BİLGİ VE KAYIT YÖNETİMİ: BİR SANAYİ İŞLETMESİNDE BİLGİ VE KAYIT SİSTEMİNİN GELİŞTİRİLMESİNE İLİŞKİN MODEL ÖNERİSİ

Year 2018, Volume: 7 Issue: 1, 59 - 71, 20.04.2018

Nuran Öztürk Başpınar

Abstract

Amaçlar: Çalışmanın amacı, örgüt yapısında ve bilgi ve
iletişim teknolojisinde meydana gelen değişmeler sonucu iş yükünde meydana
gelen artışın özellikle -bilgi ve kayıt hacminde meydana gelen artışın- mevcut
bilgi ve kayıt sistemi üzerinde oluşturduğu etkileri ortaya koymak ve bu
etkiler sonucu ortaya çıkabilecek eksiklikleri ve/veya aksaklıkları tespit
etmek ve uygulanabilir tedbirlerin alınmasına yardımcı olacak (şirketin örgüt yapısını
göz ardı etmeden) önerilerde bulunmaktır.

Yöntem: Araştırma sistem analizi yöntemiyle
gerçekleştirilmiştir. İşletmenin bilgi ve kayıt
sistemi hakkında bilgi toplarken görüşmeler, örgüt şemaları, akış diyagramları,
örnek formlar ve raporlar ve gözlemden yararlanılmıştır.

Bulgular: Örgütün yapısında ve bilgi teknolojisinde
meydana gelen değişimlerin iş yükünde, bilgi ve kayıt hacminde artışa neden
olduğu belirlenmiştir. Mevcut bilgi sisteminin yapısı merkezi değildir. Sistem
Otomasyon bölümünün kurmay olması, danışma bilgisi sağlayan ve karar vermeyi
kolaylaştıran bir birim olarak örgütlenmesi bölümlere ayırmada karşılaşılan bir
çelişkidir. İşletmede tüm birimleri kapsayan ve tüm birimlerce kullanılan ortak
dosyalama sistemi geliştirilip uygulanmamıştır. Arşiv için gerekli büyüklükte
ve uygun yer ayrılmamıştır. İşletmede
çok fazla rapor ve yazı kullanılması tespit edilen diğer sorundur.

Keywords

: Bilgi ve kayıt yönetimi, büro, sanayi işletmesi

INFORMATION AND REGISTRATION MANAGEMENT: A MODEL SUGGESTION FOR THE DEVELOPMENT FOR AN INFORMATION AND REGISTRATION SYSTEM IN AN INDUSTRIAL ENTERPRISE

Abstract

Objectives: The purposes of this study are to exhibit the effects of the increase on the work loads in the existing information and registration system caused by the changes because of the changes in the information/registration system and to suggest some solutions that can help the company in taking cautions for the deficiencies and/or faults (without ignoring the structure of the company).
Method: The research was carried out by adopting the traditional system analysis. While collecting data about the existing information and registration system, the interview, organization charts, flow diagrams sample forms & reports and observation methods were benefitted.
Results: It was specified that the changes in the structure of the company and information technology have caused an increase of in the work load, the volume of information and registration transactions. The existing system is not central. It seems to be a paradox in departing the organization as the Department of System Automation is a staff unit providing advisory information and facilitating the procesesses of decision making A filing system covering all depatments of the company has not been developed and used. A required capacity has not been devoted for archiving. Using of excessive reporting and corresponding transactions is another problem detected.

