Need for a National Strategy for the Future of Electronic Records in Turkey: A Review of the Literature

Abstract

In this rapidly developing digital age, uncertainties regarding the future of electronic (e)-records have not yet been resolved. It is still debatable whether these records can be found in the conditions that they were produced in, their original nature preserved even after being stored for a long time. Despite efforts to establish predictable policies in developed countries, studies concerning the future of e-records in Turkey, like in many other countries, have not yet reached sufficient maturity. It is known that government institutions have allocated a large amount of resources to projects related to e-records among their information technology investments. However, the long-term access and usage conditions of the e-records have not been planned. In this study, the need for a strategy that includes viable solutions at the national and institutional levels regarding the future of digital documents is discussed. For the study, we used the qualitative research method and reviewed the available literature with due diligence. The data obtained from the literature review were evaluated using the document analysis technique. Despite the policy development efforts within the scope of the information security standard, the subject of the present study is about document security beyond information. Otherwise, irreparable risks await us, such as the destruction of information assets that are in the form of documents. Although interoperability principles and standards have been published, these are not enough for organizations to produce sustainable policies on the preservation of the integrity of electronic records, long-term preservation of e-signature, digital sustainability, transfer of e-records, and their storage in archives. Authorized institutions related to the field should develop strategies for the sustainability of e-records.

Keywords

• Electronic records management
• e-Archive records
• e-Records strategy
• Digital archives

Türkiye’de Elektronik Belgelerin Geleceği İçin Ulusal Strateji İhtiyacı: Literatür Işığında Bir İnceleme

Abstract

Hızla gelişen dijital çağda elektronik belgelerin geleceğiyle alakalı belirsizlikler henüz giderilmiş değildir. Bu belgelerin uzun süre muhafaza edildikten sonra özniteliklerinin korunarak ilk üretildiği gibi aynı özgünlükte bulunup bulunamayacağı konusu tartışılmaya devam etmektedir. Gelişmiş ülkelerde öngörülebilir politika belirleme gayretleri bulunsa da birçok ülkede olduğu gibi Türkiye’de de çalışmalar henüz yeterli olgunluğa ulaşmamıştır. Oysa kurumların bilgi teknolojisi yatırımları arasında özellikle elektronik belge yönetimi sistemleriyle alakalı projelere yüklü miktarda kaynak ayırdıkları bilinmektedir. Buna karşın yatırımlar neticesinde oluşan e-belgelerin uzun vadede erişim ve kullanım koşulları ne yazık ki çok da planlanmamaktadır. Bu çalışmada e-belgelerin geleceği konusunda başta ülke, ardından kurumlar düzeyinde uygulanabilir çözümler barındıran ulusal ölçekte strateji ihtiyacı daha önce yapılmış bilimsel çalışmalar ışığında tartışılmaktadır. Nitel araştırma yönteminin kullanılıp durum tespiti anlayışının benimsendiği bu makalede literatüre dayalı bir inceleme yapılmıştır. Literatür taranarak elde edilelen veriler doküman analizi tekniği ile değerlendirilmiştir. Bilgi güvenliği standardı kapsamında politikalar geliştirilmeye çalışılmasına rağmen konu bilginin de ötesinde belge güvenliğiyle alakalıdır. Aksi halde örgütlerdeki bilgi varlıkları olan belgelerin yok olması gibi telafisi mümkün olmayan riskler bizi beklemektedir. Her ne kadar birlikte çalışabilirlik esasları ve standartlar şeklinde rehberler çıkarılmış olsa da tüm bunlar e-belgelerin bütünlüğü, e-imzanın uzun sure korunması, dijital devamlılığı, transferi ve arşivde muhafazası konularında kurumların politika üretmesine yetmemektedir. Alanla ilgili otorite kurumların bu belgelerin sürdürülebilirliğiyle alakalı stratejiler geliştirmesi gerekmektedir.

Keywords

• Elektronik belge yönetimi
• Arşivlenen e-belge
• e-Belge stratejisi
• Dijital arşivler

