Training Factor on Adoption of Electronic Records Management System by Public Personnel in Turkey

Year 2018, Issue: 37, 124 - 147, 01.06.2018

Hava Tahtalıoğlu

Abstract

Training Factor on Adoption of Electronic Records Management System by Public Personnel in TurkeyCriticized paperwork in public institutions, it could be solved in electronic environment with contemporary management approaches. Electronic Records Management System ERMS has started to be used for the document management which is important for public institutions in our country by 2000s. It is aimed to circulate and archive the records electronically with ERMS, one of building blocks of the e-government project. In order for ERMS to add value to the corporate governance process, it is necessary to focus on the problem of whether the system is adopted or not, as in other new management approaches. Specially, ınstitutional trainings given to public personnel without discrimination of manager or employee about the process of producing, transmitting and using records in electronic environment should be examined.In this study, development process of ERMS in Turkey was investigated, after short information was given about the development of the ERMS. In this context, legal and administrative conditions affecting of ERMS implementation has been examined in Turkey. After, the problems of ERMS that are frequently encountered in the institution are emphasized, and it is mentioned in the institutions that the place and the importance of the training of the personnel which is considered necessary in order to increase the awareness of ERMS. Finally, the awareness training is considered to be necessary for adoption of electronic records management system by public personnel in Turkey are emphasized

Keywords

Electronic Records Management System, Public Personnel, Awareness Training

Türkiye’de Elektronik Belge Yönetim Sisteminin Kamu Personeli Tarafından Benimsenmesinde Eğitim Faktörü

Abstract

Çağdaş yönetim anlayışlarıyla birlikte kamu kurumlarında eleştirel bir bakış açısının izlerini taşıyan kırtasiyecilik anlayışının, elektronik ortamlarda çözümlenebileceği gündeme gelmiştir. Ülkemizde 2000’li yıllarda kamu kurumları için önem arz eden belge yönetiminde, kurumsal olarak işlerliğin sağlanması adına Elektronik Belge Yönetim Sistemi EBYS kullanılmaya başlanmıştır. E-devlet projelerinin temel yapı taşlarından biri olan EBYS ile belgelerin elektronik bir alanda dolaştırılması ve arşivlenmesi hedeflenmiştir. EBYS’nin kurumsal yönetim sürecine artı değer kazandırabilmesi için diğer yeni yönetim anlayışlarında olduğu gibi sistemin benimsenip benimsenmediği sorunsalı üzerinde durulması gerekmektedir. Özellikle bu anlamda yönetici veya çalışan ayrımı yapılmaksızın, kamu personeline elektronik ortamda belge üretme, iletme ve kullanma süreci hakkında kurumsal olarak sunulan eğitimler incelenmelidir.Bu çalışmada, EBYS’nin genel gelişimi ile ilgili kısa bir bilgi verildikten sonra Türkiye’de EBYS’nin gelişim seyri ele alınmıştır. Bu çerçevede Türkiye’deki EBYS’nin işleyişini etkileyen yasal ve idari koşullar analiz edilmiştir. Akabinde kurumsal anlamda EBYS’de sıklıkla rastlanan sorunlar üzerinde durulmuş ve kurumlarda EBYS farkındalığının artırılması adına gerekli görülen personel eğitiminin yeri ve önemi konularına değinilmiştir. Son olarak Türkiye’deki kamu personelinin elektronik belge yönetim sistemini benimsemesi adına gerekli görülen farkındalık eğitimleri konuları üzerinde durulmuştur

