Digitalizing Personal Protective Equipment Request and Approval Processes: A Role-Based Hierarchical Management Information System in Public Institutions

Abstract

Personal protective equipment (PPE) management constitutes a fundamental legal obligation under Turkey's Occupational Health and Safety Law No. 6331. In practice, however, these processes are commonly managed through paper forms or error-prone spreadsheets, leading to lost documents, missed expiry dates, size mismatches and audit difficulties. This study examines the PPE module of a web-based Occupational Health and Safety Management Information System, piloted at a state university, from the perspective of request-approval workflow, role-based hierarchical approval and inventory/expiry management. Developed using a Design Science Research methodology, the system integrates request management, a two-stage role-based hierarchical approval mechanism (unit supervisor and OHS specialist), real-time stock validation, body size matching, expiry date monitoring and timestamped transaction records. Compared with paper-based methods, the digital system substantially shortens process times, markedly reduces the risk of document loss and supports compliance with record-keeping requirements. The 28% missing-approval-or-record and 11% missing-expiry-date rates identified in the paper-based archive (n=200) fell to zero across the 847 transactions of the pilot, a reduction that is statistically significant by a two-proportion z-test (p < 0.001; 95% CIs [22.2–34.6] and [7.3–16.1] percentage points, respectively). The findings indicate that comparable systems have the potential to improve PPE process management in public institutions with similar hierarchical structures.

Keywords

• Personal protective equipment
• occupational health and safety
• management information system
• Role-based access control

Supporting Institution

This study was not supported by any institution or organization.

Ethical Statement

This study was conducted as a Design Science Research (DSR) methodology-based system development and evaluation study. The structured interviews carried out in this study were conducted for professional evaluation purposes related to institutional process improvement and consist of voluntary expert opinions. Ethics committee approval was not required for this study.

Kişisel Koruyucu Donanım Talep ve Onay Süreçlerinin Dijitalleştirilmesi: Kamu Kurumlarında Rol Tabanlı Hiyerarşik Bir Yönetim Bilgi Sistemi

Abstract

Kişisel koruyucu donanım (KKD) yönetimi, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamında işverenlere yüklenen temel yasal yükümlülüklerden birini oluşturmaktadır. Ancak uygulamada KKD süreçleri çoğunlukla kağıt formlar veya hata payı yüksek elektronik tablolar aracılığıyla yürütülmekte; bu durum kayıp belgeler, gözden kaçan son kullanım tarihleri, beden uyumsuzlukları ve denetim güçlükleri gibi sorunlara yol açmaktadır. Bu çalışmada, bir devlet üniversitesi pilot kurumunda uygulanan web tabanlı İSG Yönetim Bilgi Sistemi'nin KKD modülü; talep-onay iş akışı, rol tabanlı hiyerarşik onay ve envanter/son kullanım yönetimi ekseninde ele alınmaktadır. Tasarım Bilimi Araştırması (Design Science Research) yöntemiyle geliştirilen sistem; talep yönetimi, birim amiri ve İSG uzmanından oluşan iki kademeli rol tabanlı hiyerarşik onay mekanizması, gerçek zamanlı stok doğrulama, beden ölçüsü eşleştirme, son kullanım tarihi izleme ve zaman damgalı işlem kayıtları işlevlerini bir arada sunmaktadır. Geleneksel kağıt tabanlı yöntemlerle karşılaştırıldığında dijital sistem; süreç sürelerini önemli ölçüde kısaltmakta, belge kaybı riskini belirgin biçimde azaltmakta ve kayıt tutma yükümlülüklerine uyumu desteklemektedir. Arşiv incelemesinde (n=200) saptanan %28 onay/kayıt eksikliği ve %11 son kullanım tarihi kaydı eksikliği oranları, pilot dönemde gerçekleştirilen 847 işlemde sıfıra gerilemiştir; bu düşüşler iki oran z-testiyle istatistiksel olarak anlamlı bulunmuştur (p < 0,001; %95 güven aralıkları sırasıyla [22,2–34,6] ve [7,3–16,1] yüzde puanı). Bulgular, benzer hiyerarşik yapıya sahip kamu kurumlarında bu tür sistemlerin KKD süreç yönetimini iyileştirme potansiyeli taşıdığını göstermektedir.

Keywords

• Kişisel koruyucu donanım
• iş sağlığı ve güvenliği
• yönetim bilgi sistemi
• rol tabanlı erişim kontrolü

Supporting Institution

Bu çalışma herhangi bir kurum veya kuruluş tarafından desteklenmemiştir.

Ethical Statement

Bu çalışma, Tasarım Bilimi Araştırması (DSR) yöntemiyle yürütülen bir sistem geliştirme ve değerlendirme çalışmasıdır. Çalışmada gerçekleştirilen yapılandırılmış görüşmeler, kurumsal süreç iyileştirmesine yönelik mesleki değerlendirme amaçlı olup gönüllü uzman görüşlerinden oluşmaktadır. Bu çalışma için etik kurul onayı alınmasına gerek yoktur.

