Year 2017, Volume 10 , Issue 4, Pages 381 - 388 2017-10-30

Kurumsal Kolektif Süreçler için E-Posta İletilerinden Görev Keşfi ve Gerçek Zamanlı Görev Yönetim Sisteminin Geliştirilmesi
Task Exploration from E-mail Messages for Corporate Collaborative Processes and Development of a Real-Time Task Management System

Halil ARSLAN [1] , Oğuz KAYNAR [2] , Ahmet Gürkan YÜKSEK [3]


E-Posta sistemleri, kurumsal iletişim ve işbirliği için kullanılan en temel araçların başında gelmektedir. Başta planlama, kaynak veya proje yönetimi olmak üzere temel iş akışları ile ilgili neredeyse tüm kurumsal görevler için bilgi akışı bu sistemler ile gerçekleştirilmektedir. Bu nedenle e-posta sistemleri, şirketler için değerli bilgiler içeren hizmet depoları ve işlerin yönetildiği çok önemli merkezi alanlar haline gelmiştir. Özellikle müşteri odaklı kuruluşlar için e-posta servisleri üzerinden iş akışlarının yönetilebilir olması çok önemlidir. Kurumsal sistemler ile müşteri düzeyindeki iş listelerinin merkezi yazılımlar üzerinden oluşturulma imkanı olsa da bu talepler çoğunlukla çalışanların e-posta hesaplarına iletilmektedir. Bu durum çalışanın e-posta adresindeki işleri planlamaması, unutması, kaybolması, önem düzeyini doğru belirleyememesi gibi sonuçlara yol açabilmektedir. Yapılan bu çalışma ile personelin kurumsal e-posta hesaplarına gelen mesajlardan, yönetilmesi gereken talepleri, metin madenciliği ve sınıflama teknikleri kullanılarak etiketleyen ve geliştirilen yapılacaklar listesi (todo list) uygulamasına girdi sağlayacak bir yöntem önerilmektedir. Önerilen yöntem ve geliştirilen uygulama, genişletilebilir mesajlaşma ve durum protokolü üzerine entegrasyonu ile gerçek zamanlı işbirlikçi çalışma olanağı sunmaktadır. Böylece kurumsal e-postaların iş listesine dönüştürülme süreci, kurumsal anında mesajlaşma sistemleri üzerinden gerçek zamanlı durum yönetim yaklaşımı ile işbirlikçi çalışmaya uygun hale getirilmiştir.

Email systems are one of the most basic tools used for corporate communication and collaboration. The information flow is carried out via these systems for almost all corporate tasks related to the basic workflows, including planning, resource or project management. For this reason, email systems have become service stores containing valuable information for companies, and very important central areas where the tasks are managed. It is very particularly important for customer-focused organizations to manage workflows via e-mail services. Although it is possible to create work lists on customer level via enterprise systems over central software, these requestes are mostly transferred to employees' e-mail accounts. This case may cause such results as the employee's not planning the tasks in his email address, forgetting, losing, not defining its level of importance. In this study, a method is proposed that labels the requests to be managed coming from the corporate e-mail account by using text mining and classification techniques and provides input for the to-do list application developed. The proposed method and the developed application offer real-time collaborative working environment with the extensible messaging and its integration with the status protocol. Thus, the conversion process of corporate e-mails to work lists has been adapted to collaborative work though the real-time status management approach over the corporate instant messaging systems.

