İşletmelerin E-Dönüşüm Sürecinde E-Belge Kullanım Yöntem Şeklinin Seçimine Yönelik Bir Değerlendirme

Abstract

Türkiye’de işletmelerin kullanmış olduğu bazı belgeler yasal düzenlemelerle dijitalleşmiş ve e-belge haline gelmiştir. Bu süreçte işletmeler e-belge kullanım sürecinde bazı zorluklar yaşamaktadır. Bu zorluklardan en önemlisi de entegrasyon için kullanılacak yöntemin seçimidir. Bu konuda üç farklı yöntem (Gelirler İdaresi Başkanlığı (GİB) Portal, Doğrudan Entegrasyon ve Özel Entegratör) bulunmaktadır. Doğru entegrasyon yönteminin seçilememesi yasal zorunluluklar ve maliyetler açısından önemli sorunlara neden olabilmektedir. Bu çalışmada işletmelerin e-belge geçiş sürecinde doğru yöntemi belirlemesi üzerine bir inceleme yapılmıştır. Öncelikle uygun olan yöntemin seçimi için nasıl bir yol izlenmesi işletme imkanları, yasal zorunluklar bağlamında değerlendirilmiştir. En çok tercihe edilen yöntem olan özel entegratör yöntemi için seçim kriterlerini belirmek amacıyla çok kriterli karar verme yöntemlerinden FUCOM (Full Consistency Method – Tam Tutarlılık Yöntemi) kullanılmıştır. Çalışmada belge sayısının ve firma bilgi teknolojileri yeterliliğinin yöntemi belirlemede önemli olduğu görülmüştür. Özel entegratör seçiminde sırasıyla “KKP (Kurumsal Kaynak Planlanlama) yazılımlarına uygunluk”, “firma desteği” ve “maliyet” önemli kriterler, “API (Application Programming Interface- Uygulama Programlama Arabirimi) desteği” en önemsiz kriter olarak belirlenmiştir. Bu çalışma, e-belge sistemine geçmeyi planlayan işletmeler için doğru entegrasyon yöntemini belirlemeye yönelik bir rehber niteliğindedir.

Keywords

• E-Belge
• Entegrasyon Yöntemi
• Özel Entegratör
• Servis Seçimi
• FUCOM

An Evaluation of the Selection of E-Document Usage Method in the E-Transformation Process of Businesses

Abstract

In Turkey, some of the documents used by businesses have been digitized and e-documented by legal regulations. There are some difficulties in the process of businesses being included in the e-transformation system. The most important of these difficulties is selecting the method to be used for integration. There are three different methods (RA Portal, Direct Integration, and Private Integrator). Failure to choose the right integration method may cause problems in terms of legal obligations and costs. In this study, an examination has been made on the determination of the right method in the e-document transition process. First of all, how to follow a path for the selection of the appropriate method is evaluated in the context of business opportunities and legal obligations. FUCOM (Full Consistency Method) was used to determine the selection criteria for the most commonly used method, the special integrator method. In the study, it was seen that the number of documents and firm information technology competence are important in determining the method. ‘Compatibility with ERP software’, “company support” and “cost” are important criteria in the selection of private integrator, while “API (Application Programming Interface) support” is the least important criterion. This study serves as a guide for businesses planning to transition to the e-document system in determining the most appropriate integration method.