References

1. Arısoy, Y. E. (2018). Türkiye’de Elektronik Belge Yönetiminde Milli Arşiv Politikalarının Geliştirilmesi(Yayınlanmamış doktora tezi). Ankara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı, Ankara.
2. Arısoy, Y. E. ve Özdemirci, F. (2017). Kurum ve kuruluşların bakış açısından e-belgelerin arşivlenmesi. DTCF Dergisi, 57(2), 1250-1270.
3. Asogwa, B. E. (2012). Preservation and access in an age of e-science and electronic records: Sharing the problem and discovering common solutions. Records Management Journal, 22(3), 198-211.
4. Ataman, B.K. (2005). Elektronik ortamdaki bilginin arşivlenmesi. M. E. Küçük (Yay. haz). Prof. Dr. Nilüfer Tuncer’e Armağan içinde (s. 78-100). Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği.
5. Borglund, Erik A. M. ve Anderson, K. (2011). Lost records: The consequence of inadequate recordkeeping strategies. Databases and Information Systems VI: Selected Papers from the Ninth International Baltic Conference (s. 271-282) içinde.Latvia: Latvia University.
6. Boudrez, F. (2007). Digital signature and electronic records. Archival Science, 7, 179-193.
7. Çiçek, N. (2009). Modern Belgelerin Diplomatiği. İstanbul: Derlem.
8. Çiçek, N. (2011a). Elektronik belgelerin diplomatik analizi ve arşivsel bağın kurulmasındaki önemi: Türkiye’deki uygulamalar ışığında bir inceleme. Bilgi Dünyası, 12(1), 87-104.

