimi. (Yayınlamamış Doktora Te-zi). İstanbul: Marmara Üniversitesi Bankacılık ve Sigortacılık Enstitü-sü.
CR  - Bağcılar Belediyesi (2017). Sayılarla ilçemiz. Erişim adresi: http://www.bagcilar.bel.tr/icerik/498/31/sayilarla-ilcemiz.aspx 
Borglund, E., Anderson, K. ve Samuelson, G. (2009). How requirements of record managers change after ımplementing new electronic records management systems. The 3rd European Conference on Information Ma-nagement and Evaluation, ed. Jan Ljungberg ve Kerstin Grunden, Uni-versity of Gothenburg, Sweden on 17-18 September 2009, 59-66.
CR  - Çıngı, H. (1994). Örnekleme Kuramı. 2. bs. Ankara: Hacettepe Üniversitesi Fen Fakültesi.
Demirtaş, Ö. (2013). Stratejik insan kaynakları yönetimi. Marmara Üniversi-tesi İ.İ.B. Dergisi, 35(2), 289-261.
CR  - Downing, L. (2009). Implementing EDMS: putting people first. The Informa-tion Management Journal, July/August, 44-50.
CR  - Erkuş, A. (2005). Bilimsel araştırma sarmalı. Ankara: Seçkin Yayınevi.
CR  - Gregory, K. (2005). Implementing an electronic records management sys-tem: a public sector case study. Records Management Journal, 15(2), 80-85.
CR  - Gunnlaugsdottir, J. (2009). The human side of erms: an Icelandic study. Records Management Journal,19(1), 54-72.
Henriksen, H. Z., Andersen, K. V. (2008). Electronic records management systems implementation in the Pakistani local government. Records Management Journal. 18(1), 40-52.
CR  - Johnston, G. P., Bowen, D. V. (2005). The benefits of electronic records management systems a general review of published and some unpub-lished cases. Records Management Journal, 15(3), 131-140.
CR  - Saydam, V. (2015). Elektronik Belge Yönetimi Uygulamalarında Personel Farkındalığının Artırılması: Değişim Yönetimi Açısından Bir İnceleme. Bilgi ve Belge Araştırmaları, (3), 23-32.
CR  - The British Standarts Institution, (2001). ISO/TR 15489-1 “Information and Documentation, Records Management: Part 1: General. İngiltere.
CR  - Türk Standardları Enstitüsü, (2015). TSE 13298 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetimi Standardı. Ankara.
UR  - https://dergipark.org.tr/tr/pub/bel/issue//492146
L1  - https://dergipark.org.tr/tr/download/article-file/588349
ER  -