KÜÇÜK VE ORTA ÖLÇEKLİ İŞLETMELERDE ISO 9001:2015 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ UYGULAMALARININ DEĞERLENDİRİLMESİ: KAYSERİ İLİ ÖRNEĞİ

Abstract

Bu çalışmanın amacı, özellikle en son sürümüyle gelen yenilikler çerçevesinde, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sisteminin (KYS) KOBİ’lerde ne derece etkin uygulandığını araştırmak ve sistemin uygulanmasına yönelik zorlukları ortaya koymaktır. Çalışmada, Kayseri’de faaliyet gösteren 22 KOBİ’de ISO 9001:2015 KYS uygulamaları incelenerek, standarttaki yeni kavram ve konulara uyum sağlama durumları, karşılaştıkları uygunsuzluklar ve uygulamada yaşadıkları zorluklar özelinde değerlendirmeler yapılmıştır . Bu kapsamda, araştırmanın güvenirliğini doğrulayacak şekilde verileri toplamak için, önceden tanımlı bir görüşme protokolü izlenerek görüşmeler gerçekleştirilmiştir. Yarı yapılandırılmış soru formu aracılığı ile elde edilen nitel veriler, tanımlayıcı istatistikler ve içerik analizi yöntemi ile bulgulara dönüştürülmüştür. Çalışmada KOBİ’lerin ISO 9001:2015 standardının şartlarına uyumu açısından firma ölçeğine göre farklılaşan uygulamalar görülmüştür. KOBİ’lerin büyüklüğü arttıkça ISO 9001 standardında yapılan değişikliklere verilen tepkiler olumlu karşılanmış ve uygulamaların etkinliği artmıştır. Daha çok kalite yönetim sisteminde süreç yaklaşımının uygulanması, liderlik ve taahhüt, yetkinlik, farkındalık, iç denetim ve risk ve fırsatları belirleme ile ilgili uygunsuzlukların yaşandığı gözlenmiştir. KOBİ’lerde standardın uygulanmasını zorlaştıran faktörler arasında, ISO 9001 standardındaki kavramların kişilerce farklı yorumlanabilmesi, çok fazla dokümantasyon gerektirmesi, çalışanların standardın önemini bilmemesi, motivasyon eksikliği, standart ile ilgili eğitimlerin yetersizliği ilk sıralarda yer almıştır. Çalışma, KOBİ yöneticilerine, uygulayıcılara ve araştırmacılara ISO 9001:2015 KYS şartlarının uygulanmasına ilişkin önemli sonuçlar sunmaktadır.

Keywords

• KOBİ
• Kalite Yönetim Sistemi
• ISO 9001:2015 Standardı
• Risk Temelli Düşünme
• Nitel Veri
• İçerik Analizi.

EVALUATION OF ISO 9001:2015 QUALITY MANAGEMENT SYSTEM PRACTICES IN SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES

Abstract

The purpose of this study is to investigate how effectively the ISO 9001:2015 Quality Management System is implemented in SMEs within the framework of the updates (e.g., risk based thinking) that came with its latest version and to reveal the challenges for the implementation of the system. In the study, it was also aimed to explain why SMEs need a quality management system and to develop suggestions for improvements that can be made to increase the success of the implementation. In the study, ISO 9001:2015 Quality Management System applications were examined in 22 SMEs operating in Kayseri province, and their adaptation to the new concepts and issues in the standard, the nonconformities and the difficulties they encountered in practice were evaluated. In this context, interviews were conducted accordance with a predefined interview protocol to collect data, thereby validating the reliability of the research. Qualitative data collected via a semi-structured questionnaire were transformed into findings with descriptive statistics and content analysis. In this study, on the basis of new concepts and themes introduced with the ISO 9001:2015 version, especially such new themes as "business planning and strategic direction", "process risk", "product and service risk", "risk associated with the control of externally provided process, product and service" were examined in detail through PDCA cycle and identified the extent to which these themes were applied in SMEs with evidences. In terms of adaptation of SMEs to these changes, different practices were observed according to firm scale. As the size of SMEs increased, the reactions to the changes in the ISO 9001 standard were welcomed and the effiency of the implementation increased. It was observed that there were nonconformities in the implementation of the process approach in the quality management system, leadership and commitment, competence, awareness, internal audit and determining risks and opportunities. The challenges experienced by SMEs in applying and maintaining the standard were determined as follows: Different interpretation of the concepts in the ISO 9001 standard by individuals, too much documentation, lack of awareness for the importance of the standard, lack of motivation, and inadequacy of Standard training. The study provides important findings for SME managers, practitioners, and researchers interested in implementing ISO 9001:2015 QMS requirements.

