THE BENEFITS OF ELECTRONIC RECORD MANAGEMENT SYSTEM ERMS AND A ROADMAP FOR CONFIGURATION OF ERMS IN INSTITUTION

Year 2012, Issue: 85, 1 - 26, 01.06.2012

Mehmet Bilge Kağan Önaçan Tunç Durmuş Medeni Özlem Özkanlı

Abstract

The aim of this study is to create an awareness of the benefits of ERMS to an institution and its information management process and of the changes to the record management culture of public institutions and organizations, which are to be brought along with the legislation being updated, as well as to put forward a road map that will guide the configuration of an ERMS within an institution. Within the scope of this study, the relevant literature has been reviewed; particularly the legislation in force has been examined and experience we gained in the process of configuring an ERMS has been of use. It is considered that due to the legislation being updated, within the near future, configuring an ERMS in every institution is inevitable. We hope that this study would provide guidance to the institutions, which are prepared to configure an ERMS within their structure

Keywords

Electronic Record Management System, ERMS, Document Management System, DMS, Electronic Signature e-Signature .

Elektronik Belge Yönetim Sistemi EBYS 'nin Faydaları ve Kurum Bünyesinde EBYS Yapılandırmaya Yönelik Bir Yol Haritası

Abstract

Bu çalışmanın amacı, EBYS’nin kuruma ve kurum içindeki bilgi yönetim sürecine sağlayacağı faydalar ile güncellenmekte olan mevzuatın kamu kurum ve kuruluşlarının belge yönetim kültüründe oluşturacağı değişiklik hususunda farkındalık yaratmak ve kurum içinde EBYS yapılandırma sürecinde rehberlik edecek bir yol haritası ortaya koymaktır. Bu çalışmada, literatür taraması yapılmış, özellikle yürürlükteki mevzuat detaylı bir şekilde gözden geçirilmiş ve kurum içinde EBYS yapılandırma sürecinde edinmiş olduğumuz tecrübelerden faydalanılmıştır. Güncelleme çalışmaları devam etmekte olan yeni mevzuat gereği yakın gelecekte her kurumun bünyesinde bir EBYS yapılandırmasının kaçınılmaz olduğu değerlendirilmektedir. Bu çalışmanın, kurum bünyesinde EBYS yapılandırmaya hazırlanan kurumlara rehberlik edeceğini ümit etmekteyiz

Keywords

Elektronik Belge Yönetim Sistemi, EBYS, Doküman Yönetim Sistemi, DYS, Elektronik İmza e-imza

