Okul Yöneticilerinin Doküman Yönetim Sistemi (DYS) Hakkındaki Görüşleri

Öz

Son yıllarda tanıklık edilen internet ve yazılım alanındaki hızlı gelişmeler sonucu, örgütlerde oluşturulan bilginin de hacminin aynı oranda arttığı gözlemlenmektedir. Bu bağlamda, hızla büyüyen bu bilginin etkili yönetimi de yönetsel zorunluluklardan biri olarak ortaya çıkmaktadır. Bilginin hızla artmasını sağlayan teknolojik gelişmeler, bilgi akışı ile başa çıkmak amacıyla örgütlere bazı kolaylıklar sunmaktadır. Elektronik Belge Yönetim Sistemleri bu noktada örgütlerin en önemli yardımcılarından birisi olarak değerlendirilebilir. Bu araştırma okul yöneticilerinin Doküman Yönetim Sistemi’ne (DYS) yönelik görüşlerini belirlemeye yönelik nitel bir çalışmadır. Bu çalışmada nitel araştırma yöntemlerinden fenomenoloji (olgu bilim) deseni kullanılmıştır. Araştırmanın örneklemini; Amasya ilinde görev yapmakta olan 23 okul yöneticisi oluşturmaktadır. Araştırmaya katılan okul yöneticileri maksimum çeşitlilik örnekleme yöntemi ile belirlenmiştir. Okul yöneticilerinin, DYS’ye ilişkin görüşlerini belirlemek üzere araştırmacı tarafından hazırlanan ve iki bölümden oluşan yarı-yapılandırılmış bir görüşme formu kullanılmıştır. Araştırmada elde edilen verilerin çözümlenmesinde içerik analizi tekniği kullanılmıştır. Araştırma bulgularına göre, yöneticiler temel olarak resmi yazışmalar için ve gelen ve giden evrak takibi amacı ile DYS’yi kullanmaktadırlar. DYS’deki eksikliklere yönelik olarak yöneticiler, teknolojik eksikliklere ilişkin internet hızını, DYS kullanımına yönelik verilen eğitimlerin sayısının ve niteliğinin azlığı sistem ara yüzünün pratik olmayışı, okul dışında kişisel bilgisayar ya da mobil cihazlardan erişime izin vermemesi, geçmişe dönük belge taraması yapmanın zor olması, sistem metin editörünün yetersiz oluşu yöneticiler tarafından dile getirilen temel sıkıntılar olarak karşımıza çıkmaktadır. Diğer taraftan, okul yöneticileri, DYS’nin kendilerine en çok zaman ve kırtasiye malzemesi kullanımı olmadığından maddi açısından tasarruf sağladığını ifade etmişlerdir. Buna göre, döküman yönetimi bir organizasyondaki insanların yönetimi gibi belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği, hızlı ve tam metin arama, farklı formatta belge görüntüleyebilme, arşiv, tarihçe ve dokümanın yaşam çevrimi, sağlamaktadır.

Anahtar Kelimeler

• Belge,tasarruf,zaman tasarrufu,depolama,dys,elektronik imza

Opinions of School Administrators on Document Management System (DMS)

Abstract

It is observed that the results of the rapid developments in the field of internet and software have witnessed in recent years and the information created in the organizations has increased in the same time. In this context, the effective safeguarding of this rapidly growing knowledge is also an antithesis of one of the administrative necessities.   Technological developments causing the increase of data presents also some convenience in order to deal with this challenge. At this point, Elektronic Document Managing Systems can be regarded as one of the most important assistants of organizations. This research is a qualitative one which aims at to determine the opinions of school administrators on Document Managing Systems (DMS). The design of the reserach is phenomenological (qualification) research method which intends to describe a "lived experience" of a phenomenon. 23 school administrators who were selected through maximum variation sampling method constitute the sample of the research. Data was obtained by using a semi-structured interview form prepared by the researcher and composed of two parts. In analysing of the data obtained in the research, content analysis technique was used and in the process of analysis of the obtained data, interview records were deciphered and analyzed. Research findings show that school administrators generally use DMS for official correspondence and document tracking. Related to the drawbacks of DMS, the slowness of net in technological context, lack of training number and quality about DMS, the interface challenge of the software, not being able to log in the system out of school or personal devices, the searching challenge of old documents in the system, insufficient text editor are the main problems faced while using the system by school administrators. On the other hand, they state that this system provide time, equipment, and workforce savings for school services. Accordingly, document management can access documents such as the management of people in an organization and fast and full text search, document display in different formats, archive, history and life cycle of the document.

