Compliance of ERMS Software for TS 13298 Functional Requirements in Public Institutions

Abstract

In case of implementation of software projects for electronic records management systems in public institutions, it is important in the context of e-Government applications to prepare the project technical specifications in accordance with TS 13298. The aim of the study is to examine the technical specifications of the ERMS implementation projects of 7 public institutions that are accessed via the Electronic Public Procurement Platform (EKAP) of the Public Procurement Authority and reveal the compliance of these specifications to e-Government applications. In technical specifications, in order to evaluate the compliance of functional criteria (FC), 70 requirements are sought under eight headings. Heading are file classification plans (FK1), retention schedules (FK2), capture of electronic records (FK3), sharing of electronic records (FK4), ERMS usage features (FK5), access control and security (FK6), system design and management (FK7) and the security of the archival system (FK8). The document analysis method was used in this study, which involved the years between 2015 and 2018. As a result of the research, 7 public institutions whose technical specifications were examined that provided the criteria at the following rates: 58.03% to FK1, 3.57% to FK2, 71.42% to FK3, 57.14% to FK4, 92.20% to FK5, and% to FK6. 65.17, 89.28% to FK7 and 25% to FK8. In addition, a comparative analysis was also made with the results of pre-2015.

Keywords

• Turkey
• public institutions and organizations
• lectronic records management system
• technical specifications
• functional criteria

Kamu Kurumlarındaki EBYS Yazılımlarının TS 13298 Fonksiyonel Kriterlerine Uygunluğu

Abstract

Kamu kurumlarında elektronik belge yönetim sistemlerine yönelik yazılım projelerinin uygulanmasında, proje teknik şartnamelerinin TS 13298’e uygun olarak hazırlanması, e-Devlet uygulamaları bağlamında önemlidir. Araştırmanın amacı, Kamu İhale Kurumunun Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden erişim sağlanan 7 kamu kurumunun EBYS uygulama projelerine ait teknik şartnamelerini inceleyerek bu şartnamelerin, e-Devlet uygulamalarına uygunluğunu ortaya çıkarmaktır. Teknik şartnamelerde, fonksiyonel kriterlerin (FK) uygunluğunu değerlendiren, dosya tasnif planları (FK1), saklama planları (FK2), elektronik belgelerin kayıt işlemleri (FK3), elektronik belgelerin paylaşımı (FK4), EBYS kullanım özellikleri (FK5), erişim kontrolü ve güvenlik (FK6), sistem tasarım ve yönetimi (FK7) ve arşiv sisteminin güvenliği (FK8) olmak üzere sekiz başlık altında 70 isterin uygunluğu aranmaktadır. 2015-2018 yılları arası uygulamaları kapsayan bu çalışmada, doküman analizi yönteminden yararlanılmıştır. Araştırma sonucunda, teknik şartnamesi incelenen 7 kamu kurumunun genel olarak, FK1’e %58.03, FK2’ye %3.57, FK3’e %71.42, FK4’e %57.14, FK5’e %92.20, FK6’ya %65.17, FK7’ye %89.28 ve FK8’e %25 oranında uygunluğu görülmüştür. Ayrıca, çıkan sonuçların 2015 yılı öncesi sonuçlarla karşılaştırmalı analizi yapılmıştır.

Keywords

• Türkiye
• Kamu Kurum ve Kuruluşları
• Elektronik Belge Yönetim Sistemi
• Teknik Şartnameler
• Fonksiyonel Kriterler

References

1. Afyonkarahisar Sağlık Bilimleri Üniversitesi. (2018). EBYS yazılımı teknik şartnamesi (2018/613757). Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/IhaleArama/index.html
2. Aksoy, M. ve Şimşek, M. (2010). En son değişikliklerle (Kamu İhale Kurulu kararları ışığında) kamu alımları ihale süreci (mal ve hizmet alımları ile yapım işleri). Ankara: Maliye Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı Yayınları.
3. Çiçek, N. (2012, 21-23 Kasım). Kamu kurumlarında yürütülen elektronik belge yönetimi ve sayısallaştırma uygulamalarında karşılaşılan teknik ve idari problemler: İstanbul Büyükşehir Belediyesi, ÇAYKUR ve Esenler Belediyesinin ihale teknik şartnameleri üzerine karşılaştırmalı bir inceleme. M. Yıldırır ve S. Kadıoğlu (Yay. Haz.), Osmanlı Coğrafyası Kültürel Arşiv Mirasının Yönetimi ve Tapu Arşivlerinin Rolü Uluslararası Kongresi (s. 857-873) içinde. Ankara: Tapu Kadastro Genel Müdürlüğü.
4. Güler, C. (2018). Kamu kurumlarında elektronik belge yönetimi uygulamalarında karşılaşılan problemler: Teknik şartnamelerin incelenmesi. Arşiv Dünyası, 21, 1-21.
5. İzmir Büyükşehir Belediyesi ESHOT Genel Müdürlüğü. (2017). Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) teknik şartnamesi (2017/216516). Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/IhaleArama/index.html
6. Kamu İhale Kanunu. (2002, 22 Ocak). Resmi Gazete (Sayı: 24648). Erişim adresi: http://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/1.5.4734.pdf
7. Kamu İhale Tebliği. (2018, 19 Ocak). Resmi Gazete (Sayı: 30306). https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2018/01/20180119-6.htm
8. Kamu İhale Tebliği. (2019, 25 Ocak). Resmi Gazete (Sayı: 30666). Erişim adresi: https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2019/01/20190125-17.htm

9. Kamu İhale Tebliği. (2020, 29 Ocak), Resmi Gazete (Sayı: 31023). Erişim adresi: https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2020/01/20200129-6.htm Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. (2016, 24 Mart). Resmi Gazete (Sayı: 29677). Erişim adresi: https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2016/04/20160407-8.pdf
10. Kocaeli Darıca Belediyesi. (2017). Süreç bazlı web tabanlı yönetim bilgi sistemi yazılım modülleri ve elektronik belge yönetim sistemi hizmet alımı işi teknik şartnamesi (2017/396242). Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/IhaleArama/index.html
11. Konya Gıda ve Tarım Üniversitesi. (2017). Elektronik belge yönetim sistemi şartnamesi. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/IhaleArama/index.html
12. Sağlık A.Ş. (2017). Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) alımı işi teknik şartnamesi (İhale Kayıt No: 2017/571190). Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/IhaleArama/index.html
13. Şanlıurfa Büyükşehir Belediyesi. (2016). Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) teknik şartnamesi (İhale Kayıt No: 2016/19671). Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/IhaleArama/index.html
14. Türk Standartları Enstitüsü. (2015). Elektronik belge ve arşiv yönetimi sistemi (TS 13298). Ankara: TSE
15. Türkiye İhracat ve Kredi Bankası A.Ş. (Türk Eximbank). (2018). Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) uygulaması lisans, geliştirme, danışmanlık, kurulum, bakım ve destek hizmeti alımı teknik şartnamesi (2018/15724). Erişim adresi: ). Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/IhaleArama/index.html
16. Umut, G. ve Külcü, Ö. (2014). Elektronik belge yönetimi uygulamalarında karşılaşılan sorunların analizi ve çözüm önerileri: Kalkınma Bakanlığı örneği. Bilgi Dünyası, 15(1), 102-124.
17. Yalçınkaya, B. (2015). Elektronik belge yönetimi (EBY) uygulamalarında başarıyı olumsuz etkileyen risk unsurları. Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi, 4, 20-40.