Evaluation of the Document Management System of the Ministry of National Education by School Administrators: Advantages, Concerns and Problems

Abstract

The objective of this study is to examine the benefits and challenges posed by the Ministry of National Education Document Management System (DYS) for school administrators. Utilizing the phenomenological approach, a subset of qualitative research designs, the study was conducted. The participants of this research were 13 school administrators, selected based on convenience sampling, who work across various educational levels and distinct school types under the aegis of the Kocaeli Provincial Directorate of National Education during the 2022-2023 academic year. Data collection was facilitated using a semi-structured interview method, and the content analysis technique was employed for data analysis. Preliminary findings from the first sub-question of the study indicated that the DYS offers benefits in both time-efficiency and economic terms. The research determined several advantages of the DYS for school administrators. Notably, DYS aids in efficient workforce allocation, economical time utilization, and reduces costs associated with archiving, stationery, and transportation. However, a significant concern raised was the heightened sense of unease among school administrators while using DYS. These feelings ranged from hastiness and stress to self-anger, self-degradation, and urgency when preparing and sending official correspondence. It is essential to note that these sentiments largely stem from the system's technical inadequacies rather than the administrators' competence. Furthermore, the research highlighted that many official texts within DYS are challenging for administrators to decipher. The apprehension of potential administrative sanctions due to incorrect or misinterpreted responses exacerbates their concerns. Additionally, the solicitation of documents and information beyond regular working hours induces negative emotional responses, including frustration, dissatisfaction, and ennui among the administrators.

Keywords

• Document Management System
• school administrators
• official writing
• correspondence
• paperwork

MEB Doküman Yönetim Sisteminin Okul Yöneticileri Üzerinde Oluşturduğu Avantaj, Sorun ve Kaygılar / Evaluation of the Document Management System of the Ministry of National Education by School Administrators: Advantages, Concerns and Problems

Abstract

Bu araştırmanın amacı; Millî Eğitim Bakanlığı Doküman Yönetim Sisteminin (DYS) okul yöneticileri üzerinde oluşturduğu avantaj, sorun ve kaygıları araştırmaktır. Nitel araştırma türünde olan bu çalışmada, nitel araştırma desenlerinden olgubilim deseni kullanılmıştır. Araştırmada yer alan çalışma grubu; 2022-2023 eğitim öğretim yılında Kocaeli ilindeki her kademeden ve çeşitli okul türelerinde görev yapan, kolay ulaşılabilir durum örneklemesine göre seçilmiş 13 okul yöneticisinden oluşmuştur. Araştırmada yer alan veriler “yarı-yapılandırılışmış görüşme formu” ile toplanmış ve bu verilerin çözümlenmesinde içerik analizi tekniği kullanılmıştır. Araştırmanın birinci alt problemine ilişkin okul yöneticilerinin verdiği cevaplar Doküman Yönetim Sisteminin hem zaman hem de ekonomik açıdan faydalı olduğunu göstermiştir. DYS’ nin okul yöneticilerine iş gücü kazancını, zamanı ekonomik kullanmayı, arşivciliğin, kırtasiye harcamaları ve ulaşım giderlerinin azalmasını sağladığı anlaşılmıştır. Araştırtmanın ikinci alt problemine ilişkin okul yöneticilerinin verdiği cevaplar resmi yazışmaların hazırlanması ve gönderilmesi aşamasında okul yöneticilerinde tedirginlik, telaş, stres, hemen gönderme isteği, kendine kızma, kendini küçülmüş hissetme gibi duygu durumlarına neden olduğunu göstermiştir. Ancak bu durumun asıl sebeplerinin okul yöneticilerinden ziyade Millî Eğitim Bakanlığının resmi yazışma sistemi olan Doküman Yönetim Sistemi’nin teknik yetersizliğinden kaynaklandığı sonucuna ulaşılmıştır. Araştırmanın üçüncü alt problemine ilişkin okul yöneticilerinin verdiği cevaplar birçok resmi yazıyı anlamanın okul yöneticileri için zor olduğunu, resmi yazıya verilen yanlış ve hatalı bir cevapta idari yaptırıma uğrayabileceklerini, mesai saati dışında istenen belge ve bilgilerin okul yöneticilerinde kızgınlık, mutsuzluk, bıkkınlık gibi olumsuz duygu durumlarına neden olduğu sonucuna ulaşılmıştır.