Keywords

• Document,saving,time saving,storage,dms,electronic signature

References

1. Altın, E. (2008). Türkiye’de elektronik imza ve elektronik devlet uygulamaları: Elektronik belge yönetimi açısından bir değerlendirme denemesi. Türk Kütüphaneciliği, 22(3), 279-295.
2. Altınok, V. (1994). Eğitim kurumlarında zaman yönetiminin verimlilik üzerine etkisi (meslek liseleri üzerine bir deneme. Yayınlanmamış yüksek lisans tezi. Selçuk Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü. Konya.
3. Altınok, V. (2001). Bilişim teknolojisinin eğitim-öğretim kurumlarındaki çalışmalar üzerindeki etkisi. Selçuk Üniversitesi Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu Dergisi, 1(4),59-68.
4. Büyüköztürk, Ş.,Kılıç, E., Akgün, Ö., Karadeniz, Ş. ve Demirel, F. (2012). Bilimsel araştırma yöntemleri (13. baskı). Ankara: Pegem Yayınları.
5. Cisco, S. L. ve Strong, K. V. (1999). The value added information chain. Information Management Journal, 33(1), 4-15.
6. Ekiz, D. (2009). Bilimsel araştırma yöntemleri. Ankara: Anı.
7. Erkuş, A. (2015). “Nitel” ve türevleri (“alternatif ölçme”, “çoklu” ve “duygusal zeka”): Ne, niçin ve nereye doğru? İlköğretim Online, 14(3), 1-17.
8. Ermiş, K. (2006). Sayısal imza ve elektronik belge yönetimi. Bilgi Dünyası, 7(1), 121-146.

