ARCHIVES IN THE DIGITAL AGE: IS THE TURKISH GENERATION Z EQUIPPED FOR THE CHALLENGE?

Abstract

Generation Z those born after 1995 account for the vast majority of students currently studying at Turkish universities, including Information and Records Management departments. This generation has always been familiar with the internet, social media and mobile technology, and is probably the most technologically savvy generation to date. The last decade has witnessed an increase in the number of Information and Records Management departments opening up at Turkish universities, and generally speaking, curricula aims to equip students with the skills necessary to enter the archival or information management profession in the digital age. This article examines whether the education students receive in terms of electronic information management and recordkeeping equips them to work with born-digital records in an archival context. The following character archetypes will be used throughout the talk to analyse the issues faced by students upon entering the archival profession in the digital age: students are protagonists, who are responsible for shaping their own professional destinies but face obstacles along the way; they can also act as advocates for change but this is dependent on their own personal development. Mentors are universities and academics, who support the intellectual development of students, the Sage represents knowledgeable government agencies who offer advice and guidance on archival practice (primarily archives), and the Trickster represents the fluidity and flux of the field of information management and recordkeeping- sometimes luring the student (protagonist) into a false sense of security in the digital age. This false sense of security stems from the fact that electronic records and archival management poses risks and challenges that didn’t exist in the paper world, such as the long-term preservation of born-digital records. Upon graduation students in Turkey will enter a profession that requires the innovative re-thinking of current practices.

Keywords

• Generation Z

DİJİTAL ÇAĞDA ARŞİVLER: TÜRKİYE’NİN Z KUŞAĞI BU DEĞİŞİME HAZIR MI?

Abstract

1995'ten sonra doğan Z kuşağı, Bilgi ve Belge Yönetimi bölümleri de dahil olmak üzere Türkiye’deki üniversitelerde okuyan öğrencilerin büyük çoğunluğunu oluşturmaktadır. Bu kuşak İnternet, sosyal medya ve mobil teknolojiye aşinadır ve muhtemelen bugüne kadar teknolojik anlamda en bilgili nesildir. Son on yılda, Türkiye’deki üniversitelerde açılan Bilgi ve Belge Yönetimi bölümlerinin sayısında bir artış görülmektedir ve müfredatlar öğrencileri dijital çağda arşiv veya bilgi yönetimi mesleklerindeki gerekli becerilerle donatmayı amaçlamaktadır.Bu çalışma, elektronik bilgi ve belge yönetimi eğitiminin mezun öğrencilerin ileride doğuştan dijital belgelerle çalışmak için yeterli olup olmadığını açıklayacaktır. Konuşma boyunca, farklı rol modelleri ele alınacaktır; öğrenciler, kendi profesyonel kaderlerini şekillendirmekten sorumlu olan ancak yol boyunca engellerle karşılaşan Ana Karakterlerdir; değişimin savunucusu olarak da hareket edebilirler, ancak bu kendi kişisel gelişimlerine bağlıdır. Mentorlar, öğrencilerin entelektüel gelişimini destekleyen üniversiteler ve akademisyenlerdir. Bilge, arşiv uygulamaları hakkında yol gösteren kamu kurumları temsil eder (başta olmak üzere arşivler). Hilekar ise bilgi ve belge yönetimi alanının akışkanlığını ve değişkenliğini temsil eder – kimi zaman hilekar, öğrenciye (ana karakteri), dijital çağda, sahte bir öz güven duygusu hissettirir. Bu sahte öz güven duygusu, elektronik belge ve arşiv yönetimlerinin, dijital belgelerin uzun süreli korunması gibi, fiziksel belgelerin dünyasında var olmayan risklerinden ve zorluklarından kaynaklanmaktadır. Mezunlar halihazırda kullanılan uygulamalarının girişimci bir şekilde gözden geçirilmesi gerektiren bir mesleğe adımlarını atacaklardır.

