DIGITAL TRANSFORMATION IN THE GENERAL DIRECTORATE OF LAND REGISTRY AND CADASTRE: E-ARCHIVE

Abstract

The General Directorate of Land Registry and Cadastre (TKGM) has determined the procedures and principles for managing electronic records and digitizing physical archives with the Archive Services Circular No. 1836 (AHG) published in 2019. The purpose of this study is to reveal how physical and electronic records transferred to e-archive according to AHG published by TKGM in 2019, and analyse the practices of e-archive implementation stages, the problems encountered in the process, the solutions for these problems, provided facilities after the completion of the project and issues that may arise in which Electronic Implementation of the Land Registry and Cadastre Project (ETKUP) under the Directorate of Land Registry, where the Bartın is selected as a pilot scheme. In line with the purpose of the study, a semi-structured interview form was applied to the personnel working in the e-archive process of the Bartın Land Registry Directorate. The answers given by the participants to this interview form were analyzed and evaluated by the content analysis method. As a result of evaluations, AHG records have been classified into five categories, physical and electronic records are archived in three stages; The process to be followed on transformating the physical archives to the e-archive should be done according to be followed when converting the archive should be done according to the standards specified in TKGM Central, provincial and overseas agencies and the licensed map cadastre clerks adopting different methods and procedures on digitalising their archives.it is concluded that different methods and procedures are used. In addition, it was concluded that e-archive initiatives in Bartın Land Registry Directorate started with the E-archive Circular No. 2014/6 before ETKUP. However, only the existing transaction records were digitized this year, and digitalization studies were started in the physical archive in 2021 with the Project. Within the scope of the study, it was found that the preparatory work was carried out before the ETKUP was carried out by the Bartın Land Registry Directorate. The results inferred from the study can be mentioned by the following:were five implementation stages, and problems were encountered in these stages; solutions were developed for the problems encountered, the benefits to be provided after the completion of the Project, and the problems that may arise. At the same time, recommendations that other directorates can take into account in their e-archive processes are stated.

Keywords

• General Directorate of Land Registry and Cadastre (TKGM)
• dijitalization
• electronic archive (e-archive)
• Electronic Land Registry and Cadastre Application Project

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜNDE DİJİTAL DÖNÜŞÜM: E-ARŞİV

Abstract

Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü (TKGM), 2019 yılında yayımladığı 1836 sayılı Arşiv Hizmetleri Genelgesi (AHG) ile hem elektronik belgelerin yönetimi hem de fiziki arşivlerin dijitalleşmesi ile ilgili usul ve esasları belirlemiştir. Bu çalışmanın amacı, TKGM’nin 2019 yılında yayımladığı AHG’ye göre fiziksel belgeleri ve elektronik ortamdaki belgelerin elektronik arşive (e-arşiv) nasıl aktaracağını ortaya çıkarmak ve Elektronik Tapu ve Kadastro Uygulama Projesi (ETKUP) kapsamında pilot il uygulamalarından biri olan Bartın Tapu Müdürlüğünün e-arşiv sürecinin uygulama aşamalarını, süreçte yaşanan sorunları, bu sorunlara yönelik çözüm önerilerini, Proje tamamlandıktan sonra sağlayacağı kolaylıkları ve ortaya çıkabilecek sorunları incelemektir. Çalışmanın amacı doğrultusunda Bartın Tapu Müdürlüğünün e-arşiv sürecinde çalışan personellere yarı yapılandırılmış görüşme formu uygulanmıştır. Katılımcıların bu görüşme formuna vermiş olduğu yanıtlar içerik analizi yöntemi ile çözümlenmiş ve değerlendirilmiştir. Değerlendirmeler sonucunda; AHG’ye göre belgelerin beş kategoride tasnif edildiği, fiziksel ve elektronik belgelerin üç aşamada arşivlendiği, fiziksel arşivlerin e-arşive dönüştürülürken izlenecek süreçlerin AHG’de belirtilen standartlara göre yapılması gerektiği ve TKGM’nin merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatı ile lisanslı harita bürolarının arşivlerini dijitalleştirmede farklı yöntem ve usullerin kullanıldığı sonucuna ulaşılmıştır. Ayrıca ETKUP öncesinde Bartın Tapu Müdürlüğünde e-arşiv çalışmalarının 2014/6 sayılı e-arşiv Genelgesi ile başladığı ancak bu yılda sadece mevcut işlem belgelerin dijitalleştirildiği, proje ile birlikte 2021 yılından itibaren ise fiziksel arşivin de dijitalleştirilme çalışmalarına başlandığı anlaşılmıştır. Çalışma kapsamında Bartın Tapu Müdürlüğünce yürütülen ETKUP öncesinde hazırlık çalışmasının yapıldığı, 5 uygulama aşamasının olduğu ve bu aşamalarda sorunlarla karşılaşıldığı, karşılaşılan sorunlara yönelik çözüm yolları geliştirildiği, proje tamamlandıktan sonra sağlayacağı faydalar ile ortaya çıkabilecek sorunların olduğuna ilişkin bulgulara ulaşılmıştır. Aynı zamanda diğer müdürlüklerin e-arşiv süreçlerinde dikkate alabileceği tavsiyeler belirtilmiştir.

