ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİNDE PERSONEL FARKINDALIĞININ UYGULAMA SÜRECİNE ETKİSİ: BAĞCILAR BELEDİYESİ İLE MARMARA ÜNİVERSİTESİNİN KARŞILAŞTIRMALI ANALİZİ

Yıl 2018, Sayı: 9, 1 - 25, 04.12.2018

Varol Saydam Bahattin Yalçınkaya

Öz

Değişen ve
gelişen teknoloji, her alanda olduğu gibi belge yönetimi alanındaki iş ve
işlemlerin gerçekleştirilmesinde önemli değişikliklere sebep olmaktadır.
Organizasyonlar teknolojik etkinin yanı sıra hizmet ve kalite standartlarında
artış, rekabet anlayışı ve yasal zorunluluklar gibi etkenlerden dolayı bu
değişikliklere uyum sağlamak durumundadır. Gerçekleştirilmek istenen e-değişim,
organizasyonun temelde bütün faaliyetlerinin elektronik ortama aktarılmasına
sebep olmakla birlikte faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde en önemli faktör
olan insan gücünün de etkilendiği farklı değişimlere neden olmaktadır.
Gerçekleştirilen e-dönüşüm projelerinde personelin yeni sisteme karşı tutum ve
davranışlarının; uygulanan sistemin devamlılığına etki ettiği, olumlu tepkilerin sürdürülebilirliğe katkı
sağladığı, olumsuz tepkilerin ise sistemin sürdürülebilirliğini zor duruma
düşürdüğü görülmüştür. Bu araştırmanın amacı, özellikle Elektronik Belge
Yöntemi Sistemine (EBYS) geçişte kurum ve kuruluşlara yol göstermek ve bu tür
bir değişimi sadece teknik boyut ile değil aynı zamanda sosyal ve psikolojik
boyutu ile düşünmeleri konusundaki öngörülerin ispatlanmasını sağlamaktır. Bu
doğrultuda, farklı yapıdaki iki kamu kurumunda EBYS uygulamasına geçiş
sürecinde personel farkındalığının değişim sürecine etkisi ve değişimin
başarıyla gerçekleştirilebilmesi adına farkındalığın nasıl arttırılabileceği
literatür, yapılan değerlendirmeler ve anket çalışmasıyla ele alınmıştır. İki
kurum çalışanlarının EBYS ile ilgili tutum, davranış ve düşünceleri 5’li likert
ölçeği kullanılarak nicel araştırma yöntemleriyle incelenmiştir. Yapılan
testlerin sonuçlarına göre gruplar normal dağılım koşulunu yerine getirmediği
için Bağımsız T Testi yerine non-parametrik Mann Whitney U Testi uygulanmıştır.
Çalışma sonucunda personel farkındalığının EBYS uygulama sürecine katkı
sağladığı görülmüştür. Personelin bilgilendirilmesi, düşüncelerinin alınması ve
projeye katılımının sağlanmasının, üst yönetim desteği ve sistem eğitimlerinin
sürekliliğinin EBYS uygulamasının başarısı için önemli hususlar olduğu ortaya
çıkarılmıştır.

Anahtar Sözcükler: Elektronik belge yönetimi, değişim yönetimi,
personel farkındalığı.

Abstract

The changing and emerging technology leads to important changes in the
execution of work and operations in the field of records management as is the
case with all other fields. Along with the technological impacts, organizations
have to adapt to these changes due to factors such as an increase in the
standards of service and quality, the sense of competition and legal
challenges. The desired e-change causes the organization to transfer all of its
operations to the electronic environment and leads to different changes in
which the human power, the most important factor in the realization of the
operations, is also influenced. In the realized e-transformation projects, it
was found that personnel's attitudes and behavior towards the new system impact
the continuity of the applied system; positive reactions contribute to
sustainability and negative reactions make the sustainability of the system
difficult. The purpose of this research is to provide guidance to institutions
and establishments in the transition to the Electronic Records Management
System (ERMS), and to provide proof of such a change not only in terms of
technical dimension but also in social and psychological dimension. In this
respect, it was revealed through examinations and literature and survey studies
in two public institutions of different structure the impact of awareness of
the personnel in the process of transition to electronic records management and
how the awareness of the personnel can be expanded so as to successfully carry
out the transition. The attitudes, behaviors and thoughts of the employees of
the two institutions were analyzed using quantitative research methods using a
5-point likert scale. Since the groups did not fulfill the normal distribution
condition according to the results of the tests performed, the mean difference
between the groups was found with the nonparametric Mann Whitney U Test instead
of the Independent T Test.

Keywords:
Electronic records management, change
management, staff awareness.

Anahtar Kelimeler

Elektronik belge yönetimi, değişim yönetimi, personel farkındalığı

Kaynakça

• Ağaoğlu, M., Yüce, H., Esgin, E. ve Yalçınkaya B. (2016). Kurum ve kuru-luşlarda EBYS uygulamaları: Marmara Üniversitesi örneği. G. Güneş, N. Özel ve T. Çakmak (Ed.), ÜNAK 2013 Konferansı: Bilgi Sistemleri, Platformlar, Mimariler ve Teknolojiler (içinde s. 237-243). Ankara: Üni-versite ve Araştırma Kütüphanecileri Derneği.
• Argın, A. (2000). Bankacılıkta değişim yönetimi. (Yayınlamamış Doktora Te-zi). İstanbul: Marmara Üniversitesi Bankacılık ve Sigortacılık Enstitü-sü.
• Bağcılar Belediyesi (2017). Sayılarla ilçemiz. Erişim adresi: http://www.bagcilar.bel.tr/icerik/498/31/sayilarla-ilcemiz.aspx Borglund, E., Anderson, K. ve Samuelson, G. (2009). How requirements of record managers change after ımplementing new electronic records management systems. The 3rd European Conference on Information Ma-nagement and Evaluation, ed. Jan Ljungberg ve Kerstin Grunden, Uni-versity of Gothenburg, Sweden on 17-18 September 2009, 59-66.
• Çıngı, H. (1994). Örnekleme Kuramı. 2. bs. Ankara: Hacettepe Üniversitesi Fen Fakültesi. Demirtaş, Ö. (2013). Stratejik insan kaynakları yönetimi. Marmara Üniversi-tesi İ.İ.B. Dergisi, 35(2), 289-261.
• Downing, L. (2009). Implementing EDMS: putting people first. The Informa-tion Management Journal, July/August, 44-50.
• Erkuş, A. (2005). Bilimsel araştırma sarmalı. Ankara: Seçkin Yayınevi.
• Gregory, K. (2005). Implementing an electronic records management sys-tem: a public sector case study. Records Management Journal, 15(2), 80-85.
• Gunnlaugsdottir, J. (2009). The human side of erms: an Icelandic study. Records Management Journal,19(1), 54-72. Henriksen, H. Z., Andersen, K. V. (2008). Electronic records management systems implementation in the Pakistani local government. Records Management Journal. 18(1), 40-52.
• Johnston, G. P., Bowen, D. V. (2005). The benefits of electronic records management systems a general review of published and some unpub-lished cases. Records Management Journal, 15(3), 131-140.
• Saydam, V. (2015). Elektronik Belge Yönetimi Uygulamalarında Personel Farkındalığının Artırılması: Değişim Yönetimi Açısından Bir İnceleme. Bilgi ve Belge Araştırmaları, (3), 23-32.
• The British Standarts Institution, (2001). ISO/TR 15489-1 “Information and Documentation, Records Management: Part 1: General. İngiltere.
• Türk Standardları Enstitüsü, (2015). TSE 13298 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetimi Standardı. Ankara.