A phenomenological research on the competences expected from employees in human resources and personnel departments: Comparative case of public and private sector

Abstract

This study comparatively examines the competencies expected for human resources (HR) and personnel/administrative responsibilities in the public and private sectors using a phenomenological approach and categorizes these as functional and enabling competencies. Data obtained from semi-structured interviews conducted with seven public and private sector managers in Konya using a snowball sampling method were analyzed using descriptive and thematic content analysis. The research findings reveal significant differences across sectors. The functional human resources function competencies expected in the public sector include planning, analysis, recruitment, industrial relations, and occupational health and safety practices, while the functional personnel/administrative competencies include correspondence and documentation, social security procedures, auditing and control, and regulatory compliance. The functional human resources function competencies expected in the private sector focus on performance appraisal, training management, job evaluation and compensation administration, and career management. In personnel/administrative work, these competencies focus on leave and absence tracking, payroll, and social/administrative affairs. In the context of enabling competencies, corporate culture transfer, communication and motivational practices, and institutional commitment are prominent in the private sector, while for the public sector, aligning institutional and individual goals, utilizing technology, and adapting to flexible working hours are gaining importance. While the most emphasized competencies in the private sector are performance, adaptability to flexible working hours, and technology-focused approach, in the public sector, they are correspondence and documentation, social security procedures, and auditing processes. This research, among the first of its kind in the literature, aims to contribute to the updating of both university curricula and the strategic roles of HR professionals in line with sectoral expectations.

Keywords

• Competence
• Human resources/Personnel department employee
• Public sector
• Private sector

Ethical Statement

As a result of the discussions held by the Scientific Research and Publication Ethics Board of NEVŞEHİR HACI BEKTAŞ VELİ UNIVERSITY RECTORATE with the decision number dated 28.02.2025 and dated 2025.02.56, the research project file titled “A Phenomenological Research on the Competencies Expected from Employees in Human Resources and Personnel Departments: A Comparative Public and Private Sector Example” and related documents prepared by the researchers whose names are stated in the table below have been examined by taking into consideration the justification, purpose, approach and methods of the research, and it has been unanimously decided by the members of our board that there is no ethical problem in carrying out the project.

Thanks

We would like to thank the businesses that participated in the field research of this scientific study to create qualitative data.

İnsan Kaynakları ve Personel Departmanlarında Çalışanlardan Beklenen Yetkinlikler Üzerine Fenomenolojik Bir Araştırma: Karşılaştırmalı Kamu ve Özel Sektör Örneği

Abstract

Bu çalışma, kamu ve özel sektördeki insan kaynakları (İK) ve personel/idari işler sorumluluklarına yönelik beklenen yetkinlikleri fenomenolojik bir yaklaşımla karşılaştırmalı olarak incelemekte ve bunları işlevsel ve etkinleştirici yetkinlikler olarak kategorize etmektedir. Araştırmada kartopu örneklem yöntemiyle, Konya'da görev yapan yedişer kamu ve özel sektör yöneticisi ile yürütülen yarı yapılandırılmış görüşmelerden elde edilen veriler, betimsel ve tematik içerik analizi ile değerlendirilmiştir. Araştırma bulguları, sektörlere göre belirgin farklılıklar ortaya koymaktadır. Kamu sektörünce beklenen işlevsel insan kaynakları fonksiyonu yetkinlikleri; planlama, analiz, işe alım, endüstri ilişkileri ve iş sağlığı-güvenliği uygulamalarından oluşurken, işlevsel personel/idari iş yetkinlikleri ise yazışma-belgelendirme, SGK işlemleri, denetim-kontrol ve yasal mevzuat takibi olarak belirlenmiştir. Özel sektörce beklenen işlevsel insan kaynakları fonksiyonu yetkinlikleri; performans değerleme, eğitim yönetimi, iş değerleme-ücret yönetimi ve kariyer yönetimi; personel/idari işlerde ise izin-devamsızlık takibi, bordrolama ve sosyal/idari işleri yürütme üzerine odaklanmaktadır. Etkinleştirici yetkinlikler bağlamında, özel sektör için kurumsal kültür aktarımı, iletişim-motivasyon uygulamaları ve kurumsal bağlılık öne çıkarken; kamu sektörü için kurum/birey hedeflerinin uyumlaştırılması, teknoloji kullanımı ve esnek çalışma saatlerine uyum önem kazanmaktadır. En çok vurgu yapılan yetkinlikler özel sektörde performans, esnek çalışmaya uyum ve teknoloji odaklılık iken, kamuda yazışma-belgelendirme, SGK işlemleri ve denetim süreçleridir. Alan yazında ilkler arasında olan bu araştırma, hem üniversite müfredatlarının hem de İK profesyonellerinin stratejik rollerinin sektörel beklentilere göre güncellenmesine katkı sağlamayı amaçlamaktadır.

