Yükseköğretimde Kurumsal İç Değerlendirme Süreçlerinin Dijital Dönüşümü: Hızlı Prototipleme ile Kalite Yönetimi

Abstract

Dijital dönüşüm, yükseköğretimde kalite güvence süreçlerinin etkinliğini artırmak amacıyla planlama, izleme ve kontrol mekanizmalarını iyileştirmiştir. Bu kapsamda, kurumsal iç değerlendirme raporları (KİDR), üniversitelerin performans analizi ve gelişiminde kritik rol oynamaktadır. Trabzon Üniversitesi'nde, KİDR süreçlerinin dijitalleşmesini hızlandırmak ve karar alma süreçlerini desteklemek için hızlı prototipleme modeliyle bir yazılım geliştirilmiştir. Yazılımın ilk prototipi, Yükseköğretim Kalite Kurulu (YÖKAK) kılavuzu, üniversite yönetimi ve kalite koordinatörlüğü önerileri dikkate alınarak tasarlanmıştır. 2023 yılında tüm birimlerce kullanılan prototip, KİDR hazırlık sürecinde test edilmiş; kullanıcı geri bildirimleriyle teknik iyileştirmeler, işlevsel genişletmeler ve kullanıcı deneyimi optimizasyonları yapılmıştır. 2024 yılı içerisinde kullanıcılar tekrar optimize edilmiş prototip kullanarak güncellemeler yapılmıştır. Geliştirilen yazılım, farklı kullanıcı seviyelerine uygun arayüzler, eş zamanlı belge düzenleme, arşivleme, çoklu formatlarda kanıt yükleme, güvenli depolama ve YÖKAK standartlarına uygun otomatik raporlama özellikleri sunmaktadır. Renkli göstergeler ve açıklama panelleriyle madde uygunluk değerlendirmesi yapılabilmekte; kullanıcıların sorunlarını çözmeye yönelik destek modülleri entegre edilmektedir. Hızlı prototipleme yaklaşımı sayesinde kullanıcı ihtiyaçlarına dinamik şekilde cevap veren yazılım, kalite yönetim süreçlerinin dijitalleşmesine katkı sağlamaktadır. Elde edilen bulgular, bu tür araçların raporlama süreçlerini standartlaştırdığını, veri erişilebilirliğini ve karar destek mekanizmalarını güçlendirdiğini göstermektedir. Bu bağlamda bu çalışmada geliştirilen yazılımın, kalite güvence süreçlerinde üniversitelerin dijital dönüşüm süreçlerine önemli bir katkı sağlayacağı düşünülmektedir.

Keywords

• Dijital dönüşüm
• yükseköğretim
• kalite yönetim süreçleri
• kurumsal iç değerlendirme

Digital Transformation of Institutional Self-Evaluation Processes in Higher Education: Quality Management with Rapid Prototyping

Abstract

Digital transformation has improved planning, monitoring and control mechanisms in order to increase the effectiveness of quality assurance processes in higher education. In this context, Institutional Self-Evaluation Reports (ISER) play a critical role in the performance analysis and development of universities. In Trabzon University, a software was developed with a rapid prototyping model to accelerate the digitalization of ISER processes and support decision-making processes. The first prototype of the software was designed by taking into account the Higher Education Quality Council guide, university management and quality coordinator recommendations. The prototype used by all units in 2023 was tested during the ISER preparation process; technical improvements, functional expansions and user experience optimizations were made with user feedback. In 2024, updates were made using the optimized prototype again. The developed software offers interfaces suitable for different user levels, simultaneous document editing, archiving, evidence uploading in multiple formats, secure storage and automatic reporting features in accordance with Higher Education Quality Council standards. Article conformity assessment can be performed with colored indicators and explanation panels; support modules are integrated to solve users' problems. Thanks to the rapid prototyping approach, the software, which responds dynamically to user needs, contributes to the digitalization of quality management processes. The findings show that such tools standardize reporting processes, strengthen data accessibility and decision support mechanisms. In this context, it is thought that the software developed in this study will make a significant contribution to the digital transformation processes of universities in quality assurance processes.

