Elektronik Bilgi Sistemleri Tabanlı Öğrenci Yoklama Kontrol Sistemi

Year 2018, Volume: 1 Issue: 1, 23 - 31, 22.06.2018

Ercan Sezdi Burak Tüysüz

https://doi.org/10.33721/by.398269

Cited By: 4

Abstract

Eğitim ve öğretim kurumlarında öğrenci yoklamalarının düzenli olarak kayıt
altında tutulması gereksinimi ve bu sürede yaşanılan zaman kaybı sorun
oluşturmaktadır. Aynı zamanda kaybolan veya unutulan yoklama listeleri
sebebiyle farklı problemler ortaya çıkabilmektedir. Günümüzde bu kurumlarda
öğrenci ve öğretim görevlisi bilgileri bir web servis üzerinden paylaşılarak
yemekhane, kapı girişleri vb. sistemlerde de kullanılmaktadır. Ayrıca
öğrencinin aldığı derslerin bilgileri ve buna göre oluşturulan ders programları
da elektronik bilgi sistemlerinin birer parçasıdır. Mevcut sistemleri ve kayıtlı
bilgileri kullanarak geliştirilebilecek bir elektronik yoklama sistemi fazla
maliyet gerektirmeden kullanıcı yükünü azaltabilir ve veri güvenliği sağlayarak
öğrenci devam durumu bilgisini kayıt altında tutabilir. Bu çalışmada öğrenci
yoklamalarının düzenli bir şekilde kontrol altında tutulmasını, sorgulanmasını
ve giriş-çıkış zamanlarının kaydedilmesini sağlayarak iş yükünü azaltan,
kullanıcı bilgilerinin web servis üzerinden sorgulandığı, radyo frekansıyla
tanımlama tabanlı bir güvenli elektronik yoklama sistemi geliştirilmiştir.
Geliştirilen modüler sistemin sınıflara yerleştirilen uç birimlerinde grafik ekran
vasıtasıyla ders bilgisi, öğretim görevlisi adı ve soyadı, dersin başlama ve bitiş
saatlerine kalan süreler gibi bilgiler kullanıcıya sunulmaktadır. Ders
başlamadan, sistemde tanımlı süre kadar önce dersin yoklaması başlamış
olmaktadır. Ders bitişi öğretim görevlisinin kartını okutmasıyla veya ders
süresinin sona ermesiyle gerçekleşmekte ve giriş-çıkış okutmasını önceden
tanımlanmış süreler içerisinde tamamlayan öğrenciler “mevcut” olarak sisteme
kaydedilmektedir. Yoklama bilgileri veri tabanına işlenmekte ve istenildiğinde
öğretim görevlileri ile paylaşılabilmektedir. Bu makalede, ilk olarak geliştirilen
elektronik bilgi sistemi tabanlı öğrenci yoklama kontrol sisteminin bileşenleri
tanıtılmış, operasyon aşamaları anlatılmış ve sistem ile yapılan testlere yer
verilmiştir. Sistemin özellikle öğrenci sayısının fazla olduğu sınıflarda yoklama
süresini azalttığı ve giriş-çıkış zamanlarını kayıt altına alarak yoklama sürecini
şeffaflaştırdığı gözlemlenmiştir. Ayrıca geliştirilen sistemin mevcut sistemlerle
bütünleştirilebilmesi, maliyet etkin ve modüler olması birçok kuruma
kolaylıkla uygulanabilme imkânı sunmaktadır. 

Keywords

elektronik bilgi sistemi, yoklama sistemi, RFID, web servis

Electronic Information System Based Student Attendence Control System

Abstract

The need to regularly record student attendance in education and training
institutions and the time lost in this period is a problem. At the same time,
different problems can arise due to lost or forgotten attendance sheets. In these
institutions, student and faculty member information is shared via a web service
and used in cafeterias, door entrances etc. In addition, the information of the
enrolled classes and the curriculums created accordingly are also part of the
electronic information systems. An electronic attendance system, which can be developed using existing systems and recorded information, can reduce user
burden without incurring too much cost and record student attendance
information while providing data security. In this study, a secure electronic
attendance system based on radio frequency identification has been developed
in which user information is quarried via the web service, which reduces the
workload by ensuring that student attendances are regularly checked. The
terminal of the developed modular system is placed in the classrooms and the
information such as course information, instructor's name and surname, course
start and end times are presented to the user through the graphic screen. Before
the beginning of the class, the system starts the attendance period and by reading
his card to the system in the class, the instructor starts the course. The students
who read the cards in the beginning of the class and read their student cards at
the end of the class are recorded as “present” to the system. Attendance
information is processed in the database and can be shared with instructors
when requested. In this article, first, the components of the developed electronic
information system based student attendance control system is introduced, the
operation steps are explained and the tests performed with the system are given.
It has been observed that the system reduces the attendance period especially in
the classrooms where the number of students is high. Also the system makes
the attendance control process trustful by recording the entrance and exit times.
Furthermore, the ability to integrate the developed system with existing systems
offers cost effective and modular ease of implementation for many
organizations.

Keywords

RFID, Web Service, Attendance System, Electronic Data System

References

• Ayu, M. A., & Ahmad, B. I. (2014). TouchIn: an NFC supported attendance system in a university environment. International Journal of Information and Education Technology, 4(5), 448.
• Başaran, D , Karanfil, B , Tüysüz, B . (2018). Çoklu modül destekli enerji etkin akıllı kontrol sistemi. Sakarya University Journal of Science, 22 (2), 1-1.
• Bayılmış, C., & Özdemir, M. (2016). Bluetooth Düşük Enerji Teknolojisine Sahip İşaretçi ve Akıllı Telefon Temelli Öğrenci Yoklama Sistemi. Bilişim Teknolojileri Dergisi, 9(3), 249.
• Çakır, A., & Kaygısız, H. (2011). Kablosuz Öğrenci Yoklama Kontrol Sistemi. In 6th International Advanced Technologies Symposium (IATS’11), 33-35.
• Erl, T. (2004). Service-oriented architecture: a field guide to integrating XML and web services. Prentice hall.
• Ifrah, G., Harding, E. F., Bellos, D., & Wood, S. (2000). The universal history of computing: From the abacus to quantum computing. John Wiley & Sons, Inc..
• Karygiannis, T., Eydt, B., Barber, G., Bunn, L., & Phillips, T. (2007). Guidelines for securing radio frequency identification (RFID) systems. NIST Special publication, 80, 1-154.
• Kumar, P. P. K. R. (2017). Image Processing Based Student Attendance System using Raspberry PI. International Journal Of Engineering And Computer Science, 6(4).
• Lukas, S., Mitra, A. R., Desanti, R. I., & Krisnadi, D. (2016). Student attendance system in classroom using face recognition technique. In Information and Communication Technology Convergence (ICTC), 2016.
• Miller, F.P., Vandome, A.F. & McBrewster, J. (2009). Advanced Encryption Standard.
• Mills, D. L. (1991). Internet time synchronization: the network time protocol. IEEE Transactions on communications, 39(10), 1482-1493.
• Nath, B., Reynolds, F., & Want, R. (2006). RFID technology and applications. IEEE Pervasive Computing, 5(1), 22-24.
• O’Callaghan, F. V., Neumann, D. L., Jones, L., & Creed, P. A. (2017). The use of lecture recordings in higher education: A review of institutional, student, and lecturer issues. Education and Information Technologies, 22(1), 399-415.
• Siddiqui, F., Naik, M., Yadav, S., & Sunesara, M. (2017). Fingerprint Based Wireless Attendance System. Imperial Journal of Interdisciplinary Research, 3(2).