Keywords

• Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü (TKGM)
• elektronik arşiv (e-arşiv)
• Elektronik Tapu ve Kadastro Uygulama Projesi(ETKUP)
• dijitalleşme
• Bartın Land Registry Directorate

References

1. Accenture Dijitalleşme Endeksi (ATDE). (2015). Türkiye Sonuçları: Türkiye’nin En Dijital Şirketleri 2015. İstanbul: Türkiye Bilişim Vakfı.
2. Akbulut, Y. (2015), Veri Çözümleme Teknikleri. Şimşek, A (ed.) Sosyal Bilimlerde Araştırma Yöntemleri (s.162-195). Eskişehir Anadolu Üniversitesi Yayınları.
3. Ankara Hacı Bayram Veli Üniversitesi Tapu Kadastro Yüksekokulu (2022). Bölüm hakkında 06.12.2022 tarihinde https://hacibayram.edu.tr/tkyo/tapu-kadastro-bolumu adresinden erişildi.
4. Arısoy, Y. E. ve Özdemirci, F. (2017). Kurum ve Kuruluşların Bakış Açısından E-Belgelerin Arşivlenmesi. DTCF Dergisi. 57(2): 1250-1270.
5. Arısoy, Y., (2018). Elektronik Arşivlere Yönelik Uluslararası Yaklaşımlar Çerçevesinde Türkiye Değerlendirmesi. Bilgi Yönetimi. 1. 63-77. 10.33721/by.415166.
6. Aydın, C. (2010). Elektronik Belgelerin Arşivlenmesi ve Erişim. Yayımlanmamış Doktora Tezi, Ankara Üniversitesi, Ankara.
7. Bogdan, R. C., & Biklen, S. K. (1998). Qualitative Research for Education: An Introduction to Theory and Methods. Needham Heights, MA: Allyn and Bacon, Inc.
8. Çarıkçı, O. (2010). Türkiye’de E-Devlet Uygulamaları Üzerine Bir Araştırma. Süleyman Demirel Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi. (12): 95-122.

