THE BOARD SECRETARY UNDER SWISS CORPORATE LAW AND A PROPOSAL FOR TURKISH LAW

Year 2020, Volume: 6 Issue: 2, 253 - 263, 31.12.2020

Emre Kalender

Abstract

According to Swiss Code of Obligations, board of directors is obliged to appoint a board secretary. The board secretary has many duties in Swiss joint stock company procedures. Some of those duties are, for example, to make preparations for the board meeting, to take meeting minutes, to provide assistance to members and chairman during fulfilment of their duties, and to ensure communication between shareholders and board of directors. Also, meeting minutes must be signed by the chairman and the board secretary according to Article 713/3 of the Swiss Code of Obligations. Meeting minutes are the most important evidence for determination of the legal liability of board members. The fact that board secretary is also held liable to sign the minutes shows the importance of secretary. Unlike referenced Swiss law, no board secretary is regulated in the Turkish Commercial Code. However, a board secretary could be a beneficial instrument in Turkish joint stock company practice. Indeed, many problems may be avoided if such secretary is made available. For example, in practice, meeting minutes are not kept in a way to provide sufficient information on discussions. Therefore, the meeting minutes which constitute critical evidence in liability cases that are taken against board members cannot be used sufficiently. Also, this and similar organizational issues cannot accord with corporate governance principles. Under such circumstances, it may be an appropriate preference to make a positive regulation about secretary board which is regulated in Article 712 of Swiss Code of Obligations in terms of Turkish Law. In fact, it may be ensured that the board secretary assumes certain responsibilities, in terms of issuance of meeting minutes, by taking a step further than the Swiss Code of Obligations. Thus, potential legal problems may be minimized.

Keywords

board secretary, meeting minutes, operation of board meetings

İSVİÇRE ANONİM ŞİRKETLER HUKUKUNDA YÖNETİM KURULU SEKRETERİ VE TÜRK HUKUKU BAKIMINDAN BİR ÖNERİ

Abstract

İsviçre Borçlar Kanunu (İsvBK) m. 712’ye göre, yönetim kurulu tarafından bir yönetim kurulu sekreteri seçilmesi zorunludur. İsviçre anonim şirketler uygulamasında yönetim kurulu sekreteri birçok göreve sahiptir. Yönetim kurulu toplantısının hazırlıklarını yapmak, toplantı tutanağını tutmak, üyelere ve başkana görevlerini yerine getirirken yardımcı olmak ve pay sahipleri ile yönetim kurulu arasındaki iletişimi sağlamak bu görevlerden bazılarıdır. Ayrıca İsvBK m. 713/3’e göre toplantı tutanağı başkan ve yönetim kurulu sekreteri tarafından imzalanmalıdır. Toplantı tutanağı, yönetim kurulu üyelerinin hukuki sorumluluğunun tespiti bakımından en önemli delildir. Bu tutanağın yönetim kurulu sekreteri tarafından da imzalanmasının öngörülmesi, sekreterliğin önemini göstermektedir. Türk Ticaret Kanunu’nda mehaz İsviçre hukukundan farklı olarak, yönetim kurulu sekreteri düzenlenmemiştir. Halbuki Türk anonim şirketler uygulamasında, yönetim kurulu sekreteri faydalı bir müessese olabilir. Gerçekten de bu sekreterin varlığı hâlinde birçok problemle karşılaşılmayabilir. Meselâ uygulamada, toplantı tutanağı müzakereler hakkında yeterli bilgi verecek şekilde düzenlenmemektedir. Bu sebeple yönetim kurulu üyeleri hakkında açılan sorumluluk davalarında önemli bir delil olan toplantı tutanaklarından yeterli bir şekilde faydalanılamamaktadır. Bu ve benzeri organizasyonel sorunlar kurumsal yönetim ilkeleri ile de bağdaşmamaktadır. Hâl böyle olunca, İsvBK m. 712’de düzenlenen yönetim kurulu sekreterinin, Türk hukuku bakımından pozitif bir düzenlemeye kavuşturulması yerinde bir tercih olabilir. Hatta İsvBK’den bir adım daha ileri giderek, toplantı tutanağının düzenlenmesi bakımından, yönetim kurulu sekreterine bazı yükümlülükler getirilebilir. Böylece muhtemel hukukî problemler en aza indirilebilir.