Keywords

• Yetkinlik
• İnsan kaynakları/Personel departmanı Çalışanı
• Kamu sektörü
• Özel sektör

Ethical Statement

T.C. NEVŞEHİR HACI BEKTAŞ VELİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Bilimsel Araştırmalar ve Yayın Etik Kurulu'nun 28.02.2025 tarihli ve 2025.02.56 karar sayısı ile yapılan görüşmeler sonucunda, aşağıdaki tabloda isimleri belirtilen araştırmacılar tarafından hazırlanan “İnsan Kaynakları ve Personel Departmanlarında Çalışanlardan Beklenen Yetkinlikler Üzerine Fenomenolojik Bir Araştırma: Karşılaştırmalı Kamu ve Özel Sektör Örneği” isimli araştırma projesi dosyası ve ilgili belgeler araştırmanın gerekçe, amaç, yaklaşım ve yöntemleri dikkate alınarak incelenmiş olup, projenin gerçekleştirilmesinde etik sakınca bulunmadığına kurulumuz üyeleri tarafından oy birliği ile karar verilmiştir.

Thanks

Bu bilimsel çalışmanın saha araştırmasında nitel verilerin oluşturulması için katılım sağlayan işletmelere teşekkür ederiz.

References

1. Alan, B. ve Güven, M. (2022). Uluslararası bir kavram karmaşası: Yeterlik, yeterlilik ve yetkinlik kavramları üzerine bir doküman incelemesi. Anadolu Journal of Educational Sciences International, 12(1), 271–293.
2. Amechi, U. C., & Long, C. S. (2015). HR professionals technology proponent competency: A review. Asian Social Science, 11(1), 33–38. doi: 10.5539/ass.v11n1p33
3. Aracı, M.-K. (2023). The great wave of resignation and its relationship to digitalization as a result of changes in labor preferences. M. Z. Çögenli (Ed.), Organizational behavior in the digital world içinde (ss. 271–286). New York: Nova Science Publishers.
4. Boselie, P., Brewster, C., & Paauwe, J. (2009). In search of balance–managing the dualities of HRM:An overview of the issues. Personnel Review, 38(5),461–471. doi: 10.1108/00483480910977992
5. Boxall, P., & Purcell, J. (2003). Strategy and human resource management. Bloomsbury Publishing.
6. Boyatzis, R. E. (2008). Competencies in the 21st century. Journal of Management Development, 27(1), 5–12. doi: 10.1108/02621710810840730
7. Boyne, G. A. (2002). Public and private management: What's the difference?. Journal of Management Studies, 39(1), 97–122. doi: 10.1111/1467-6486.00284
8. Bülbül, H. ve Tunç, T. (2017). Bireysel yetkinlikler ve yönetici-çalışan etkileşiminin işletme yenilikçiliğine etkisi: Türkiye örneği. Selçuk Üniversitesi Sosyal ve Teknik Araştırmalar Dergisi, 14, 139–160. https://dergipark.org.tr/tr/pub/sosyoteknik/issue/79311/1343481