9. Cisco, S. L. ve Strong, K. V. (1999). The Value Added Information Chain. Information Management Journal, 33 (1), 4-15
10. Coyle, K. (2006). Managing Technology: One World Digital. The Journal of Academic Librarianship, 32 (2), 205-207.
11. Devlet Arşivleri Başkanlığı (2020). Arşivlerde Gerçekleştirilecek Dijitalleştirme Faaliyetlerine Yönelik Usul ve Esaslar.13.07.2022.
12. Dijital Arşiv, Kod-A (2021). 18.04.2022 tarihinde https://kod-a.com/blog/dijital-arsiv-arsiv-sayisallastirma/ adresinden erişildi.
13. E-devlet, (2022). Hakkımızda. 10.05.2022 tarihinde https://www.turkiye.gov.tr/bilgilendirme?konu=siteHakkinda adresinden erişildi.
14. Kandur, H. (2005). Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli (v.1.0), Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, Ankara.
15. Kandur, H. (2016). Kamu Kurumlarında Elektronik Belge Yönetimi: Güncel Sorunlar ve Geleceğe Yönelik Beklentiler E-Beyas 2015 Sempozyumu: Kurumsal Belleklerin Geleceği: Dijitalleştirme- Elektronik Arşiv- Elektronik Belge Yönetimi, 21-22 Ekim 2015, (ss.29-34). Ankara: Ankara Üniversitesi BEYAS Koordinatörlüğü.
16. Özdemirci, F. Torunlar, M. ve Saraç, S. (2009). Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemleri (BEYAS) El Kitabı. Ankara: Boyut.
17. Penn, Ira A., Mordel A. ve Kelvin, G. P. (1989). Record Management Handbook. England: Smith: Gower.
18. Resmi Gazete (1988). Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun. Sayı: 19949, 04.10.1988.
19. Resmi Gazete (2008). Elektronik Hizmet Standartları Genelgesi, Sayı: 26938, 16.07.2008.
20. Resmi Gazete (2013). Tapu Sicil Tüzüğü. Sayı:28738, 17.08.2013.
21. Resmi Gazete (2018). Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi. Sayı: 30480, 16.07.2018.
22. Resmi Gazete (2019). Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. Sayı: 30922, 18.10.2019.
23. Rukancı, F., (2000). “Avrupa’da Arşivcilik Çalışmaları”, Türk Kütüphaneciliği, 14, 4, s.412-420.
24. Salı B., J. (2018), Verilen Toplanması, Şimşek, A. (Ed.), Sosyal Bilimlerde Araştırma Yöntemleri (134-162), Anadolu Üniversitesi.
25. Şen, M. (2018) Arşiv Dijitalleştirme Süreçleri Ve Yönetimi - PTT Bank Üzerine Bir İnceleme. Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Beykent Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü: İstanbul.
26. Şimşek, A. (2018), Evren ve Örneklem, Şimşek, A. (Ed.), Sosyal Bilimlerde Araştırma Yöntemleri (134-162), Anadolu Üniversitesi.
27. Smith, R.J., Kallaus N.F. (1997). Records Management Cincinnati, OH: South Western Education Publishing.
28. Smith, J. A. (Ed.). (2003). Qualitative Psychology: A Practical Guide to Research Methods. Sage Publications, Inc.
29. T.C. Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı. (2022). Devlet Arşivleri Başkanlığı Tarihçesi, 15.04.2022 tarihinde https://www.devletarsivleri.gov.tr/Sayfalar/Sayfa.aspx?icerik=9&h=ADA45D7B737CBC58F13C672C0AECCA8E9F0DDB54A7AB8426349949A5FDEB9E15 adresinden erişildi.
30. T.C. Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi. (2022). E-Yazışma Projesi, 15.04.2022 tarihinde https://cbddo.gov.tr/projeler/e-yazisma/ adresinden erişildi.
31. T.C. Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı, Bilgi ve İletişim Daire Başkanlığı. (2022). Bilgi Toplumu Dairesi Hakkında. 10.10.2022 tarihinde http://www.bilgitoplumu.gov.tr/bilgi-toplumu/bilgi-toplumu-dairesi-hakkinda/ adresinden erişildi.