Keywords

• z kuşağı

References

1. Başat, G. Başak (2014) “Neden Yabancı Dil Öğrenenmiyoruz,” Al Jazeera Türk dergi, available at: http://www.aljazeera.com.tr/al-jazeera-ozel/neden-yabanci-dil-ogrenemiyoruz (accessed on 18th May 2020).
2. Comas, Ruban et.al. (2006). The "Copy and Paste" Generation Plagiarism Amongst Students, a Review of Existing Literature, International Journal of Learning 12(161):168.
3. Devlet Yükseköğretim Kurumlarında Öğretim Elemanı Norm Kadrolarının Belirlenmesine ve Kullanılmasına, (2018) Resmi Gazete (Sayı: 30583).
4. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, (2019), available at: https://www.devletarsivleri.gov.tr/varliklar/dosyalar/mevzuat/arsivhizmetleri.pdf (accessed on 18th May 2020).
5. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. (1988). Resmi Gazete (Sayı: 19816), available at: adresi:http://www.mevzuat.gov.tr/Metin.Aspx?MevzuatKod=7.5.9189&MevzuatIliski=0&sourceXmlSearch=ar%C5%9Fiv (accessed on 13th May 2020).
6. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. (2019). Resmi Gazete (Sayı:30922), available at: http://www.devletarsivleri.gov.tr/varliklar/dosyalar/mevzuat/arsivhizmetleri.pdf (accessed on 12th May 2020).
7. Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi. (2018). Resmi Gazete (Sayı: 30480). https://www.devletarsivleri.gov.tr/varliklar/dosyalar/mevzuat/19.5.11.pdf (accessed on 12th May 2020).
8. Digital Preservation Policy. National Archives of Australia. https://www.naa.gov.au/about-us/our-organisation/accountability-and-reporting/archival-policy-and-planning/digital-preservation-policy

