The Effect of the Phenomenon of Changing Records in the Digital Age on Arrangement and Description in Archiving: A Literature-Based Analysis

Abstract

Archived electronic records are widely recognized to have brought about various changes in archival practices that had been shaped in the light of traditional methods. Many issues such as the production and approval of e-records, their postal services, filing, transfer to the archive, editing and proofreading, as well as their long-term preservation and information security have been areas experiencing change. Another area that has been subject to change is archival arrangement and description. This study aims to evaluate the adequacy of traditional methods in the arrangement and description of e-records transferred to an archive. While doing this, the specific changes that e-archives have led to regarding traditional applications in the digital age will be investigated. The problem of the article is that, with the intensive use of digital documents based on information technology, principles such as provenance and original order need to be rethought. This study is based on a literature review and utilizes the documentary scanning technique. Its data were collected by analyzing the content of compiled sources and records. The study traces archival arrangement and description through the literature and explores the application of traditional methods versus electronic records by examining written sources in different countries. In conclusion, traditional archival approaches are understood to have been reinterpreted alongside digitalization. Traditional methods are understood to be unable to meet the requirements for archived e-records’ intellectual control due to archived e-records being vulnerable in terms of information-bearing properties, media/recording format, information security, preservation of the original, and maintaining the value of documents, and new approaches must be developed.

Keywords

• Archival arrangement and description
• E-records
• Provenance
• Original order
• Intellectual control

Dijital Çağda Değişen Belge Olgusunun Arşivcilikte Düzenleme ve Tanımlamaya Etkisi: Literatüre Dayalı Bir İnceleme

Abstract

Arşivlenen elektronik belgelerin, önceden beri geleneksel metotlar ışığında şekillenen arşiv uygulamalarında çeşitli değişimlere sebep olduğu bilinmektedir. E-belgelerin üretimi, onaylanması, posta hizmetleri, dosyalanması, arşive transferi, düzenlenmesi ve kontrolü aynı zamanda uzun süre korunması ve bilgi güvenliği gibi birçok konu, değişimin yaşandığı alanlar olmuştur. Bunlardan biri de tanımlama ve düzenlemedir. Bu çalışmanın amacı, arşive devredilmiş e-belgelerin düzenlenmesinde ve tanımlamasında geleneksel metotların yeterliliğini değerlendirmektir. Bu yapılırken dijital çağda e-arşivlerin geleneksel uygulamalarda ne tür değişimlere sebep olduğu da ortaya çıkarılmaya çalışılmıştır. Makalenin problemi, bilgi teknolojisine dayalı dijital belgelerin yoğun olarak kullanılmaya başlanmasıyla provenans ve asli düzen gibi prensipleri yeniden düşünmek gerektiği üzerinedir. Literatür araştırmasına dayanan bu çalışmada, belgesel tarama tekniğinden yararlanılmış, derlenen kaynak ve belgelerin içerik çözümlemesi yapılarak veriler toplanmıştır. Literatür aracılığıyla düzenlemenin ve tanımlamanın izi sürülerek, geleneksel yöntemlerin elektronik belgelere nasıl uygulandığı farklı ülkelerdeki yazılı kaynaklar incelenerek anlaşılmaya çalışılmıştır. Çalışma sonucunda, dijitalleşme ile birlikte geleneksel arşivcilik yaklaşımlarının yeniden yorumlandığı görülmüştür. Arşivlenen elektronik belgelerin bilgi taşıyıcı özellikleri, kayıt ortamları ve formatları, bilgi güvenliği ve uzun süre orijinal kalmak ve delil değerini muhafaza etmekle ilgili kırılgan bir yapıya sahip olmalarından dolayı entelektüel kontrollerinde geleneksel uygulamaların yeterli olmadığı, bir takım yeni yaklaşımlar geliştirmek gerektiği anlaşılmıştır.

