The Effects of the Developments of the Classification Systems in Europe on Turkish Archival History: Procedure and the Principle in the Archives

Year 2022, Volume: 36 Issue: 1, 90 - 119, 30.03.2022

Elif Yılmaz Şentürk

https://doi.org/10.24146/tk.1054820

Abstract

Aim: The 20th century is a period in which developments in document classification systems were experienced in Europe. Turkey kept abreast of these developments due to books and articles published on this topic. In this study, two separate articles named 'Procedure and Principles in Archives (Arşivlerde Usul ve Kaide), which were translated from Dutch to Ottoman Turkish and published in Istanbul Şehremaneti Mecmuası, were evaluated, and the aim was to reveal their effects on archiving in Turkey. Method: Document analysis was employed as a research method for this study, and document scanning methods were used to convert the above-mentioned articles from Ottoman Turkish to the modern Turkish Alphabet. A simple transcription method was used in this process. Findings: It was determined that the first of the articles originated from the book named 'Ordening in de Administratie' written by Frits Donker Duyvis, the head of the second edition of Universal Decimal Classification. For the author of the second article, only the initials H.N. are used. Using archival documents, it has been attempted to prove that the initials belong to the name Hayrettin Nedim Göçen. In the first article, subject classification systems are explained, and recommendations are given for the application of Universal Decimal Classification to archives. A survey of current literature confirms that the document management processes mentioned in both articles are still valid today. Conclusion: The 20th century was a period when subject classification systems came to the fore. It is demonstrated that the developments in the field of document management in Europe in this century have affected the library, filing, and archival practices in Turkey. Decimal and subject classification systems are still used today. Access to documents is a subject studied in every period, but the personnel who work in this field are the most crucial document management element. Originality: Unlike other studies in the literature, it is argued that the standard file plan used in Turkey emerged as a result of the developments in document management in Europe. Publications such as 'Procedure and Principles in Archives' in the Archives, published in Istanbul Şehremaneti Mecmuası, Turkey's first municipal journal, greatly influenced the methods in Turkey through publicizing the standards emerging in Europe.

Keywords

Universal Decimal Classification, Record Keeping, Arrangement

Avrupa'daki Tasnif Sistemlerine Dair Gelişmelerin Türk Arşivcilik Tarihine Etkisi: Arşivlerde Usul ve Kaide

Abstract

Amaç: 20. yüzyıl, Avrupa’da belge tasnif sistemlerine dair gelişmelerin yaşandığı bir dönemdir. Söz konusu gelişmeler yayınlanan kitap ve makaleler sayesinde Türkiye’de takip edilebilmiştir. Bu çalışmada Felemenkçe’den Türkçe’ye tercüme edilerek İstanbul Şehremaneti Mecmuası’nda eski harflerle yayınlanan ‘Arşivlerde Usul ve Kaide’ isimli iki ayrı makale değerlendirilmiş, Türkiye’de, arşivcilik alanındaki etkilerinin ortaya konulması amaçlanmıştır. Yöntem: Araştırma yöntemi olarak doküman analizi ve belge tarama yöntemleri kullanılan bu çalışma için söz konusu makaleler Osmanlı Türkçesi’nden Yeni Türk Alfabesi’ne tahvil edilmiştir. Bu işlem yapılırken basit transkripsyon yöntemi kullanılmıştır. Bulgular: Makalelerden ilkinin, Universal Decimal Classification’un ikinci edisyonunun başkanı Frits Donker Duyvis tarafından kaleme alınan ‘Ordening in de Administratie’ isimli kitaptan alındığı tespit edilmiştir. İkinci makalenin yazarı için yalnızca H.N. harfleri kullanılmıştır. Bu ismin Hayrettin Nedim Göçen olduğu arşiv belgeleriyle kanıtlanmaya çalışılmıştır. İlk makalede konu tasnif sistemleri anlatılmış, Universal Desimal Classification’un arşivlere uygulanmasına yönelik tavsiyeler verilmiştir. Makalelerde geçen belge yönetimi işlemlerinin günümüzde de geçerli olduğu güncel literatüre dayalı olarak sunulmuştur. Sonuç: 20. yüzyıl konu tasnif sistemlerinin ön plana çıktığı bir dönemdir. Bu yüzyılda Avrupa’da belge yönetimi alanındaki gelişmelerin Türkiye’deki kütüphane, dosyalama ve arşiv uygulamalarını etkilediği ortaya konulmuştur. Desimal ve konu tasnif sistemleri günümüzde de kullanılmaktadır. Belgeye erişim her dönem üzerinde çalışılan bir konudur ancak bu alanda çalışacak olan personel belge yönetiminin en önemli unsurudur. Özgünlük: Bu çalışmada, literatürdeki diğer çalışmalardan farklı olarak Türkiye’de kullanılan standart dosya planının, Avrupa’daki belge yönetimine dair gelişmelerin bir yansıması olarak ortaya çıktığı iddia edilmektedir. Türkiye’nin ilk belediyecilik dergisi olan İstanbul Şehremaneti Mecmuası’nda yayınlanan ‘Arşivlerde Usul ve Kaide’ gibi yayınlar Avrupa’da ortaya çıkan standartların bilinmesini sağlayarak Türkiye’deki yöntemleri de büyük ölçüde etkilemiştir.