Keywords

• SME
• Quality Management System
• ISO 9001:2015 Standard
• Risk Based Thinking
• Qualitative Data
• Content Analysis

References

1. Adıgüzel, O. & Aydınlı, C. (2016). ISO 9001 kalite yönetim sisteminin bilişim sektöründe faaliyet gösteren firmaların işletme performansı üzerine etkileri. Kastamonu Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, 12 (1), 366-381.
2. Alkan, Z. (2014). İçerik Analizi. https://prezi.com/3vkqpxf8piio/icerikanalizi/, (Erişim Tarihi: 02.01.2022).
3. Almeida, D., Pradhan, N. & Muniz, J. (2018). Assessment of ISO 9001:2015 implementation factors based on AHP: Case study in Brazilian au-tomotive sector. International Journal of Quality & Reliability Management, 35 (7), 1343-1359.
4. Al-Refaie, A., Ghnaimat, O. & Li, M. H. (2012). Effects of ISO 9001 certification and kaae on performance of Jordanian firms. Jordan Journal of Mechanical and Industrial Engineering, 6 (1), 45-53.
5. Anttila, J. & Jussila, K. (2017). ISO 9001:2015 – a questionable re-form. What should the implementing organisations understand and do? Total Quality Management & Business Excellence, 28 (9–10), 1090–1105.
6. Aslan, E. (2007). ISO 9001:2000 kalite yönetim sisteminin KOBİ'lerin performansları üzerine etkileri.(yayımlanmış Yüksek Lisans Tezi). Kayseri: Erciyes Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü.
7. Aslan, E. & Tavşancıl, E. (2001). İçerik analiz ve uygulama örnekleri. İstanbul: Epsilon.
8. Ataseven, C., Prajogo, D. I. & Nair, A. (2013). ISO 9000 internalization and organizational commitment - implications for process improvement and operational performance. IEEE Transactions on Engineering Management, 61 (1), 5-17.

