Operational Efficiency and Cost Optimization in Corporate Information Technology Management: A Qualitative Case Study on the KeyOS Operating System

Year 2025, Volume: 9 Issue: 2, 240 - 243

Cansu Cigdem Ekin , Gökay Gök , İbrahim Uğur

Abstract

In today’s competitive business environment, the management of corporate information technology (IT) infrastructures plays a critical role in terms of both operational efficiency and cost control. Total Cost of Ownership (TCO) is a financial estimate designed to help buyers and owners determine both the direct and indirect costs of a product or service (Wikipedia, n.d.; Ellram & Maltz, 1995). TCO is fundamental in assessing the return on IT investments, encompassing not only initial acquisition costs but also hardware, maintenance, personnel, operational management, and system lifecycle expenses. Approximately 80% of TCO consists of administrative and operational costs (David, Schuff, & St. Louis, 2002). Widely used closed-source (commercial) operating systems can significantly increase TCO components due to high licensing fees, increasing hardware requirements, and complex management processes. This study examines KeyOS—the only operating system developed domestically with 100% national resources and low resource requirements—as a case study (KeyOS, 2025). The aim of the paper is to qualitatively analyze the potential of KeyOS’s architectural features, integrated management tools, and automation capabilities to reduce both direct and indirect components of TCO. Findings indicate that KeyOS’s cost advantages stem not merely from being license-free but also from delivering multi-layered efficiency gains, such as extending hardware lifespan, reducing the operational burden of IT personnel, enabling centralized management, and promoting standardization.

Keywords

Total Cost of Ownership (TCO) , Enterprise Operating System , Open Source , KeyOS , IT Management , Cost Optimization , Case Study

Kurumsal Bilgi Teknolojileri Yönetiminde Operasyonel Verimlilik ve Maliyet Optimizasyonu: KeyOS İşletim Sistemi Üzerine Nitel Bir Vaka Analizi

Abstract

Günümüzün rekabetçi iş ortamında, kurumsal bilgi teknolojileri (BT) altyapılarının yönetimi hem operasyonel verimlilik hem de maliyet kontrolü açısından kritik bir rol oynamaktadır. Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO), alıcıların ve sahiplerin bir ürün ya da hizmetin hem doğrudan hem de dolaylı maliyetlerini belirlemelerine yardımcı olmak için tasarlanmış finansal bir tahmindir (Wikipedia, n.d.; Ellram & Maltz, 1995). TCO, BT yatırımlarının geri dönüşünü değerlendirmede temel bir unsurdur ve yalnızca ilk edinim maliyetlerini değil, aynı zamanda donanım, bakım, personel, operasyonel yönetim ve sistem yaşam döngüsü giderlerini de kapsar. TCO’nun yaklaşık %80’i idari ve operasyonel maliyetlerden oluşmaktadır (David, Schuff & St. Louis, 2002). Yaygın olarak kullanılan kapalı kaynak (ticari) işletim sistemleri, yüksek lisans ücretleri, artan donanım gereksinimleri ve karmaşık yönetim süreçleri nedeniyle TCO bileşenlerini önemli ölçüde artırabilir. Bu çalışma, %100 yerli kaynaklarla geliştirilen ve düşük kaynak gereksinimlerine sahip tek yerli işletim sistemi olan KeyOS’u bir vaka analizi olarak ele almaktadır (KeyOS, 2025). Makalenin amacı, KeyOS’un mimari özelliklerinin, entegre yönetim araçlarının ve otomasyon yeteneklerinin TCO’nun hem doğrudan hem de dolaylı bileşenlerini azaltma potansiyelini nitel olarak analiz etmektir. Bulgular, KeyOS’un maliyet avantajlarının yalnızca lisanssız olmasından değil, aynı zamanda donanım ömrünü uzatma, BT personelinin operasyonel yükünü azaltma, merkezi yönetimi mümkün kılma ve standartlaşmayı teşvik etme gibi çok katmanlı verimlilik kazanımlarından kaynaklandığını göstermektedir.