Keywords

Evrensel Onlu Sınıflandırma, Arşivcilik, Düzenleme

References

• Aksoy, S. (2015). Sistematik ve Alfabetik Sınıflama Düzenlerinin Bilgiye, Belgeye Konusal Erişim Açısından Karşılaştırılması. İstanbul: Gece Kitaplığı
• Anameriç, H. (2014). Gazete ve Dergi Kupürlerinin Arşivlenmesi. Bilgi Dünyası, 15 (1) 76-90. Erişim adresi: https://bd.org.tr/index.php/bd/article/view/107/100
• Anameriç, H. ve Rukancı, F. (2006). Evrak-ı atikanın suret-i tasfiyesine dair rapor. Belgeler, 27 (31), 91-111
• Ataman, B.K. (2005). Dosyalama Sistemleri ve Arşivleme. İstanbul: Boğaziçi Üniversitesi
• Baysal, J. (1987). Kütüphanecilik Alanında Yeni Kavramlar Araçlar Yöntemler (2.bs.), İstanbul: İstanbul Üniversitesi Edebiyat Fakültesi.
• Başbakanlık Cumhuriyet Arşivi 030-10-0 Kutu No: 16, Dosya No: 91, Gömlek No: 11
• Başbakanlık Osmanlı Arşivi BEO Dosya No: 4405, Gömlek No: 330331
• Başbakanlık Osmanlı Arşivi DH.SAİDd Dosya No:38 Gömlek No: 365
• Bezirci, P. (2020). Geçmişten Geleceğe Açılan Kapı İstanbul Üniversitesi Merkez Kütüphanesi. İstanbul: Hiperyayın.
• Binark, İ. (1978). Arşiv ve Arşivcilik Bibliyografyası. Ankara: Cumhuriyet Arşivleri Yayınları
• British Standart Institution. (2005). Universal Decimal Classification: Volume 1 - Systematic Tables. London: BSI
• British Standard Institution. (2016 E). Information and Documentation - Records Management. Part 1: Concepts and Principles. London: BSI Standards Limited
• Buckland, M. (2007). On the Cultural context of European Documentation. W. Boyd Rayward (Ed.). European Modernism and the Information Society: informing the present, understanding the past içinde (s. 44-57). UK: Ashgate.
• Çetin, A. (1978). Arşiv terimleri ve deyimleri. Vakıflar Dergisi, 12, 351-394.
• Coblans, H. (1964). F. Donker Duyvis: A Bibliography. F. Donker Duyvis: His Life and Work içinde (s. 65-80). Lahey: Netherlands Institute for Documentation and Filing.
• Çiçek, N. (2003) Kamu yönetiminde üretilen belgelerin form özelliklerinin incelenmesi ve arşivcilik açısından değerlendirilmesi Yayımlanmamış doktora tezi, Marmara Üniversitesi, İstanbul.
• Çiçek, N. (2008). Belediyelerde Standart Dosya Planı Uygulamalarında Yaşanan Güçlükler. Bilgi Dünyası, 9 (2), 4.
• Çiçek, N. (2015). Kurumsal Bilgi ve Belge Yönetimi. İstanbul: Marmara Belediyeler Birliği.
• Demirbaş, U., Çınar, A.O., Demirel, M., Dilber, S., Karacakaya, R., Koltuk, N. ve Ünemlioğlu, Ü. (Yay. Haz.). (2000). Belgelerle arşivcilik tarihimiz I (Osmanlı Dönemi). Ankara: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü. 66-504.
• Dutta, B. (2018). Revisiting Duyvis: A Chemical Engineer’s Zeal to Organize Knowledge. SRELS Journal of Information Management, 55, 26-33. Erişim adresi: https://journals.indexcopernicus.com/api/file/viewByFileId/519788.pdf
• Duyvis, F. D. (1925). Ordening in de Administratie. Den Haag: Koninklijke Bibliotheek. Erişim adresi: https://www.delpher.nl/nl/boeken/view?coll=boeken&identifier=MMKB24:062750000
