RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK: YENİ UYGULAMALARIN VE HÜKÜMLERİN BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ AÇISINDAN DEĞERLENDİRİLMESİ

Abstract

Yaşanan teknolojik dönüşümle birlikte elektronik belge yönetim sistemleri (EBYS) uygulamaları da her geçen gün gelişmektedir. Bu kapsamda ihtiyaç duyulan gereksinimler doğrultusunda elektronik belge yönetim sistemleri uygulamaları, yetkili kurumlar tarafından güncellenmektedir. Böylece bilgi ve belgeye kolaylıkla ulaşabilen, şeffaf, verimli ve etkin bir kurumsal yapının oluşturulması hedeflenmektedir. Bu çalışmada, 2020 yılında güncellenen Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in uygulama ve hükümlerini bilgi ve belge yönetimi açısından değerlendirmek amacıyla resmî yazışmaların Türkiye’deki gelişimi ele alınarak yeni Yönetmelik’te yer alan uygulama ve hükümler bilgi ve belge yönetimi disiplini ve mülga yönetmelikler açısından incelenmiş, günümüz şartlarına uyumlu hale getirilen teknik ve idari unsurlar tartışılmıştır. Söz konusu Yönetmelik bir bütün olarak incelendiğinde vurgulanan hususun, belge yönetiminin önemli bir parçası olan ve kurumlarda yapılan işlemlere kanıt oluşturan resmî yazışma süreçlerinin elektronik ortamda yürütülmesiyle kamu hizmetlerinde düzenlilik ilkesinin sağlanması ve idari işleyişte verimliliğin artırılması olduğu görülmektedir.

Keywords

• resmî yazışma
• bilgi ve belge yönetimi
• belge yönetimi

REGULATION ON THE PROCEDURES AND PRINCIPLES TO BE APPLIED IN OFFICIAL CORRESPONDENCES: EVALUATION OF NEW PRACTICES AND PROVISIONS IN TERMS OF INFORMATION AND RECORDS MANAGEMENT

Abstract

With the technological transformations experienced, electronic records management systems (ERMS) are under constant change and development. In this context, the requirements of the ERMS are updated by authorized institutions. Therefore, this regulation aims to create transparent, efficient and effective solutions to access information and records in corporations. In this study, it is aimed to evaluate the implementation and provisions of the Regulation on the Procedures and Principles to be Applied in Official Correspondence, which was updated in 2020, in terms of information and records management. By considering the development of official correspondence in Turkey, the practices and provisions in the new Regulation were examined in terms of information and records management discipline and abolished regulations, and the technical and administrative elements that were made compatible with today's conditions were discussed. When the aforementioned Regulation is examined as a whole, it is seen that the emphasis is on ensuring the regularity principle in public services and increasing efficiency in administrative functioning by conducting the official correspondence processes, which are an important part of records management and provide evidence for the transactions carried out in institutions, in electronic environment.

Keywords

• Official Correspondence
• Information and Records Management
• Records Management