Keywords

Information and registration management, office, industrial enterprise

References

• Alabay, E., Ünüsan, N. (2008). Okulöncesinde Bilgisayar Destekli Geometrik Şekil Kavramlarının Öğretimi. II. Uluslararası Bilgisayar ve Öğretim Teknolojileri Sempozyumu, 716-723, İzmir.
• Alter, S. (1999). A General, Yet Useful Theory Of Information Systems, Communication of the Association for Information Systems, 1, 1-70.
• Anameriç, H. (2005). Yönetim Bilgi Sistemlerinin Yönetim Fonksiyonları Üzerine Etkisi, Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih Coğrafya Fakültesi Dergisi, 45 (2): 25-43.
• Bhatia, R.C. (2007). Principles of Office Management. New Delhi: Lotus Press.
• Buckman, R. (2004). Building a Knowledge–Driven Organization. New York: McGraw-Hill.
• Demirhan, D. (2002). İşletmelerde Stratejik Bilgi Sistemleri Yönetimi ve Rekabet Üstünlüğü Elde Edilmesindeki Rolü, Ege Akademik Bakış, Ekonomi, İşletme, Uluslararası İlişkiler ve Siyaset Bilimleri Dergisi, 2(2), 117-124.
• Doswell, A.(2013). Foundations of Business Information Systems. New York and London: Plenum Press.
• Essays, UK. (2013). Management Information Systems London Olympics. (çevrimiçi: https://www.ukessays.com/services/example-essays/information-systems/management-information-systems-london-olympics.php?cref=1), Erişim tarihi: 06 Şubat 2018.
• Harıharan, M. R. ve Khaneja, M. (2003). E-Knowledge Management Framework for Government Organizati-ons, Information Systems Management, Bahar, 38-48.
• İnce, A.R, Erol, Y. ve Karagöz, N. (2013). Bir Süreç İyileştirme Örneği Olarak Görüntü Arşivleme ve İletişim Sisteminin (Pacs) Değerlendirilmesi: Sivas Numune Hastanesi Uygulaması, İşletme Araştırmaları Dergisi, 5 (3): 243-257.
• Kandur, H. (2011). Türkiye’de Kamu Kurumlarında Elektronik Belge Yönetimi: Mevcut Durum Analizi ve Farkındalığın Artırılması Çalışmaları, Bilgi Dünyası 12 (1), 2-12.
• Keeling, L. L. ve Kallaus, N. F. (1996). Administrative Office Management. Ohio: Thompson/South Western.
• Kendall, K. E., ve Kendall, J. E. (2014). Systems Analysis and Design, Upper Saddle River. NJ: Pearson.
• Kömekçi, H. (2005). Yerel Yönetimlerde Form ve Rapor Yönetimi: Tuzla Belediyesi Örneği. (Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi). Marmara Üniversitesi Türkiyat Araştırmaları Enstitüsü, İstanbul.
• Laudon, C. K. ve Laudon, P. J. (2001). Essentials of Management Information Systems. New Jersey: Prentice-Hall Inc.
• Özdemirci, F. (2001). 21. Yüzyıla Girerken Enformasyon Olgusu Sempozyumu Bildiri Kitabı, (içinde: Belge Üretimi ve Kurumsal Bilgi Yönetimi, s:179-186), Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği.
• Parker, C. S. (1993). Management Information Systems-Strategy, New York: McGraw-Hill.
• Pillai, R.S.N. ve Bagavathi, V. (2014). Office Management. New Delhi: S.Chand Company Ltd.
• Sarıaslan, H. (1984). Sistem Analizinin Temelleri, Ankara Üniversitesi SBF Dergisi, 39 (1): 51-63.
• Rukancı, F. ve Koç, H. (2010). Arşivcilikte Genel Tasnif Sistemi ve Bileşenleri, Bilgi Dünyası, 11 (1), 1-21.
• Tonta, Y. (2004). Kütüphaneciliğin Destanı Uluslararası Sempozyumu Bildiri Kitabı (içinde: Bilgi Yönetiminin Kavramsal Tanımı ve Uygulama Alanları), Ankara: Ankara Üniversitesi Dil Tarih ve Coğrafya Fakültesi 50. Yıl yayınları, Yayın No: 1.
• Terry, G. R. (1970). Office Management and Control The Administrative Managing of Information, Illinois: Richard D.Irwin.
• Türk Standartları Enstitüsü (2009). TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi (Çevrimiçi: https://www.tse.org.tr/IcerikDetay?ID=87&ParentID=62). Erişim tarihi 07.02.2018.