AN INVESTIGATION OF THE EFFECT OF THE ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM ON BUSINESS PROCESSESIN HIGHER EDUCATION INSTITUTIONS: TOROS UNIVERSITY CASE

Abstract

Günümüzde birçok kurum paraf, onay, imza gibi el yordamıyla gerçekleştirilen işleri elektronik ortamda yürütebilir duruma gelmiştir. Kurumların, belge yönetim süreçlerini elektronik ortamda yürütmesi, iş süreçlerini kolaylıkla gerçekleştirmelerini sağlamaktadır. Bilgi teknolojilerinin iş süreçleri üzerinde bu denli yaygın kullanımı, personelin iş yükünü hafifletirken aynı zamanda kurum açısından verimliliği de arttırmaktadır. Bu çalışmada, iş süreçlerinde EBYS kullanımının faydalarının incelenmesi, Toros Üniversitesi akademik ve idari personelinin bu sisteme karşı bakış açısının ölçülmesi ve farkındalıklarının ortaya konması amaçlanmıştır. Bu amaç doğrultusunda tasarlanan anket, surveey online surveysystem üzerinden Toros Üniversitesi akademik ve idari personeline e-posta yoluyla gönderilmiştir. Analizler, SPSS 22 paket programı kullanılarak 101 personelden alınan geri dönüşle gerçekleştirilmiştir. İstatistiksel analizlerde parametrik olmayan yöntemlerden Kruskal Wallis Testi kullanılmıştır. Analizler sonucunda Elektronik Belge Yönetim Sisteminin, personelin iş süreçlerinde olumlu etkisinin olduğunu söylemek mümkündür.

Keywords

• Electronic document
• Electronic document management system
• Higher Education Institutions

YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARINDA ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİNİN İŞ SÜREÇLERİNE OLAN ETKİSİNİN İNCELENMESİ: TOROS ÜNİVERSİTESİ ÖRNEĞİ*

Abstract

Günümüzde birçok kurum paraf, onay, imza gibi el yordamıyla gerçekleştirilen işleri elektronik ortamda yürütebilir duruma gelmiştir. Kurumların, belge yönetim süreçlerini elektronik ortamda yürütmesi, iş süreçlerini kolaylıkla gerçekleştirmelerini sağlamaktadır. Bilgi teknolojilerinin iş süreçleri üzerinde bu denli yaygın kullanımı, personelin iş yükünü hafifletirken aynı zamanda kurum açısından verimliliği de arttırmaktadır. Bu çalışmada, iş süreçlerinde EBYS kullanımının faydalarının incelenmesi, Toros Üniversitesi akademik ve idari personelinin bu sisteme karşı bakış açısının ölçülmesi ve farkındalıklarının ortaya konması amaçlanmıştır. Bu amaç doğrultusunda tasarlanan anket, surveey online surveysystem üzerinden Toros Üniversitesi akademik ve idari personeline e-posta yoluyla gönderilmiştir. Analizler, SPSS 22 paket programı kullanılarak 101 personelden alınan geri dönüşle gerçekleştirilmiştir. İstatistiksel analizlerde parametrik olmayan yöntemlerden Kruskal Wallis Testi kullanılmıştır. Analizler sonucunda Elektronik Belge Yönetim Sisteminin, personelin iş süreçlerinde olumlu etkisinin olduğunu söylemek mümkündür.

