Usage of Electronic Records Management Systems in the Basis of Extended Technology Acceptance Model: An Ampirical Evaluation

Year 2018, Volume: 5 Issue: 2, 204 - 217, 01.09.2018

Mehmet Oytun Cibaroğlu , Aykut Hamit Turan

https://doi.org/10.30803/adusobed.447598

Cited By: 2

Abstract

Along with the developing
information technologies, the forms of doing business have changed in public
institutions and organizations. As an example, official correspondences, so
that records can be prepared and transmitted in electronic form and shared. The
highlight of ERMS stands out at this point. In this context, Sakarya University
has started the application of the ERMS in September 2013. The purpose of the
research is to explain the important points about the adoption of ERMS, which
is being used in Sakarya University. Datas are collected from 330 employees, who
is working as academic and administrative staff. The datas were analyzed with
the SmartPLS program. As a result of the research, it is seen that the most
important factor affecting the adoption and use of ERMS is the perceived
usefulness. It’s seen that job relevance have positive effect on perceived
usefulness, experience positive effect on perceived ease of use, perceived
usefulness and perceived ease of use have positive effect on intention. 

Keywords

ERMS, Technology Acceptance Model, Digitalization, Sakarya University

Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Genişletilmiş Teknoloji Kabul Modeli Temelinde Kullanımı: Ampirik Bir Değerlendirme

Abstract

Gelişen
bilgi teknolojileri ile birlikte kamu kurum ve kuruluşlarında gerek işlerin
kapsamı gerekse iş yapma biçimleri değişmiştir. Buna örnek olarak resmi
yazışmaların, dolaysıyla belgelerin elektronik ortamda hazırlanıp iletilmesi ve
paylaşılması verilebilir. EBYS’nin önemi de bu noktada karşımıza çıkmaktadır.
Sakarya Üniversitesinde bu kapsamda Eylül 2013 tarihinden itibaren EBYS
uygulamasına geçilmiştir. Araştırmanın amacı, Sakarya Üniversitesi’nde
kullanılmakta olan Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS), çalışanlar tarafından
benimsenmesine yönelik önemli noktaları açıklamaktır. Araştırma verileri
akademik ve idari personel olarak görev yapan toplam 330 çalışandan
toplanmıştır. Veriler SmartPLS programı ile analiz edilmiştir. Araştırma sonucunda
EBYS’yi benimseme ve kullanımına etki eden en önemli faktörün uygulamaya dair
algılanan fayda olduğu görülmüştür. İşle ilgililik faktörünün algılanan fayda
üzerinde; algılanan fayda ve algılanan kullanım kolaylığının da niyet faktörü
üzerinde olumlu bir etkiye sahip olduğu görülmüştür. Yalnızca deneyim
faktörünün algılanan kullanım kolaylığı üzerinde herhangi bir olumlu etkisi
doğrulanamamıştır.

Keywords

EBYS, Teknoloji Kabul Modeli, Sakarya Üniversitesi, Dijitalleştirme

References

• CORNU, J. M. (ed.). (1997). Guidelines on Best Practices for Using Electronic Information: How to Deal with Machine-Readable Data and Electronic Documents (Updated and enlarged edition). European Communities, Italy.
• DAVİS, F. (1985). A Technology Acceptance Model for Empirically Testing New End-User Information Systems. Doktora Tezi. MIT Sloan School of Management, Cambridge MA.
• Devlet Planlama Teşkilatı. (2011). Bilgi Toplumu İstatistikleri, Ankara: Devlet Planlama Teşkilatı, Yayın No:2826.
• ESEN, M. ve BÜYÜK, K. (2014). Teknoloji Kabul Modeli Bağlamında Elektronik Belge Yönetim Sisteminin İncelenmesi: Yükseköğretim Kurulu Örneği. Dumlupınar Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi, 42, 313-326.
• European Commission. (2008). MoReq2 Specification: Model Requirements for the Management of Electronic Records (Update and Extension). Nisan 2, 2018 tarihinde http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_dissemination_rep_moreq2_2008.pdf adresinden erişildi.
• FISHBEIN, M. and AJZEN, I. (1975). Belief, Attitude, Intention and Behavior: An Introduction to Theory and Research. Addison Wesley, Reading, MA.International Organization for Standartization. (2001). ISO 15489-1: 2001 Information and Documentation.
• KANDUR, H. (2011). Türkiye’de Kamu Kurumlarında Elektronik Belge Yönetimi: Mevcut Durum Analizi ve Farkındalığın Artırılması Çalışmaları. Bilgi Dünyası. 2011, 12(1) ss. 2-12.
• KANDUR, H. (2006). Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli v.2.0. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü. Şubat 21, 2017 tarihinde https://goo.gl/VEPe3z adresinden erişildi.
• ODABAŞ, H. (2008). Elektronik Belge Düzenleme Yaklaşımları ve Türkiye’de E-Devlet Uygulamalarında Elektronik Belge Yönetimi. Atatürk Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 12 (2): 121-142.
• ŞIKLAR, E., TUNALI, D. ve GÜLCAN, B. (2015). Mobil İnternet Kullanımının Benimsenmesinde Yakınsama Faktörüyle Teknoloji Kabul Modeli. Anadolu Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi, 15(2), 99-110.
• TAMTÜRK, E. (2015). Kamu Yönetiminde Elektronik Belge Yönetim Sistemi. Muş Alparslan Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi, Cilt: 5, Sayı: 3, ss. 851-863.TAVŞANCIL, E. (2010). Tutumların Ölçülmesi ve SPSS ile Veri Analizi. Nobel Yayıncılık.
• TURAN, A.H., ÇOLAKOĞLU, B.E. (2008). Yükseköğrenimde Öğretim Elemanlarının Teknoloji Kabulü ve Kullanımı: Adnan Menderes Üniversitesinde Ampirik Bir Değerlendirme. Doğuş Üniversitesi Dergisi, 9(1), 106-121.
• United Nations. (2003,2004,2005,2008,2010,2012,2014,2016). Global E-Government Survey. UN Department of Economic and Social Affairs.
• VENKATESH, V. and DAVIS, F. (2000). A Theoretical Extension of the Technology Acceptance Model: Four Longitudinal Field Studies. Institute for Operations Research and the Management Sciences, 46, pp. 186–204.
• WONG, K. K. (2013). Partial Least Squares Structural Equation Modeling (PLS-SEM) Techniques Using SmartPLS. Marketing Bulletin, 2013, 24, Technical Note 1.
• http://beyas.ankara.edu.tr/gecis duyurusu, 30.05.2018 tarihinde erişildi.
• https://www.turkiye.gov.tr, 30.05.2018 tarihinde erişildi.
• http://www.gib.gov.tr/e-Tebligat 28.04.2018 tarihinde erişildi.
• https://archives.un.org/content/glossary-recordkeeping-terms 28.05.2018 tarihinde erişildi.