9. Baltacı, A. (2018). Nitel araştırmalarda örnekleme yöntemleri ve örnek hacmi sorunsalı üzerine kavramsal bir inceleme. Bitlis Eren Üniversitesi Sos-yal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 7 (1), 231-274.
10. Bayati, A., & Taghavi, A. (2007). The impacts of acquiring ISO 9000 certification on the performance of SMEs in Tehran. The TQM Magazine, 19 (2), 140-149.
11. Berglund, M. & Jönsson, A. (2016). ISO 9001: 2015 ımplementation at a manufacturing company. (Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi). Halmstad Üniversitesi Makine Mühendisliği Programı.
12. Carvalho, R.S.M.C. & Medeiros, D.D. (2022). A methodology for as-sessing the main difficulties faced by SMEs in implementing ISO 9001:2015 requirements. Total Quality Management & Business Excellence, 33 (13-14), 1674-1690.
13. Chiarini, A. (2019) Why are manufacturing SMEs cancelling their ISO 9001 certification? Research from Italy, Production Planning & Control, 30 (8), 639-649.
14. Erel, E. & Ghosh, J. B. (1997). ISO 9000 implementation in Turkish industry. International Journal of Operations & Production Management, 17 (12), 1233-1246.
15. Erginel, N. (2010). TKY prensipleri Türkiye’de büyük ölçekli firmalar ve KOBİ’ler tarafından benzer şekilde mi uygulanmaktadır?. Anadolu Universitesi Bilim ve Teknoloji Dergisi A-Uygulamalı Bilimler ve Muhendislik, 11 (2),125-140.
16. Fonseca, L. M. (2015). From quality gurus and TQM to ISO 9001:2015: A review of several quality paths. International Journal for Qua-lity Research, 9 (1), 167–180.
17. Fonseca, L. M. C. M., Domingues, J. P., Machado, P. B. & Harder, D. (2019). ISO 9001:2015 adoption: A multi-country empirical research. Journal of Industrial Engineering and Management, 12 (1), 27–50.
18. Fonseca, L. M. & Domingues, J.P. (2018). Empirical research of the ISO 9001:2015 transition process in Portugal: Motivations, benefits, and suc-cess factors. Quality Innovation Prosperity / Kvalita Inovácia Prosperita, 22 (2), 16-64.
19. Ghobadian, A. & Gallear, D. (1997). TQM and Organization Size. International Journal of Operations and Production Management, 17 (3), 121-163.
20. Gillett, J., Simpson, P. & Clarke, S. (2015). Implementing ISO 9001:2015: Thrill your customers and transform your cost base with the new gold standard for business management. Infinite Ideas.
21. Gözlü, S., Yenen, V. Z. & Baykaş, S. (2005). Küçük ve orta ölçekli işletmelerde üretim, kalite ve teknoloji sorunları: Türkiye’den bir örnek. İstanbul Ticaret Universitesi Fen Bilimleri Dergisi, 4 (8), 19-28.
22. Günebakan, İ. & Basık, H. (2011). Hatay organize sanayi bölgelerindeki KOBİ’lerde ISO 9000 standartlarının uygulanması üzerine bir araştırma. Akademik Bakış Uluslararası Hakemli Sosyal Bilimler E-Dergisi, 23 (1), 2-30. https://www.researchgate.net/publication/320881254, (Erişim Tarihi: 24.08.2022).
23. Indulska, M., Green, P., Recker, J. & Rosemann, M. (2009). Business process modeling: perceived benefits, Lecture Notes in Computer Science içinde (ss. 458–471). DOI:10.1007/978-3-642-04840-1_34.
24. ISO (2021). The ISO survey [Data file]. https://www.iso.org/the-iso-survey.html, (Erişim Tarihi:15.09.2022).
25. ISO 9001. (2015). TS EN ISO 9001 Kalite yönetim sistemleri –Şartlar, Eylül 2015, Türk Standartları Enstitüsü, Ankara. (Orijinal metni için: Quality management systems, requirements, https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:9001:ed-5:v1:en,(ErişimTarihi: 07.10.2022).
26. ISO/TC176/SC2. (2014). Risk in ISO9001:2015, Document N1222.
27. Ivanova, N. & Lavrova, Z. (2017). Quality management technology ımpact on small enterprise production activities. SHS Web of Conferences-EDP Sciences, 35 (01077), 1-6.
28. İç, Y. T. & Yeşiloğlu, A. G. (2017). Bir imalat firmasında ISO 9001:2015 kalite yönetim sisteminin kurulması. Makina Tasarım ve İmalat Dergisi, 15 (2), 58-74.
29. İlkay, M. S. & Aslan, E. (2006). IS0 9001: 2000 kalite yönetim sisteminin Kayseri bölgesindeki KOBİ’lerin performanslarına etkileri üzerine bir araştırma. Hacettepe Universitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakultesi Dergisi, 24 (2), 67-83.
30. İlkay, M. S. & Aslan, E. (2012). The effect of the ISO 9001 quality management system on the performance of SMEs. International Journal of Quality & Reliability Management, 29 (7), 753-778.
31. Kalkan, A. & Bozkurt, Ö. Ç. (2012). Üretim Sektöründe Faaliyet Gösteren KOBİ’lerde ISO 9000’nin Etkili Uygulaması İçin Kritik Başarı Faktörleri. Dokuz Eylül Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi.14 (2), 105-125.
32. Karakuş, G. (2021). KOBİ’lerde ISO 9001 kalite yönetim sistemi uy-gulamalarında karşılaşılan sorunların tespitine yönelik nitel bir araştırma. Ve-rimlilik Dergisi, 4, 3-19.
33. Kerekes, L. & Csernatoni,Z. (2016). News on the implementation of quality management systems according to ISO9001:2015. Quality-Access to Success, 17 (2), 7-10.
34. Koç, T. (2007). The impact of ISO 9000 quality management systems on manufacturing. Journal of Materials Processing Technology, 186, 1-3, 207-213.
35. Küçük, O., Yılmaz, E., Şen, H. İ. & Küçük, N. (2015). Toplam kalite yönetiminin işletme performansına etkisi: Lojistik sektöründe bir uygulama. International Journal of Academic Social Science Studies, 34, 53-67.
