Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Bilgi Varlıklarının Kullanımı

Günümüz teknolojisindeki değişimler her alanda olduğu gibi bilgi ve belge yönetimi sistemlerinde de değişimi gerektirmiştir. Fiziksel ortamdaki belgelerin üretiminden imhasına kadar olan süreci kapsayan yaşam döngüsündeki aşamalar, günümüzde süreçlerin zorlaşması ve uzun zaman alması ile birlikte belge yönetiminin elektronik ortamda olmasını zorunlu hale getirmiştir. Dijital kurumlarda elektronik belge yönetimi sistemi  (EBYS) ile üretilmiş belgelerin korunması, sürdürebilirliği, güvenilirliği ve erişilebilirliğinin sağlanması gerekmektedir. Dijital kurumların bilgi altyapısını oluştururken deneyimli bilgi ve belge yöneticileri ile bilgi işlem personelleri, EBYS’nin verimliliği ve kullanımı açısından kurumda üretilen belgeler ile ilgili kurumun organizasyon yapısını dikkate almalı ve belge yöneticileri bilgi varlıklarının belirlenmesini, sınıflandırılmasını ve bilgi varlıklarının güncel kalmasını sağlamalıdırlar. Bu aşamadan sonra bilgi varlıklarının grup, derecelendirme, saklanma süresi, yetkilendirme, erişilebilir, yetki,  dosya boyutu ve formatı belirlenmelidir. Ayrıca risk derecelendirmesinin de yapılarak kurumun bilgi altyapısı oluşturulmalıdır. Bilgi varlığı; verimli bir şekilde anlaşılması, paylaşılabilmesi, korunması ve kullanılabilmesi için tek bir birim olarak tanımlanan ve yönetilen bir bilgi yığınıdır. Bilgi varlıklarının tanınabilir ve yönetilebilir değer, risk, içerik ve yaşam döngüleri vardır. Bu çalışmada kurumun bilgi güvenliği ve yönetim sistemi standardı kapsamında varlık envanteri ve risk değerlendirme tabloları oluşturulmuştur. Varlıkların fiziksel, dijital olarak tanımlanması ve ayrıştırılması, elektronik belge yönetimi sistemi ile tespit edilmesi ve ilişkili olanların standart dosya planına göre sınıflandırılması yapılmıştır. Bu araştırmada vurgulanmak istenen kurumlarda üretilen elektronik belgelerin üretiminden imhasına kadar olan süreçte belgelerin korunması, sürdürülebilirliği, güvenilirliği ve erişebilir olmasıdır. Ayrıca bilgi varlıklarının kurumun dijital sürekliliğini sağlamada, belgelere doğru şekilde ve kısa zamanda erişilmesinde kurumun elektronik belge yönetimini verimli bir şekilde yönetmesini de önem arz etmektedir. Çalışma kapsamında Basın İlan Kurumu’ndaki elektronik belge yönetimi uygulamalarındaki bilgi varlıkları örnek olarak sunulacaktır.

The changes in today's technology have necessitated the change in information and record management systems as in every field. The stages in the life cycle, including the process from the production of the records in the physical environment to the disposal of the records, have made the process of record management to be in electronic environment as the processes become harder and take a long time. The protection, sustainability, reliability and accessibility of records produced by electronic record management systems (ERMS) in digital institutions should be ensured. When creating the information infrastructure of digital institutions, experienced information and records managers and IT personnel should consider the organizational structure of the institution regarding the records produced in the institution in terms of the efficiency and use of the electronic record management system and records managers should ensure that information assets are identified, classified, and information assets are up-to-date. After this stage, group, rating, retention period, authorization, accessible authority, file size and format of information assets should be determined. In addition, the information infrastructure of the organization should be established by making the risk rating. The existence of knowledge; It is a stack of information that is defined and managed as a single unit so that it can be understood, shared, protected and used efficiently. Information assets are recognizable and manageable value, risk, content and life cycles. In this study, asset inventory and risk assessment tables have been formed within the scope of the organization's information security and management system standard. The physical, digital identification and separation of assets were determined by electronic record management system and the related ones were classified according to the standard file plan. In this study, it is the protection, sustainability, reliability and accessibility of records in the process from the production of electronic records produced in the institutions that are intended to be emphasized. In addition, it is important that the information assets efficiently manage the electronic record management of the institution in ensuring the digital continuity of the institution, and accessing the records correctly and in a short time. Within the scope of the study, information assets in electronic record management applications in the Press Advertising Agency (Basın İlan Kurumu) will be presented as examples.