Digital Vehicle Management in Universities: A Web-Based Vehicle Tracking and Monitoring System-The Case of Van Yüzüncü Yıl University

Abstract

Efficient management of vehicle fleets is essential for institutions aiming to optimize their operational processes, reduce costs, and achieve sustainability goals. This study presents a web-based vehicle tracking and management software system developed to address these challenges within a university context. Traditional manual tracking methods often lead to inefficiencies, missed deadlines for periodic requirements, and increased operational costs. By leveraging digital technologies, this project aims to streamline vehicle management processes and contribute to environmental sustainability. The developed system was designed using open-source technologies, including PHP and MySQL, ensuring cost-effectiveness and scalability. It offers a user-friendly, web-based interface accessible via multiple platforms, such as desktops, laptops, tablets, and mobile devices. Key functionalities include recording detailed vehicle information, automated notifications for maintenance, inspections, and insurance renewals, as well as monitoring fuel consumption and emissions data. The system's flexible architecture allows it to be tailored for other institutions with similar requirements, demonstrating its adaptability and potential for broader applications. The software was implemented in the management of a fleet comprising 48 vehicles, categorized into passenger cars, buses/minibuses, and heavy-duty vehicles. Over a six-month period, the system tracked key metrics such as daily usage, fuel consumption, maintenance schedules, and CO₂ emissions. Data from the post-implementation period were compared with pre-implementation figures to assess the system's impact on operational efficiency, cost reduction, and environmental sustainability. The results revealed significant improvements in several areas. The system automated periodic tracking processes, reducing administrative workload and saving time. Maintenance and fuel costs were optimized through preventive measures and detailed analyses, leading to a six-month saving of 357.88 liters of fuel. This reduction in fuel consumption equates to a prevention of approximately 944.80 kg of CO₂ emissions, supporting the university’s carbon footprint reduction objectives. The user-friendly interface and accessible design enhanced staff adaptability to the system, while robust security measures ensured data privacy and restricted access to authorized personnel only. This project highlights the transformative potential of digital solutions in vehicle management, particularly within educational institutions. Beyond operational improvements, the system aligns with environmental sustainability goals by integrating energy efficiency and emission monitoring modules. It offers a replicable model for other universities and large-scale organizations seeking to optimize their vehicle fleets while adhering to sustainability principles. In conclusion, this study demonstrates how a tailored vehicle management system can address operational inefficiencies, reduce costs, and support long-term sustainability goals. By automating routine processes and enabling detailed analysis of resource usage, the system provides a strategic advantage in modern vehicle fleet management. Its success within the university setting underscores its potential for wider application, contributing to a more sustainable and efficient future.

Keywords

• vehicle tracking
• fleet management
• sustainability
• fuel efficiency
• carbon emissions
• university operations

ÜNİVERSİTELERDE DİJİTAL ARAÇ YÖNETİMİ: VAN YÜZÜNCÜ YIL ÜNİVERSİTESİ ÖRNEĞİYLE WEB TABANLI ARAÇ TAKİP VE İZLEME SİSTEMİ

Abstract

Bu çalışma, üniversite bünyesindeki motorlu araçların kayıt ve takip işlemlerini otomatikleştirmek amacıyla bir web tabanlı yazılım geliştirme hedefiyle gerçekleştirilmiştir. Araçların detaylı bilgilerini kaydederek bakım, muayene ve sigorta gibi periyodik gereksinimlerin takibini etkin bir şekilde sağlayan yazılım, üniversitenin araç yönetim süreçlerini sistematik bir şekilde düzenlemiş ve kullanıcı dostu, kolay erişilebilir bir arayüz sunmuştur. Projenin teknolojik altyapısı PHP ve MySQL gibi açık kaynak kodlu yazılım dilleri kullanılarak oluşturulmuş ve lisans maliyeti gerektirmeyen bu sistem üniversite iç kaynaklarıyla sürdürülebilir bir şekilde yönetilmiştir. Yazılımın web tabanlı yapısı kullanıcıların masaüstü bilgisayar, dizüstü bilgisayar, tablet veya mobil cihaz gibi farklı platformlardan erişim sağlamalarına olanak tanımış; bu esneklik, sistemin platform bağımsız çalışmasını ve kullanıcılar için pratik bir kullanım deneyimi sunmasını mümkün kılmıştır. Proje, çevresel sürdürülebilirlik hedeflerine de önemli katkılar sağlamış, 6 ayda toplam 357.88 litre yakıt tasarrufu ve 944.80 kg CO₂ salınımının önlenmesini sağlamıştır. Bu sistemin uygulanması, üniversitenin karbon ayak izini azaltmaya yönelik hedeflerine ulaşmasına destek olmuş ve uzun vadeli sürdürülebilirlik stratejilerinin geliştirilmesine olanak tanımıştır. Geliştirilen yazılım, yalnızca üniversite için değil, aynı zamanda diğer eğitim kurumları ve benzer yapıya sahip büyük ölçekli kurumlar için de örnek teşkil edebilecek bir model sunmuştur. Yazılımın sunduğu detaylı raporlama ve analiz özellikleri sayesinde, araçların bakım ve muayene süreçleri daha etkin bir şekilde takip edilmiş, böylece araçların işletme maliyetleri optimize edilmiştir. Yazılımın tasarımında kullanıcı dostu bir arayüz tercih edilmiş, çalışanların sisteme adaptasyonu için gerekli eğitimler sağlanmıştır.