32. TKGM (2020). TKGM Taşra Teşkilati Yetki, Görev ve Sorumluluklari Hakkında Genelge. Sayı: 1903, 23.03.2020.
33. TKGM. (2014a). Parsel Sorgulama Uygulaması, 31.01.2022 tarihinde https://www.tkgm.gov.tr/parsel-sorgulama-uygulamasi adresinden erişildi.
34. TKGM. (2014b). E-arşiv Genelgesi. Sayı: 1758, 26.05.2014.
35. TKGM. (2015). Haciz İşlemleri, Şerh ve Beyan Belirtmelerinin Tescili ile Veri Güvenliği Genelgesi. Sayı: 1766, 23.06.2015.
36. TKGM. (2019a). TKGM Merkez Teşkilati Kuruluşu ile Görev Yetki ve Sorumluluklari Hakkında Genelge. Sayı: 1809, 23.10.2019.
37. TKGM. (2019b). Arşiv Hizmetleri Genelgesi. Sayı: 1806, 08.10.2019
38. TKGM. (2022a). Mekânsal Gayrimenkul Sistemi (MEGSİS). 29.01.2022 tarihinde https://www.tkgm.gov.tr/projeler/Mekânsal-gayrimenkul-sistemi-megsis adresinden erişildi.
39. TKGM. (2022b). Web-Tapu Nedir? 26.01.2022 tarihinde https://webtapu.tkgm.gov.tr/sayfa/web-tapu-nedir adresinden erişildi.
40. TKGM. (2022c). TAKBİS. 29.03.2022 tarihinde https://www.tkgm.gov.tr/projeler/tapu-ve-kadastro-bilgi-sistemi-takbis adresinden erişildi.
41. TKGM. (2022d). E-tahsilat. 29.01.2022 tarihinde https://tkgm.gov.tr/e-tahsilat adresinden erişildi.
42. TKGM. (2022e). E-İpotek İşlemleri. 29.01.2022 tarihinde https://tkgm.gov.tr/sites/default/files/2020-11/e-ipotek_islemleri_2019.pdf adresinden erişildi.
43. TKGM. (2022f). E-Terkin İşlemleri. 29.01.2022 tarihinde https://www.tkgm.gov.tr/sites/default/files/2021-01/e-terkin_islemleri_2020_0.pdf adresinden erişildi.
44. TKGM. (2022g). EKDS. 29.01.2022 https://www.tkgm.gov.tr/elektronik-kimlik-dogrulama-sistemi-tanitildi adresinden erişildi.
45. TKGM. (2022h). Tapu Randevu Sistemi. 31.01.2022 tarihinde https://randevu.tkgm.gov.tr/tr/Appointment/eAppointmentStart adresinden erişildi.
46. TKGM. (2022ı). Tapu Arşiv Bilgi Sistemi (TARBİS). 15.04.2022 tarihinde https://www.tkgm.gov.tr/projeler/tapu-arsiv-bilgi-sistemi-tarbis adresinden erişildi.
47. TKGM. (2022i). Tuzla Tapu Müdürlüğü'nde Yapılan E-Arşiv Çalışmaları (Ays Yazılımı). 15.04.2022 tarihinde https://www.tkgm.gov.tr/arsiv-db/tuzla-tapu-mudurlugu%27nde-yapilan-e-arsiv-calismalari-ays-yazilimi adresinden erişildi.
48. TKGM. (2022j). Merkez Birimleri İçin E-Arşiv Yazılımı. 15.04.2022 tarihinde https://www.tkgm.gov.tr/arsiv-db/merkez-birimleri-icin-e-arsiv-yazilimi adresinden erişildi.
49. Törenli, N. (2004). Enformasyon Toplumu ve Küreselleşme Sürecinde Türkiye. Ankara: Bilim ve Sanat Yayınları
50. Türen, Z. ve Durduran, S.S. (2008). Konya Bölgesindeki TAKBİS Projesi Çalışmaları ve “Kadastro 2014“ Vizyonuna Uyumu, II.Türkiye Kadastro Kongresi, 21-24 Mayıs 2008, Ankara.
51. Türkiye Mülki İdare Bölümleri Envanteri. (2022). 20.07.2022 tarihinde https://www.e-icisleri.gov.tr/Anasayfa/MulkiIdariBolumleri.aspx adresinden erişildi.
52. Ünal, H. (2019). Dijitalleştirme ve Kurumsal Elektronik Arşiv Yönetimi Sistemlerinin Yapılandırılması. Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi. Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü. Ankara.
53. Vandika, A. ve Kurniawan, A. (2014). E-Archive: Digitalstorage Media, 3rd International Conference on Engineering & Technology Development 2014 Faculty of Engineering and Faculty of Computer Science, Indonesia.
54. Yeşil, M. (2016). Tapu İşlemleri Uygulama ve Mevzuat, Çizge Tanıtım ve Matbaacılık. İstanbul.
55. Yıldırım, A. ve Şimşek, H. (2006). Sosyal Bilimlerde Nitel Araştırma Yöntemleri (6. basım). Ankara: Seçkin.