• Duyvis, F. D. (1928). Arşivlerde Usul ve Kaide. İstanbul Şehremaneti Mecmuası, 46, 627-634.
• H. N. (1928). Arşivlerde Usul ve Kaide. İstanbul Şehremaneti Mecmuası, 48, 720-728.
• Engin, B. (1962). Alman belediyeleri teşkilatının ve dosya usulünün desimâl sisteme intibakı. İdare Dergisi, 32(276), 51-54.
• Eyice, S. (2001). İstanbul Şehremaneti Mecmuası. Türkiye Diyanet Vakfı İslam Ansiklopedisi, 23, 307-308. Erişim adresi: https://cdn2.islamansiklopedisi.org.tr/dosya/23/C23007607.pdf
• Heuvel, C. V. D. (2013). The Decimal Office: Administration as a Science in the Netherlands in the First Decades of the Twentieth Century. Library Trends, 62, 329-345. DOI: 10.1353/lib.2013.0042
• Heuvel, C. V. D. (2014). Dynamics of Networks and of Decimal Classification Systems, 1905–35. W. Boyd Rayward (Ed.). Information Beyond Borders: International Cultural and Intellectual Exchange in the Belle Époque içinde (s. 221-241)
• İmamoğlu, A.T. (2010). İstanbul’un İlk Şehircilik Dergisi: İstanbul Şehremaneti Mecmuası ve Fihristi. Türkiye Araştırmaları Literatür Dergisi, 16, 631-632. Erişim adresi: https://dergipark.org.tr/tr/download/article-file/652854 İstanbul Darulfünün Kütüphanesi Talimatnamesi. (1926). İstanbul: Yeni Matbaa
• Kandur H., İcimsoy O. (2002). İş Yazıları ve Dosyalama Teknikleri. İstanbul: Milli Eğitim Basımevi
• Karatay, F. E. (1925-1927). Tasnîf-i Aşâr-ı Kavâ‘idi. İstanbul: Darü’l-Fünûn Matba‘ası.
• Ketelaar, E. (1997). Recordkeeping Systems and Office Technology in Dutch Public Administration, 1823-1950. Jahrbuch für Europäische Verwaltungsgeschichte 9, s. 213-222.
• Ketelaar, E. (2020). Archiving People. A Social History of Dutch Archives. Erişim adresi: https://archivisticshome.files.wordpress.com/2020/01/archiving-people_eric-ketelaar_2020_webversion.pdf
• Kayaoğlu, H. D. (2000). Cumhuriyetin İlk Üniversite Kütüphanesinde Katalog-Derme İlişkisi. Kütüphanecilik Dergisi: Belge Bilgi Kütüphane Araştırmaları, 6, 93-115.
• Keskin, İ. (2008). Günümüz arşivcilik anlayışıyla bir Osmanlı aydını olarak Hayreddin Bey [Nedim Göçen]’in (1867-1942) arşivcilik anlayışının karşılaştırılması. Journal of Turkish Studies -In Memoriam Şinasi Tekin III, 32 (1), 289-306
• Keskin, İ. (2011). Türkiye’de Arşivcilik Eğitimi. Dr. Şevki Nezihi Aykut Armağanı (s. 199-216) içinde. İstanbul: Etkin Kitaplar
• Keskin, İ. ve Günalan, R. (2011). Hayreddin Nedim Bey’in [Göçen] kaleminden arşivcilik. Evangelia Balta, Yorgos Dedes, Emin Nedret İşli ve M. Sabri Koz (Ed.). Yücel Dağlı Anısına içinde (s. 332-353). İstanbul: Turkuaz.
• Keskin, İ. ve Sümbül, S. (2020). Celal Esad’a [Celal Esat Arseven] göre Osmanlı dönemi belediyelerinde arşiv çalışmaları: İstanbul Şehremaneti (belediyesi) örneği. Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi, 14, 1–41. http://doi.org/10.26650/bba.2020.14.01
• Kütükoğlu, M. (2013). Osmanlı belgelerinin Dili (Diplomatik). Türk Tarih Kurumu: Ankara.