  • G. Tang, J. Pei, W. S. Luk, “Email Mining: Tasks, Common Techniques, and Tools”, Knowledge and Information Systems, 41(1), 1-31, 2014.
  • M. Suit, H. Wortmann, “Discovery and analysis of e-mail-driven business processes”, Information Systems, 37(2), 142-168, 2012.
  • K. Coussement, D. V. Poel, Improving customer complaint management by automatic email classification using linguistic style features as predictors, Decision Support Systems, 44(4), 870-882, 2008.
  • L. Dey, S. Bharadwaja, G. Meera, G. Shroff, Email Analytics for Activity Management and Insight Discovery, IEEE/WIC/ACM International Conferences on Web Intelligence (WI) and Intelligent Agent Technology (IAT), 557-564, 2013.
  • S. S. Weng, C. K. Liu, “Using text classification and multiple concepts to answer e-mails”, Expert Systems with applications, 26(4), 529-543, 2004.
  • S. Appavu, R. Rajaram, M. Muthupandian, G. Athiappan, K. S. Kashmeera, “Data mining based intelligent analysis of threatening e-mail”, Knowledge-Based Systems, 22(5), 392-393, 2009.
  • B. Yu, D. Zhu, “Combining neural networks and semantic feature space for email classification”, Knowledge-Based Systems, 22(5), 376-381, 2009.
  • I. Alsmadi, I. Alhami, “Clustering and classification of email contents”, Journal of King Saud University - Computer and Information Sciences, 27(1), 46-57, 2015.
  • M. G. Armentano, A. A. Amandi, “Enhancing the experience of users regarding the email classification task using labels”, Knowledge-Based Systems, 71, 227-237, 2014.
  • M. F. Wan, M. F. Tsai, S. L. Jheng, C. H. Tang, “Social feature-based enterprise email classification without examining email contents”, Journal of Network and Computer Applications, 35(2), 770-777, 2012.
  • D. C. Soares, F. M. Santoro, F. A. Baiao, “Discovering collaborative knowledge-intensive processes through e-mail mining”, Journal of Network and Computer Applications, 36(6), 1451-1465, 2013.
  • J. R. Méndez, M. Reboiro-Jato, F. Díaz, E. Díaz, F. Fdez-Riverola, “Grindstone4Spam: An optimization toolkit for boosting e-mail classification”, The Journal of Systems and Software, 85(12), 2909-2920, 2012.
  • I. Koprinska, J. Poon, J. Clark, J. Chan, “Learning to classify e-mail”, Information Sciences, 177(10), 2167-2187, 2007.
  • P. Pankaj, M. Hyde, J. A. Rodger, “P2P Business Applications: Future and Directions”, Communications and Network, 4, 248-260, 2012.
  • S. V. Ragavana, I. K. Kusnantoa, V. Ganapathyb, “Service Oriented Framework for Industrial Automation Systems”, Procedia Engineering, 41, 716-723, 2012.
  • L. Fausett, Fundamentals of Neural Networks: Architectures, Algorithms and Applications, Prentice Hall, Inc., 1994.
  • O. Kaynar, F. Demirkoparan, “Forecasting Industrial Production Index with Soft Computing Techniques”, Economic Computation and Economic Cybernetics Studies and Research, 46(3), 113-138, 2012.
  • J. Clark, I. Koprinska, J. Poon, A Neural Network Based Approach to Automated E-mail Classification, International Conference on Web Intelligence (WI’03), 702-705, 2003.
  • Internet: Openfire XMPP Server, a real time collaboration community, http://www.igniterealtime.org, 08.01.2016.
  • C. Cortes, V. Vapnik, “Support-Vector Networks”, Machine Learning, 20(3), 273-297, 1995.
  • E. H. S. Han, G. Karypis, “Centroid-Based Document Classification: Analysis and Experimental Results”, European conference on principles of data mining and knowledge discovery, 424-431, Springer Berlin Heidelberg, Eylül 2000.
  • Internet: A. A. Akin, M. D. Akin, NLP library, NZemberek 0.1.0, http://www.nuget.org/packages/NZemberek, 11.02.2016.
Subjects Engineering
Journal Section Articles
Authors