9. Creswell, J. W. (2013). Qualitative inquiry and research design: Choosing among five approaches (3rd ed.). Sage Publications.
10. Cunha, T., Mexas, M., Cantareli, A., & Gonçalves, Q. (2020). Proposal guidelines to implement the concepts of industry 4.0 into information technology companies. The TQM Journal, 32(4), 741–759. doi: 10.1108/TQM-10-2019-0249
11. Çetinkaya, M. ve Özutku, H. (2012). Yönetsel performansa yetkinlik temelli yaklaşım: Türk otomotiv sektöründe bir araştırma. İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi Dergisi, 41(1), 142–161. https://dergipark.org.tr/en/pub/iuisletme/issue/9252/115745
12. Dönmez, S. ve Tuncay Çelikel, A. (2022, Mayıs). İş dünyasinda teknoloji ile birlikte gelişen yeni beceriler ve işgücünde dijital eşitsizlikler. Dijitalleşen dünyada birey, toplum, siyaset kongresi bildiri kitabı, İstanbul. Erişim Adresi https://belgelik.isikun.edu.tr/xmlui/handle/iubelgelik/5185
13. Erol, A. (2021). Dijitalleşme çağında işyerinin değişimi: Sebepleri ve sonuçları. İnsan ve İnsan Dergisi, 8(30), 97–113. doi: 10.29224/insanveinsan.963201
14. Flanagan, J. C. (1954). The critical incident technique. Psychological Bulletin, 51(4), 327–358. doi: 10.1037/h0061470
15. Gül, K., Gül, M. ve Saatcı, G. (2016). Akademik yöneticilerin yönetsel yetkinlik düzeylerinin araştırılması: Balıkesir ve Bursa’da ampirik bir çalışma. Balıkesir Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 19(35), 283–302. doi: 10.31795/baunsobed.645311
16. Hager, P., & Gonczi, A. (1996). What is competence?. Medical Teacher, 18(1), 15–18. doi: 10.3109/01421599609040255
17. HRPA. (2014). Human resources professional competency framework. Human Resources ProfessionalsAssociation. https://www.hrpa.ca/search?s=Human+resources+professional+competency+framework
18. İmamoğlu, E. (2023). Türkiye'de dijitalleşen sektörlerde iş gücü niteliğindeki gereksinimlerin güncel iş ilanları ile analizi. Alanya Akademik Bakış, 7(2), 823-845. doi: 10.29023/alanyaakademik.1181051
19. Jamkhaneh, H. B., Shahin, A., Parkouhi, S. V., & Shahin, R. (2021). The new concept of quality in the digital era: A human resource empowerment perspective. The TQM Journal, 34(1), 125–144. doi: 10.1108/TQM-06-2020-0137
20. Kırmızısaç, E. (2021). Yeni nesil insan kaynakları yönetiminde dijital dönüşüm. European Journal of Educational and Social Sciences, 6(2), 156-169. https://dergipark.org.tr/tr/pub/ejees/issue/65767/899212
21. Kolay İK. (2025). 2025 İnsan Kaynakları Trendleri. https://cdn.prod.website-files.com/6113889e45c6e62ebf4ca212/6797a21744fce0ee6e38deb7_2025ikrendlerikolayik.pdf
22. Kumari, P. A., & Sita, V. (2010). Role of competencies in human resource management a study in Indian organizations. OIDA International Journal of Sustainable Development, 2(3), 29–34.
23. Lincoln, Y. S., & Guba, E. G. (1985). Naturalistic inquiry. London: Sage Publications.
24. McClelland, D. C. (1973). Testing for competence rather than for "intelligence". American Psychologist, 28(1), 1–14. doi: 10.1037/h0034092
25. McEvoy, G. M., Hayton, J. C., Warnick, A. P., Mumford, T. V., Hanks, S. H., & Blahna, M. J. (2005). A competency-based model for developing human resource professionals. Journal of Management Education, 29(3), 383–402. doi: 10.1177/1052562904267538
26. Miles, M. B., & Huberman, A. M. (1994). Qualitative data analysis: An expanded sourcebook (2nd ed.). London: Sage Publications.
27. Moustakas, C. (1994). Phenomenological research methods. London: Sage Publications.
28. Öksüzoğlu, C. D., Karaarslan, E., Şengüllendi, M. F. ve Gürol, Y. D. (2018). İnsan kaynakları yetkinlikleri ile çalışan performansı ilişkisi: Kamu ve özel sektör karşılaştırması. Nişantaşı Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi, 6(2), 50–66. https://dergipark.org.tr/tr/pub/nisantasisbd/issue/46261/512692
29. Öztürk, N. K. (1999). Kamu ve özel yönetim etiği: Benzerlikler ve farklılıklar. Amme İdare Dergisi, 32(2), 15-16.