Keywords

• Arşivlerde düzenleme ve tanımlama
• E-belgeler
• Provenans
• Orijinal düzen
• Entelektüel kontrol

References

1. Arısoy, Y. E. (2018). Türkiye’de elektronik belge yönetiminde milli arşiv politikalarının geliştirilmesi[Yayımlanmamış doktora tezi]. Ankara Üniversitesi. google scholar
2. Aydın, C. (2010). Elektronik belgelerin arşivlenmesi ve erişim. [Yayımlanmamış doktora tezi]. Ankara Üniversitesi. google scholar
3. Bak, G. (2016). Not meta just data: Redefining content and metadata in archival theory and practice. Journal of Archival Organization, 13, 2-18. doi: 10.1080/15332748.2017.1413974 google scholar
4. Brown, C. (Ed.). (2018). Archival futures. C.Facet Publishing. google scholar
5. Brunton, P., Tim R. (1993). Arrangement and description. J. Ellis (Ed.), Keeping archives içinde (ss. 207-221). Thorpe. google scholar
6. Bunn, J. (2016). Archival description and automation: A brief history of going digital. Archives and Records, 37(1), 65-78. google scholar
7. Çiçek, N. (2003). Kamu yönetiminde üretilen belgelerin form özelliklerinin incelenmesi ve arşivcilik açısından değerlendirilmesi [Yayınlanmamış doktora tezi). Marmara Üniversitesi. google scholar
8. Çiçek, N. (2011). Elektronik belgelerin diplomatik analizi ve arşivsel bağın kurulmasındaki önemi: Türkiye’deki uygulamalar ışığında bir inceleme. Bilgi Dünyası, 12(1), 87-104. google scholar