Keywords

yönetim kurulu sekreteri, toplantı tutanağı, yönetim kurulu toplantısının işleyişi

References

• Aydın, Filiz (2013) The Company Secretary within the Corporate Governance Framework, Dissertation, St. Gallen
• Böckli, Peter (2009) Schweizer Aktienrecht, 4. Auflage, Zürich – Basel – Genf, Schulthess.
• Dubs, Rolf (2012) VerwaltungstratsSitzungen, Grundlagen und Sitzungstechnik, 2. Auflage, Bern-Stuttgart-Wien,Haupt Verlag
• Forstmoser, Peter (2011) Organisation und Organisationsregement der Aktiengesellschaft, Zurich, Schulthess
• Forstmoser, Peter (1982) Der Organbegriff, im aktienrechtllichen Verantwortlichkeitsrecht, FS Arthur Meier-Hayoz, Bern, Stämpfli Verlag, s. 125- 150.
• Forstmoser, Peter/Meiyer-Hayoz, Arthur/ Nobel, Peter (1996), Schweizerische Aktienrecht, Bern, Stämpfli Verlag.
• Grass, Andrea R. (1998) Business Judgement Rule, Schweizer Schriften zun Handels- und Wirtschaftsrecht, Band 186, Zürcih, Schulthess, s. 184-189.
• İstanbul Üniversitesi Hukuk Fakültesi Ticaret Hukuku Anabilim Dalı Yargıtay Hukuk ve Ceza Dairelerinin Türk Ticaret Kanunu’na İlişkin Kararları 2018 (2019), İstanbul, Oniki Levha Yayınları. Kalender, Emre (2017) Anonim Şirket Yönetim Kurulu Üyelerinin Bilgi Alma Hakkı (TTK m. 392), Ankara, Yetkin Yayınevi.
• Kırca, İsmail/ Şehirali Çelik, Feyzan Hayal/Manavgat, Çağlar (2013) Anonim Şirketler Hukuku, C. 1, Temel Kavram ve İlkeler, Kuruluş, Yönetim Kurulu, Ankara, Banka ve Ticaret Hukuku Araştırma Enstitüsü Yayınları
• Kırca, İsmail (2004) Anonim Şirket Yönetim Kurulu Kararlarında Takdir Yetkisi – Özen Borcu”, Batider, S. 3, C. XXII, s. 85-96.
• Korkut, Ömer / Yılmaz, Müslüm (2009) “İsviçre Federal Mahkemesi’nin Anonim Şirket Yönetim Kurulu Kararlarının Butlanına İlişkin Bir Kararın (133 III 77) Değerlendirilmesi” Batider, S. 4, C. XXV, s. 539-555.
• Krneta, Georg (2005) Praxiskommentar Verwaltungsrat Art. 707 – 726, 754 OR und Spezialgesetze, 2. Auflage, Bern, Stämpfli Verlag AG.
• Müller, Roland (2015) Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung des VR- Sekretärs, Expert Focus 12/15, s. 1043-1048.
• Müller, Roland/Lipp, Lorenz/Plüss, Adrian (2014) Der Verwaltungsrat, Ein Handbuch für Theorie und Praxis, 4. Auflage, Zürich – Basel – Genf, Schulthess.
• Müller, Roland (2015) Protokollführung und Protokollauswertung bei Sitzungen und Versammlungen, 2. Auflage, Zürich-St. Gallen, Dike Verlag.
• Müller, Roland (2011)” VR-Sitzung: Vorereitung, Einberufung, Durchführung, Beschlussfassung, Protokollführung”, SJZ 107, N. 3, s. 45-53.
• Paslı, Ali (2005) Anonim Ortaklık Kurumsal Yönetimi, 2. Baskı, İstanbul, Çağa Hukuk Vakfı Yayınları, s. 403 vd.
• Poroy, Reha/Tekinalp, Ünal/Çamoğlu, Ersin (2019) Ortaklıklar Hukuku I, 14. Baskı, İstanbul, Vedat Kitapçılık.
• Pulaşlı, Hasan (2020) Şirketler Hukuku Genel Esaslar, 6. Baskı, Ankara, Adalet Yayınevi.
• Rhein, Mirjam Simone (2001) Die Nichtigkeit von VR-Beschlüssen, Zürich.
• Roth Pellanda, Katja (2007) Organisation des Verwaltungsrates, Zürich, Schulthess.
• Schrämli, Valerie/ Vischer, Markus (2018) Die Protokollierung der Beschlussfassung im Verwaltungsrat, insbesondere von Zirkularbeschlüssen, Jusletter 5. Februar 2018, s. 1-13.
• Vischer, Markus (2016) “Volenti non fit iniuria” bei der aktienrechtlichen Organverantwortlichkeit gemäs Art 754 OR, AJP, s. 1485- 1495.
• Waldburger, Martin (2002) Die Gleichbehandlung von Mitgliedern des Verwaltungsrates, Bamberg, P. Haupt.
• Wernli, Martin/ Rizzi, Marco A. (2012) Basler Kommentar, Obligationenrecht II, 4. Auflage, Basel, Helbing Lichtenhahn Verlag.
• Wunderer, Felix Rolf (1995) Der Verwaltungsrats-Präsident, Aufgaben und Rollen in der Corporate Governance mittlerer bis grosser schweizerischer Publikumgesellschaften, Zürich.
• Yaşar Bozkurt, Sevgi (2015) Anonim Şirketlerde İşadamı Kararı İlkesinin (Business Judgment Rule) Uygulanması, İstanbul, Beta.
• Ziegler Camathias, Petra (2004) Die strafrectliche Verantwortlichkeit bei Mehrheitsentscheidungen von Gremien in Aktiengesellschaften, Zurich.