Keywords

• Doküman Yönetim Sistemi
• okul yöneticileri
• resmi yazı
• iletişim
• yazışma
• evrak

References

1. Altıntaş, İ. (2019). Bilgi toplumunda bir e-devlet uygulaması olarak DYS hakkında okul yöneticilerinin görüşleri. (Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi). Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi, Eğitim Bilimleri Enstitüsü, Çanakkale.
2. Altıok, V. ve Duran, A. (2018). Okul yöneticilerinin doküman yönetim sistemi (DYS) hakkındaki görüşleri. Anadolu Üniversitesi Eğitim Fakültesi Dergisi (AUJEF), 2(1), 67-82.
3. Bacanak, A., Karamustafaoğlu, O. ve Sacit K. (2003). Yeni bir bakış: Eğitimde teknoloji okuryazarlığı. Pamukkale Üniversitesi Eğitim Fakültesi Dergisi, 14(14), 191-196.
4. Ergün, H. (2020). Eğitim sendikalarına göre okullarda angarya işler. Uluslararası Toplumsal Bilimler Dergisi, 4(1), 110-121.
5. Forbes-Pitt, K. (2006). A document for document’s sake: A possible account for document system failures and a proposed way forward. Records Management Journal, 16(1), 13–20. doi:10.1108/09565690610654756
6. Güler, A. (2019). MEB yönetim bilgi sistemi olarak doküman yönetim sistemi (dys) uygulamalarının değerlendirilmesi. (Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi). Fırat Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Elazığ.
7. Hoy, W. K. (2003). An analysis of enabling and mindful school structures: Some theoretical, research, and practical consideration. Journal of Educational Administration, 41, 87-108
8. Hung, S. Y., Tang, K. Z., Chang, C. M., & Ke, C. D. (2009). User acceptance of intergovernmental services: An example of electronic document management system. Government Information Quarterly, 26(2), 387-397.

9. Johnston, G. Ve Bowen, D. (2005). The benefits of electronic records management systems: A general review of published and some unpublished cases. Records Management Journal, 15(3), 131–145.
10. Jones, S. (2012).EGovernment document management system: A case analysis of risk and reward. International Journal of Information Management, 32(4), 396–400. doi:10.1016/j.ijinfomgt.2012.04.002
11. Kain, N. ve Koshy, O. (2013). Electronic document management systems: Benefits and pitfalls. British Journal of Healthcare Management, 19(4), 173–177. doi:10.12968/bjhc.2013.19.4.173
12. Kandur, H. (2011). Türkiye’de kamu kurumlarında elektronik belge yönetimi: Mevcut durum analizi ve farkındalığın artırılması çalışmaları. Bilgi Dünyası Dergisi, 12(1), 2-12.
13. Odabaş, H. (2001). Kurumsal iletişim açısından yazışmalar ve ülkemizde yazışmaların durumu. 21. yüzyıla girerken enformasyon olgusu sempozyumu bildirileri, 19-20 Nisan 2001, Hatay.
14. Önaçan, M., Medeni, T. D., & Özkanlı, Ö. (2012). Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS)’nin faydaları ve kurum bünyesinde EBYS yapılandırmaya yönelik bir yol haritası. Sayıştay Dergisi, 85, 1-26.
15. Özdemir, E. (2014). Elektronik belge yönetim sisteminin üniversiteler açısından tasarruf boyutu. XIX. Türkiye'de İnternet Konferansında sunulan sözlü bildiri. 27-29 Kasım 2014, Yaşar Üniversitesi, İzmir.
16. Tayfur, Ö. ve Arslan, M. (2012). Algılanan iş yükünün tükenmişlik üzerine etkisi: İş-aile çatışmasının aracı rolü. Hacettepe Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, 30, 147-17.
17. Toprak, B. ve Yakar, H. (2023). Okul Yöneticilerinin Doküman Yönetim Sistemi Hakkındaki Görüşlerinin İncelenmesi. Milli Eğitim Dergisi, 52(237), 437-468.
18. Turan, S. (2002). Teknolojinin okul yönetiminde etkin kullanımında eğitim yöneticisinin rolü. Kuram ve Uygulamada Eğitim Yönetimi, 30, 271-281.
19. Ulusoy, B. (2002). İletişim nedir, nasıl olmalıdır? İstanbul Üniversitesi İletişim Fakültesi Dergisi, 13, 233-239. Vedi, B. (2013). İlk ve ortaokul yöneticilerinin bilgisayar teknolojisini kullanma düzeylerinin değerlendirilmesi. (Yüksek Lisans Tezi). Okan Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü.
20. Wang, X.D. (2015). Problems and countermeasures of electronic archives management in colleges and universities. Journal of Inner Mongolia radio & TV University, 5(153), 95-96.
21. Yetim, G. ve Toprakçı, E. (2020). Göreve yeni başlayan okul yöneticilerinin karşılaştıkları sorunlar ve çözüm önerileri. İnönü Üniversitesi Eğitim Fakültesi Dergisi, 21(1), 13-32. doi:10.17679/inuefd.538914
22. Yıldırım, A. ve Şimşek, H. (2016). Sosyal bilimlerde nitel araştırma yöntemleri, Ankara: Seçkin Yayıncılık.
23. Yıldırım, R., Yılmaz, E., ve Balıkçı, A. (2018). Eğitim bürokrasisinde yeni bir uygulama: doküman yönetim sistemi (DYS). Turkish Studies Educational Sciences, 13(11), 1497-1515.
24. Yläjääski, J. (2003). Document management as a part of product lifecycle management (Master’s thesis). Lappeenranta University of Technology, Lappeenranta, Finland.