Evaluation of preanalytical error processes in the microbiology laboratory and effect of training on these processes

Abstract

Purpose: We aimed to calculate preanalytical error rates in the Medical Microbiology Laboratory of our hospital by the six-sigma method and examine the effect of training on error rates by comparing performances of processes before and after training. Materials and methods: All samples evaluated between 2016-2021 were retrospectively examined. Rejected samples, blood culture contamination rate and urine culture contamination rate were evaluated via Laboratory Error Classification System. The staff obtaining laboratory samples were trained by means of live classes during 2017, 2018 and 2019, and with online classes during 2021. Error rates and sigma levels were calculated before and after training. Results: 685591 samples were accepted by our laboratory; 1175 (0.2%) were rejected. The most frequent cause of rejection (53.4%) was hemolysis of sample. The sigma levels showed hemolysis of the sample as the most frequent cause of rejection, with a value of 4.7 (good performance). Among other quality indicators, the rate of urinary culture contamination was 11.4%, and the rate of blood culture contamination was 3.5%. The total sigma level of urine culture contamination was 2.9 (unacceptable performance), and the total blood culture contamination was 3.5 (minimal performance). Error rates had generally decreased after training, while an increase in performance at the sigma level was detected at all three indicators. Conclusion: In order to minimize preanalytical errors in the medical laboratory, the preanalytical process should be regularly surveyed by quality and performance indicators, and continuing education should provide current information.

Keywords

• Microbiology laboratory
• preanalytical error
• training

Tıbbi mikrobiyoloji laboratuvarında preanalitik hata süreçlerinin değerlendirilmesi ve eğitimin bu süreçlere etkisi

Abstract

Amaç: Bu çalışmada, hastanemiz Tıbbi Mikrobiyoloji Laboratuvarında preanalitik hata oranlarının altı sigma yöntemi ile hesaplanması, eğitim öncesi ve sonrası süreç performansını karşılaştırarak eğitimin hata oranlarına etkisinin incelenmesi amaçlanmıştır. Gereç ve yöntem: 2016-2021 yılları arasında değerlendirilen tüm numuneler retrospektif olarak incelendi. Laboratuvar hata sınıflama sistemi (LHSS) üzerinden reddedilen numuneler, kan kültürü kontaminasyon oranı ve idrar kültürü kontaminasyon oranı gözden geçirildi. Numune alan personele 2017, 2018 ve 2019 yılında yüzyüze, 2021 yılında çevirimiçi eğitimler verildi, eğitim öncesi ve sonrası hata oranları ve sigma düzeyleri hesaplandı. Bulgular: Laboratuvarımıza 685591 numune kabul edilmiş, 1175’i (%0,2) reddedilmiştir. En sık ret nedeni hemolizli numunedir (%53,4). Sigma düzeylerine bakıldığında en sık ret nedeni olan hemolizli numunede 4,7 (iyi performans) olarak saptanmıştır. Diğer kalite göstergelerinden idrar kültürü kontaminasyon oranı %11,4, kan kültürü kontaminasyon oranı %3,5 olarak bulunmuştur. İdrar kültürü kontaminasyonunun sigma düzeyine bakıldığında 2,9 (kabul edilemez performans); kan kültürü kontaminasyonunun toplamda 3,5 (minimum performans) olduğu görülmüştür. Eğitim sonrası hata oranlarının genel olarak azaldığı görülmüş, sigma düzeyinde performans artışı her üç göstergede de tespit edilmiştir. Sonuç: Tıbbi laboratuvarlarda preanalitik hataları en aza indirebilmek için preanalitik süreç kalite ve performans göstergeleri ile düzenli olarak takip edilmeli, sürekli eğitimlerle de bilgilerin güncel kalması sağlanmalıdır.

Keywords

• Mikrobiyoloji laboratuvari
• preanalitik hata
• eğitim

References

1. 1. Korkmaz Ş. Evaluation of rejected sample rates using six sigma method. Türk Klinik Biyokimya Derg. 2020;18(1):17-25.
2. 2. Lee NY. Reduction of pre-analytical errors in the clinical laboratory at the University Hospital of Korea through quality improvement activities. Clin Biochem. 2019;70:24-29. doi:10.1016/j.clinbiochem.2019.05.016
3. 3. İren Emekli D, Aslan D, Zorbozan N. Evaluation of the performance of the pre-analytical phase of the testing process in Medical Laboratory Accreditation. Northwestern Med J. 2022;2(1):1-10. doi:10.54307/NWMJ.2022.43534
4. 4. Özdemir H. Toplam test sürecinde kalite indikatörlerinin değerlendirilmesi. Manisa Celal Bayar Üniversitesi Tıp Fakültesi Tıbbi Biyokimya Anabilim Dalı, Uzmanlık Tezi, 2019.
5. 5. Dağlıoğlu G, Öztürk ÖG, İnal TC. Quality management in clinical laboratories: application of six sigma protocol. Cukurova Med J. 2019;44(1):272-280. doi:10.17826/cumj.555156
6. 6. West J, Atherton J, Costelloe SJ, Pourmahram G, Stretton A, Cornes M. Preanalytical errors in medical laboratories: a review of the available methodologies of data collection and analysis. Ann Clin Biochem. 2017;54(1):14-19. doi:10.1177/0004563216669384
7. 7. Çakmak C, Konca M, Teleş M. Türkiye Ulusal Güvenlik Raporlama Sistemi (GRS) üzerinden tıbbi hataların değerlendirilmesi. HSİD. 2018;21(3):423-48.
8. 8. Çeken N, Avcı E, Duran H. Sigmametric evaluation of preanalytical errors in a medical microbiology laboratory. Türk Mikrobiyol Cem Derg. 2018;48(2):141-6. doi:10.5222/TMCD.2018.141

