İSVİÇRE ANONİM ŞİRKETLER HUKUKUNDA YÖNETİM KURULU SEKRETERİ VE TÜRK HUKUKU BAKIMINDAN BİR ÖNERİ

According to Swiss Code of Obligations, board of directors is obliged to appoint a board secretary. The board secretary has many duties in Swiss joint stock company procedures. Some of those duties are, for example, to make preparations for the board meeting, to take meeting minutes, to provide assistance to members and chairman during fulfilment of their duties, and to ensure communication between shareholders and board of directors. Also, meeting minutes must be signed by the chairman and the board secretary according to Article 713/3 of the Swiss Code of Obligations. Meeting minutes are the most important evidence for determination of the legal liability of board members. The fact that board secretary is also held liable to sign the minutes shows the importance of secretary. Unlike referenced Swiss law, no board secretary is regulated in the Turkish Commercial Code. However, a board secretary could be a beneficial instrument in Turkish joint stock company practice. Indeed, many problems may be avoided if such secretary is made available. For example, in practice, meeting minutes are not kept in a way to provide sufficient information on discussions. Therefore, the meeting minutes which constitute critical evidence in liability cases that are taken against board members cannot be used sufficiently. Also, this and similar organizational issues cannot accord with corporate governance principles. Under such circumstances, it may be an appropriate preference to make a positive regulation about secretary board which is regulated in Article 712 of Swiss Code of Obligations in terms of Turkish Law. In fact, it may be ensured that the board secretary assumes certain responsibilities, in terms of issuance of meeting minutes, by taking a step further than the Swiss Code of Obligations. Thus, potential legal problems may be minimized.

İsviçre Borçlar Kanunu (İsvBK) m. 712’ye göre, yönetim kurulu tarafından bir yönetim kurulu sekreteri seçilmesi zorunludur. İsviçre anonim şirketler uygulamasında yönetim kurulu sekreteri birçok göreve sahiptir. Yönetim kurulu toplantısının hazırlıklarını yapmak, toplantı tutanağını tutmak, üyelere ve başkana görevlerini yerine getirirken yardımcı olmak ve pay sahipleri ile yönetim kurulu arasındaki iletişimi sağlamak bu görevlerden bazılarıdır. Ayrıca İsvBK m. 713/3’e göre toplantı tutanağı başkan ve yönetim kurulu sekreteri tarafından imzalanmalıdır. Toplantı tutanağı, yönetim kurulu üyelerinin hukuki sorumluluğunun tespiti bakımından en önemli delildir. Bu tutanağın yönetim kurulu sekreteri tarafından da imzalanmasının öngörülmesi, sekreterliğin önemini göstermektedir. Türk Ticaret Kanunu’nda mehaz İsviçre hukukundan farklı olarak, yönetim kurulu sekreteri düzenlenmemiştir. Halbuki Türk anonim şirketler uygulamasında, yönetim kurulu sekreteri faydalı bir müessese olabilir. Gerçekten de bu sekreterin varlığı hâlinde birçok problemle karşılaşılmayabilir. Meselâ uygulamada, toplantı tutanağı müzakereler hakkında yeterli bilgi verecek şekilde düzenlenmemektedir. Bu sebeple yönetim kurulu üyeleri hakkında açılan sorumluluk davalarında önemli bir delil olan toplantı tutanaklarından yeterli bir şekilde faydalanılamamaktadır. Bu ve benzeri organizasyonel sorunlar kurumsal yönetim ilkeleri ile de bağdaşmamaktadır. Hâl böyle olunca, İsvBK m. 712’de düzenlenen yönetim kurulu sekreterinin, Türk hukuku bakımından pozitif bir düzenlemeye kavuşturulması yerinde bir tercih olabilir. Hatta İsvBK’den bir adım daha ileri giderek, toplantı tutanağının düzenlenmesi bakımından, yönetim kurulu sekreterine bazı yükümlülükler getirilebilir. Böylece muhtemel hukukî problemler en aza indirilebilir.