Keywords

• E-Document
• Integration Method
• Authorized Integrator
• Service Selection

References

1. Amalina, Debbie - Suryani, Erma (2022). “Evaluating the success of e-invoice implementation at a state-owned enterprise using Delone Mclean is success model”. IPTEK Journal of Proceedings Series, 0(1), 388. https://doi.org/10.12962/j23546026.y2020i1.11937
2. Andrejić, Milan - Pajic, Vukasin - Kilibarda, Milarod (2023). “Distribution channel selection using FUCOM-ADAM: A Novel Approach”. Sustainability, 15, 14527.
3. Aprilina, Vita – Bariyanto, Muhammad Sugeng (2023). “The effect of implementation and socialization of e-invoice 3.0 on compliance of taxable entrepreneurs for reporting value added tax annual notice”. Basic and Applied Accounting Research Journal, 2(2), 78-86.
4. Aşan, Hakan - Ayçin, Ejder (2020). “Kurumsal kaynak planlama sistemlerinin seçimindeki kriterlerin Best-Worst metodu ile değerlendirilmesi”. Bitlis Eren Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Akademik İzdüşüm Dergisi, 5(2), 114-124.
5. Awan, Umer Ali (2023). “Impact of electronic invoicing on cost saving and operational efficiency in logistics”. Bachelor of Business Administration, International Business. LAB University of Applied Sciences
6. Ayçin, Ejder - Aşan, Hakan (2021). “İş zekası uygulamaları seçimindeki kriterlerin önem ağırlıklarının FUCOM yöntemi ile belirlenmesi”. Afyon Kocatepe Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, 23(2),195-208.
7. Aydın, Fatma (2017). “Türkiye’de e-fatura ve e-defter uygulamalarının işletmeler üzerindeki yansımaları ve bir araştırma”. Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, İstanbul Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, İstanbul.
8. Badi, Ibrahim - Abdulshahed, Ali (2019). “Ranking the Libyan airlines by using full consistency method (FUCOM) and analytical hierarchy process (AHP)”. Operational Research in Engineering Sciences: Theory and Applications, 2(1), 1-14.