9. Er-Koçoğlu (2018) Türkiye'de Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Mezunlarının Özel Sektörde İstihdamına Yönelik Çevrim İçi Yayımlanan İş İlanlarının İçerik Analizi DTCF Dergisi 58.1, 1138-1160 http://dtcfdergisi.ankara.edu.tr/index.php/dtcf/article/view/5323
10. Ernest J. Zarra (2017), Helping Parents Understand the Minds and Hearts of Generation Z, Rowman & Litterfield.
11. Fawcett, Susan (2013), Evergreen: A Guide to Writing with Readings, Cengage Learning (11th Edition).
12. Gollins, T (2009), “Parsimonious Preservation: preventing pointless processes! (The small simple steps that take digital preservation a long way forward),” Online Information Proceedings UK National Archives.
13. Green, A. (2018), “Trustworthy technology: the future of digital archives”, The National Archives, available at: https://blog.nationalarchives.gov.uk/blog/trustworthy-technology-future-digitalarchives/ (accessed 29th May 2020). Harvey, R. and Weatherburn, J. Preserving Digital Materials, 3rd ed.(2018), by. Lanham, MD: Rowman & Littlefield. xxv, 249 pp.
14. Hodge, M. Gail, (200), “Best Practices for Digital Archiving”, D-Lib Magazine, Volume 6 Number 1, available at http://www.dlib.org/dlib/january00/01hodge.html (accessed on 17th May 2020).
15. Kandur, H. (2016), “The role of institutional competencies for the long term preservation of electronic records: The Experience of the Turkish Public Sector,” Qualitative and Quantitative Methods in Libraries (QQML) 5: 527-533, 2016.
16. Kok, A. (2007), “Computerising Turkey's Schools,” in Aspects of Education in the Middle East and Africa edited by Colin Brock, Lila Zia Levers, Symposium Books 216-234.
17. Looper, L. (2011). “How Generation Z Works. How Stuff Works,” available at:https://people.howstuffworks.com/culture-traditions/generation-gaps/generation-z.htm (accessed on 18th May 2020).
18. McLeod, J. (2015), “Access to information: challenges and opportunities for the records profession”, 7th Conference on Scientific Archives, Rio de Janeiro, 24-26 June, available at: http://nrl.northumbria.ac.uk/25700/ (accessed on 13th May 2020). National Archives of Australia (2018) Digital Preservation Policy, available at: https://www.naa.gov.au/about-us/our-organisation/accountability-and-reporting/archival-policy-and-planning/digital-preservation-policy#:~:text=The%20following%20principles%20underpin%20the,use%20them%20in%20the%20future, (accessed on 2nd May 2020).
19. New World Encyclopedia (n.d.), “Archetype,” available at https://www.newworldencyclopedia.org/entry/Archetype, (accessed on 15th May 2020).
20. ÖSYM, Yükseköğretim Programları ve Kontenjanları Kilavuzu, available at: https://www.osym.gov.tr/TR,16858/2019-yuksekogretim-programlari-ve-kontenjanlari-kilavuzu.html https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2018/11/20181102-14.htm (accessed on 15th May 2020).
21. Özdemirci, Fahrettin (1999), “Arsivlerimizin Kurumsal Yapılanma Gereksinimleri= Structural Reorganization of Turkish Archives”, Bilginin serüveni: Dünü, bugünü, yarını: Türk KütüphanecilerDerneği’nin Kurulusunun 50. Yılı Uluslararası Sempozyum Bildirileri 17-21 Kasım 1999, Ankara= Adventure of Information: It’s Past, Present & Future: 50th Anniversary of the Establishment of Turkish Librarians’ Association Proceedings of the International Symposium, 17-21 November 1999, Ankara / Yayını hazl. Özlem Bayram... (ve baskaları). Ankara: TKD, 1999. Đçinde, 366-383.
22. Özdemir, L. (2019), "The inevitability of digital transfer: How prepared are UK public bodies for the transfer of born-digital records to the archives?" Records Management Journal, Vol. 29 No. 1/2, pp. 224-239. https://doi.org/10.1108/RMJ-09-2018-0040 Ranade, S. (2018) “Access technologies for the disruptive digital archive” in Future Archives, Facet Publishing DOI: https://doi.org/10.29085/9781783302192.007 pp 79-98.
23. Sproull, R. and Eisenberg, J., (2003), Building an Electronic Records Archive at NARA, Washington D.C. The National Archives, Digital Transfer Steps, available at: https://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/digital-records-transfer/digital-transfer-steps/ (accessed on 2nd May 2020). The National Archives (2017), “Digital strategy”, available at: www.nationalarchives.gov.uk/documents/the-national-archives-digital-strategy-2017-19.pdf (accessed 4th May 2020). Taban Puanları ve Başarı Sıralamaları, (2019), available at: https://www.basarisiralamalari.com/bilgi-ve-belge-yonetimi-2019-taban-puanlari-ve-basari-siralamalari/ (accessed on 18th May 2020).
24. The National Archives (2017), “Understanding Digital Continuity,” https://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/understanding-digital-continuity.pdf (accessed on 3rd May 2020).
25. Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı, Dışişleri Bakanlığı Arşivleri, available at: http://diad.mfa.gov.tr/default.tr.mfa (accessed on 25th May 2020).
26. Türkiye Cumhuriyeti İçişleri Bakanlığı, Dijital Arşiv Projesi (DAP), available at: https://www.icisleri.gov.tr/diital-arsiv-projesi-dap (accessed on 15th May 2020).
27. Türkiye Cumhuriyeti Çevre ve Şehircilik BaKanlığı, Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü, available at: https://www.tkgm.gov.tr/tr/icerik/kadastro-haritalarinin-sayisallastirilmasi (accessed on 26th May 2020). Türkiye Cumhuriyeti Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı, Katalog, available at: https://katalog.devletarsivleri.gov.tr/ (accessed on 17th May 2020).
28. Twenge, J. M. (2017). iGen: Why today’s super-connected kids are growing up less rebellious,more tolerant, less happy and completely unprepared for adulthood and what that means for the rest of us. New York, NY, US: Atria Books.
29. Ulusal Meslek Standardı (2019), Mesleki Yeterlilik Kurumu, “Arşivci” (Seviye 6) 19UMS0743-6/04.12.2019/00 Williams, C. (2019). Crossing The Threshold: Into A Digital Future. Arşiv Dünyası, 6 (2) , 76-86 . Retrieved from https://dergipark.org.tr/en/pub/ad/issue/51364/642542
30. Yalçınkaya, B. and Saydam, V. (2018), “Staj Süreçlerinin Öğrencilerin Mesleki Beklentilerine Etkisi: Marmara Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Üzerine Bir İnceleme,” Arşiv Dünyası, pp.20-40.
31. Yeo, G. (2007). Concepts of Record (1): Evidence, Information, and Persistent Representations. American Archivist (Fall/Winter 2007), 315-343.
32. Yeo, G. (2018)” Can We Keep Everything? The Future of Appraisal in a World of Digital Profusion”, in Archival Futures, ed. C. Brown (London: Facet Publishing,), pp.45-63.
33. Yılmaz, B. (2018), “Türkiye’de Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümleri Ders Programlarının Arşivcilik ve Belge Yönetimi Eğitimi Açısından Değerlendirilmesi.” Bilgi Yönetimi Dergisi 1 (1),pp.44-62.