Keywords

• Elektronik belge
• Elektronik belge yönetim sistemi
• Yükseköğretim Kurumları

References

1. Anbarlı Bozatay, Ş. ve Kavaslar, B. (2019a). Çanakkale On Sekiz Mart Üniversitesi Akademik Personelinin Elektronik Belge Yönetim Sistemi’nden (Ebys) Beklenen Hizmet Kalitesi, Algılanan Hizmet Kalitesi ve Memnuniyet Değerlerinin Demografik Özelliklerine Göre Değerlendirilmesi. Uluslararası Sosyal Araştırmalar Dergisi, 12(63), 957- 967.
2. Anbarlı Bozatay, Ş. ve Kavaslar, B. (2019b). E-Devlet Uygulaması Olarak Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Çanakkale On Sekiz Mart Üniversitesi İdari Personeline İlişkin Bir Araştırma. Uluslararası Sosyal Araştırmalar Dergisi, 12(64), 663- 676.
3. Aydın, C. ve Özdemirci, F. (2011). Elektronik Belgelerin Arşivlenmesinde Gerçekliğin ve Bütünlüğün Korunması. Bilgi Dünyası, 12(1), 105-127.
4. Aydın, F. ve Saydam, V. (2019). Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Bilgi Varlıklarının Kullanımı. Bilgi Yönetimi, 2(1), 1-8. DOI: 10.33721/By.487132.
5. Baransel, A.E. ve Tabak, İ. (2006). E-Dönüşüme Giden Yolda Belge Yönetim ve İş Akış Sistemleri. Türk Kütüphaneciliği, 20(1), 89-100.
6. Beder, F. (2005). Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası Örneği. (Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası Uzmanlık Tezi), Ankara.
7. Cibaroğlu, M. ve Turan, A. H. (2018). Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Genişletilmiş Teknoloji Kabul Modeli Temelinde Kullanımı: Ampirik Bir Değerlendirme. Adnan Menderes Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 5(2), 204-217. DOI: 10.30803/adusobed.447598.
8. Cibaroğlu, M. ve Yalçınkaya, B. (2019). Belge ve Arşiv Yönetimi Süreçlerinde Büyük Veri Analitiği ve Yapay Zeka Uygulamaları. Bilgi Yönetimi, 2(1), 44-58. DOI: 10.33721/By.570634.