9. Bellon, Matthieu - Dabla-Norris, Era – Khalid Salma – Lima, Frederico (2019). “Digitalization to improve tax compliance”. IMF Working Paper, 19(231).
10. Berutti, Stefano (2011). “Electronic invoicing and digital archiving services: A provider selection model”. Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi. Master of Science in Management, Economics and Industrial Engineering. Politecnico Di Milano.
11. Bursalı, Halim - Çanakçıoğlu, Mustafa (2023). “Bağımsız çalışan serbest muhasebeci mali müşavirlerin elektronik muhasebe uygulamalarının kullanımı üzerine istanbul ilinde yapılan bir araştırma”. Muhasebe ve Denetime Bakış Dergisi. 23(70), 327-354. https://doi.org/10.55322/mdbakis.1276012
12. Chang, Wan Tzu – Yeh, Yen Po -Wu, Hong Yi – Lin, Yu Fen – Dinh, Tahi Son – Lian, Le Bin (2020). “An automated alarm system for food safety by using electronic invoices. Plos One”, 15(1). https://doi.org/10.1371/journal.pone.0228035
13. Çakır, Engin (2018). “Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yazılımı seçiminde çok kriterli karar verme yöntemleri: Bir belediye örneği”. Business Economics and Management Research Journal, 1(1), 15-30.
14. Çalışkan, Zeynep - Yüksel, Hilmi (2021). “Ürün yaşam döngüsü yönetimi (PLM) yazılımlarının seçiminde kullanılan kriterlerin ANP yöntemi ile sıralanması”. Yaşar Üniversitesi E-Dergisi, 16(63), 1480-1495. https://doi.org/10.19168/jyasar.896155
15. Dalić, Irena – Stević, Željko – Erceg, Željko - Macura, Perica - Terzić, Svetlana (2020). “Selection of a distribution channel using the integrated FUCOM-MARCOS model”. International Review, (3-4), 80-96.
16. Dikmen, Feyyaz Cengiz - Kavakcı, Işılay (2022). “Bütünleşik olarak kullanılan MACBETH, TOPSIS ve COPRAS yöntemleri ile kurumsal kaynak planlama yazılım seçimi”. Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 8(1), 205-238. https://doi.org/10.31463/aicusbed.1067579
17. Ecer, Fatih (2020). Çok kriterli karar verme: Geçmişten günümüze kapsamlı bir yaklaşım. Seçkin Yayınevi, Ankara.
18. Ecer, Fatih (2021). “Sürdürülebilir tedarikçi seçimi: FUCOM sübjektif ağırlıklandırma yöntemi temelliMAIRCA yaklaşımı”. Journal of Mehmet Akif Ersoy University Economics and Administrative Sciences Faculty, 8(1), 26-48. https://doi.org/10.30798/makuiibf.691693
19. Elçin, Ramis - Gerekan, Bilal - Usta, Mehmet (2018). “E-Fatura, E-Defter ve E-Arşiv uygulamalarına geçiş sürecinde yaşanan sorunlar: Serbest muhasebeci mali müşavirler üzerine bir araştırma”. Mali Çözüm Dergisi. 146, 13-42.
20. Everest, Timuçin - Savaşkan, Gönül Selin – Or, Aykut – Özcan, Hasan (2022). “Suitable site selection by using full consistency method (FUCOM): A case study for maize cultivation in Northwest Turkey”. Environment Development and Sustainability, 26(1), 1831-1850.
21. Fazlollahtabar, Hamed - Smailbašić, Aldina - Stević, Željko (2019). “FUCOM method in group decision-making: Selection of forklift in a warehouse. Decision Making”: Applications in Management and Engineering, 2(1), 49-65. https://doi.org/10.31181/dmame1901065f
22. Forum.efatura.gov.tr (2024). “E-fatura forumu”, https://forum.efatura.gov.tr/ view.php?id=6282. (Erişim Tarihi: 10.09.2024)
23. GİB (2013a). “E-fatura portalı (Kullanım kılavuzu)”. https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-FaturaPortaliKullanimKilavuzu-v1.5.pdf (Erişim Tarihi: 18.11.2024).
24. GİB (2013b). “E-fatura portalı (Saklama kılavuzu)”. https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-FaturaUygulamasiSaklamaKilavuzu-v1.5.pdf (Erişim Tarihi: 18.11.2024).
25. GİB (2017). “E-fatura uygulaması (Elektronik başvuru rehberi ve kılavuzu- v 1.2)”. https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/efaturabasvuru/E-Fatura UygulamasiBasvuruRehberiveKilavuzu_V1.2.pdf, (Erişim Tarihi: 13.12.2024).
