Year 2019, Volume 2, Issue 1, Pages 1 - 8 2019-06-28

The Using of Information Assets in Electronic Record Management Systems
Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Bilgi Varlıklarının Kullanımı

Furkan Aydın [1] , Varol Saydam [2]

59 149

The changes in today's technology have necessitated the change in information and record management systems as in every field. The stages in the life cycle, including the process from the production of the records in the physical environment to the disposal of the records, have made the process of record management to be in electronic environment as the processes become harder and take a long time. The protection, sustainability, reliability and accessibility of records produced by electronic record management systems (ERMS) in digital institutions should be ensured. When creating the information infrastructure of digital institutions, experienced information and records managers and IT personnel should consider the organizational structure of the institution regarding the records produced in the institution in terms of the efficiency and use of the electronic record management system and records managers should ensure that information assets are identified, classified, and information assets are up-to-date. After this stage, group, rating, retention period, authorization, accessible authority, file size and format of information assets should be determined. In addition, the information infrastructure of the organization should be established by making the risk rating. The existence of knowledge; It is a stack of information that is defined and managed as a single unit so that it can be understood, shared, protected and used efficiently. Information assets are recognizable and manageable value, risk, content and life cycles. In this study, asset inventory and risk assessment tables have been formed within the scope of the organization's information security and management system standard. The physical, digital identification and separation of assets were determined by electronic record management system and the related ones were classified according to the standard file plan. In this study, it is the protection, sustainability, reliability and accessibility of records in the process from the production of electronic records produced in the institutions that are intended to be emphasized. In addition, it is important that the information assets efficiently manage the electronic record management of the institution in ensuring the digital continuity of the institution, and accessing the records correctly and in a short time. Within the scope of the study, information assets in electronic record management applications in the Press Advertising Agency (Basın İlan Kurumu) will be presented as examples.

Günümüz teknolojisindeki değişimler her alanda olduğu gibi bilgi ve belge yönetimi sistemlerinde de değişimi gerektirmiştir. Fiziksel ortamdaki belgelerin üretiminden imhasına kadar olan süreci kapsayan yaşam döngüsündeki aşamalar, günümüzde süreçlerin zorlaşması ve uzun zaman alması ile birlikte belge yönetiminin elektronik ortamda olmasını zorunlu hale getirmiştir. Dijital kurumlarda elektronik belge yönetimi sistemi  (EBYS) ile üretilmiş belgelerin korunması, sürdürebilirliği, güvenilirliği ve erişilebilirliğinin sağlanması gerekmektedir. Dijital kurumların bilgi altyapısını oluştururken deneyimli bilgi ve belge yöneticileri ile bilgi işlem personelleri, EBYS’nin verimliliği ve kullanımı açısından kurumda üretilen belgeler ile ilgili kurumun organizasyon yapısını dikkate almalı ve belge yöneticileri bilgi varlıklarının belirlenmesini, sınıflandırılmasını ve bilgi varlıklarının güncel kalmasını sağlamalıdırlar. Bu aşamadan sonra bilgi varlıklarının grup, derecelendirme, saklanma süresi, yetkilendirme, erişilebilir, yetki,  dosya boyutu ve formatı belirlenmelidir. Ayrıca risk derecelendirmesinin de yapılarak kurumun bilgi altyapısı oluşturulmalıdır. Bilgi varlığı; verimli bir şekilde anlaşılması, paylaşılabilmesi, korunması ve kullanılabilmesi için tek bir birim olarak tanımlanan ve yönetilen bir bilgi yığınıdır. Bilgi varlıklarının tanınabilir ve yönetilebilir değer, risk, içerik ve yaşam döngüleri vardır. Bu çalışmada kurumun bilgi güvenliği ve yönetim sistemi standardı kapsamında varlık envanteri ve risk değerlendirme tabloları oluşturulmuştur. Varlıkların fiziksel, dijital olarak tanımlanması ve ayrıştırılması, elektronik belge yönetimi sistemi ile tespit edilmesi ve ilişkili olanların standart dosya planına göre sınıflandırılması yapılmıştır. Bu araştırmada vurgulanmak istenen kurumlarda üretilen elektronik belgelerin üretiminden imhasına kadar olan süreçte belgelerin korunması, sürdürülebilirliği, güvenilirliği ve erişebilir olmasıdır. Ayrıca bilgi varlıklarının kurumun dijital sürekliliğini sağlamada, belgelere doğru şekilde ve kısa zamanda erişilmesinde kurumun elektronik belge yönetimini verimli bir şekilde yönetmesini de önem arz etmektedir. Çalışma kapsamında Basın İlan Kurumu’ndaki elektronik belge yönetimi uygulamalarındaki bilgi varlıkları örnek olarak sunulacaktır.