9. Çiçek, N. (2021). Türkiye’de elektronik belgelerin geleceği için ulusal strateji ihtiyacı: Literatür ışığında bir inceleme. Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi, 15, 33–57. http://doi.org/10.26650/bba.2021.15.02 google scholar
10. Dearstyne, B.W. (2001). Arşivsel girişim: Modern arşivcilik ilkeleri, uygulamaları ve yönetim teknikleri. M. Akbulut, O. İcimsoy (Çev.). [yayl. y.]. (Orijinali 1993’te yayımlanmıştır). google scholar
11. Devlet Arşivleri Başkanlığı. (2019). 2020–2024 dönemi stratejik plan. Ankara. https://www.devletarsivleri. gov.tr/varliklar/dosyalar/raporlar/DAB20202024SP.pdf google scholar
12. Dryden, J. E. (1995). Archival description of electronic records: An examination of current practices. Archivaria, 40, 99-108. google scholar
13. Duranti, L. (2001). The impact of digital technology on archival science. Archival Science, 1(1), 39-55. google scholar
14. Grau, B. (2021). Das provenienzprinzip im zeitalter der elektronischen verwaltungsarbeit. Archivalische Zeitschrift, 97, 53-69. google scholar
15. Güler, C. (2020). Elektronik belgelerin imhası: Teori ve uygulama.Hiperlink Yayınları. google scholar
16. Gülmez-Saydam, S. A. (2018). SALT araştırmadaki Mustafa Şemsettin Şeniz Arşivi’nin sayısallaştırılması ve kataloglaması [Yayımlanmamış yüksek lisans tezi]. İstanbul Üniversitesi. google scholar
17. Hamill, L. (2017). Archival arrangement and description: Analog to digital.Rowman ve Littlefield. google scholar
18. Kandur, H. (1992). The management of electronic records [Doctoral thesis]. University College. google scholar
19. Karasar, N. (2011). Bilimsel araştırma yöntemleri. Nobel Yayınları. google scholar
20. Karasar, N. (2014). Bilimsel araştırma yöntemi: Kavramlar ilkeler teknikler (26. Baskı). Nobel Akademik Yayıncılık. google scholar
21. Keitel, C. (2018). Zwölf Wege ins Archiv: Umrisse einer offenen und praktischen Archivwissenschaft. Steiner. google scholar
22. Langdon, J. (2016). Describing the digital: the archival cataloguing of born-digital personal papers. Archives and Records, 37(1), 37–52. google scholar
23. Lemieux, V. (2018). The future of archives as networked, decentralised, autonomous and global. C. Brown (Ed.). Arcival Futures içinde (ss. 33-44), Facet Publishing. google scholar
24. MacNeil, H. (1994). Archival theory and practice: Between two paradigms. Archivaria, 37, Spring, 6-20. google scholar
25. MacNeil, H. (1995). Metadata strategies and archival description: Comparing apples to oranges. Archivaria, 39, 22-32. google scholar
26. Michael, M., Thomas D., Gollins T. (2018). Artificial fibers-the implications of the digital for archival access. Front Digit Humanit, 5(20), 1-9. doi: 10.3389/fdigh.2018.00020. google scholar
27. Michetti, G. vd. (2019). Intellectual control. L. Duranti ve C. Rogers (Eds.), Trusting Records in the Cloud içinde (ss. 155-180), London [Londra]: Facet Publishing. google scholar
28. Niu, J. (2014). Archival ıntellectual control in the digital age. Journal of Archival Organization, 12(3-4), 186-197. google scholar
29. Odabaş, H. (2018). Arşiv kataloglarında standartlaşma sorunları: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü çevrimiçi arşiv kataloğu. E. Bitri, H. S. Keseroğlu (Ed.), Bilgi ve Belge Yönetimi alanında bilgiye erişim/kataloglama sorunları sempozyumu bildiriler içinde (ss. 419-439). Hiperlink Yayınları. google scholar
30. Özdemir, F. ve Akdoğan, Z. (Ed.). (2017). Bilgi sistemleri ve bilişim yönetimi: beklentiler ve yeni yaklaşımlar. Ankara. google scholar
31. Özdemir, L. (2017). İngiliz Milli Arşivinin yeni stratejilerinin gözden geçirilmesi: Yenilikçi arşiv modeli. E-Beyas: Bilgi sistemleri ve bilişim yönetimi: Beklentiler ve yeni yaklaşımlar içinde (ss. 47-55). Ankara Üniversitesi. google scholar
32. Özdemirci, F. (1999). Teknolojik gelişmelerin belge yönetimine etkisi ve arşivler. Türk Kütüphaneciliği, 13(1), 50-57. google scholar
33. Özdemirci, F. (2017). Belge ve arşiv yönetiminde yeni ufuklar ve kuramsal yaklaşımlar. B.Yılmaz vd. (Ed.), Bilgi ve belge yönetimi kuramsal yaklaşımlar içinde (ss. 219-232). Hiperlik Yayınları. google scholar
34. Özdemirci, F., Özel, N., Çakmak, T., Akdoğan, Z. ve Yalçınkaya, B. (Ed.). (2016). Kurumsal belleklerin geleceği: dijitalleştirme-elektronik arşiv-elektronik belge yönetimi. Ankara. google scholar