Author: Halil ARSLAN
Institution: CUMHURIYET UNIV
Country: Turkey


Author: Oğuz KAYNAR
Institution: CUMHURIYET UNIV
Country: Turkey


Author: Ahmet Gürkan YÜKSEK
Institution: CUMHURIYET UNIV
Country: Turkey


Dates

Publication Date : October 30, 2017

Bibtex @research article { gazibtd281713, journal = {Bilişim Teknolojileri Dergisi}, issn = {1307-9697}, eissn = {2147-0715}, address = {}, publisher = {Gazi University}, year = {2017}, volume = {10}, pages = {381 - 388}, doi = {10.17671/gazibtd.281713}, title = {Kurumsal Kolektif Süreçler için E-Posta İletilerinden Görev Keşfi ve Gerçek Zamanlı Görev Yönetim Sisteminin Geliştirilmesi}, key = {cite}, author = {Arslan, Halil and Kaynar, Oğuz and Yüksek, Ahmet Gürkan} }
APA Arslan, H , Kaynar, O , Yüksek, A . (2017). Kurumsal Kolektif Süreçler için E-Posta İletilerinden Görev Keşfi ve Gerçek Zamanlı Görev Yönetim Sisteminin Geliştirilmesi . Bilişim Teknolojileri Dergisi , 10 (4) , 381-388 . DOI: 10.17671/gazibtd.281713
MLA Arslan, H , Kaynar, O , Yüksek, A . "Kurumsal Kolektif Süreçler için E-Posta İletilerinden Görev Keşfi ve Gerçek Zamanlı Görev Yönetim Sisteminin Geliştirilmesi" . Bilişim Teknolojileri Dergisi 10 (2017 ): 381-388 <https://dergipark.org.tr/en/pub/gazibtd/issue/31717/281713>
Chicago Arslan, H , Kaynar, O , Yüksek, A . "Kurumsal Kolektif Süreçler için E-Posta İletilerinden Görev Keşfi ve Gerçek Zamanlı Görev Yönetim Sisteminin Geliştirilmesi". Bilişim Teknolojileri Dergisi 10 (2017 ): 381-388
RIS TY - JOUR T1 - Kurumsal Kolektif Süreçler için E-Posta İletilerinden Görev Keşfi ve Gerçek Zamanlı Görev Yönetim Sisteminin Geliştirilmesi AU - Halil Arslan , Oğuz Kaynar , Ahmet Gürkan Yüksek Y1 - 2017 PY - 2017 N1 - doi: 10.17671/gazibtd.281713 DO - 10.17671/gazibtd.281713 T2 - Bilişim Teknolojileri Dergisi JF - Journal JO - JOR SP - 381 EP - 388 VL - 10 IS - 4 SN - 1307-9697-2147-0715 M3 - doi: 10.17671/gazibtd.281713 UR - https://doi.org/10.17671/gazibtd.281713 Y2 - 2017 ER -
EndNote %0 Bilişim Teknolojileri Dergisi Kurumsal Kolektif Süreçler için E-Posta İletilerinden Görev Keşfi ve Gerçek Zamanlı Görev Yönetim Sisteminin Geliştirilmesi %A Halil Arslan , Oğuz Kaynar , Ahmet Gürkan Yüksek %T Kurumsal Kolektif Süreçler için E-Posta İletilerinden Görev Keşfi ve Gerçek Zamanlı Görev Yönetim Sisteminin Geliştirilmesi %D 2017 %J Bilişim Teknolojileri Dergisi %P 1307-9697-2147-0715 %V 10 %N 4 %R doi: 10.17671/gazibtd.281713 %U 10.17671/gazibtd.281713
ISNAD Arslan, Halil , Kaynar, Oğuz , Yüksek, Ahmet Gürkan . "Kurumsal Kolektif Süreçler için E-Posta İletilerinden Görev Keşfi ve Gerçek Zamanlı Görev Yönetim Sisteminin Geliştirilmesi". Bilişim Teknolojileri Dergisi 10 / 4 (October 2017): 381-388 . https://doi.org/10.17671/gazibtd.281713
AMA Arslan H , Kaynar O , Yüksek A . Kurumsal Kolektif Süreçler için E-Posta İletilerinden Görev Keşfi ve Gerçek Zamanlı Görev Yönetim Sisteminin Geliştirilmesi. Bilişim Teknolojileri Dergisi. 2017; 10(4): 381-388.
Vancouver Arslan H , Kaynar O , Yüksek A . Kurumsal Kolektif Süreçler için E-Posta İletilerinden Görev Keşfi ve Gerçek Zamanlı Görev Yönetim Sisteminin Geliştirilmesi. Bilişim Teknolojileri Dergisi. 2017; 10(4): 381-388.
IEEE H. Arslan , O. Kaynar and A. Yüksek , "Kurumsal Kolektif Süreçler için E-Posta İletilerinden Görev Keşfi ve Gerçek Zamanlı Görev Yönetim Sisteminin Geliştirilmesi", Bilişim Teknolojileri Dergisi, vol. 10, no. 4, pp. 381-388, Oct. 2017, doi:10.17671/gazibtd.281713