9. Güler, C. (2015). Kamu Kurumlarında Elektronik Belge Yönetimi Uygulamalarında Karşılaşılan Problemler: Teknik Şartnamelerin İncelenmesi. Yayınlanmamış yüksek lisans tezi. İstanbul Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı. İstanbul.
10. Gürsoy, G. ve Keleş, A. E. (2015). Belge yönetimi ve kurumsal bir işletmede uygulama örneği. Çukurova Üniversitesi Mühendislik Mimarlık Fakültesi Dergisi, 30(1), 65-72
11. Hoy, W. K. & Miskel, C. G. (2013). Educational administration: Theory, research, and practice, 9th edition. New York: McGraw-Hill. http://wikieducator.org/images/4/48/Unit_One_B.pdf. Erişim tarihi: 01/06/2017.
12. Kandur, H. (2005). Elektronik belge yönetimi sistem kriterleri referans modeli (v.1.0). İstanbul: T.C. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü.
13. Kandur, H. (2011). Türkiye’de kamu kurumlarında elektronik belge yönetimi: Mevcut Durum Analizi ve Farkındalığın Artırılması Çalışmaları. Bilgi Dünyası, 12 (1) 2-12
14. Kaya, B. T. (2011). Bilgi sistemleri ve bilgi yönetimi. TODAİE e-devlet merkezi bilgi yönetimi semineri, 77-87.
15. Kurbanoğlu, S.S. (2004). Bilgi ve belge yönetimi bölümlerinde öğrenci profili. Bilgi Dünyası, 5(1), 1-18.
16. Kurulgan, M. ve İspir, B. (2009). Bilgi-belge merkezlerinin yönetimi: Türkiye’deki literatüre yönelik içerik analizi. Bilgi Dünyası, 10(2), 205-230.
17. Kuş, E. (2003). Nicel-nitel araştırma teknikleri-sosyal bilimlerde araştırma teknikleri nicel mi? nitel mi? Ankara: Anı Yayıncılık.
18. Külcü, H. U. ve Külcü, Ö. (2009). Belge yönetiminde kurumsal koşulların değerlendirilmesi: Türkiye kızılay derneği örneği. Bilgi Dünyası, 10(1). 35-59.
19. Külcü, Ö. (2007a). Belge yönetiminin değişen yüzü: standartlaşma çalışmaları ve uluslararası uygulamalar. Bilgi Dünyası, 8(2), 230-279.
20. Külcü, Ö. (2007b). Belge yönetim programlarının geliştirilmesi: Hacettepe üniversitesine yönelik gerçekleştirilem yasal analiz uygulaması. Edebiyat Fakültesi Dergisi, 24(1). 153-178.
21. Külcü, Ö. (2008). Hacettepe, British Columbia ve Simon Frazer Üniversitelerinde belge yönetimi uygulamalarının karşılaştırmalı analizi. Bilgi Dünyası, 9(2), 370-398.
22. Miles, M. B., Huberman, A. M. (1994). An expanded sourcebook qualitative data analysis. California: Sage.
23. Odabaş, H. (2000). Kurum ve kuruluşlarda yazışmalar ve denetimi. Yayımlanmamış yüksek lisans tezi, Ankara Üniversitesi, Ankara.
24. Odabaş, H. ve Rukancı, F. (2004). Belge yönetiminin bir unsuru olarak yazışma yönetimi. Türk Kütüphaneciliği, 18(4), 385-406.
25. Önaçan, M.B.K., Medeni, T.D. ve Özkanlı, Ö. (2012). Elektronik belge yönetim sistemi (ebys’nin) faydaları ve kurum bünyesinde ebys yapılandırmaya yönelik bir yol haritası. Sayıştay Dergisi, 85, 1-26.
26. Özdemir, E. (2014). Elektronik belge yönetim sisteminin üniversiteler açısından tasarruf boyutu. XIX. Türkiye'de İnternet Konferansı. Sözlü Bildiri. 27-29 Kasım, 2014. Yaşar Üniversitesi, İzmir.
27. Özdemirci, F. (2003). İlk uluslararası belge yönetim standartı: Ülkemiz açısından bir değerlendirme. Türk Kütüphaneciliği, 17(3), 225-246.
28. Özdemirci, F. (2008). “Üniversiteler için belge yönetimi ve arşiv sistemi (BEYAS) geliştirme ve uygulama projesi: Bir işbirliği örneği”. Balkan Ülkeleri Kütüphaneler Arası Bilgi-Belge Yönetimi ve İşbirliği Sempozyumu Bildirileri içinde ( ss. 225-235). Edirne: Trakya Üniversitesi Rektörlüğü.
29. Saydam, V. (2015). Elektronik belge yönetimi uygulamalarında personel farkındalığının artırılması: değişim yönetimi açısından bir inceleme. Yayınlanmamış yüksek lisans tezi. İstanbul Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Bilgi Ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı, İstanbul.
30. Senge, P. M. (1993). Beşinci disiplin (Cev. A. İldeniz ve A. Doğukan). İstanbul: Yapı Kredi Yayınları.
31. Tanrıöğen, A. (2014). Bilimsel araştırma yöntemleri. Ankara: Anı.
32. Tümer, D. (2010). Eğitim kurumlarında belge yönetimi uygulamaları: Türk Eğitim Derneği Okulları. Yayınlanmamış yüksek lisans tezi. Hacettepe Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı. Ankara.
33. Tümer, D. ve Külcü, Ö. (2010a). İlk ve ortaöğretim okullarında belge yönetimi programları ve Türkiye’deki durum. Bilgi Dünyası, 11(2), 408-443.
34. Tümer, D. ve Külcü, Ö. (2010b). Eğitim kurumlarında belge yönetimi koşullarının değerlendirilmesi: 22 ilk ve orta dereceli özel okulda yapılmış bir araştırma. İlk ve ortaöğretim okullarında belge yönetimi programları ve Türkiye’deki durum. Türk Kütüphaneciliği, 24(3), 404-438.
35. Yıldırım, A., Şimşek, H. (2016). Sosyal bilimlerde nitel araştırma yöntemleri. Ankara: Seçkin.