9. Çiçek, N. (2011b). Örgütlerde elektronik belge yönetimi programlarının kurulmasında bilgi ve belge uzmanlarının rolü: e-Belediyecilik örneği. Z. Parlak ve İ. G. Yumuşak (Ed.), International 9th Conference on Knowledge, Economy and Management Proceedings (s. 109-119) içinde. Sarajevo: Garmond.
10. Çiçek, N. (2013). Electronic records management projects in e-transformation Turkey practices: A study on district municipalities in İstanbul. İ. Yumuşak (Ed.), 11th International Conference on Knowledge, Economy and Management (s. 869-885) içinde. İstanbul: BEYKOM.
11. Çiçek, N. (2016), Belediyelerde dijital devamlılığı tehdit eden yazılıma dayalı sorunlar. B. Yılmaz, T. Çakmak ve Ş. Eroğlu (Yay. haz.), Belediyelerin Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Uluslararası Sempozyumu (s. 409-428) içinde. Bursa: Nilüfer Belediyesi.
12. Çiçek, N. (2020). E-devlet stratejisi bağlamında elektronik belge yönetimi için “yazılı politika” gereksinimi: Türkiye’deki uygulamalar üzerine bir inceleme. Türk Kütüphaneciliği, 34(3), 377-405.
13. Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi. (2018, 16 Temmuz). Resmi Gazete(Sayı: 30480). Erişim adresi: https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2018/07/20180716-1.pdf
14. Digital Preservation Coalition. (2021). Erişim adresi: https://www.dpconline.org/
15. Dişli, M. ve Külcü, Ö. (2019). Elektronik belge yönetim sistemlerinde birlikte çalışabilirlik:Türkiye’deki koşullar üzerine bir değerlendirme.B. Yalçınkaya, M. A. Ünal, B. Yılmaz ve F. Özdemirci (Ed.), Bilgi Yönetimi ve Bilgi Güvenliği: e-Belge-eArşiv-eDevlet-Bulut Bilişim-Büyük Veri-Yapay Zekâ (s. 25-44) içinde. Ankara: Ankara Üniversitesi Bilgi Yönetim Sistemleri Belgelendirme ve Bilgi Güvenliği Merkezi.
16. DLM Forum Foundation. (2010). Modular Requirements for Records Systems. J. Garde (Ed.), Core Services & Plug-in Modules. Erişim adresi: http://bookshop. europa.eu/ en/moreq2010 -modular-requirements-for-records-systems-pbKAAF11S01/
17. DoD5015.2-STD. (2007). Electronic records management software application design criteria standart. Erişim adresi: http://www. Dtic. Mil/ whs/ directives/ corres/pdf/501502std.pdf
18. Dorsey, P. (2005). Top 10 reasons why systems projects fail. Erişim adresi: http://www.hks. harvard.edu/m-rcbg/ ethiopia/ Publications/ Top% 2010% 20Reasons %20 Why% 20Systems %20 Projects %20 Fail.pdf
19. Duranti, L. (1995). Reliability and authenticity: The Concepts and their implications. Archivaria, 39 (Spring), 5-10.
20. Duranti, L. ve Guercio, M. (1997). Research issues in archival bond. Electronic Records Meeting. Erişim adresi: http://www.archimuse. com/erecs97/s1-ld-mg.HTM
21. Duranti, L. ve Rogers, C. (2012). Trust in digital records: An increasingly cloudy legal area. Computer Law and Security Review, 28, 522-531.
22. Eroğlu, Ş. ve Külcü, Ö. (2014). TS 13298 çerçevesinde kurumsal bilgi sistemleri ve elektronik belge yönetimi standartlarının değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı örneği. Bilgi Dünyası, 15(2), 327-352.
23. Güler, C. (2020).Kamu kurumlarındaki EBYS yazılımlarının TS 13298 fonksiyonel kriterlerine uygunluğu. Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi, 14, 85-104.
24. International Council on Archives. (2016). Digital preservation in lower resource environments: A core curriculum. Understanding digital records preservation initiatives ICA (International Council on Archives) and IRMT (International Records Management Trust). Erişim adresi: https://www. ica.org/ sites/ default/ files/ Digital% 20Preservation% 20Initatives% 20Module_0.pdf
25. INTERPARES Trust. (2020). Research studies. Erişim adresi: https://interparestrust. org/trust/ about_ research/ studies
26. INTERPARES. (2002). Authenticity task force. Erişim adresi: http://www. interpares. org/book/ interpares_book_d_part1.pdf
27. Isa, A. M. (2011). Strategic management of records and risks for the sustainability of organizations. Asia-Pacific Conference Library and Information Education and Practice, (s. 393-403) içinde. Erişim adresi: http://ir. Uitm. Edu. My/ 3964 /1/ SP_ SMO11_ 42.pdf.
28. ISO/TR 14105. (2011). Document management-change management for successful electronic document management system (EDMS) implementation. UK: BSI.
29. Kalkınma Bakanlığı, Bilgi Toplumu Dairesi. (2012). Birlikte çalışabilirlik esasları rehberi(e-Dönüşüm Türkiye Projesi) (Sürüm 2.1). Erişim adresi: http://www. Bilgitoplumu. Gov.tr/wp-content/uploads/2014/04/Birlikte_Calisabilirlik_Esaslari_Rehberi_2.1.pdf.
30. Kalkınma Bakanlığı, Bilgi Toplumu Dairesi. (2014). Kamu bilgi ve iletişim teknolojileri yatırımları. http://www.bilgitoplumu.gov.tr/Documents/1/Diger/KAMU_BIT_YATIRIMLARI_2014.pdf
31. Kandur, H. (2011). Türkiye’de kamu kurumlarında elektronik belge yönetimi: Mevcut durum analizi ve farkındalığın artırılması çalışmaları. Bilgi Dünyası, 12(1), 1-12.
32. Külcü, Ö. Çakmak, T. ve Özel, N. (2015). Kamusal Bilgi ve Elektronik Belge Yönetimi: Organizasyonlar ve Üniversitelere Yönelik Koşulların Analizi. Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği.
33. Külcü, Ö. ve Umut, G. (2014). Elektronik belge yönetimi uygulamalarında karşılaşılan sorunların analizi ve çözüm önerileri: Kalkınma Bakanlığı örneği. Bilgi Dünyası, 15(1), 102-124.
34. Liu, Y. (Linda). (2014). Electronic records preservation in China–An exploratory inquiry. Information Development, 30(3), 213-222.