References

• ASLAN, Diler (2009), “Yazdığını Yap, Yaptığını Yaz”, DEHA20 Kalite Yönetimi Köşe Yazısı, www. daslan.pau.edu.tr, (01.06.2009).
• BARENGİ, Ruhver (2010), “Unstructured Data Analysis”, Yay.Tar.: 02.08.2010, http://www. ruhver.com/2010/08/unstructured-data-analysis, (17.12.2010).
• BAŞBAKANLIK 2008/16 sayılı Genelge, Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü’nün 15.07.2008 tarihinde yayınlanan ve 16.07.2008 tarihli 26938 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan, 2008/16 sayılı, Elektronik Belge Standartlarına Dair Genelge, Ankara.
• BELIEF NETWORKS INCORPORATED (2009), “Semantically Secure Unstructured Data Classification”,Yay.Tar.:03.04.2009, data.pdf, (23.04.2011).
• http://www.beliefnetworks.net/docs/classunstruct
• BİLGİ EDİNME HAKKI KANUNU (BEHK) (2003), T.C.Resmi Gazete, Sayı:25269, 24 Ekim.
• CİVELEK, Dilek Yüksel- TURAN, Hamide Karahan (2010), “Kurumlar Arası e-Yazışma Çalışma Raporu”, Devlet Planlama Teşkilatı Bilgi Toplumu Dairesi Başkanlığı, Eylül.
• ÇUKURÇAYIR, M.Akif- ÇELEBİ, Esra (2009), “Bilgi Toplumu ve E-Devletleşme Sürecinde Türkiye”, ZKÜ Sosyal Bilimler Dergisi, Cilt 5, Sayı 9
• DEMİREL, Demokaan (2006), “E-Devlet ve Dünya Örnekleri”, Sayıştay Dergisi, Sayı: 61.
• DPT, (2006), “Bilgi Toplumu Stratejisi” (2006-2010), Mayıs.
• DPT, (2009), “e-Dönüşüm Türkiye Projesi Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi” Sürüm 2.0, Şubat.
• DOLGUN, Özgür- ÖZDEMİR, T.Güzel- OĞUZ, Doruk (2009), “Veri Madenciliğinde Yapısal Olmayan Verinin Analizi: Metin ve Web Madenciliği”, İstatistikçiler Dergisi, 2.
• DUFF, W.- McKemmish, S. (2000), Metadata and ISO Compliance, Information Management Journal, 34 (1), s. 4-15’ten aktaran Külcü, Özgür (2007), “Değişen Koşullarda Belge Yönetimi Çalışmaları ve Uluslararası Uygulamalar”, XII. “Türkiye’de İnternet” Konferansı 8-10 Kasım, Ankara.
• ENVİSİON (2009), “Doküman ve Süreç Yönetimi Sistemi Seçme Kılavuzu”, Yay.Tar.: 02.01.2009, http://www.envision.com.tr/pdf/Secme_Kilavuzu_Signed.pdf, (23.04.2011).
• FREEDMAN, Ellen (2005), The Paperless Office: Real or Legend?, Freedman Consulting Inc.
• GÜNBAYI, İlhan- Cantürk, Gökhan (2011), “Bilgisayar Teknolojisinin Okul Yönetiminde Kullanımında Okul Yöneticilerinin Bilgisayar Teknolojisine Karşı Tutumları”, ODTÜ Sosyal Bilimler Enstitüsü Sosyal Bilimler Araştırmaları Dergisi, Cilt: 2, Sayı: 3, Haziran, s. 47-70.
• IBM (2011), “e-Readiness Rankings (2004-2009)”, www.ibm.com, (08.04.2011).
• KARABACAK, Bilge (2009), “Türkiye’de Bilişim Güvenliği İle İlgili Yasal Altyapıların Analizi”, Yay. Tar.: 29.06.2009, http://www.bilgiguvenligi.gov.tr/teknik-yazilar-kategorisi/turkiyede- bilisim-guvenligiyle-ilgili-yasal-altyapinin-analizi.html, (03.01.2011).
• KARAKAŞ, Melikşah, “Bilgi Yönetimi Nedir?”, http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/ mkl_gos. php?nt=133, (16.10.2003)’den aktaran Avcı, Umut- Avcı, Mehmet (2004), Örgütlerde Bilginin Önemi ve Bilgi Yönetimi Süreci, Mevzuat Dergisi, Yıl:7, Sayı:74, Şubat.
• KAVRAKOĞLU, İbrahim (1996), Bilgi Teknolojilerinin Etkin Kullanımı, Bilgi Teknolojilerinin Toplam Kalite Organizasyon Yapısındaki Yeri Semineri, İstanbul’dan aktaran Arslan, Ramazan (2009), “Bilgi Toplumuna Geçiş Sürecinde Bilginin Artan Ekonomik Değeri”, Uluslararası Davraz Kongresi, Isparta, 24-27 Eylül, http://idc.sdu.edu.tr/ tammetinler/ yonetim/yonetim25.pdf, (29.02.2012).
• KILIÇ, Taner (2007), Örgüt Kültürü, Örgütsel Hafıza Arasındaki İlişkiler ve Firma Performansı Üzerine Etkileri, Kadir Has Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Yayımlanmış Yüksek Lisans Tezi, İstanbul.
• KÜLCÜ, Özgür (2007), “Değişen Koşullarda Belge Yönetimi Çalışmaları ve Uluslararası Uygulamalar”, XII. “Türkiye’de İnternet” Konferansı 8-10 Kasım, Ankara, s.57-81.
• KÜLCÜ, Özgür- Külcü, Hande Uzun (2010), “Belge Yönetimi Kapasite Değerlendirme Sistemi: Bir Uygulama Örneği Olarak Türkiye Kızılay Derneği, Bilgi Dünyası”, 11 (1), s.22-48.
• KÜLCÜ, Özgür, Çakmak, Tolga (2010), “Evaluation of the ERM Application in Turkey Within the Framework of InterPARES Project”, International Journal of Information Science, 30 (3), s. 199-211.
• MoReq (2001), s.63’den aktaran Kandur, Hamza (2005), “Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Rereferans Modeli (v.1.0)”, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, İstanbul.
• ÖZDEMİRCİ, Fahrettin- Odabaş, Hüseyin (2005), Yazışma Yönetimi ve Dosyalama İşlemleri, Alter Yayıncılık, Ankara, s.14’ten aktaran Güven, Gökhan (2007), Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ve Yüksek Öğretim Kurumları İçin Bir Öneri, Erciyes Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Yayımlanmış Yüksek Lisans Tezi, Eylül, Kayseri.
• RESMÎ Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (RYUUEHY) (2011), Başbakanlık, Ankara.
• SAMAST, Yüksel (2010), “Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)”, Akademik Bilişim 2010, 10-12 Şubat, Muğla, s.1-5, Yay.Tar.: 07.02.2010, www.ab.org.tr/ab10/bildiri/202.pdf, (29.02.2012)
• SPREHE, J.Timothy (2002), “Enterprise Record Management: Strategies and Solutions”, A White Paper Prepared for Hummingbird Ltd., Eylül.
• THOMSON Reuters (2008), “Best Practices Implementing the Paperless Office”, www. thomsonreuters.com, (15.01.2011).
• TSE (2007), “Bilgi ve Dokümantasyon- Belge Yönetimi” (TSE ISO 15489-1 2007), www.tse.org. tr/turkish/abone/StandartDetay.asp?STDNO=45399&sira=0, (08.03.2011).
• TSE (2012), “TSE Belgeli Firmalar Sorgulama”, http://belge.tse.org.tr/Genel/FirmaArama. aspx, (04.08.2012).
• UKELSON, Jacob (2007), “Structured, Semi-Structured and Unstructured Data in Business Applications”, Yay.Tar.: 16 Haziran 2007, http://exeedtechnology.com/ structured-semi- structured-and-unstructured-data-in-business-applications, (17.12.2010).
• UN, (2011), “UN e-Government Survey”, 2004-2010, www.unpan1.un.org, (18.04.2011).
• YILMAZ, Şule (2005), “Bilgi Yönetimine Giden Yol: E-Türkiye Sürecinde Elektronik Belge Yönetiminin Önemi ve Mevcut Durum Çalışmaları”, Üniversite ve Araştırma Kütüphanecileri Derneği, ÜNAK’05: Bilgi Hizmetlerinin Organizasyonu ve Pazarlanması, İstanbul, 22 Eylül, s.69-90, www.kaynak.unak.org.tr/unak05/u05-11.pdf, (07.03.2011).
• www.dumn.edu/kmc/student/loon/acad/ComputerLit.html, (18.07.2012).
• www.kurumsalhafiza.com, (07.08.2011).