9. 9. Biryol S. Error in the medical laboratories: preanalytic process and measures. PASHID. 2020;3(2):74-83. doi:10.54862/pashid.1017522
10. 10. Sönmez C, Yıldız U, Akkaya N, Taneli F. Preanalytical phase errors: experience of a Central Laboratory. Cureus. 2020;12(3):7335-7345. doi:10.7759/cureus.7335
11. 11. Bozdemir E, Kurutblood MN, Terzi M. Reprocessing cost analysis of specimens rejected in laboratory: results from the perspective of the costs to the hospital. Clin Exp Health Sci. 2022;12:67-74. doi:10.33808/clinexphealthsci.804238
12. 12. Oğuz EF, Kara FK, Kızılgün M. Preanalytical error sources: pediatric laboratory experience. Istanbul Med J. 2017;18(1):28-31. doi:10.5152/imj.2017.91885
13. 13. Koçer D, Karakükcü Ç, Buldu S, Öz L. Preanalitycal errors in hematological tests of biochemistry laboratory of Kayseri City. JAMER. 2019;4(3):100-104.
14. 14. Erdem M, Keskin A, Aci R. Analysis of sample rejection rates in a training and research hospital biochemistry laboratory. JHVS. 2022;10(1):326-334. doi:10.33715/inonusaglik.1016798
15. 15. Lee NY. Types and frequencies of pre-analytical errors in the clinical laboratory at the University Hospital of Korea. Clin Lab. 2019;65(9):19512. doi:10.7754/Clin.Lab.2019.190512
16. 16. Çokluk E, Şekeroğlu R, Tuncer FB, Güneysu F, Çillioğlu S, Boz M. Preanalytical errors detection in blood venous sample collection; an emergency service experience. Medical Journal of Mugla Sitki Kocman University. 2021;8(1):34-39. doi:10.47572/muskutd.839406
17. 17. Arıcı H. Preanalytic error analyzes and causes for rejections in clinical biochemistry laboratory. Türk Klinik Biyokimya Derg. 2021;19(1):41-49.
18. 18. Zorbozan O, Zorbozan N, Turgay N. Evaluation of pre-analytical process with quality indicators and six sigma methodology in the parasitology laboratory of a Tertiary Healthcare Center. Mikrobiyol Bul. 2019;53(3):319-329. doi:10.5578/mb.68362
19. 19. Veranyurt Ü, Akalın B, Veranyurt O. An application fort he preanalytic process of clinical microbiology laboratory: comparison of quality indicators. 4. Uluslararası Sağlık Bilimleri ve Yönetimi Kongresi e-Bildiri Kitabı. ISBN: 978-605-87853-5-9.
20. 20. Kan dolaşımı örneklerinin laboratuvar incelemesi rehberi. KLİMUD Blood Reh. 2022;2:35. Baskı, Ankara.
21. 21. Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü, Sağlıkta Kalite, Akreditasyon ve Çalışan Hakları Dairesi Başkanlığı. Sağlıkta kalite standartları gösterge yönetimi rehberi. (sürüm 2.1), 2020:29-30. Ankara.
22. 22. Tuna A, Kaçmaz B. Determination of bottle number and blood volume in collected blood culture samples and their effects on bacterial yield. Kırıkkale Uni Med J. 2022;24(3):448-453. doi:10.24938/kutfd.1088657
23. 23. Başustaoğlu A, Yıldız SS, Mumcuoğlu İ, et al. Evaluation of blood culture practices: use of system (epicenter) data. Mikrobiyol Bul. 2019;53(1):12-21. doi:10.5578/mb.67782
24. 24. Akman N, Sağıroğlu P, Atalay A. Investigation of bloodstream ınfections agents and antimicrobial susceptibilities in ınfancy period. Abant Med J. 2021;10(3):369-379. doi:10.47493/abantmedj.2021.936378
25. 25. Arı N, Yılmaz N, Yeşilyurt E. Importance of quality management system in blood culture: contamination rates. Turk J Clin Lab. 2021;12(4):446-450. doi:10.18663/tjcl.795926
26. 26. Arı N, Şölen EY, Yılmaz N. Urine culture contamination rates at a University Hospital. Klimik Derg. 2021;34(3):182-185. doi:10.36519/kd.2021.3211
27. 27. Isıyel E, Soydan S. Comparison of two cleaning methods intaking urine culture samples in children. FLORA. 2019;24(2):107-112. doi:10.5578/flora.67606
28. 28. Ekinci A. Laboratuvarda numune redlerinin analizi ve eğitimin etkisi. Van Med J. 2019;26(1):79-84. doi:10.5505/vtd.2019.03521
29. 29. Avcı E, Çeken N, Kangal Z, Demir S, İren Emekli D, Zorbozan N. Approachto pre-analytical errors in a public health laboratory. Turk J Biochem. 2017;42(1):59-63. doi:10.1515/tjb-2016-0197
30. 30. Aksun S, Yılmaz HE. Accurate and timely medical biochemistry laboratory results and pre-analytical errors. STED. 2019;28(5):353-358. doi:10.17942/sted.621019