Keywords

• Digital transformation
• higher education
• quality management processes
• institutional self-evaluation

References

1. Abad-Segura, E., González-Zamar, M.-D., Infante-Moro, J. C., & Ruipérez-García, G. (2020). Sustainable management of digital transformation in higher education: Global research trends. Sustainability, 12(5), 2107. https://doi.org/10.3390/su12052107
2. Akçaöz, M., & Akçaöz, V. (2023). Kamu yönetiminde dijitalleşme ve Türkiye’deki dijital devlet uygulamaları. Journal of Social, Humanities and Administrative Sciences, 9(69), 3648-3660. https://doi.org/10.29228/JOSHAS.72401
3. Benavides, L. M. C., Tamayo Arias, J. A., Arango Serna, M. D., Branch Bedoya, J. W., & Burgos, D. (2020). Digital transformation in higher education institutions: A systematic literature review. Sensors, 20(11), 3291. https://doi.org/10.3390/s20113291
4. Brown, J. T. (2017). The seven silos of accountability in higher education: Systematizing multiple logics and fields. Research & Practice in Assessment, 11, 41-58. https://files.eric.ed.gov/fulltext/EJ1137933.pdf
5. Clemons, R., & Jance, M. (2024). Defining quality in higher education and identifying opportunities for improvement. Sage Open, 14(3). https://doi.org/10.1177/21582440241271155
6. Durmuş-Şenyapar, H. N., & Bayındır, R. (2025). Sürdürülebilir kalite güvencesi için sistematik bir sürekli iyileştirme aracı: Gazi üniversitesi kalite iyileştirme planı. Journal of University Research, 8(2), 253-270. https://doi.org/10.32329/uad.1649556
7. Javed, Y., & Alenezi, M. (2023). A case study on sustainable quality assurance in higher education. Sustainability, 15(10), 8136. https://doi.org/10.3390/su15108136
8. Jones, T. S., & Richey, R. C. (2000). Rapid prototyping methodology in action: A developmental study. ETR&D 48, 63–80. https://doi.org/10.1007/BF02313401

9. Mohamed-Hashim, M., Tlemsani, I., & Matthews, R. (2022). Higher education strategy in digital transformation. Education and Information Technologies, 27, 3171–3195. https://doi.org/10.1007/s10639-021-10739-1
10. Özer, M., Gür, B. S., & Küçükcan, T. (2011). Kalite güvencesi: Türkiye yükseköğretimi için stratejik tercihler. Yükseköğretim ve Bilim Dergisi, 2, 59-65.
11. Resmi Gazete (2015, Temmuz). Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği RG Sayı: 29423. https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2015/07/20150723-3.htm
12. Sadabadi, A. T., & Tabatabaei, N. M. (2009). Rapid prototyping for software projects with user interfaces. University of Pitesti – Electronics and Computers Science, Scientific Bulletin, 9(2), 85-90.
13. Taşcı, D., & Lapçın, H. T. (2023). Yükseköğretimde kalite güvencesi sistemi: Kurumsal akreditasyon raporları üzerinden bir değerlendirme. Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi, 24(1), 1-16. https://doi.org/10.17494/ogusbd.1185953
14. Taşlıbeyaz E., & Taşcı Y. (2021). Yükseköğretim kurumlarında dijital dönüşüm çalışmalarının incelenmesi. Yükseköğretim ve Bilim Dergisi, 11(1), 172-183. https://doi.org/10.5961/jhes.2021.439
15. Ubachs, G., & Henderikx, P. (2023). Quality assurance systems for digital higher education in Europe. In: Zawacki-Richter, O., Jung, I. (Eds.) Handbook of Open, Distance and Digital Education. Springer, Singapore. https://doi.org/10.1007/978-981-19-2080-6_41
16. Westerheijden, D. F., Stensaker, B., & Rosa, M. J. (Eds.). (2007). Quality assurance in higher education: Trends in regulation, translation and transformation (Vol. 20). Springer Science & Business Media.
17. Yükseköğretim Kalite Kurulu [YÖKAK]. (2024, Nisan). 2024 YÖKAK Uluslararası Kalite Güvencesi ve Akreditasyon Konferansı başarıyla tamamlandı. https://www.yokak.gov.tr/2024/04/28/2024-yokak-uluslararasi-kalite-guvencesi-ve-akreditasyon-konferansi-basariyla-tamamlandi