References

1. 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu. (2004). Resmi Gazete, Sayı:25355, 23 Ocak 2004.
2. Anadolu Ajansı. (2020). Evden çalışma e-imzaya talebi artırdı. 23.10.2020 tarihinde https://www.aa.com.tr/tr/turkiye/evden-calisma-e-imzaya-talebi-artirdi/2014896 adresinden erişildi.
3. Bayraktar, A. E., İnce, S., Ünlü, A. ve Taşçı Ak, K. (2020). TBMM’nin 100. Yılında E-Parlamento Dönüşüm Arayışları: Elektronik Belge Yönetim Sistemi Çerçevesinde Bir Araştırma. Yasama Dergisi, 41, 135-214.
4. Civelek, D. Y., Turan, H., (2010). Kurumlar Arası e-Yazışma Çalışma Raporu. 19.03.2021 tarihinde https://cbddo.gov.tr/SharedFolderServer/CMSFiles/e-Yazisma_Projesi_Calisma_Raporu.pdf adresinden erişildi.
5. Çiçek, N. (2015). Elektronik Belge Yönetimi Uygulamalarında Dosya Bütünlüğü Problemi. Kurumsal Belleklerin Geleceği Dijitalleştirme-Elektronik Arşiv-Elektronik Belge Yönetimi, 163-172. 01.10.2020 tarihinde https://dspace.ankara.edu.tr/xmlui/bitstream/handle/20.500.12575/71347/eBEYAS2015_Bildiriler.pdf?sequence=1&isAllowed=y#page=72 adresinden erişildi.
6. e-Yazışma Projesi ile İlgili 2017/21 Sayılı Başbakanlık Genelgesi. (2017). Resmi Gazete, Sayı: 30210, 14 Ekim 2017.
7. Kandur, H. (2016). Kamu Kurumlarında Elektronik Belge Yönetimi: Güncel Sorunlar ve Geleceğe Yönelik Beklentiler. Kurumsal Belleklerin Geleceği Dijitalleştirme-Elektronik Arşiv- Elektronik Belge Yönetimi E-BEYAS 2015 Sempozyumu Bildirileri içinde, 29-34. Ankara: Ankara Üniversitesi Basımevi. 10.03.2021 tarihinde https://dspace.ankara.edu.tr/xmlui/bitstream/handle/20.500.12575/71347/e-BEYAS2015_Bildiriler.pdf?sequence=1&isAllowed=y#page=36 adresinden erişildi.
8. Küçük, M. (2017). Yazılı İletişimin Önemi, İş Mektuplarının Elektronik Ortamda Düzenleme Usul ve Esasları. ICPESS (Uluslararası Politik, Ekonomik ve Sosyal Araştırmalar Kongresi) Bildirileri içinde, 127-144. 10.03.2021 tarihinde http://www.registericpess.org/index.php/ICPESS/article/view/2318/562 adresinden erişildi.

9. Leikums, T. (2012). Managing Human Factors in Implementing Electronic Document System in The Public Sector, Romanian Review of Social Sciences, 2, 21-30.
10. Odabaş, H. (2001). Kurumsal İletişim Açısından Yazışmalar ve Ülkemizde Yazışmaların Durumu, 21. Yüzyıla Girerken Enformasyon Olgusu Sempozyumu Bildirileri içinde,158-172. Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği.
11. Odabaş, H., Rukancı, F. (2004). Belge yönetiminin bir unsuru olarak yazışma yönetimi. Türk Kütüphaneciliği, 18(4), 385-406.
12. Özdemirci, F. (1996). Kurum ve kuruluşlarda belge üretiminin denetlenmesi ve belge yönetimi. İstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi. 10.03.2021 tarihinde https://dspace.ankara.edu.tr/xmlui/bitstream/handle/20.500.12575/71348/Kurum-ve Kuruluslarda-Belge-U%CC%88retiminin-Denetlenmesi-ve-Belge-Yo%CC%88netimi.pdf?sequence=1&isAllowed=y adresinden erişildi.
13. Özdemirci, F., Odabaş, H. (2005). Yazışma yönetimi ve dosyalama işlemleri. Ankara: Alter Yayıncılık.
14. Özdemirci, F., Torunlar, M. ve Saraç, S. (2009). Üniversiteler için belge yönetimi ve arşiv sistemi işlemleri (BEYAS) el kitabı. Ankara: Boyut Tanıtım Matbaacılık.
15. Resmi yazışma kurallarını belirleyen esaslar. (1994). Ankara: Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı.
16. Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Kılavuzu. 07.01.2021 tarihinde https://www.tccb.gov.tr/assets/dosya/Resmîyazisma/dosyalar/yonetmelik.pdf adresinden erişildi.
17. Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik. (2004). Resmi Gazete, Sayı: 25658, 2 Aralık 2004.
18. Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik. (2015). Resmi Gazete, Sayı: 29255, 2 Şubat 2015.
19. Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik. (2020). Resmi Gazete, Sayı: 31151, 10 Haziran 2020.
20. Resmi Yazışma Web Sitesi. (2020). 07.01.2021 tarihinde resmiyazisma.gov.tr adresinden erişildi.