Keywords

• araç takibi
• filo yönetimi
• karbon emisyonları
• sürdürülebilirlik
• üniversite operasyonları
• yakıt verimliliği

References

1. Abid, M. H., Islam, A., Biswas, A. D., & Talin, I. A. (2022). IoT-BASED VEHICLE TRACKING SYSTEM FOR KHULNA UNIVERSITY. Khulna University Studies, 925–935.
2. Ahmed, M. K., Islam, M. A., Iqbal, M. A., & Hossain, M. A. (2024). A Cross-Platform Vehicle Tracking System for Pabna University of Science and Technology with Android and Web Interfaces: A Cross-Platform Vehicle Tracking System. International Journal of Imminent Science & Technology., 2(2).
3. Dandıl, E., & Demir, E. (2020). Gerçek Zamanlı Araç Hız Ölçümü ve Takip Sistemi Tasarımı. Journal of the Institute of Science and Technology, 10(1), 13–27.
4. Desai, M., & Phadke, A. (2017). Internet of Things based vehicle monitoring system. 2017 Fourteenth International Conference on Wireless and Optical Communications Networks (WOCN), 1–3.
5. Jimoh, O. D., Ajao, L. A., Adeleke, O. O., & Kolo, S. S. (2020). A vehicle tracking system using greedy forwarding algorithms for public transportation in urban arterial. IEEE Access, 8, 191706–191725.
6. Khin, J. M. M., & Oo, N. N. (2018). Real-time vehicle tracking system using Arduino, GPS, GSM and web-based technologies. International Journal of Science and Engineering Applications, 7(11,433-436).
7. Koca, M. (2024). Real-time Security Risk Assessment from CCTV using Hand Gesture Recognition. IEEE Access. Lee, S., Tewolde, G., & Kwon, J. (2014). Design and implementation of vehicle tracking system using GPS/GSM/GPRS technology and smartphone application. 2014 IEEE World Forum on Internet of Things (WF-IoT), 353–358.
8. Lee, S., Tewolde, G., & Kwon, J. (2014). Design and implementation of vehicle tracking system using GPS/GSM/GPRS technology and smartphone application. 2014 IEEE World Forum on Internet of Things (WF-IoT), 353–358.

9. Maruthi, R., & Jayakumari, C. (2014). SMS based bus tracking system using open source technologies. International Journal of Computer Applications, 86(9).
10. Mimbala, A., Macre, N., Maunga, N., & Acala, A. (2024). Web-Based Vehicle Monitoring System of Mindanao State University Lanao Del Norte Agricultural College. Psychology and Education: A Multidisciplinary Journal, 22(7), 863–888.
11. Nebati, E. E. (2024). Yalın Tedarik Zinciri Üzerine Bibliyometrik Bir Analiz. Çukurova Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 33(2), 968–978.
12. Pathan, M. M., & Bongale, U. A. (2022). Design And Implementation Of Real-Time Web-Based Vehicle Tracking System Using Sim. Journal of Pharmaceutical Negative Results, 2822–2828.
13. SAYIN, A. A., & ÖZCAN, M. (2024). LOJİSTİK SEKTÖRÜNDE BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ–ECZA DEPOSU UYGULAMA ÖRNEĞİ. The Journal of Social Sciences, 43, 314–322.
14. Şengül, Ü., & Selvi, B. (2021). HIZLI TÜKETİM ÜRÜNLERİNİN LOJİSTİĞİNDE KULLANILAN ELEKTRONİK SİSTEMLER VE ENDÜSTRİ 4.0: BALIKESİR İLİ ÖRNEĞİ. Çanakkale Onsekiz Mart University.
15. Shibghatullah, A. S., Jalil, A., Wahab, M. H. A., Soon, J. N. P., Subaramaniam, K., & Eldabi, T. (2022). Vehicle tracking application based on real time traffic. International Journal of Electrical and Electronic Engineering & Telecommunications, 11(1), 67–73.
16. Ulugöl, S., & Bilgili, A. (2024). Yerel yönetimlerde “ortak alanlar trajedisi” kavramı: Şanlıurfa büyükşehir belediyesi örneği. Balıkesir Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 27(51), 127–142.