TY  - JOUR
T1  - KAMU KURUMLARINDA ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ UYGULAMALARINDA KARŞILAŞILANPROBLEMLER: TEKNİK ŞARTNAMELERİN İNCELENMESİ
AU  - Güler, Ceyhan
PY  - 2019
DA  - January
Y2  - 2018
JF  - Arşiv Dünyası
JO  - AD
PB  - Türk Arşivciler Derneği
WT  - DergiPark
SN  - 2147-2599
SP  - 1
EP  - 21
IS  - 21
LA  - tr
AB  - Teknikşartnameler, elektronik belge yönetim sistemlerinin işleyiş ve kullanımölçütlerinin tam teşekküllü olarak bir projeye yansıtılmasında önemli bir yeresahiptir. Bu yönüyle teknik şartnameler, Elektronik Belge Yönetim Sistemi(EBYS)’ne yönelik projelerde etkinliği ve projenin sürdürülebilirliğinisağlayan temel unsur olarak görülebilir. Bu çalışmada; EBYS ile ilgilihazırlanan ihale teknik şartnamelerinin Türk Standartları (TS) 13298:2009[1] ElektronikBelge Yönetimi’ne uygunluğunun değerlendirilmesi ve projelerin hayatageçirilmesinde önemli bir unsur olan şartnamelere ilişkin gözlemlenen veyaşanan sorunların tanımlanması amaçlanmıştır. İnceleme ve karşılaştırmanınyapıldığı bu makalede içerik analizi kullanılmıştır. Çalışmada, Kamu İhaleKurumunun Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden erişim sağlanan (2013)12 kamu kurumunun EBYS uygulama projelerine ait teknik şartnameleriincelenmiştir. Bu teknik şartnamelerin TS 13298 standardında açıklanan dosyatasnif planları, elektronik belgelerin kayıt işlemleri, EBYS kullanımözellikleri, erişim kontrolü ve güvenlik, sistem tasarım ve yönetimi, dokümanyönetimi elektronik olmayan sistemlerle uyumluluk gibi temel başlıklara[2] vealt kriterlerine uygunluğu incelenmiştir. Bu araştırma sonucunda, teknikşartnamesi incelenen 12 kamu kurumunun TS13298:2009’deki temel başlıklara ve alt kriterlerine uygunluk yüzdesi %54,4olarak ölçülmüştür. Bu sonuç kamu kurumlarının e-devlete geçiş sürecinde çok önemli bir başarı sağlayamadığınıgöstermektedir. Teknik şartnamesine ulaşılan ancak TS 13298’e uyumlu olmayançok sayıda kurum (11) ortalamaya dâhil edilmemiştir. Ortalamaya katılmayankurumların ortalamaya dahil edilebilmesi halinde, söz konusu oranın çok daha düşükolacağı aşikârdır. Ayrıca, çalışmada teknik şartnamelerde karşılaşılanproblemler tanımlanmaya çalışılmıştır.Anahtar Kelimeler: Türkiye, kamu kurum ve kuruluşları, elektronikbelge yönetim sistemi, teknik şartnameler.AbstractThe technical specifications have importantplace in to fully reflect the functioning and usage criteria of electronicrecords management systems in a project. In this respect, the technicalspecifications can be seen as a key element in ensuring the effectiveness and sustainabilityof the project for the Electronic Records Management System (ERMS). In thisstudy; aimed to the technical specifications of the tender prepared regardingthe ERMS is evaluated according to Turkish Standards (TS) 13298: 2009Electronic Records Management compliance. It is also aimed to identify observedand encountered the problems of regarding the specifications, which is animportant element in the realization of the projects. Content analysis is usedin this article in which review and comparison is made. In this study, thetechnical specifications were examined of the 12 public institutions (2013) thatwere accessed via the Electronic Public Procurement Platform (EKAP) of thePublic Procurement Authority. These technical specifications' compatibility hasbeen researched to these basic headings and sub-criterias which mentioned in TS13298: file classification plans, capture of electronic records, ERMS usagefeatures, access control and security, design and management of system,document management and compliance