35. Peterson, T. H. (1984). Archival principles and records of the new technology. The American Archivist, 47(4), 383-393. google scholar
36. Pitti, D. V. (2006). Technology and the transformation of archival description. Journal of Archival Organization, 3(2-3), 9-22. google scholar
37. Ranade, S. (2018). Access technologies for the disruptive digital archive. C. Brown (Ed.) Arcival futures içinde (ss. 79-97). Facet Publishing. google scholar
38. Sağlık Ö. (2021). Elektronik belge yönetimi uygulamalarındaki koşullar ışığında e-imzalı belgelerin delil değerinin arşivsel güvenilirlik açısından incelenmesi [Yayımlanmamış doktora tezi]. İstanbul Üniversitesi. google scholar
39. Sağlık, Ö. (2021). Arşivlenen elektronik belgelerin güvenilirliğini tehdit eden riskler: Teknolojik koşullar açısından bir inceleme. Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi, 16, 29-47. doi: 10.26650/bba.2021.16.993556. google scholar
40. Schellenberg, T.R. (1993). Arşiv İdaresi (N. İlemin, Çev.). T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı. google scholar
41. Şentürk, B. (2017). Provenans ve orijinal düzene saygı prensiplerinin arşiv malzemesinin düzenlenmesi ve tanımlanması açısından gerekliliği. B. Yılmaz vd. (Ed.), Bilgi ve Belge Yönetimi kurumsal yaklaşımlar içinde (ss. 413-426). Hiperlink Yayınları. google scholar
42. Şentürk, B. (2019). Arşivsel tanımlama: Arşivi görünür kılmanın vazgeçilmez unsuru. Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi, 11, 60-71. google scholar
43. Tanatar Baruh, L. (2015). Türkiye’de özel arşivlerin oluşumu üzerine bazı düşünceler. İ. Keskin, Ş. N. Somer, N. Oğuz (Ed.), İsmet Binark Armağanı içinde (ss. 371-382). Türk Edebiyat Vakfı Yayınları. google scholar
44. Taylor, H. (1987). Transformation in the archives: Technological adjustment or paradigm shift? Archivaria, 25, 12-28. google scholar
45. The National Archives. (TNA). (2017). Digital cataloguing practices at The National Archives. https://cdn. nationalarchives.gov.uk/documents/digital-cataloguing-practices- march-2017.pdf. google scholar
46. The National Archives. (TNA). (2017). Digital strategy 2017-2019. https://www.nationalarchives.gov.uk/ documents/the-national-archivesdigitalstrategy-201719.pdf. google scholar
47. Tognoli, N. B. ve Chaves-Guimarães, J. A. (2019). Provenance as a knowledge organization principle. Knowledge Organization, 46(7), 558-568. google scholar
48. Trace, C. B. (2020). Maintaining records in context: A historical exploration of the theory and practice of archival classification and arrangement. The American Archivist, 83(1), 91- 127. google scholar
49. Türk Standartları Enstitüsü. [TSE]. (2015). 13298 elektronik belge yönetim sistemi Standardı. TSE. google scholar
50. Yalçınkaya, B. (2014). E-devlet üstveri standardının oluşturulması ve Türkiye için modellenmesi [Yayımlanmamış doktora tezi]. Marmara Üniversitesi. google scholar
51. Yalçınkaya, B. (2017). Elektronik belgelerin geleceği: Standartlaşmaya yönelik bir model olarak üstveri. Ö. Külcü, T. Çakmak ve Ş. Eroğlu (Ed.), Kamusal alan olarak bilgi merkezleri ve yenilikçi yaklaşımlar içinde (ss. 221-261). Hiperlink Yayınları. google scholar
52. Yalçınkaya, B. (2020). Değişen paradigmada dijital arşivler. M. A. Akkaya ve H. Odabaş (Ed.), bilgi merkezleri: Kütüphaneler, arşivler, müzeler içinde (ss. 637-688). Hiperlink Yayınları. google scholar
53. Yalçınkaya, B., Ünal, M. A., Yılmaz, B. ve Özdemir F. (Ed.).(2019). Bilgi yönetimi ve bilgi güvenliği: ebelge- -earşiv- edevlet- bulut bilişim- büyük veri- yapay zekâ. Bahattin Yalçınkaya, Mehmet Altay Ünal, Burcu Yılmaz, Fahrettin Özdemirci (Ed.), Ankara Üniversitesi: Ankara. google scholar
54. Yeo, G. (2018). Can we keep everything? The future of appraisal in a world of digital profusion. C.Brown (Ed.) Arcival futures içinde (ss. 45-63). Facet Publishing. google scholar
55. Yılmaz -Şentürk, E. (2019). Arşivlerde tanımlama ve üstveri: Osmanlı dönemi belgeleri. Hiperlink Yayınları. google scholar
56. Zhang, J. (2011). The principle of original order and the organization and representation of digital archives [Doctoral thesis].Simmons College. google scholar
57. Zhang, J. (2014). Archival representation in the digital age. Journal of Archival Organization. 10(1), 45-68, doi: 10.1080/15332748.2012.677671 google scholar