36. Lazibat, T., Damić, M.& Markotić, I. (2022). Determinants, barriers and outcomes of ISO 9001 implementation in SMEs. Poslovna izvrsnost, 16 (1), 93-104.
37. Lin, C. & Wu, C. (2005). Managing knowledge contributed by ISO 9001: 2000. International Journal of Quality & Reliability Management, 22 (9), 968-985.
38. Manders, B., Vries, H.j. & Blind, K. (2016). ISO 9001 and product innovation: A literature review and research framework. Technovation, 48-49 (February-March), 41-55.
39. Mehrabioun Mohammadi, M., Jalali, A. & Hasani, A.(2022). Success and failure factors in implementing quality management systems in small- and medium-sized enterprises: A mixed-method study. International Journal of Quality & Reliability Management, 39 (2), 468-494.
40. NQA (2017). USA ISO 9001:2015 client transition checklist. https://studylib.net/doc/7097772/transition-checklist, (Erişim Tarihi: 12.02.2021).
41. NQA (2018). ISO 9001:2015 impact on small business. https://www.nqa.com/en-ca/resources/blog/july-2016/iso-9001-2015-small-business, (Erişim Tarihi: 01.10.2022).
42. Öğülmüş, S. (1991). İçerik Çözümlemesi. Ankara Üniversitesi Eğitim Bilimleri Fakültesi Dergisi, 24 (1), 213-228.
43. Pearson, M. (2016). The small business owner’s simplified guide to ISO 9001 and business improvement. https://www.bsigroup.com/LocalFiles/en-GB/small-business/UK-SB-BSI-ISO-9001-Whitepaper-UK-EN.pdf, (Erişim Tarihi: 09.12.2018).
44. Poksinska, B., Eklund, J. A. & Dahlgaard, J. J. (2006). ISO 9001:2000 in small organisations: International Journal of Quality & Reliability Management, 23 (5), 490-512.
45. Pommer, S. (2014). Case study: ISO 9001:2015 in small businesses. https://www.gluu.biz/case-ISO9001-sme/, (Erişim Tarihi: 05.05.2022).
46. Psomas, E. L. (2013). The effectiveness of the ISO 9001 quality management system in service companies. Total Quality Management & Business Excellence, 24 (7-8), 769-781.
47. Psomas, E.L., Fotopoulos, C.V. & Dimitrios, P.K. (2010). Critical fac-tors for effective implementationof ISO 9001 in SME service companies. Ma-naging Service Quality, 20 (5), 440-457.
48. Resmi Gazete (2022). Küçük ve orta büyüklükteki işletmelerin tanımı, nitelikleri ve sınıflandırılması hakkında yönetmelikte değişiklik yapılmasına dair yönetmelik (Karar Sayısı: 5315). 31782 sayılı Resmi Gazete, 18.03.2022, https://www.resmigazete.gov.tr/fihrist?tarih=2022-03-18, (Erişim Tarihi: 10.11.2022).
49. Rybski, C., Jochem, R. & Homma, L. (2017) Empirical study on status of preparation for ISO 9001:2015. Total Quality Management & Business Excellence, 28 (9-10), 1076-1089.
50. Samson, G. W., Rowland-Jones, R. & Thomas, A. (2009). The implementation of a quality management system in the not-for-profit sector. The TQM Journal, 21 (3), 273-283.
51. Santos, G., Mendes, F. & Barbosa, J. (2011). Certification and ıntegration of management systems: The experience of portuguese small and medium enterprises. Journal of Cleaner Production, 19 (17-18), 1965-1974.
52. Saunders, M.N.K, Lewis,p. & Thornhill, A. (2019). Research methods for business students, 8e. Pearson Education Limited, ISBN: 9781292208787.
53. Sickinger-Nagorni, R. & Schwanke, J. (2016). The new ISO 9001:2015 its opportunities and challenges.(Yayınlanmamış Lisans tezi) Tampere University of Applied Sciences.
54. Toklu, A. T. (2021). ISO 9001 belgesinin operasyonel performans üzerindeki etkileri: Çay işletmeleri üzerine bir araştırma, Verimlilik Dergisi, 2, 49-63.
55. TSE (2022). TSE’nin kuruluşu, https://www.tse.org.tr/Hakkimizda, (Erişim tarihi: 20.12.2022).
56. Tsekouras, K., Dimara, E. & Skur, D. (2002). Adoption of a quality assurance scheme and its effect on firm performance: a study of Greek firms implementing ISO 9000. Total Qualıty Management, 13 (6), 827- 841.
57. Voss, C., Tsikriktsis, N., & Frohlich, M. (2002). Case research in ope-rations management. International Journal of Operations & Production Ma-nagement, 22 (2), 195–219.
58. Wayhan, V. B., Kirche, E. T. & Khumawala, B. M. (2002). ISO 9000 certification: the financial performance implications. Total Quality Management, 13 (2), 217-231.
59. World Bank (2022). Small and medium enterprises (SMEs) finance. https://www.worldbank.org/en/topic/smefinance, (Erişim tarihi: 10.11.2022).
60. Yeloğlu, H. O. & Yumak, H. C. (2016). ISO 9001: 2008 kalite yöne-tim sistemi’nin uygulanabilirliği sorunu: Gönüllülük mü? Zorunluluk mu?. Gazi İktisat ve İşletme Dergisi, 2 (1), 65-88.
61. Yıldırım, A. (1999). Nitel araştırma yöntemlerinin temel özellikleri ve eğitim araştırmalarındaki yeri ve önemi. Eğitim ve Bilim, 23 (112), 7-17.
62. Zimon, D. & Gajewska, T. (2017 ). The legitimacy of the implementation of the requirements of ıso 9001: 2015 in small and medıum-sized organizations. Conference paper, November 2017, https://depot.ceon.pl/handle/123456789/13351 (Erişim tarihi: 20.12.2022).
63. Zimon, D. & Malindžák, D. (2013). Application of quality management system on operating cost for small and medium-sized business organizations. The International Journal of Transport & Logistics, 28 (3), 1-7.
64. Zimon, D., Madzík, P., Dellana, S., Sroufe, R., Ikram, M., & Lysenko-Ryba, K. (2022). Environmental effects of ISO 9001 and ISO 14001 mana-gement system implementation in SSCM. The TQM Journal, 34 (3), 1754 – 2731.