26. GİB (2018). “E-fatura uygulaması (Entegrasyon kılavuzu)” https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-FaturaUygulamasiEntegrasyonKilavuzu-v1.10.pdf (Erişim Tarihi: 18.11.2024).
27. GİB (2023). “E-fatura uygulaması (Özel entegrasyon kılavuzu)” https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-Fatura_Uygulamasi_Ozel_Entegrasyon_Kilavuzu_v1.13.pdf (Erişim Tarihi: 18.11.2024).
28. GİB (2025). “Gelir İdaresi Başkanlığı 2024 faaliyet raporu”, http://www.sp.gov.tr/upload/xSPRapor/files/so8XI+2024_faaliyet_raporu.pdf. (Erişim Tarihi: 02.07.2025)
29. Gönen, Seçkin - Solak, Bilal (2017). “Maliye Bakanlığı e-dönüşüm sürecinin muhasebe meslek mensupları açısından değerlendirilmesine ilişkin bir alan araştırması”. Muhasebe ve Finansman Dergisi, (76), 63-80. https://doi.org/10.25095/mufad.400219
30. Gülten, Selçuk - Erdem, Alper. (2016). “E-uygulamalar seminer notları”, http://www.esmmmo.org/storage/file/070349fc1d8a480194b3a63fce3bb3b0 .pdf, (Erişim: 6.1.2024).
31. Haag, Steffi - Born, Friedrich - Kreuzer, Stanislav - Bernius, Steffen (2013). “Organizational resistance to e-invoicing – results from an empirical investigation among SMEs.”, 286-297. https://doi.org/10.1007/978-3-642-40358-3_24
32. Hagsten, Eva - Falk, Martin Thomas (2020). “Use and intensity of electronic invoices in firms: The example of Sweden”, Journal of Cleaner Production”, 262, 121291. https://doi.org/10.1016/j.jclepro.2020.121291
33. Hashemkhani Zolfani, Sarfaraz - Görçün, Ömer Faruk - Küçükönder, Hande (2023). “Evaluation of the special warehouse handling equipment (turret trucks) using integrated FUCOM and WASPAS techniques based on intuitionistic FUZZY dombi aggregation operators”. Arabian Journal for Science and Engineering, 48(11), 15561-15595. https://doi.org/10.1007/s13369-023-07615-0
34. Hoan, Pham Van - Ha, Yonghoon (2021). “ARAS-FUCOM approach for VPAF fighter aircraft selection”. Decision Science Letters, 10(1), 53-62.
35. Irawati, Irawati - Darmawan, Hendra - Sofyan, Muhammad - Serebryakova, Tatiana (2022). “The effect of the ımplementation of e-ınvoice 3.0 and taxable person compliance to value added tax revenue at KPP pratama pasar rebo”. Ilomata International Journal of Tax and Accounting, 3(1), 1-12. https://doi.org/10.52728/ijtc.v4i1.412
36. Jomhari, Nazean - Alias, Nurul Aswani Ahmad, Ellah, Adi Aslah Abdul - Magableh, Aws. A. - Ghazali, Ezlika Mohd (2024). “A multi-criteria decision-making for legacy system modernization with FUCOM-WSM approach”. IEEE Access. 12(1). 48608- 48619. 10.1109/Access.2024.3383917
37. Kaplan, Erdem Ekin (2021). Muhasebede e-dönüşüm: Muhasebe meslek mensuplarının muhasebe’de e-arşiv ve e-fatura uygulamasına yönelik araştırma (Gebze ilçesi örneği). (Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi), Işık Üniversitesi. İstanbul.
38. Garip, Okan - Karasioğlu, Fehmi (2019). “E-Muhasebe uygulamaları kapsamında güncel sorunlar ve çözüm önerileri: karaman’da bir araştırma”. Selçuk Üniversitesi Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu Dergisi. 22 (2), 433-446. https://doi.org/10.29249/selcuksbmyd.540741
39. Kılıç, Ömer (2019). Türkiye’de e-fatura uygulaması ve kullanıcı şirketlerin e-faturayı değerlemesi. (Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi). Afyon Kocatepe Üniversitesi. Afyon
40. Kica, Piotr (2024). “The role of entities providing accounting services in the implementation of structured electronic invoices”. Scientific Papers of Silesian University of Technology Organization and Management Series. 192. 500-510. http://dx.doi.org/10.29119/1641-3466.2024.192.31
