Evaluation of the State of Institutional Electronic Information and Records Management Practices in Turkey: Analyzing the 57 Case Institutions

Year 2012, Volume: 26 Issue: 1, 30 - 52, 01.01.2012

Özgür Külcü

Abstract

This study aims toevaluate the present states of the practices of electronic records management in Turkey. The evaluation of the institutional condition seems so im­portant to create effective and continuous systems and analysis of the existing ca­pacity in administrative bodies and records management applications is regarded as crucial. A survey method was used in this research; data were gathered through thequestionnaire carried out in 57 different institutions with 247 participants. The questionnaire that has been realized in different units of the institutions ac­cording to the structure and functions, aims to determine what are the role and content of the electronic records management practices. One of the major findings of the study is the high expectation of the integration of different electronic infor­mation systems in the organizations

Keywords

institutional information management, records management, elec­tronic information systems, electronic records management, integrated informa­tion systems

Türkiye’de Kurumsal Elektronik Bilgi ve Belge Yönetimi Uygulamalarına Dönük Koşulların Değerlendirilmesi: 57 Örnek Kurumun Analizi

Abstract

Çalışmada Türkiye’de elektronik belge yönetimi uygulamalarına dönük mevcut koşulların değerlendirilmesi amaçlanmaktadır. Belge yönetimi çalışmalarının et­kinliği ve sürekliliğini sağlamada kurumsal değerlendirmelerin yapılması, idari yapı içerisinde bilgi ve belge uygulamalarına yönelik var olan kapasitenin ana­liz edilmesi oldukça önemli görülmektedir. Betimleme yönteminin kullanıldığı çalışmada veriler 57 farklı kurumdan 247 katılımcıya uygulanan anket yöntemi ile elde edilmiştir. Gerçekleştirilen ankette kuramların yapı ve işlevlerine bağlı olarak farklı birimlerde elektronik ortamda bilgi ve belge yönetimi uygulamala­rının oynadığı rolün tanımlanması ve kapsamının ne olduğunun ortaya konulma­sı amaçlanmaktadır. Çalışmanın temel bulgularından birisi, organizasyonlarda elektronik ortamda kullanılan farklı bilgi sistemlerinin bütünleştirilmesine duyu­lan gereksinimin yüksek olduğudur.

Keywords

kurumsal bilgi yönetimi, belge yönetimi, elektronik bilgi sistemleri, elektronik belge yönetimi, bütünleşik bilgi sistemleri