Keywords

Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO) , Kurumsal İşletim Sistemi , Açık Kaynak , BT (Bilgi Teknolojileri) Yönetimi , Maliyet Optimizasyonu , Vaka Analizi

References

• [1] Automation Control Products. (2025). Thin Client Total Cost of Ownership & ACP ThinManager Enterprise Software Advantages.
• [2] David, J. S., Schuff, D., & St. Louis, R. (2002). Managing your total cost of ownership. Communications of the ACM, 45(1), 91–95.
• [3] Digital Health. (2014). Beaumont Hospital experience: NHS open source transition and cost impact. Digital Health. https://www.digitalhealth.net/2014/04/beaumont-hospital-nhs-open-source
• [4] EgyptFOSS. (2016). Economic impact of free and open source software: A study in India (IIM Bangalore). EgyptFOSS. https://egyptfoss.org/studies/economic-impact-india
• [5] Ellram, L. M. (1995). Total cost of ownership: An analysis approach for purchasing. International Journal of Physical Distribution & Logistics Management, 25(8), 4–23.
• [6] Ellram, L. M., & Maltz, A. B. (1995). The use of total cost of ownership concepts to model the outsourcing decision. The International Journal of Logistics Management, 6(2), 55–66.
• [7] Fitzgerald, B. (2006). The transformation of open source software. MIS Quarterly, 30(3), 587–598.
• [8] Gajanayake, R., Sahama, T., & Iannella, R. (2011). The role of information technology in hospital productivity. Proceedings of the 22nd Australasian Conference on Information Systems (ACIS 2011), 1–11.
• [9] Giray, G. (2018). Bilgi sistemlerinin toplam sahip olma maliyetini hesaplamak için bir çerçeve. Gazi University International Journal of Informatics Technologies, 11(4), 383–397.
• [10] Giray, G., & Tüzün, E. (2018). A systematic mapping study on the current status of total cost of ownership for information systems. Gazi University International Journal of Informatics Technologies, 11(2), 131–145.
• [11] Güngör, B. (2023). Active Directory yapısı nedir ve nasıl çalışır? Siber Kulüpler Birliği Blog.
• [12] Iden, J., & Eikebrokk, T. R. (2013). Implementing IT service management: A systematic literature review. International Journal of Information Management, 33(3), 512–523.
• [13] Joinup / OSOR. (2011). Savings from open source motivate Hungarian city of Miskolc. Interoperable Europe Portal. https://joinup.ec.europa.eu/collection/open-source-observatory-osor/savings-open-source-motivate-hungarian-miskolc
• [14] KEYDATA Bilgi İşlem Teknoloji Sistemleri. (2025). KeyOS hakkında. KeyOS. https://key-os.com/
• [15] Kirsch, L. J. (1998). IT metrics: Taming the total cost of ownership beast. Information Systems Management, 15(4), 53–58.
• [16] Kotter, J. P. (2012). Leading change. Harvard Business Review Press.
• [17] Lacity, M. C., & Willcocks, L. P. (2016). A new approach to automating services. MIT Sloan Management Review, 58(1), 41–49.
• [18] Linux Foundation. (2023, March 2). Linux Foundation research shows economic value of open source software rising in terms of benefits vs. costs. Linux Foundation. https://www.linuxfoundation.org/research/economic-value-open-source
• [19] OdyA. (2023, September 9). Yönetilen hizmetlerde otomasyonun önemi. OdyA. https://odya.com.tr/blog/yonetilen-hizmetlerde-otomasyonun-onemi/
• [20] Province of Genova. (2005). OpenOffice trials in the Province of Genova. Interoperable Europe Portal. https://joinup.ec.europa.eu/collection/open-source-observatory-osor/openoffice-trials-province-genova
• [21] Quest Software. (2016). K2000 KACE sistem dağıtım cihazı. E-Data Teknoloji.
• [22] Süleymanoğlu-Kürüm, R. (2021). Uluslararası ilişkilerde nitel yöntemlerle makale yazımı: Vaka analizi ve incelikleri. Pamukkale Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, (42: Özel sayı 1), Ö149–Ö168.
• [23] Van Grembergen, W., & Saull, R. (2001). Aligning business and information technology through the balanced scorecard. Proceedings of the 1st International Conference on Information Systems Technology and its Application (ISTA 2001), 11–18.
• [24] Ward, J., & Daniel, E. (2006). Benefits management: Delivering value from IS and IT investments. John Wiley & Sons.
• [25] Weill, P., & Ross, J. W. (2004). IT governance: How top performers manage IT decision rights for superior results. Harvard Business School Press.
• [26] Wired. (2013). French national police switch 37,000 desktop PCs to Linux. Wired. https://www.wired.com/2013/09/french-police-switch-to-linux
• [27] Yang, H. (2016). Total cost of ownership for application replatform by open-source SW. Procedia Computer Science, 91, 677–682.