• Orhonlu, O. (1976). Tarih Kaynaklarında Hollanda'ya Âid Bilgiler. Tarih Dergisi, 30, 9-22. Erişim Adresi: https://dergipark.org.tr/tr/download/article-file/101769
• Ötüken, A. (1957). Türkiye’de kütüphanecilik öğretiminin tarihçesi. Türk Kütüphaneciler Derneği Bülteni, VI/1-2, 1-35.
• Pakin, E. (1974). Dewey Tasnif Sistemi ile Evrensel Onlu Sınıflamanın Uygulama Alanları. Türk Kütüphaneciliği, 23(4), 227-232. Erişim Adresi: http://www.tk.org.tr/index.php/TK/article/view/1706/1690
• Pearce-Moses, R. (2005). A Glossary of archival and records terminology. Chicago: The Society of American Archivists.
• Rukancı F., Koç, H. (2010). Arşivcilikte Genel Tasnif Sistemi ve Bileşenleri. Bilgi Dünyası, 11 (1), 1-21.
• Rukancı, F., Anameriç, H. ve Başar, A. (2021). Arşiv ve Arşivcilik: Kuram, Strateji ve Uygulamalar. Ankara: Türkiye Cumhuriyeti Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı Yayın No: 12
• Schellenberg, T.R. (1993). Arşiv İdaresi. (N. İlemin, Çev.). Ankara: T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı. Yayın No: 17.
• Saraç, S. (2006). Dosyalama ve Standart Dosya Planı. Ankara: T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü. Yayın No: 20.
• Sayar, A. G. (1995). Osman Nuri Ergin. Türkiye Diyanet Vakfı İslam Ansiklopedisi, 11, 297-298. Erişim adresi: https://cdn2.islamansiklopedisi.org.tr/dosya/11/C11004186.pdf
• Slavic, A. (2008), Use of the Universal Decimal Classification: A world‐wide survey. Journal of Documentation, 64 (2), 211-228. https://doi.org/10.1108/00220410810858029
• Sümbül. S. (2011). Türkiye Cumhuriyeti İstanbul Şehremaneti Mecmuası (1924-1928) Dizin İnceleme ve Değerlendirme. Yayımlanmamış yüksek lisans tezi, İstanbul Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü.
• Sümbül. S. (2017). Notlar ve Kütüphanelere Dâir Usûl-i Tasnîf’ adlı eser ve kütüphanecilik bakımından önemi. Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi, 8, 59-115. Erişim adresi: https://dergipark.org.tr/tr/download/article-file/395540
• Sümbül, S. ve Keskin, İ. (2017). ‘Belediyelerde Evrâkın Kayıd ve Tasnîfi Nasıl Olmalıdır’ adlı eser ve Türk arşivciliği için önemi. Arşiv Dünyası Dergisi, 20, 21-47.
• Şahin, A. (2021). Uluslararası Standartlar ve 4. Sanayi Devrimi. Erişim adresi: https://www.tse.org.tr/Icerik/DuyuruDetay?DuyuruID=5678
• Şemseddin, Sami. (1901). Kamus-ı Türkî. İstanbul: Ikdam Matbaası
• Şenalp, L. (2001). İstanbul Üniversitesi Merkez Kütüphanesi Başlangıçtan Günümüze. Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği.
• Şentürk, B. (2021). Arşivcilik: Geçmişin İzlerinden Geleceğin Pusulalarına. İstanbul: Hiperyayın.
• Yıldırım, S. (Yay. Haz.). (2006). Tasnif işlemleri rehberi. Ankara: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü.
• Türk Standartları Enstitüsü̈. (2007b). Enformasyon ve dokümantasyon – Belge yönetimi. Bölüm 2: Kılavuzlar. Ankara: TSE. (TSE ISO 15489-2: 2001).
• Yılmaz Şentürk, E. (2018). II. Meşrutiyet Dönemi memuriyet sınavları: Evrak yöneticilerinde aranan özellikler. Bilgi Dünyası, 19 (1), 5-31. Doi: 10.15612/BD.2018.653