  • Aslanoğlu, S. ve Zor, İ. (2006). Bilgi varlıklarının değerlemesi: Entelektüel sermaye ölçüm ve değerleme modelleri; Karşılaştırmalı bir analiz. Muhasebe ve Finansman, 29, 152-165.
  • Basın İlan Kurumu. (2015). Basın İlan Kurumu Belge Yönetimi El Kitabı.
  • Basın İlan Kurumu. (2017). Basın İlan Kurumu EBYS Uygulama Yönergesi.
  • Çakmak, T. (2017). Bilgi merkezlerinde üstveri paylaşımı ve entegrasyonu. H. Odabaş ve M. A. Akkaya (Ed.). Bilişim Teknolojilerinin Bilgi Merkezlerine ve Hizmetlerine Etkileri (s. 49-65). İstanbul: Hiperyayın.
  • Information Asset Development INC. (2018). What Is An Information Asset. Erişim Adresi: http://www.informationassetdevelopment.com/what.html?page=1
  • Özdemir, L. (2017a). İngiliz milli arşivi’nin yeni stratejilerinin gözden geçirilmesi: Yenilikçi (disruptive*) arşiv modeli. Bilgi Sistemleri ve Bilişim Yönetimi: Beklentiler ve Yeni Yaklaşımlar (s. 47-55) içinde. Ankara: BİL-BEM
  • Özdemir, L. (2017b). Post-EDRMS: From digital continuity to the archives, the challenges faced in information management in the digital era. Historical and Cultural Heritage: Preservation, Access, Use The Collection of Scientific Papers. 153- 156.
  • Özdemirci, F. ve Aydın. C. (2007). Kurumsal bilgi ve bilgi yönetimi.Türk Kütüphaneciliği, 21(2), 164-185.
  • Şahinaslan, E., Kantürk, A., Şahinaslan, Ö. ve Borandağ E. (2009). Bilgi güvenliği farkındalığı, önemi ve oluşturma yöntemleri. XI. Akademik Bilişim Konferansı Bildirileri (s.597-602) içinde. Harran Üniversitesi, Şanlıurfa.
  • The National Archives. (2018a). File Profiling Tool (DROID). Erişim Adresi: http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policy-process/digital-continuity/file-profiling-tool-droid/
  • The National Archives. (2018b). Managing Digital Continuity. Erişim Adresi: http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policy-process/digital-continuity/
  • The National Archives. (2018c). Stage 3: Assess And Manage Risks To Digital Continuity. Erişim Adresi: http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policy-process/digital-continuity/step-by-step-guidance/step-3/
  • The National Archives. (2018d). Step 2: Find Out What Information You Have. Erişim Adresi: http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policy-process/disposal/find-out-what-information-you-have/
  • The National Archives. (2018e). What Is An Information Asset. Erişim Adresi: http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/information-assets-factsheet.pdf
  • The National Archives. (2018f). What Is Digital Continuity. Erişim Adresi: http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policy-process/digital-continuity/what-is-digital-continuity/
  • Yalçınkaya, B. ve Özdemir. L. (2013). Elektronik belge yönetim sistemlerinin kurum ve kuruluşlarda değişim ve dönüşümüne ilişkin bir değerlendirme. Ünak 2013 Konferansı: Bilgi Sistemleri, Platformlar, Mimariler ve Teknolojiler (s. 35-48) içinde. Marmara Üniversitesi, İstanbul.
  • Yalçınkaya, B. (2014). E-Devlet üstveri standardının oluşturulması ve Türkiye için modellenmesi. Doktora Tezi, Marmara Üniversitesi.
Primary Language tr
Subjects Information Science and Library Science
Journal Section Peer- Reviewed Articles
Authors

Orcid: 0000-0002-2868-1325
Author: Furkan Aydın (Primary Author)
Institution: Basın İlan Kurumu
Country: Turkey


Orcid: 0000-0003-3841-3751
Author: Varol Saydam
Institution: Marmara Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi
Country: Turkey


Dates

Publication Date: June 28, 2019

Bibtex @research article { by487132, journal = {Bilgi Yönetimi}, issn = {}, eissn = {2636-8544}, address = {Ankara University}, year = {2019}, volume = {2}, pages = {1 - 8}, doi = {10.33721/by.487132}, title = {Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Bilgi Varlıklarının Kullanımı}, key = {cite}, author = {Aydın, Furkan and Saydam, Varol} }
APA Aydın, F , Saydam, V . (2019). Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Bilgi Varlıklarının Kullanımı. Bilgi Yönetimi, 2 (1), 1-8. DOI: 10.33721/by.487132
MLA Aydın, F , Saydam, V . "Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Bilgi Varlıklarının Kullanımı". Bilgi Yönetimi 2 (2019): 1-8 <http://dergipark.org.tr/by/issue/45460/487132>
Chicago Aydın, F , Saydam, V . "Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Bilgi Varlıklarının Kullanımı". Bilgi Yönetimi 2 (2019): 1-8
RIS TY - JOUR T1 - Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Bilgi Varlıklarının Kullanımı AU - Furkan Aydın , Varol Saydam Y1 - 2019 PY - 2019 N1 - doi: 10.33721/by.487132 DO - 10.33721/by.487132 T2 - Bilgi Yönetimi JF - Journal JO - JOR SP - 1 EP - 8 VL - 2 IS - 1 SN - -2636-8544 M3 - doi: 10.33721/by.487132 UR - https://doi.org/10.33721/by.487132 Y2 - 2019 ER -
EndNote %0 Information Management Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Bilgi Varlıklarının Kullanımı %A Furkan Aydın , Varol Saydam %T Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Bilgi Varlıklarının Kullanımı %D 2019 %J Bilgi Yönetimi %P -2636-8544 %V 2 %N 1 %R doi: 10.33721/by.487132 %U 10.33721/by.487132
ISNAD Aydın, Furkan , Saydam, Varol . "Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Bilgi Varlıklarının Kullanımı". Bilgi Yönetimi 2 / 1 (June 2019): 1-8. https://doi.org/10.33721/by.487132
AMA Aydın F , Saydam V . Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Bilgi Varlıklarının Kullanımı. IM. 2019; 2(1): 1-8.
Vancouver Aydın F , Saydam V . Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Bilgi Varlıklarının Kullanımı. Bilgi Yönetimi. 2019; 2(1): 8-1.