The Impact of Digitization on Efficiency in Inter-Organizational Record Sharing

Year 2023, , 671 - 686, 27.10.2023

Muhammed Raşit Özdaş , Aslıhan Tüfekci

https://doi.org/10.51551/verimlilik.1294293

Abstract

Purpose: This study examines the extent of the financial burden to the public of official documents that are physically shared between institutions. In this context, it is aimed to analyze the increase in efficiency compared to paper documents in economic terms and to identify the components that constitute the highest cost element.
Methodology: The study utilizes the human performance technology method. The difference in performance between electronic and paper-based official correspondence was analyzed in a sample central public institution's document unit and supported by a cost analysis.
Findings: It was found that the direct cost of sharing documents on paper in the analyzed organization was 23,414 TL per year, while the opportunity cost due to the delay in sending and receiving official letters in physical environment was 3,905,702 TL per year. Opportunity cost is calculated as the cost equivalent of the time spent by the personnel addressed to the official letter waiting for the letter.
Originality: In the study, the components that are cost elements in the official correspondence process were revealed and economic analysis was made with numerical data. In addition, the time cost of the personnel addressing the official letter, which can be described as opportunity cost, was also included in the analysis.

Keywords

Interagency Document Sharing, Electronic Document, Efficiency, Digitalization, Human Performance Technology

Kurumlar Arası Belge Paylaşımında Dijitalleşmenin Verimliliğe Etkisi

Abstract

Amaç: Çalışmada, kurumlar arasında fiziki ortamda paylaşılan resmî belgelerin kamuya mali yükünün boyutlarının ne olduğu incelenmektedir. Bu kapsamda, kâğıt ortamda paylaşılan yazılara kıyasla verimlilik artışının ekonomik açıdan analiz edilmesi ve en yüksek maliyet unsuru teşkil eden bileşenlerin ortaya konması amaçlanmıştır.
Yöntem: Çalışmada, insan performans teknolojisi yönteminden yararlanılmıştır. Elektronik ortamda paylaşılan resmi yazılarla kâğıt ortamında paylaşılan resmi yazılar arasındaki performans farkı örnek bir merkezi kamu kurumunun evrak biriminde analiz edilmiş ve bir maliyet analiziyle desteklenmiştir.
Bulgular: İncelemesi yapılan kurumda kâğıt ortamında belge paylaşımından kaynaklı doğrudan maliyetin yıllık 23.414 TL olduğu, buna mukabil fiziki ortamda gönderilip alınan resmi yazıların gecikmesinden kaynaklı fırsat maliyetinin yıllık 3.905.702 TL olduğu anlaşılmıştır. Fırsat maliyeti resmi yazıya muhatap personelin yazıyı beklemesinde geçen sürenin maliyet karşılığı olarak hesaplanmıştır.
Özgünlük: Çalışmada resmi yazışma sürecinde maliyet unsuru olan bileşenler ortaya konmuş ve sayısal verilerle ekonomik analiz yapılmıştır. Ayrıca fırsat maliyeti olarak nitelendirilebilecek şekilde resmi yazıya muhatap personelin zaman maliyeti de analize dâhil edilmiştir.

Keywords

Kurumlar Arası Belge Paylaşımı, Elektronik Belge, Verimlilik, Dijitalleşme, İnsan Performans Teknolojisi