References

• Baş,T. (2001). Anket: Anket nasıl hazırlanır, anket nasıl uygulanır, anket nasıl değerlendirilir. Ankara: Seçkin.
• Bergman, B. K. (1994). Quality from customer needs to customer satisfaction. New York: McGraw Hill.
• Bilgi Edinme Hakkı Kanunu. (2003). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 25269, 24 Ekim 2003
• Bogdan,R.C., Biklen, S. K. (1998). Qualitative research for education: An introductionto theory and methods. (3. bs.). Boston: Allyn and Bacon.
• Cimtech Ltd. (2009). Managing Information and Documents: The Definitive guide. 26.03.2012 tarihinde http://www.cimtech.co.uk/Pages/Main/pub_ midguide.htm adresinden erişildi.
• Çiçek, N. (2011). Elektronik belgelerin diplomatik analizi ve arşivsel bağın kurulmasındakiönemi: Türkiye'deki uygulamalar ışığında bir inceleme. Bilgi Dünyası, 2011, 12 (1), 87-104.
• Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik. (2001). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 24487, 08 Ağustos 2001: 95­
• Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik. (2005). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 25735, 22 Şubat 2005.
• Elektronik İmza Kanunu. (2004). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 25355, 23 Ocak 2004.
• Greenwood, D. J. ve Levin, M. (2003). Reconstructing the relationships between universities and society through action research. UK: SAGE.
• Herrera-Viedma, E. ve Peis, E.(2003). Evaluating the informative quality of documentsin SGML format from judgements by means of fuzzy linguistic techniques based on computing with words. Information Processing and Management, 39, 233-249.
• Informationmanagement planning. (2005). Government of Alberta Information Management Branch. 3 Eylül 2007 tarihinde http://www.im.gov.ab.ca/ publications/pdf/IMPlanningGuide.pdfadresinden erişildi.
• InterPARES 1 Project. (2009). Project summary. 20 Ocak 2012 tarihinde http://www. interpares.org/ip1/ip1_index.cfm adresinden erişildi.
• InterPARES 3 Project. (2008). InterPARES 3 Project organizational policy: Final version 2.0. 20 Ocak 2012 tarihinde http://www.interpares.org/display_ file.cfm?doc=ip3_organizational_policy_v2-0.pdf adresinden erişildi.
• İcimsoy,A. O. (1997). Arşivlerde mikroform kullanımı: Yeni teknolojiler ve sorunlar. Bilgi Çağı, Bilgi Merkezleri ve Bilgi Teknolojileri Sempozyumu 7-9 Mayıs 1997 - Bildiriler içinde (ss.7-14). Ankara: Ankara Üniversitesi, 1999.
• Johnson, A. P. (2002). A short guide to action research. Boston: Allyn & Bacon.
• Kampffmeyer, U. (2006). ECM enterprise content management. Project consult: Hamburg. 09 Kasım 2009 tarihinde http://www.project-consult.net/files/ ecm_white%20paper_kff_2006.pdf adresinden erişildi.
• Kandur, H. (2011). Türkiye'de kamu kurumlarında elektronik belge yönetimi: Mevcut durum analizi ve farkındalığın artırılması çalışmaları. Bilgi Dünyası,12 (1), 2-12.
• Kaptan, S. (1989). Bilimsel araştırma ve gözlem teknikleri. Ankara: Tekışık Matbaası.
• Karasar, N. (2010). Bilimsel araştırma yöntemleri. (21. bs.). Ankara: Nobel Yayın.
• Külcü, Ö. (2005). Kamu üniversitelerinde kalite yönetimi ve kalite sistem dokümantasyonuçerçevesindebelge yönetimi. Yayımlanmamış doktora tezi, Hacettepe Üniversitesi.
• Külcü,Ö.(2009). Evolution of the e-records management practices in e-government:reflections from Turkey. The Electronic Library, 27 (6), 999­
• Külcü, Ö., Çakmak, T. (2009). Elektronik belge yönetimi üzerine InterPARES Projesi ve Türkiye Takımı faaliyetleri. Bilgi Dünyası, 2009, 10 (2), 287­ 302
• Külcü,Ö. (2010). Belge yönetiminde yeni fırsatlar: Dijitalleştirme ve içerik yönetimi uygulamaları. Bilgi Dünyası, 11 (2), 290-331.
• McNiff,J. ve Whitehead, J. (2006). All you need to know about action research. UK: SAGE.
• Mills, G. E. (2003). Action research: A guide for the teacher researcher. NJ: Merrill/ Prentice Hall.
• Odabaş, H. (2007). Elektronik belge yönetimi ve kamu kurum ve kuruluşları. Yayımlanmamış doktora tezi, Ankara: Ankara Üniversitesi.
• Özdemirci,F. (1996). Kurum ve kuruluşlarda belge üretiminin denetimi ve belge yönetimi. İstanbul:Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi Yayınları.
• Özdemirci, F. (2008). Government records and records management: Law on the right to information in Turkey. Government Information Quarterly, 25 (2), 303-312.
• Pember, M. (2006). Sorting out the standards: What every records and information Professional should know. Records Management Journal, 16(1), 21-31.
• Resmi yazışmalarda uygulanacak esas ve usuller hakkında yönetmelik.(2004). T. C. Resmi Gazete, Sayı: 25658.
• Standart Dosya Planı. (2005). T.C. Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü Genelge, Sayı: 320-3802, 24 Mart 2005.
• Thurston, A. (2005). Fostering trust and transparency through information systems. ACARM Newsletter, 36, 1-5.
• TS13298. (2009). Elektronik belge yönetimi. Bilgi Teknolojileri ve İletişim İhtisas GrubuTürk Standartları Enstitüsü, 29 Haziran 2009.
• TS EN ISO 9001. (2008). Kalite yönetim sistemleri: Şartları. TSE: Ankara.
• TS ISO 15489-1. (2007). Bilgi ve dokümantasyon- Belge yönetimi Bölüm 1: Genel. Ankara: Türk Standardları Enstitüsü.
• TS ISO/TR 15489-2. (2007). Bilgi ve dokümantasyon- Belge yönetimi Bölüm 2: Genel. Ankara: Türk Standardları Enstitüsü.
• Uzuner, Y. (2005). Özel eğitimdenörneklerle eylem araştırmaları. Ankara Üniversitesi Eğitim Fakültesi Özel Eğitim Dergisi, 6(2), 1 - 12.