9. Çil, B. (2008). İstatistik. Ankara: Detay Yayıncılık.
10. Demirtel, H. ve Gökkurt Bayram, Ö. (2014). Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Verimliliğe Katkısı: Kalkınma Bakanlığı Örneği. Bilgi Dünyası, 15(1), 91-101.
11. Ergün Bülbül, S. (2001). Kruskal-Wallis Testi ve Friedman Testinin Alternatif Parametrik Tekniklerle Karşılaştırılması Ve Bazı Parametrik ve Parametrik Olmayan Çoklu Karşılaştırma Yöntemleri İle İncelenmesi. Öneri Dergisi, 4(15), 89-96. DOI: 10.14783/maruoneri.735494.
12. Ermiş, K. (2006). Sayısal İmza ve Elektronik Belge Yönetimi. Bilgi Dünyası, 7(1), 121-146.
13. Eroğlu, Ş. ve Külcü, Ö. (2014). TS 13298 Çerçevesinde Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Elektronik Belge Yönetimi Standartlarının Değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı Örneği. Bilgi Dünyası, 15(2),327-352.
14. Esen, M. ve Büyük, K. (2014). Teknoloji Kabul Modeli Bağlamında Elektronik Belge Yönetim Sisteminin İncelenmesi: Yükseköğretim Kurulu Örneği. Dumlupınar Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi, 42, 313-326.
15. Gregory, K. (2005). Implementing an Electronic Records Management System: A PublicSector Case Study. Records Management Journal, 15(2), 80-85.
16. Gürsoy, G. ve Keleş, A. E. (2015). Belge Yönetimi ve Kurumsal Bir İşletmede Uygulama Örneği. Çukurova Üniversitesi Mühendislik Mimarlık Fakültesi Dergisi, 30(1), 65-72.
17. İslamoğlu, A. H. ve Alnıaçık, Ü. (2013). Sosyal Bilimlerde Araştırma Yöntemleri. İstanbul: Beta Yayıncılık.
18. Külcü, Ö. ve Çakmak, T. (2009). Elektronik Belge Yönetimi Üzerine Interpares Projesi ve Türkiye Takımı Faaliyetleri. Bilgi Dünyası, 10(2), 287-302.
19. Külcü, Ö. ve Uzun Külcü, H. (2009). Belge Yönetiminde Program Geliştirme: Belge Yönetimi Kapasite Değerlendirme Sistemi. Bilgi Dünyası, 10(2), 261-285.
20. Odabaş, H. (2008). Elektronik Belge Düzenleme Yaklaşımları ve Türkiye’de E-Devlet Uygulamalarında Elektronik Belge Yönetimi. Atatürk Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 1(2), 121-142.
21. Odabaş, H. ve Rukancı, F. (2004). Belge Yönetiminin Bir Unsuru Olarak Yazışma Yöntemi. Türk Kütüphaneciliği, 18(4),385-406.
22. Önaçan, M.B.K., Medeni, T.D. ve Özkanlı, Ö. (2012). Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nin Faydaları ve Kurum Bünyesinde EBYS Yapılandırmaya Yönelik Bir Yol Haritası. Sayıştay Dergisi̇, 23(85), 1-26.
23. Özdemirci, F. (2003). İlk Uluslararası Belge Yönetim Standardı: Ülkemiz Açısından Bir Değerlendirme. Türk Kütüphaneciliği, 1(3), 225-246.
24. Özdemirci, F., Savaş, A. ve Akdoğan, Z. (2017). EBYS Uygulaması E-Arşiv Midir? TÜRKSAT Ankara Üniversitesi Beyas Koordinatörlüğü E-Arşiv Deneyimi ile Yeni Yaklaşımlar. Fahrettin Özdemirci, Zeynep Akdoğan (Ed. ), Bilgi Sistemleri ve Bilişim Yönetimi: Beklentiler ve Yeni Yaklaşımlar İçinde (35-46 ss.). Ankara: BİL-BEM.
25. Umut, G. ve Külcü Ö. (2014). Elektronik Belge Yönetimi Uygulamalarında Karşılaşılan Sorunların Analizi ve Çözüm Önerileri: Kalkınma Bakanlığı Örneği. Bilgi Dünyası, 15(1), 102-124.
26. Üstün, T. (2017). Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nin Kamu Çalışanları Üzerindeki Etkilerinin İncelenmesi Zonguldak İli Örneği. Türk İdare Dergisi, 484, 405-442.
27. Saydam, V. (2015). Elektronik Belge Yönetimi Uygulamalarında Personel Farkındalığının Artırılması: Değişim Yönetimi Açısından Bir İnceleme. Bilgi ve Belge Araştırmaları, 3, 23-32.
28. Saydam, V. ve Yalçınkaya, B. (2018). Elektronik Belge Yönetiminde Personel Farkındalığının Uygulama Sürecine Etkisi: Bağcılar Belediyesi İle Marmara Üniversitesinin Karşılaştırmalı Analizi. Bilgi ve Belge Araştırmaları, (9), 1-25.
29. Torunlar, M. (2018). Yönetim Eyleminin Bir Parçası Olarak Karar Verme Süreçlerinde Belge/Bilgi Yönetiminin Önemi ve Katkıları. Bilgi Yönetimi, 1(1), 32-43. DOI: 10.33721/By.4187747.
30. Tümer, D. ve Külcü, Ö. (2010). Eğitim Kurumlarında Belge Yönetimi Koşullarının Değerlendirilmesi: 22 İlk ve Orta Dereceli Özel Okulda Yapılmış Bir Araştırma. Türk Kütüphaneciliği, 24(3), 404-438.
31. Yalçınkaya, B. (2015). Elektronik Belge Yönetimi (EBY) Uygulamalarında Başarıyı Olumsuz Etkileyen Risk Unsurları. Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi, (4), 20-40.
32. Yalçınkaya, B. (2016). Elektronik Belge Yönetim Sistemi EBYS Uygulamalarında Başarı Faktörü ve Fayda Analizi. AJIT-e: Bilişim Teknolojileri Online Dergisi, 7(23), 67-96.
33. Yeke, S.,Ceran, E.B. ve Pınar, İ. (2019). Teknoloji Kabul Modeli Çerçevesinde Çalışanların Elektronik Belge Sistemini Kullanmaya Yönelik Tutumu: Kamu Sektöründe Bir Uygulama. Kırklareli Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi, 3(2), 159-168.
34. Yıldız, Ö. R. (2010). Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ve Denetim. Sayıştay Dergisi, 78, 3-29.