Elektronik Belge Yönetimi Uygulamalarında Bir Alt Sistem Olarak Dosya Yönetimi

While using ofinformation technology in the institutional workprocesses provides speed and convenience to information and document production, it has brought with it a number of problems. One ofthese problems is making mistakes whilefiling electronic records. Electronic records are filed according to subjects or cases in a body in accordance with afunction and within an organic bond. However, misapplications in a lot ofapplication softwares ofelectronic records management were revealed duringfieldwork. Althoughfile plans are identified as a system criterion in various guidelines and standards, they generally cannot be reflected to the applications. Not being able to open a case file, not being able to manage it according to the disposalschedul and transfer it to the archieve in afile integrity even ifthe casefile is opened are the main challenges. During thefieldworks, it is noticed that the filing was not managed in a separate module in many application softwares. This negative situation causes difficulties in bringing related documents together. In this paper, a model that can be a solution to the problems ofelectronic recordsfiling isproposed. The model is designed as a subsystem within the electronic records management system. This method, tested in a local governing body, may alsofunction as a guidancefor other organizations that have difficulties infiling

Bilgi teknolojilerinin kurumsal iş süreçlerinde kullanılması, bilgi ve belge üretimine hız ve kolaylık sağlarken, bir takım problemleri de beraberinde getirmiştir. Bu problemlerden biri elektronik belgelerin yanlış dosyalanmasıdır. Elektronik belgeler de kâğıt olanlar gibi bir fonksiyon doğrultusunda ve organik bağı kurularak belirli bir bütünlük içerisinde konu ya da vakaya göre dosyalanır. Ancak, saha çalışması sırasında birçok elektronik belge yönetimi uygulama yazılımında bu işin doğru yapılmadığı görülmüştür. Her ne kadar çeşitli standart ve rehberlerde dosya planları bir sistem kriteri olarak belirlenmiş olsa da uygulamaya genellikle eksik yansıtılmaktadır. Vaka dosyası açamamak, açılsa dahi bunu saklama planına göre yönetip, dosya bütünlüğü içerisinde arşive devredememek başlıca güçlüklerdendir. Yapılan saha çalışmaları sırasında, birçok uygulama yazılımı içerisinde dosyalamanın müstakil bir modülde yönetilmediği fark edilmiştir. Bu olumsuz durum, ilişkili belgeleri bir araya getirmekte güçlük yaşanmasına sebep olmaktadır. Bu makalede elektronik belgelerin dosyalama problemine çözüm olabilecek bir model önerilmektedir. Model, elektronik belge yönetimi sistemi içerisinde bir alt sistem olarak tasarlanmıştır. Bir yerel yönetim organında denenen yöntem, dosyalama işinde sorun yaşayan başka kurumlar için de yol gösterici olabilir.