41. Klinčar, Amir - Zoroja, Jovana (2021). “Supply chain management supported by E-Invoicing”. International Journal of e-services and Mobile Applications, 13(2), 43-59. http://dx.doi.org/10.4018/IJESMA.2021040103
42. Koca, Zeliha - Durmuş, Ahmet Fethi (2024). “Bağımsız denetçilerin bilgi sistemleri denetiminin bağımsız denetime etkisi konusundaki görüşleri ve e-belge özel entegratörleri bilgi sistem denetimine ilişkin bilgi düzeylerinin araştırılması”. Muhasebe ve Denetime Bakış Dergisi, 24(72), 145-170. https://doi.org/10.55322/mdbakis.1382421
43. Kotyla, Cyryl (2023). “E-Invoicing vs. the expected changes in entrepreneur accounting services”. In 41st International Business Information Management Association Conference. International Business Information Management Association, 26-27 June 2023, Granada, Spain
44. Kumkale, Rüknettin (2013). Bütün yönleriyle e-fatura & e-defter. Ankara: Seçkin Yayıncılık.
45. Lian, Jiunn Woei (2015). “Critical factors for cloud based e-invoice service adoption in Taiwan: An empirical study”. International Journal of Information Management, 35(1), 98-109. https://doi.org/10.1016/j.ijinfomgt.2014.10.005
46. Madenoğlu, Fatma Selen (2021). “Bütünleşik ENTROPİ-COPRAS yaklaşımı ile kurumsal kaynak planlama (KKP) yazılımının seçimi”. Journal of Management and Economics Research, 19(4), 14-29. https://doi.org/10.11611/yead.771604
47. Marsintauli, Frihardina – Chosmalianto, Dikha Yolandha - Zaldin, Asri (2023). “Evaluation of e-government systems to realize sustainable development: E-Invoicing web systems as a case study”. E3s Web of Conferences, 426, 02041. https://doi.org/10.1051/e3sconf/202342602041
48. Mishra, Arunodaya Raj - Rani, Pratibha - Hezam, Ibrahim M. - Deveci, Muhammet (2023). “Dual probabilistic linguistic full consistency additive ratio assessment model for medical equipment supplier selection”. International Journal of Fuzzy Systems, 25(8), 3216-3232. https://doi.org/10.1007/s40815-023-01526-w
49. Mutunga, Julius Mumo – Makhamara, Felistus Hildah (2020). “E-Invoicing and the performance of small and medium enterprises in Nairobi city county Kenya”. The Strategic Journal of Business & Change Management,, 7(3), 1404-1415. https://doi.org/10.61426/sjbcm.v7i3.1749
50. Nguyen, Anh Huu - Nguyen, Thao Phuong - DANG, Giang Tra Thi (2020). “Determinants of e-invoice adoption: Empirical evidence from Vietnam”. Journal of Asian Finance Economics and Business, 7(7), 311-321. https://doi.org/10.13106/jafeb.2020.vol7.no7.311
51. Nunić, Zdravko (2018). “Evaluation and selection of the PVC carpentry manufacturer using The FUCOM-MABAC model”. Operational Research in Engineering Sciences: Theory and Applications, 1(1), 13-28. https://doi.org/10.31181/oresta19012010113n
52. Olaleye, Sunday Adewale - Sanusi, Ismaila Temitayo - Dada, Oluwaseun Alexander - Agbo, Fred (2023). “A bibliometric review of global visibility, impact and adoption of electronic invoicing: the past and the future”. Heliyon, 9(3): e13726. https://doi.org/10.1016/j.heliyon.2023.e13726
53. Özdemir, Mustafa (2016). “Muhasebede e-defter, e-fatura uygulamaları ve Türkiye’de e-defter, e-fatura sistemine geçen işletmeler üzerine bir araştırma”. (Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi) İstanbul, Marmara Üniversitesi.
54. Pamućar, Dragan - Stević, Željko - Sremac, Siniša (2018). “A new model for determining weight coefficients of criteria in MCDM models: Full Consistency Method (FUCOM)”. Symmetry, 10(9), 393. https://doi.org/10.3390/sym10090393
55. Penttinen, Esko - Halme, Merja - Lyytinen, Kalle - Myllynen, Niko (2018). “What influences choice of business-to-business connectivity platforms?”. International Journal of Electronic Commerce, 22(4), 479-509. https://doi.org/10.1080/10864415.2018.1485083