35. Long-Term Storage and Migration of Electronic Records. (2015). Erişim adresi: http://web.ornl.gov/info/records/longterm.htm.
36. Lyman, P. ve Varian, H.R. (2000). How much information. Journal of Electronic Publishing, 6/2. Erişim adresi: http://www. Press. Umich. Edu/ jep/ 06-02/ lyman. Html.
37. MacNeil, H. (2000). Trusting records: Legal, historical, and diplomatic perspectives.Dordrecht: Kluwer.
38. Odabaş, H. (2010). E-devletin temel bileşeni: Elektronik belge yaklaşımları ve yönetimi. 46. Kütüphane Haftası 29 Mart – 4 Nisan 2010, Milli Kütüphane (s. 1-16). Ankara. Erişim adresi: https://odabashuseyin.files.wordpress.com/2011/04/okuma-metni-1-e-devletin-temel-bilec59feni-elektronik-belge-yaklac59fimlari-ve-yc3b6netimi.pdf
39. Önaçan, M.B.K., Medeni, T.D. ve Özkanlı, Ö. (2012). Elektronik belge yönetimi sistemi (EBYS)’nin faydaları ve kurum bünyesinde EBYS yapılandırmaya yönelik bir yol haritası. Sayıştay Dergisi, 84, 1-26.
40. Özdemir, L. ve Cengiz, E. (2019). Türk kamu sektöründe dijital süreklilik ne kadar mevcut: Teorik bir çerçeve. B. Yalçınkaya, M. A. Ünal, B. Yılmaz ve F. Özdemirci (Ed.), Bilgi Yönetimi ve Bilgi Güvenliği: e-Belge-eArşiv-eDevlet-Bulut Bilişim-Büyük Veri-Yapay Zekâ (s. 273-294) içinde. Ankara: Ankara Üniversitesi Bilgi Yönetim Sistemleri Belgelendirme ve Bilgi Güvenliği Merkezi.
41. Özdemirci, F. ve Alyakut, S. (2012). Bilgi yönetimi projelerinde izlenmesi gereken yol haritası için öneriler. Bilgi Dünyası, 13(3), 557-564.
42. Patterson, G. ve Sprehe, T. J. (2002). Principal challenges facing electronic records management in federal agencies today. Government Information Quarterly, 19, 307-315.
43. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik. (2020, 10 Haziran). Resmi Gazete(Sayı: 31151). Erişim adresi: https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2020/06/20200610-8.pdf
44. Sağlık Bakanlığı. (2019). Sağlık Bakanlığı bilgi güvenliği politikaları kılavuzu. Erişim adresi: https:// bilgiguvenligi. saglik. gov.tr/ Haberler/ Detay/ 70/saglik- bakanligi- bilgi- guvenligi- politikalari- kilavuzu- guncellendi
45. The National Archives (UK). (2017). Digital preservation strategy. Erişim adresi: https://www. archives. gov/ preservation/ electronic-records/digital-preservation-strategy
46. The National Archives (UK). (2017). Digital strategy. Erişim adresi: https://www. nationalarchives. gov.uk/ documents/ the-national- archives-digital- strategy-2017-19.pdf
47. The National Archives (UK). (2017). Understanding digital continuity. Erişim adresi: https://www. nationalarchives. gov.uk/ documents/ information- management/ understanding- digital-continuity.pdf
48. The National Archives of Australia. (2015). Digital continuity 2020 policy. Erişim adresi: http://www. naa.gov.au/ records- management/ digital-transition-and-digital-continuity/digital-continuity-2020/ index.aspx
49. The National Archives. (2002). Requirements for electronic records management systems. London: Public Records Office.
50. Tonta, Y. (2009). Preservation of scientific and cultural heritage in Balkan countries. Erişim adresi: http://yunus. Hacettepe. Edu.tr/ ~tonta/ yayinlar/ tonta- alkan-2009.pdf.
51. Türk Standartları Enstitüsü. (2014). Elektronik doküman ve belge yönetimi koruma profili (Sürüm: 1.3.1), Erişim adresi: http://www. Tse. Org. tr/ upload /tr/ dosya/ icerikyonetimi/ 3507/ 170320 15094632-2.pdf
52. Türkiye Cumhuriyeti Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi. (2020). E-Yazışma teknik rehberi (Sürüm 2.0). Erişim adresi: https://cbddo. gov.tr/ SharedFolderServer/ Projeler/ File/ EYP_2.0/ EYP2.0_teknik-rehberi.pdf
53. Türkiye Cumhuriyeti Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı. (2020). Kamu bilgi ve iletişim teknolojileri yatırımları raporu. Erişim adresi: http://www.bilgitoplumu.gov.tr/wp-content/uploads/2020/09/2020-B%C4%B0T-Yatirimlari-Raporu.pdf
54. United Nations. (2008). E-government survey 2008: From e-government to connected governance. Erişim adresi: https:// publicadministration. Un. Org/ egovkb/ portals/ egovkb/ Documents/ un/ 2008-Survey/unpan028607.pdf
55. Xie, SL. (2012). Digital records management: the lacking foundation for continuing accessibility. Online Information Review, 36(2), 299–306.
56. Yalçınkaya, B. (2014). E-Devlet üstveri standardının oluşturulması ve Türkiye için modellenmesi (Yayımlanmamış doktora tezi). Türkiyat Araştırmaları Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı, Marmara Üniversitesi, İstanbul.
57. Yalçınkaya, B. (2016). Elektronik belge yönetimi sistemi (EBYS) uygulamalarında başarı faktörü ve fayda analizi, AJIT-e: Online Academic Journal of Information Technology, 7(23), 67-91. Erişim adresi: http://www.ajit‐e. org/?menu =pages&p =details_of_ article&id=196
58. Yazıcı, S. ve Özdemirci, F. (2019). EBYS birlikte çalışabilirlik olgunluk modeli ve Ankara Üniversitesi e-BEYAS uygulaması. B. Yalçınkaya, M. A. Ünal, B. Yılmaz ve F. Özdemirci (Ed.), Bilgi Yönetimi ve Bilgi Güvenliği: e-Belge-eArşiv-eDevlet-Bulut Bilişim-Büyük Veri-Yapay Zekâ (s. 95-111) içinde. Ankara: Ankara Üniversitesi Bilgi Yönetim Sistemleri Belgelendirme ve Bilgi Güvenliği Merkezi.
59. Yılmaz, C. (kişisel iletişim, 31 Mart, 2017).
60. Yılmaz, M. (2012). TS 13298 Standardı ışığında elektronik belge yönetim sistemleri. Erişim adresi: http:// ab. Org. Tr/ ab13/ bildiri/71.pdf