30. Pablos, P. O., & Lytras, M. D. (2008). Competencies and human resource management: Implications for organizational competitive advantage. Journal of Knowledge Management, 12(6), 48–55. doi: 10.1108/13673270810913612
31. Patton, M. Q. (2015). Qualitative research & evaluation methods (4th ed.). London: Sage Publications.
32. Rainey, H. G., & Chun, Y. H. (2005). Public and private management compared. E. Ferlie, L. E. Lynn Jr., & C. Pollitt (Eds.), The Oxford handbook of public management içinde (ss. 72–102). Oxford: Oxford University Press.
33. Ramlall, S. J. (2006). Identifying and understanding HR competencies and their relationship to organizational practices. Applied HRM Research, 11(1), 27–38.
34. Rose, P., Beeby, J., & Parker, D. (1995). Academic rigour in the lived experience of researchers using phenomenological methods in nursing. Journal of Advanced Nursing, 21(6), 1123–1129. doi: 10.1046/j.1365-2648.1995.21061123.x
35. Rothwell, W. J., & Lindholm, J. E. (1999). Competency identification, modelling and assessment in the USA. International Journal of Training and Development, 3(2), 90–105. doi: 10.1111/1468-2419.00069
36. Sarnıç, A. ve Özutku, H. (2024). Endüstri 4.0 sürecinde insan kaynakları yetkinlikleri üzerine nitel bir araştırma. Beykoz Akademi Dergisi, 12(1), 141–171. doi: 10.14514/beykozad.1379080
37. Schoonover, S. C. (2003). Human resource competencies for the new century. Falmouth, MA: Schoonover Associates. http://www.schoonover.com/pdf/HR_Competencies.pdf
38. Serrat, O. (2017). The critical incident technique. In Knowledge solutions. Asian Development Bank. https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-981-10-0983-9_123
39. SHRM. (2012). SHRM elements for HR success competency model. Society for Human Resource Management. https://www.shrm.org/learningandcareer/competency-model/documents/shrm-competency-model-all.pdf
40. Tarakegne, C. (2015). Defining the concept of competence: A systematic literature review. Ethiopian Journal of Social Sciences, 1(2), 1–9.
41. Tekindal, M. ve Uğuz Arsu, Ş. (2020). Nitel araştırma yöntemi olarak fenomenolojik yaklaşımın kapsamı ve sürecine yönelik bir derleme. Ufkun Ötesi Bilim Dergisi, 20(1), 153–172.
42. Toker, K. (2018). Endüstri 4.0 ve sürdürülebilirliğe etkileri. İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi İşletme İktisadı Enstitüsü Yönetim Dergisi, 29(84), 51-64. https://dergipark.org.tr/tr/pub/iuiieyd/issue/38206/441403
43. Tümen, E. (2024). Yetkinlik mi, yetenek mi?. Uluslararası Akademik Yönetim Bilimleri Dergisi, 10(16), 1–19.
44. Uğuz Arsu, Ş. (2025). İstihdamda kalifiye işgücü kaybı: Beyin göçünün sebepleri ve sonuçlarının doküman analiziyle incelenmesi. Yönetim Bilimleri Dergisi, 23(57), 1531–1568. doi: 10.35408/comuybd.1553316
45. Ulrich, D., Brockbank, W., Yeung, A. K., & Lake, D. G. (1995). Human resource competencies: An empirical assessment. Human Resource Management, 34(4), 473–495. doi: 10.1002/hrm.3930340402
46. Ulrich, D., Kryscynski, D., Ulrich, M., & Brockbank, W. (2017). Competencies for HR professionals who deliver outcomes. Employment Relations Today, 44(1), 37–44. doi: 10.1002/ert.21623
47. Ulrich, D., Younger, J., Brockbank, W., & Ulrich, M. (2012). HR talent and the new HR competencies. Strategic HR Review, 11(4), 217-222. https://rbl-net.s3.amazonaws.com/hanc/2012%20HR%20Competencies%20Report.pdf
48. Veldsman, D., van der Merwe, M., & Pretorius, A. (2025). HR competencies for 2030: A future standard. Academy to Innovative HR (AIHR). https://www.aihr.com/blog/hr-competencies/
49. Wong, S.-C. (2020). Competency definitions, development and assessment: A brief review. International Journal of Academic Research in Progressive Education and Development, 9(3), 95–114. doi: 10.6007/IJARPED/v9-i3/8223
50. Yaralı, M. C. (2024). İş becerikliliği. A. Karaca & M. Düşükcan (Ed.), Örgütsel davranışta güncel kavramlar içinde (ss. 93–125). Konya: Eğitim Yayınevi.