56. Perera, Chandana – Costa, WKR (2008). “Analytic hierarchy process for selection of ERP software for manufacturing companies”. Vision, 12(4), 1-11. https://doi.org/10.1177/097226290801200401
57. Ramírez, Jose - Oliva, Nicolas - Andino, Mauro (2018). “Facturación electrónica en Ecuador: Evaluación de impacto en el cumplimiento tributario”. https://doi.org/10.18235/0007190
58. Soliman, Riham Mohamed (2024). “Private sector’s perceptions and adoption of the e-invoicing system in Egypt” [Master's Thesis, the American University in Cairo]. AUC Knowledge Fountain. https://fount.aucegypt.edu/etds/2298
59. Sözcü Gazetesi, 26.08.2013, “E-fatura lisansı aldı”.
60. Stević, Željko - Tanackov, Ilija - Subotić, Marko (2020). Evaluation of road sections in order assessment of traffic risk: Integrated FUCOM-MARCOS model. In International Conference on Challenges and New Solutions in Industrial Engineering and Management and Accounting, Iran.
61. Şahin, Nilüfer (2019). “Türkiye’de e-fatura, e-arşiv, e-defter ve e-mutabakat’ın şirketler üzerinde etkisi, denetimi ve vergilendirilmesi”. (Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi). Okan Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü. İstanbul.
62. Tang, Peng - Qiu, Weidong - Huang, Zheng - Chen, Shuang - Yan, Min - Lian, Huijuan - Li, Zhe (2020). “Anomaly detection in electronic invoice systems based on machine learning”. Information Sciences, 535, 172-186. https://doi.org/10.1016/j.ins.2020.03.089
63. Tektüfekçi, Fatma (2018). “Türkiye’de e- dönüşüm sürecinde elektronik belge ve defter kontrolü ile denetimi üzerine bir inceleme”. İzmir Katip Çelebi Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi. 1(1): 101-119.
64. Tektüfekçi, Fatma. (2019). “Endüstri 4.0 kapsamında dijital dönüşümün güncel elektronik muhasebe uygulamalarına yansıması ve pragmatik yaklaşım olarak mali mühendislik”. Bilgi Ekonomisi ve Yönetimi Dergisi, 14(1), 43-56.
65. Tesić, Dusko - Delibašić, Boris - Božanić, Darko - Lojić, Ranko - Pamućar, Dragan - Balassa, Boglárka Eisingerné (2023). “Application of the FUCOM-Fuzzy MAIRCA model in human resource management”. Acta Polytechnica Hungarica, 20(3): 231-249.
66. Ulusan, Hikmet - Bozkurt, Ebru (2021). “Yozgat’ta faaliyet gösteren muhasebe meslek mensuplarının e-fatura ve e-defter uygulamalarına karşı tutumları”. Muhasebe ve Vergi Uygulamaları Dergisi. 14 (1), 1-44.
67. Ünal, Zeynep - İpekçi Çetin, Emre. (2020). “Konaklama işletmelerinde CRM yazılımının bütünleşik DEMATEL VE TODIM yöntemiyle seçimi”. Pamukkale Üniversitesi Mühendislik Bilimleri Dergisi, 26(4), 779-788.
68. Van Dung, Nguyen (2019). “Determinants influencing the application of electronic invoice on accounting softwares in the fourth industrial revolution era”. Management Accounting Research, 13, 379-400.
69. Wagiman, Atara Nethania - Aspasya, Gisella Septi – Prawati, Levana Dhia (2023). Net benefit on e-invoice implementation: Applying the Delone & McLean information systems success model. In E3S Web of Conferences (Vol. 388, p. 04054). EDP Sciences. https://doi.org/10.1051/e3sconf/202338804054
70. Vergi Usul Kanunu 509 No’lu Genel Tebliği (2019). Resmi Gazete (Sayı: 30923). 19.10.2019.
71. Vergi Usul Kanunu 397 No’lu Genel Tebliği (2010). Resmi Gazete (Sayı: 27512). 05.03.2010.
72. Kuri, Mahantesh - Rakesh (2023). Role of enterprise resource planning (ERP) software in e-invoicing. Bimaquest, 23(1). Retrieved from https://bimaquest.niapune.org.in/index.php/bimaquest/article/view/134.
73. Yaldır, Abdulkadir - Özgür Polat, Leyla (2016). “Çok kriterli karar verme teknikleri ile elektronik belge yönetim sistemi seçimi”. Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 8(14), 88-108. https://doi.org/10.20875/sb.56729