with the non-electronical systems. As theresult of this study, the compatibility percentage of examined 12 publicinstitutions according to technical specifications to basic headings andsub-criterias mentioned in ERMS Standard have been measured at the level of %54,4. This result has been show the publicinstitutions that implement ERMS applications could not achieve very importantsuccess during the transition process to e-Government. A large number ofinstitutions (11) whose technical specifications have been achieved but notcompatible with TS 13298 have not been included in the average. If these wereincluded, it would obviously be much lower. In addition, the problemsencountered in the technical specifications were tried to be defined.Keywords: Turkey,public institutions and organizations, electronic records management system,technical specifications.[1]        Türk Standardları Enstitüsünün Bilişim İhtisas Kurulu’na bağlıTK01 Bilişim Teknolojileri Teknik Komitesi’nce TS 13298: 2009’un revizyonuolarak TS 13298: 2015 elektronik belge ve arşiv yönetim sistemi hazırlanmış veTSE Teknik Kurulu’nun 23 Ekim 2015 tarihli toplantısında kabul edilerekyayımına karar verilmiştir (TSE, 2018).[2]        Güncellenen TS 13298: 2015 bir önceki revizyonuna ilave olarakkurumlar arası belge paylaşımı, kayıtlı elektronik postaların yönetimi,elektronik yazışma paketi ve elektronik arşivlerin yönetimi başta olmak üzerebazı yenilikler getirmektedir. Standardın bu revizyonunda Elektronik ArşivlemeSistemi Referans Modeli (ELAS/RM) adı altında yeni bir bölüm de eklenmiştir(TSE, 2018).
KW  - Türkiye
KW  - kamu kurum ve kuruluşları
KW  - elektronik belge yönetim sistemi
KW  - teknik şartnameler
CR  - Afyonluoğlu, M. v.d., (2014, 19-20 Eylül). e-Devlet projelerinde başarılı proje yö-netimi Türkiye deneyimleri. I. Uluslararası Katılımlı Proje Yönetim Konfe-ransı’nda –UKPYK2014- sunulan bildiri, İstanbul Teknik Üniversitesi İş-letme Fakültesi, İstanbul.
Arslan, M. ve Kaya, T. (2017). e-Devlet uygulaması olarak EBYS’nin etkinliği ve verimliliği üzerine bir araştırma: Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi EBYS örneği. Süleyman Demirel Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, 22 (Kayfor 15 Özel Sayısı), 1999-2009.
Atatürk Kültür, Dil ve Tarih Yüksek Kurumu. (2012). Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) teknik şartnamesi, 74572. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama.
Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurulu. (2013). Elektronik belge yönetim sis-temi (EBYS) teknik şartnamesi, 919. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama2_D.aspx.
Cumhurbaşkanlığı Devlet Denetleme Kurulu. (2013). Kişisel verilerin korunma-sına ilişkin ulusal ve uluslararası durum değerlendirmesi ile bilgi güvenliği ve kişisel verilerin korunması kapsamında gerçekleştirilen denetim çalış-maları. Erişim adresi: http://www.tccb.gov.tr/ddk/ddk56.pdf.
Çay İşletmeleri Genel Müdürlüğü. (2012). Elektronik belge yönetimi sistemi kuru-lum ve destek teknik şartnamesi, 106607. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama.
Çiçek, N. (2012, 21-23 Kasım). Kamu kurumlarında yürütülen elektronik belge yönetimi ve sayısallaştırma uygulamalarında karşılaşılan teknik ve idari problemler: İstanbul Büyükşehir Belediyesi, ÇAYKUR ve Esenler Belediye-sinin ihale teknik şartnameleri üzerine karşılaştırmalı bir inceleme. M. Yıldırır ve S. Kadıoğlu (Yay. Haz.), Osmanlı Coğrafyası Kültürel Arşiv Mirası-nın Yönetimi ve Tapu Arşivlerinin Rolü Uluslararası Kongresi (s. 857-873) için-de. Ankara: Tapu Kadastro Genel Müdürlüğü.