References

• Appelbaum, S.H., St‐Pierre, N. ve Glavas, W. (1998). “Strategic Organizational Change: The Role of Leadership, Learning, Motivation and Productivity”, Management Decision, 36(5), 289-301.
• Aşık, Ö. ve Civelek, D.Y. (2011). “Kamu Sektörü Bilgisinin Paylaşımı ve Yeniden Kullanımı”, Devlet Planlama Teşkilatı Bilgi Toplumu Dairesi Başkanlığı, Ankara.
• Atkinson, V. ve Chalmers, N. (1999). “Performance Consulting: Get Credit from Your Clients”. Performance Improvement 38(4), 14-19.
• Balter, B.J. (2011). “Towards a More Agile Government: The Case for Rebooting Federal IT Procurement”, Public Contract Law Journal, 41(1), 1-29.
• Burke, W.W. (1982). “Organization Development: Principles and Practices”, Little Brown & Co, Boston.
• Chaffey, D. ve Wood, S. (2011). “Business Information Management: Improving Performance Using Information System”, Financial Times Prentice Hall, Harlow.
• Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı. (2023). “Sıfır Atık Projesi Resmî Web Sitesi”, http://sifiratik.gov.tr, (Erişim Tarihi: 16.10.2023)
• Deterline, W.A. ve Rosenberg, M.J. (1992). “Workplace Productivity: Performance Technology Success Stories”, National Society for Performance Improvement, Washington, D.C.
• Duan, M. (2008). “Understanding Performance in Human Performance Technology”. Asia-Pacific Collaborative Education Journal, 4(1), 1-15.
• Elektronik İmza Kanunu. (2004). http://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/1.5.5070.pdf, (Erişim Tarihi: 16.10.2023)
• Gilley, J.W., Shelton, P.M., ve Gilley, A. (2010). “Development Leadership: A New Perspective for Human Resource Development”, Advances in Developing Human Resources, 13(3), 386-405, DOI: 10.1177/1523422311424264.
• Handel, D.A., Wears, R.L., Nathanson, L.A. ve Pines, J.M. (2011). “Using Information Technology to Improve the Quality and Safety of Emergency Care”, Academic Emergency Medicine, 18(6), 45-51.
• Irlbeck, S.A. (2002). “Human performance technology: An examination of definitions through dependent and independent variables”, Performance Improvement Quarterly, 15(2), 84-95.
• ISPI. (2023). “Human Performance Technology”, International Society for Performance Improvement: https://www.ispicharlotte.org/about-ispi-charlotte/hpt/, (Erişim Tarihi: 16.10.2023)
• İrkey, T. (2021). “Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetiminde Bilgi Yönetimi: Bir İnsan Performans Teknolojisi Örneği”, Yüksek Lisans Tezi. Gazi Üniversitesi Bilişim Enstitüsü, Ankara.
• Kalkınma Bakanlığı (2005). “2006-2010 Bilgi Toplumu Stratejisi ve Eki Eylem Planı”, (Mülga) Kalkınma Bakanlığı, Ankara.
• Kayalı, N., Şimşek, M.U. ve Uysal, M. (2021). “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik: Yeni Uygulamaların ve Hükümlerin Bilgi ve Belge Yönetimi Açısından Değerlendirilmesi”, Arşiv Dünyası, 8(1), 1-13.
• Kopec, D., Kabir, M.H., Reinharth, D., Rothschild, O. ve Castiglione, J.C. (2003). “Human Errors in Medical Practice: Systematic Classification and Reduction with Automated Information Systems”, Journal of Medical Systems, 27, 297-313.
• Külcü, Ö. (2009). “Evolution of E-Records Management Practices in E-Government: A Turkish Perspective”. The Electronic Library, 27(6), 999-1009.
• Mager, R.F. ve Pipe, P. (1970). “Analyzing Performance Problems or ‘You Really Oughta Wanna’”, Fearon Publishers/Lear Siegler, Inc., California.
• Martin, F. (2008). “A Performance Technologist’s Approach to Process Performance Improvement”, Performance Improvement, 47(2), 30-40.
• Önaçan, M., Medeni, T. ve Özkanlı, Ö. (2012). “Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS) Faydaları ve Kurum Bünyesinde EBYS Yapılandırmaya Yönelik Bir Yol Haritası”, Sayıştay Dergisi, 85, 1-26.
