Development of Internal Electronic Document Management System

Yıl 2013, Cilt: 1 Sayı: 1, 9 - 22, 01.05.2013

Kamil Aykutalp Gunduz Rayımbek Sultanov

Öz

Owing to development of internet and communicational technologies we seen the usage of
network environment for access to information and information processing. Electronic
Document Management System (EDMS) is management and storage of information in
electronic form which nominated to be transferred onto the paper. We cannot speak about
real management system while information is kept lean form in common computers.
EDMS, which is based on the information when you need it and allows you to achieve
quickly. In this context usage of Electronic Document Management Systems inevitable at
enterprise which showing institutional development in the work places, educational
institutions, government agencies and institutional commercial organizations. In this study,
the governing bodies of Kyrgyzstan-Turkey Manas University (KTMU) of documents
within and between units in electronic form, visibility, accessibility and storability
provided. We also obtained, examined existing files in actual system and determined the
most suitable structure to meet the needs of KTMU administrative units.

Anahtar Kelimeler

Document, electronic document management system.

Kurum İçi Elektronik Doküman Yönetim Sisteminin Geliştirilmesi

Öz

İnternet ve iletişim teknolojilerinin gelişimiyle beraber bilgiye ulaşım ve bilginin işlenmesinin artık web ortamından sağlandığı görülmektedir. Elektronik Doküman Yönetim Sistemi (EDYS) / (Electronic Document Management System (EDMS), kâğıda aktarılmaya aday bilginin elektronik ortamda tutulup yönetilmesidir. Normal bilgisayarlarda bu bilgi yalın halleriyle tutulduklarından gerçek anlamda bir yönetimden söz edilemez. EDYS’de ise esas olan bilgiye gerek duyulduğunda hızlı bir şekilde ulaşılmasına olanak sağlamasıdır. Bu bağlamda EDYS, kurumsal gelişim gösteren iş yerlerinde, eğitim kurumlarında, devlet kurumlarında ve ticari kuruluşlarda kullanması kaçınılmaz sistemler olarak görülmektedir. Bu çalışmada Kırgızistan-Türkiye Manas Üniversitesi’nin (KTMÜ) idari birimlerinin kendi içlerinde ve birimler arasındaki dokümanların, elektronik ortamda görülebilirliği, ulaşılabilirliği ve saklanabilirliği sağlanmıştır. Ayrıca mevcut sistemdeki doküman akışları incelenip KTMÜ idari birimlerinin ihtiyaçları doğrultusunda en uygun yapı belirlenmeye çalışılmıştır

Anahtar Kelimeler

Doküman, elektronik doküman yönetim sistemi

Kaynakça

• [1] Odabaş, H. İnternet Tabanlı Uzaktan Öğrenim Modelinin Bilgi Hizmetlerine Yönelik Yüksek Öğretim Programlarında Kullanımı, Kütüphane–ciliğin Destanı Uluslararası Sempozyumu, Ankara, 2004. http://hdl.handle.net/10760/8225 Erişim tarihi: 23 Nisan 2012.
• [2] Odabaş, H. Bilgi Kaynaklarının İşletiminde Elektronik Doküman Yönetimi ve Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinin Rolü, Akademik Bilişim, Harran Üniversitesi, Şanlıurfa, 2009.
• [3] Yılmaz Ş. Büro Yönetiminde Dosyalama Teknikleri ve Dokümantasyon, 1. Baskı, Hayat Yayınları, İstanbul, syf. 14, 2004.
• [4] Güven, G. Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ve Yüksek Öğretim Kurumları İçin Bir Öneri, Yüksek Lisans Tezi, Erciyes Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Kayseri, 2007.
• [5] “Doküman Dizayn Kriterleri”. http://en.wikipedia.org/wiki/Design_Criteria_Standard_for_Electronic_Records_Management_Software_Applications, Erişim tarihi: 11 Ocak 2013.
• [6] Külcü, Ö. Üniversitelerde Kalite Uygulamaları ve Belge Yönetimi: Hacettepe Üniversitesi Örneği, Hacettepe Üniversitesi, Edebiyat Fakültesi Dergisi, Cilt: 23 / Sayı: 1 / syf. 205-229, Ankara, 2006.
• [7] Şahin, Ö.Ç. E-Devlet Uygulaması Olarak Elektronik Döküman Yönetim Sistemi ve Bir Uygulama, Yüksek Lisans Tezi, Süleyman Demirel Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Isparta, 2009.
• [8] Tekerek, A. Bay, Ö.F. Web İçerik Yönetim Sistemi Tasarımı ve Gerçekleştirilmesi, Politeknik Dergisi Journal of Polytechnic, Cilt:12 Sayı: 2 s.85-91, 2009.
• [9] Okur, A. Açık Kaynak Kodlu Yazılımlar ve Joomla Üzerinde Uygulama Projesi, Yüksek Lisans Tezi, Kırgızistan-Türkiye Manas Üniversitesi, Fen Bilimleri Enstitüsü, Bişkek, 2012.
• [10] Ergün, E. Elektrik Mühendisliğinde Özgür Yazılım Kaynakları, Ondokuz Mayıs Üniversitesi, 55139, Kurupelit, Samsun, 2008.
• [11] “Opendocman”. http://www.techrepublic.com/blog/smbit/manage-documents-for-free-with-opendocman/866. Erişim tarihi: 14 Nisan 2012.
• [12] “What is Opendocman?”. http://www.opendocman.com/features/ Erişim tarihi: 14 Nisan 2012.
• [13] “Dosyalama Sistemleri”. http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:yTxt9oPcsSMJ:hbogm.meb.gov.tr/modulerprogramlar/kursprogramlari/buroyonetim/moduller/dosyalamasistemi.pdf+&cd=1&hl=en&ct=clnk, Erişim tarihi: 07. Ekim 2012