DLM Forum Foundation. (2011). MoReq2010®: Modular Requirements for Records Systems — Volume 1: Core Services & Plug-in Modules. Erişim adresi: http://moreq2010.eu/.
Düzce Üniversitesi. (2013). Elektronik belge yönetim sistemi teknik şartnamesi, 51024. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/IhaleArama. 
Ekonomi Bakanlığı. (2013). Elektronik belge yönetim sistemi teknik şartnamesi, 110642. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama2_D.aspx.
İzmir Büyükşehir Belediyesi. (2012). Belge, doküman, iş akış ve form süreç yöne-tim sistemi teknik şartnamesi, 27422. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama.
Kamu İhale Kanunu. (2002, 22 Ocak). Resmi Gazete (Sayı: 24648). Erişim adresi: http://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/1.5.4734.pdf. 
2018/1 No.’lu Kamu İhale Tebliği. (2018, 19 Ocak). Resmi Gazete (Sayı: 30306). Erişim adresi: http://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2018/01/20180119-6.htm
Kartal Belediyesi. (2012). Elektronik belge yönetim sistemi temini ve arşiv tarama teknik şartnamesi. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama2_D.aspx.
Keskin, İ. (2011). Şeffaflaşma aracı olarak bilgi edinme ve araştırma hakkı. İs-tanbul Üniversitesi Sosyoloji Dergisi, 3 (22), 557-572.
Keskin, İ. (2011). “E-devlet uygulamalarının kamu yönetiminde şeffaflaşmaya etkisi”, 9th international conference on knowledge, economy & management proceedıngs içinde (1715-1728), Zeki Parlak, İbrahim Güran Yumuşak (Eds.), Sarajevo: International University of Sarajevo.
Kültür ve Turizm Bakanlığı. [t.y.]. Elektronik doküman yönetim sistemi (EDYS) teknik şartnamesi, 3946. https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama2_D.aspx.
Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi. (2013). Elektronik belge yönetim sistemi teknik şartnamesi, 162377. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama2_D.aspx.
Sultanbeyli Belediyesi. (2011). Belediye belgelerinde fiziki düzenleme yapılması, bilgisayar ortamına aktarılması ve yönetim sisteminin kurulması işi teknik şartnamesi, 74442. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama2_D.aspx.
Türk Standardları Enstitüsü. (2015). TS 13298 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetimi Standardı. Ankara.
Türk Standartlar Enstitüsü. (2009). TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi. Ankara.
Türkiye Elektrik Dağıtım Anonim Şirketi. (2012). Elektronik belge yönetimi sistemi teknik şartnamesi. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama.
Türkiye Kömür İşletmeleri Genel Müdürlüğü. (2012). Belge yönetimi yazılımı yay-gınlaştırma ve kurumsal uygulamaların bakım ve teknik desteği için hizmet alımına ait teknik şartname. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama.
Türkiye Lokomotif ve Motor Sanayi Anonim Şirketi. (2012). Elektronik belge yöne-tim sistemi teknik şartnamesi, 29204. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama.
Türkiye Petrolleri Petrol Dağıtım A.Ş. (2013). Elektronik belge ve arşiv yönetim sistemi teknik şartnamesi, 66807. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama2_D.aspx.
Umut, G. ve Külcü, Ö. (2014). Elektronik belge yönetimi uygulamalarında karşı-laşılan sorunların analizi ve çözüm önerileri: Kalkınma Bakanlığı örneği. Bilgi Dünyası, 15 (1), 102-124.
Yalçınkaya, B. (2015). Elektronik belge yönetimi (EBY) uygulamalarında başarıyı olumsuz etkileyen risk unsurları. Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi, 4, 20-40.
UR  - https://dergipark.org.tr/tr/pub/ad/issue//508762
L1  - https://dergipark.org.tr/tr/download/article-file/619693
ER  -