Uzunköprü Vocational School: The PDCA Cycle in In-Service Training: A Comprehensive Case Analysis

Abstract

This case analysis investigates the integration of the Plan–Do–Check–Act (PDCA) cycle into In-Service Training (IST) processes for continuous quality assurance in higher education. It presents the closing evaluation findings and strategic actions of the In-Service Development Program implemented at Uzunköprü Vocational School (UMYO) in 2025 (Uzunköprü Meslek Yüksekokulu, 2025). The program was assessed using a mixed-methods approach involving 20 academic and administrative personnel. Quantitative results indicated exceptionally high satisfaction (General Mean 4.93), validating the efficacy of the Plan and Do phases. Perfect scores were achieved for Professional Contribution (5.00) and Content Relevance. Crucially, the Time Management dimension scored significantly lower (4.12), signaling a constraint related to organizational workload. Qualitative data confirmed this by revealing demands for schedule optimization (shorter sessions) and new skill enhancement focused on advanced data analysis software (SPSS/NVivo). The Act phase provided strategic organizational responses to these structural findings from the Check phase. Key actions formalized include Schedule Optimization (spreading the program across Fall 2025 and Spring 2026), Module Content Standardization, and the creation of a Digital Content Repository. These strategic interventions align with Senge's (1990) concept of the leader as a 'designer' and facilitate the conversion of individual learning into institutional knowledge, as posited by Nonaka and Takeuchi (1995). The study concludes that the PDCA cycle serves as a dynamic and robust management framework in higher education, effectively translating evaluation data into measurable organizational change and fostering a sustainable, data-driven culture of continuous improvement, extending beyond mere curriculum refinement.

Keywords

• PDCA
• In-Service Training
• UMYO

Uzunköprü Vocational School: The PDCA Cycle in In-Service Training: A Comprehensive Case Analysis

Abstract

Yükseköğretimde sürekli kalite güvencesi için PUKÖ (Planla–Uygula–Kontrol Et–Önlem Al) döngüsünün Hizmet İçi Eğitim (HİE) süreçlerine entegrasyonu incelenmiştir. Bu vaka analizi, Uzunköprü Meslek Yüksekokulu (UMYO) Birim İçi Hizmet Geliştirme Programı'nın (2025) kapanış değerlendirme bulgularını ve stratejik aksiyonlarını sunmaktadır. Program, 20 akademik ve idari personel tarafından Likert anketleri ve nitel görüşmeler kullanılarak karma yöntemlerle değerlendirilmiştir (Uzunköprü Meslek Yüksekokulu, 2025). Nicel sonuçlar, Mesleki Katkı (5.00) ve İçerik Uygunluğu (4.89) boyutlarında çok yüksek memnuniyet (Genel Memnuniyet 4.93) olduğunu göstermiştir. Bu yüksek skorlar, Planla ve Uygula aşamalarının etkinliğini doğrulamaktadır. Ancak, organizasyonel bir kısıtlamaya işaret eden Zaman Yönetimi boyutu $4.12$ gibi görece düşük bir ortalamada kalmıştır. Nitel analiz, bu düşük skorun nedeninin yoğun iş yükü ve uzun oturum süreleri olduğunu doğrulamış, katılımcılar ileri düzey veri analizi (SPSS/NVivo) atölyeleri talep etmiştir. Kontrol Et aşamasındaki bu bulgulara yanıt olarak, Önlem Al aşamasında yapısal iyileştirmeler planlanmıştır. Ana aksiyonlar, programın 2025-2026 Güz ve Bahar dönemlerine yayılmasıyla Takvim Optimizasyonu, Modül İçerik Standardizasyonu ve Dijital Arşivleme'dir. Bu stratejik eylemler, Senge'nin (1990) liderliği 'tasarımcı' olarak konumlandırmasına paralel olarak, bireysel öğrenmenin kurumsal hafızaya (Nonaka & Takeuchi, 1995) dönüştürülmesini sağlamaktadır. Sonuç, PUKÖ döngüsünün, yükseköğretimde sadece müfredat kalitesini değil, aynı zamanda organizasyonel çevikliği ve veri temelli sürekli iyileştirmeyi sağlayan dinamik ve etkili bir yönetim çerçevesi olduğunu kanıtlamaktadır. Bu sistematik yaklaşım, UMYO'nun kalite kültürünü güçlendirmektedir.

Keywords

• PUKÖ
• Hizmet İçi Eğitim
• UMYO

References

1. Deming, W. E. (1986). Out of the crisis. MIT Press.
2. Goldstein, I. L., & Ford, J. K. (2002). Training in organizations: Needs assessment, development, and evaluation (4th ed.). Wadsworth.
3. Noe, R. A. (2020). Employee training and development (8th ed.). McGraw-Hill Education.
4. Nonaka, I., & Takeuchi, H. (1995). The knowledge-creating company: How Japanese companies create the dynamics of innovation. Oxford University Press.
5. Project Management Institute. (2013). A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide) (5th ed.). Project Management Institute.
6. Senge, P. M. (1990). The fifth discipline: The art and practice of the learning organization. Doubleday.
7. Slade, M. (2017). Essential questions. In J. Stefaniak (Ed.), Instructional design needs assessment: Theory, process, and practice. Routledge.
8. Uzunköprü Meslek Yüksekokulu. (n.d.). UMYO Birim İçi Hizmet Eğitimi. Trakya Üniversitesi. Retrieved November 15, 2025, from https://bys.trakya.edu.tr/file/open/60277578

9. Uzunköprü Meslek Yüksekokulu. (2025). UMYOPARK Birim İçi Hizmet Geliştirme Programı PUKÖ Döngüsü Kapanış Değerlendirme Raporu. Trakya Üniversitesi. Retrieved November 15, 2025, from https://bys.trakya.edu.tr/file/open/83324816