References

1. Akboğa Kale, Ö., & Eskişar, T. (2021). Kişisel koruyucu donanım kullanımının önemi ve gelişim planlaması için bir alan çalışması. Çalışma ve Toplum, 4(71), 2739–2752.
2. Akca, Ş. (2026). İş sağlığı ve güvenliği uygulamalarında yönetim bilgi sistemi (Tez No. 1008360) [Yüksek lisans tezi, Tokat Gaziosmanpaşa Üniversitesi]. Ulusal Tez Merkezi.
3. Akca, Ş., Urfalıoğlu, M., & Budak, Y. (2026a). Digital transformation in personal protective equipment management: Design and implementation of a web-based digital custody and audit trail system. Sakarya University Journal of Computer and Information Sciences. (Baskıda).
4. Akca, Ş., & Budak, Y. (2026b). İş sağlığı ve güvenliği yönetim bilgi sistemlerinde eğitim modülü: Web tabanlı öğrenme yönetim sistemi uygulaması. Açıköğretim Uygulamaları ve Araştırmaları Dergisi, 12(2), 115–147. https://doi.org/10.51948/auad.1957776
5. Avrupa Parlamentosu ve Konseyi. (2016). Kişisel koruyucu donanıma ilişkin (AB) 2016/425 sayılı Tüzük. Avrupa Birliği Resmî Gazetesi.
6. Avrupa Toplulukları Konseyi. (1989). İşçilerin işyerinde sağlık ve güvenliğinin iyileştirilmesini teşvik eden önlemlerin alınmasına ilişkin 89/391/EEC sayılı Çerçeve Direktifi. Avrupa Toplulukları Resmî Gazetesi.
7. Braun, V., & Clarke, V. (2006). Using thematic analysis in psychology. Qualitative Research in Psychology, 3(2), 77–101. https://doi.org/10.1191/1478088706qp063oa Cagno, E., Accordini, D., Neri, A., Negri, E., & Macchi, M. (2024). Digital solutions for workplace safety: An empirical study on their adoption in Italian metalworking SMEs. Safety Science, 177, 106598. https://doi.org/10.1016/j.ssci.2024.106598
8. Davis, F. D. (1989). Perceived usefulness, perceived ease of use, and user acceptance of information technology. MIS Quarterly, 13(3), 319–340. https://doi.org/10.2307/249008

9. Dodoo, J. E., Al-Samarraie, H., Alzahrani, A. I., Lonsdale, M., & Alalwan, N. (2024). Digital innovations for occupational safety: Empowering workers in hazardous environments. Workplace Health & Safety, 72(3), 84–95. https://doi.org/10.1177/21650799231215811
10. Eurostat. (2023). Accidents at work statistics. Avrupa Komisyonu. https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php?title=Accidents_at_work_statistics
11. Flor-Unda, O., Fuentes, M., Dávila, D., Rivera, M., Llano, G., Izurieta, C., & Acosta-Vargas, P. (2023). Innovative technologies for occupational health and safety: A scoping review. Safety, 9(2), 35. https://doi.org/10.3390/safety9020035 Hevner, A. R., March, S. T., Park, J., & Ram, S. (2004). Design science in information systems research. MIS Quarterly, 28(1), 75–105.
12. International Organization for Standardization. (2018). ISO 45001:2018 Occupational health and safety management systems. ISO.
13. İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği. (2012). Resmî Gazete (Sayı: 28512, 29 Aralık 2012). İş Teftiş Kurulu Yönetmeliği. (2017). Resmî Gazete (Sayı: 30051, 28 Nisan 2017).
14. Kavgacı, Y., & Çiçek, H. (2019). Kamu hastanelerinde iş sağlığı ve güvenliği uygulamalarının çalışanların iş performansına etkisi: Burdur ili örneği. Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 11(28), 306–331. https://doi.org/10.20875/makusobed.520439
15. Kişisel Koruyucu Donanım Yönetmeliği. (2019). Resmî Gazete (Sayı: 30761, 1 Mayıs 2019). https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2019/05/20190501-5.htm
16. Peffers, K., Tuunanen, T., Rothenberger, M. A., & Chatterjee, S. (2007). A design science research methodology for information systems research. Journal of Management Information Systems, 24(3), 45–77.
17. Resmî Gazete. (2012). 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu (Sayı 28339).
18. Sandhu, R. S., Coyne, E. J., Feinstein, H. L., & Youman, C. E. (1996). Role-based access control models. IEEE Computer, 29(2), 38–47. https://doi.org/10.1109/2.485845 Solmaz, M., & Solmaz, T. (2022). Pandemi sürecinde iş kazaları. Karaelmas İş Sağlığı ve Güvenliği Dergisi, 6(2), 67–75. https://doi.org/10.33720/kisgd.1057528
19. Sosyal Güvenlik Kurumu. (2023). SGK istatistik yıllığı 2022: İş kazaları, meslek hastalıkları ve sigorta istatistikleri. Sosyal Güvenlik Kurumu.
20. T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı. (2013). Kişisel Koruyucu Donanımların İşyerlerinde Kullanılması Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete, Sayı 28695). https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2013/07/20130702-2.htm
21. Uluslararası Çalışma Örgütü. (2023). İş sağlığı ve güvenliği istatistikleri. ILOSTAT. https://ilostat.ilo.org/topics/safety-and-health-at-work/
22. Urfalıoğlu, M., & Aşantuğrul, N. (2026). Veri madenciliği teknikleri kullanılarak lise öğrencilerinin mesleki kişilik profilleri ve kişilik özelliklerine dayalı kariyer yönlendirme: Makine öğrenmesi. Bilişim Teknolojileri Dergisi, 19(1), 11–24. https://doi.org/10.17671/gazibtd.1719617
23. Venkatesh, V., Morris, M. G., Davis, G. B., & Davis, F. D. (2003). User acceptance of information technology: Toward a unified view. MIS Quarterly, 27(3), 425–478. https://doi.org/10.2307/30036540