• Özdemirci, F. ve Odabaş, H. (2005). “Yazışma Yönetimi ve Dosyalama Işlemleri”, Alter Yayıncılık, Ankara.
• Parcell, J. ve Holden, S.H. (2013). “Agile Policy Development for Digital Government: An Exploratory Case Study”, Proceedings of the 14th Annual International Conference on Digital Government Research, Canada, 11-17.
• Pershing, J.A. (2006). “Human Performance Technology Fundamentals”, Handbook of Human Performance Technology - Principles, Practices and Potential (Editör: Pershing, J.A.), International Society for Performance Improvement, Maryland.
• Resmi Gazete. (2005, 3 24). “e-Dönüşüm Türkiye Projesi 2005 Yılı Eylem Planı”, http://www.resmigazete.gov.tr/Eskiler/2005/04/20050401-12.htm, (Erişim Tarihi: 16.10.2023).
• Resmi Gazete. (2015, 2 2). “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik”, http://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2015/02/20150202-1-1.pdf, (Erişim Tarihi: 16.10.2023).
• Resmi Gazete. (2017, 10 14). “2017/21 Sayılı e-Yazışma Projesi Başbakanlık Genelgesi”, http://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2017/10/20171014-11.pdf, (Erişim Tarihi: 16.10.2023).
• Rosdi, I.S., Alias, M. ve Ismail, N. (2020). “What Drives Employee Performance? Revisiting the Human Performance System Model”, Jurnal Pengurusan, 59, 129-138.
• Rosenberg, M.J. (1996). “Human Performance Technology”, The ASTD Training and Development Handbook: A Guide to Human Resource Management, (4th Edition) (Editör: Craig, R.L.), McGraw-Hill, New York, 370-393.
• Rothwell, W., Hohne, C. ve King, S. (2007). “Human Performance Improvement”, Second Edition, Routledge.
• Rothwell, W.J. (1996). “Beyond training and development: State-of-the-Art Strategies for Enhancing Human Performance”, American Society for Training and Development, Washington, D.C.
• Ruggieri, F. (2009). “ETSI Specifications for Registered E-Mail REM”, ISSE 2009 Securing Electronic Business Processes (Editörler: Pohlmann, N., Reimer, H. Schneider, W.), 242-254.
• Rummler, G.A. ve Brache, A.P. (2013). “Improving Performance: How to Manage the White Space on the Organization Chart (Third Edition)”, Jossey-Bass, California.
• Rummler, G.A. ve Morrill, K. (2004). “Result Chain: A Tool for Serious Performance Consultants”, Training & Development, 2, 26-34.
• Shah, A., Sterrett, C., Chesser, J. ve Wilmore, J. (2001). “Meeting the Need for Employee Development in the 21st Century”, SAM Advanced Management Journal, 66(2), 22–28.
• Stolovitch, H.D. ve Keeps, E.J. (Editörler). (1992). “Handbook of Human Performance Technology: A Comprehensive Guide for Analyzing and Solving Performance Problems in Organizations”, Jossey-Bass, San Francisco.
• Ülker, H. (2002). “Bilgi Toplumu ve Devlet”, I. Ulusal Bilgi, Ekonomi ve Yönetim Kongresi, Kocaeli Üniversitesi, Kocaeli.
• Van Tiem, D., Moseley, J., Dessinger, J. ve Gilmore, E. (2007). “Fundamentals of Performance Technology: A Guide to Improving People, Process, and Performance (Second Edition)”, International Society for Performance, Maryland.
• Wai, C.T. ve Robinson, C.D. (1998). “Reducing Staff Turnover: A Case Study of Dialysis Facilities”, Health Care Management Review, 23(4), 21-42.
• Whiteside, K.S. (1998). “Models, Mayhem, and Mastery”, Performance Improvement, 37(2), 47-53.
• Wile, D. (1996). “Why Doers Do”, Performance and Instruction, 35(2), 30-35.
• Yeter, D. ve Temiz, N. (2021). “Yükseköğretim Kurumlarında Elektronik Belge Yönetim Sisteminin İş Süreçlerine Olan Etkisinin İncelenmesi: Toros Üniversitesi Örneği”, Arşiv Dünyası, 8(1), 14-40.
• Zhang, N., Zhao, X., Zhang, Z., Meng, Q. ve Tan, H. (2017). “What Factors Drive Open Innovation in China's Public Sector? A Case Study of Official Document Exchange via Microblogging (ODEM) in Haining”, Government Information Quarterly, 34, 126-133.