Usage of Electronic Records Management Systems in the Basis of Extended Technology Acceptance Model: An Ampirical Evaluation

Abstract

Along with the developing information technologies, the forms of doing business have changed in public institutions and organizations. As an example, official correspondences, so that records can be prepared and transmitted in electronic form and shared. The highlight of ERMS stands out at this point. In this context, Sakarya University has started the application of the ERMS in September 2013. The purpose of the research is to explain the important points about the adoption of ERMS, which is being used in Sakarya University. Datas are collected from 330 employees, who is working as academic and administrative staff. The datas were analyzed with the SmartPLS program. As a result of the research, it is seen that the most important factor affecting the adoption and use of ERMS is the perceived usefulness. It’s seen that job relevance have positive effect on perceived usefulness, experience positive effect on perceived ease of use, perceived usefulness and perceived ease of use have positive effect on intention. 

Keywords

• ERMS,Technology Acceptance Model,Digitalization,Sakarya University

Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Genişletilmiş Teknoloji Kabul Modeli Temelinde Kullanımı: Ampirik Bir Değerlendirme

Abstract

Gelişen bilgi teknolojileri ile birlikte kamu kurum ve kuruluşlarında gerek işlerin kapsamı gerekse iş yapma biçimleri değişmiştir. Buna örnek olarak resmi yazışmaların, dolaysıyla belgelerin elektronik ortamda hazırlanıp iletilmesi ve paylaşılması verilebilir. EBYS’nin önemi de bu noktada karşımıza çıkmaktadır. Sakarya Üniversitesinde bu kapsamda Eylül 2013 tarihinden itibaren EBYS uygulamasına geçilmiştir. Araştırmanın amacı, Sakarya Üniversitesi’nde kullanılmakta olan Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS), çalışanlar tarafından benimsenmesine yönelik önemli noktaları açıklamaktır. Araştırma verileri akademik ve idari personel olarak görev yapan toplam 330 çalışandan toplanmıştır. Veriler SmartPLS programı ile analiz edilmiştir. Araştırma sonucunda EBYS’yi benimseme ve kullanımına etki eden en önemli faktörün uygulamaya dair algılanan fayda olduğu görülmüştür. İşle ilgililik faktörünün algılanan fayda üzerinde; algılanan fayda ve algılanan kullanım kolaylığının da niyet faktörü üzerinde olumlu bir etkiye sahip olduğu görülmüştür. Yalnızca deneyim faktörünün algılanan kullanım kolaylığı üzerinde herhangi bir olumlu etkisi doğrulanamamıştır.

Keywords

• EBYS,Teknoloji Kabul Modeli,Sakarya Üniversitesi,Dijitalleştirme

References

1. CORNU, J. M. (ed.). (1997). Guidelines on Best Practices for Using Electronic Information: How to Deal with Machine-Readable Data and Electronic Documents (Updated and enlarged edition). European Communities, Italy.
2. DAVİS, F. (1985). A Technology Acceptance Model for Empirically Testing New End-User Information Systems. Doktora Tezi. MIT Sloan School of Management, Cambridge MA.
3. Devlet Planlama Teşkilatı. (2011). Bilgi Toplumu İstatistikleri, Ankara: Devlet Planlama Teşkilatı, Yayın No:2826.
4. ESEN, M. ve BÜYÜK, K. (2014). Teknoloji Kabul Modeli Bağlamında Elektronik Belge Yönetim Sisteminin İncelenmesi: Yükseköğretim Kurulu Örneği. Dumlupınar Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi, 42, 313-326.
5. European Commission. (2008). MoReq2 Specification: Model Requirements for the Management of Electronic Records (Update and Extension). Nisan 2, 2018 tarihinde http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_dissemination_rep_moreq2_2008.pdf adresinden erişildi.
6. FISHBEIN, M. and AJZEN, I. (1975). Belief, Attitude, Intention and Behavior: An Introduction to Theory and Research. Addison Wesley, Reading, MA.International Organization for Standartization. (2001). ISO 15489-1: 2001 Information and Documentation.
7. KANDUR, H. (2011). Türkiye’de Kamu Kurumlarında Elektronik Belge Yönetimi: Mevcut Durum Analizi ve Farkındalığın Artırılması Çalışmaları. Bilgi Dünyası. 2011, 12(1) ss. 2-12.
8. KANDUR, H. (2006). Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli v.2.0. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü. Şubat 21, 2017 tarihinde https://goo.gl/VEPe3z adresinden erişildi.

9. ODABAŞ, H. (2008). Elektronik Belge Düzenleme Yaklaşımları ve Türkiye’de E-Devlet Uygulamalarında Elektronik Belge Yönetimi. Atatürk Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 12 (2): 121-142.
10. ŞIKLAR, E., TUNALI, D. ve GÜLCAN, B. (2015). Mobil İnternet Kullanımının Benimsenmesinde Yakınsama Faktörüyle Teknoloji Kabul Modeli. Anadolu Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi, 15(2), 99-110.
11. TAMTÜRK, E. (2015). Kamu Yönetiminde Elektronik Belge Yönetim Sistemi. Muş Alparslan Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi, Cilt: 5, Sayı: 3, ss. 851-863.TAVŞANCIL, E. (2010). Tutumların Ölçülmesi ve SPSS ile Veri Analizi. Nobel Yayıncılık.
12. TURAN, A.H., ÇOLAKOĞLU, B.E. (2008). Yükseköğrenimde Öğretim Elemanlarının Teknoloji Kabulü ve Kullanımı: Adnan Menderes Üniversitesinde Ampirik Bir Değerlendirme. Doğuş Üniversitesi Dergisi, 9(1), 106-121.
13. United Nations. (2003,2004,2005,2008,2010,2012,2014,2016). Global E-Government Survey. UN Department of Economic and Social Affairs.
14. VENKATESH, V. and DAVIS, F. (2000). A Theoretical Extension of the Technology Acceptance Model: Four Longitudinal Field Studies. Institute for Operations Research and the Management Sciences, 46, pp. 186–204.
15. WONG, K. K. (2013). Partial Least Squares Structural Equation Modeling (PLS-SEM) Techniques Using SmartPLS. Marketing Bulletin, 2013, 24, Technical Note 1.
16. http://beyas.ankara.edu.tr/gecis duyurusu, 30.05.2018 tarihinde erişildi.
17. https://www.turkiye.gov.tr, 30.05.2018 tarihinde erişildi.
18. http://www.gib.gov.tr/e-Tebligat 28.04.2018 tarihinde erişildi.
19. https://archives.un.org/content/glossary-recordkeeping-terms 28.05.2018 tarihinde erişildi.