Keywords

Elektronik Belge Yönetim Sistemi, Kamu Personeli, Farkındalık Eğitimi

References

• Adam, Azad (2008). Implementing Electronic Document and Record Manage- ment Systems, Boca Raton: Auerbach Publication.
• Akkaya, Mariye Umay (2016). “TS 13298: EBYS Denetimine Yeni Yakla- şımlar”, (Der. Fahrettin Özdemirci,. Nevzat Özel, Tolga Çakmak, Zeynep Akdoğan ve Bahattin Yalçınkaya), e-Beyas 2015 Sempoz- yumu Kurumsal Beklentilerin Geleceği: Dijitalleştirme-Elektronik Arşiv-Elektronik Belge Yönetimi Bildiriler Kitabı, Ankara Üniver- sitesi Belge Yönetim ve Arşiv Sistemi Koordinatörlüğü, Ankara, s. 45-48.
• Ankara Üniversitesi Sürekli Eğitim Merkezi (2018). Elektronik Belge Yöne- tim Sistemleri (Ebys) ve Arşiv Uygulamaları Eğitimi, http://www. ankusem.ankara.edu.tr/Egitimler tim-sistemleri-(ebys)-ve-arsiv-uygulamalari-egitimi, Erişim Tarihi
• /1442/elektronik-belge-yone
• Arıkan, Derya (2012). TSE 13298 Elektronik Belge Yönetimi: Açıklamalarla Standardın Bir Özeti ve Elektronik İmza, http://ab.org.tr/ab13/bil- diri/177.pdf, Erişim Tarihi: 21.02.2018.
• Aydın, Cengiz (2005). Bilgi Teknolojilerinin Belge Yönetimine Etkisi ve Elektronik Belge Yönetimi, Bilgi Dünyası, 6(1), s. 89-97.
• Bailey, Steve and Jay Vidyarthi (2010). “Human-Computer İnteraction: The Missing Piece of The Records Management Puzzle?”, Records Ma- nagement Journal, 20(3), pp. 279-290.
• Bektaş, Mukaddes ve Berat Bir (2016). “Elektronik Belge Yönetim Siste- minin Kurumsallaştırılması ve İnsan Kaynaklarının Dönüşümüne Etkisi: Marmara Üniversitesi”, (Der. Fahrettin Özdemirci, Nevzat Özel, Tolga Çakmak, Zeynep Akdoğan ve Bahattin Yalçınkaya), e-Beyas 2015 Sempozyumu Kurumsal Beklentilerin Geleceği: Di- jitalleştirme-Elektronik Arşiv-Elektronik Belge Yönetimi Bildiriler Kitabı, Ankara Üniversitesi Belge Yönetim ve Arşiv Sistemi Koor- dinatörlüğü, Ankara, s. 79-96.
• Bensghir, Türksel Kaya ve Ferda Topcan (2008). “Türkiye’de E-imza Altya- pısı ve Kamu Kurumlarında Uygulanması”, Amme İdaresi Dergisi, 41(1), s. 95-111.
• Civelek, Dilek Yüksel ve Hamide Karahan Turan (2010). Kurumlar Arası e-Yazışma Çalışma Raporu, Devlet Planlama Teşkilatı Bilgi Toplu- mu Dairesi Başkanlığı, Ankara.
• Demirtel, Hakan ve Özlem Bayram (2014) “Elektronik Belge Yönetim Sis- temlerinin Verimliliğe Katkısı: Kalkınma Bakanlığı Örneği”, Bilgi Dünyası, 15(1), s. 91-101.
• Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı (DPT) (2004). e-Dönüşüm Türkiye Projesi Kısa Dönem Eylem Planı (2003-2004), http://akgul.bilkent. edu.tr/DPT-BTD/yayin/KDEP_Kitapcik_092004.pdf, Erişim Tari- hi: 10.02.2018.
• e-Dönüşüm Türkiye Projesi 2005 Yılı Eylem Planı (2005). http://www.resmi- gazete.gov.tr/Eskiler/2005/04/20050401-12-1.htm, Erişim Tarihi: 10.02.2018.
• Elektronik İmza Kanunu (2004). http://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMe- tin/1.5.5070.pdf, Erişim Tarihi: 13.02.2018.
• Government Records Service (2011). Good Records Management Practı- ces, http://www.grs.gov.hk/pdf/grmp_(Eng).pdf, Erişim Tarihi: 15.03.2018.
• Gregory, Keith (2005). “Implementing An Electronic Records Management System: A Public Sector Case Study”, Records Management Jour- nal, 15(2), pp. 80-85.
• Güler, Ceyhan (2015). Kamu Kurumlarında Elektronik Belge Yönetimi Uygu- lamalarında Karşılaşılan Problemler: Teknik Şartnamelerin İnce- lenmesi. Yayınlanmamış, Yüksek Lisans Tezi, İstanbul Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, İstanbul.
• Gümüş, Hatice (2016). “Kurumlarda EBYS ve Arşiv Çalışmaları, Yaşanan Sorunlara Genel Bir Bakış”, (Der. Fahrettin Özdemirci, Nevzat Özel, Tolga Çakmak, Zeynep Akdoğan ve Bahattin Yalçınkaya), e-Beyas 2015 Sempozyumu Kurumsal Beklentilerin Geleceği: Di- jitalleştirme-Elektronik Arşiv-Elektronik Belge Yönetimi Bildiriler Kitabı, Ankara Üniversitesi Belge Yönetim ve Arşiv Sistemi Koor- dinatörlüğü, Ankara, s. 97-108.
• International Records Management Trust-IRMT (2009). Training in Electro- nic Records Management, Module Planning and Managing Elect- ronic Records Management Programme. United Kingdom.
• Johnson, Judy J. ve James R. McElroy (1998). “Computer Based Records Management System Method”, U.S. Patent No: 5,813,009, Washin- gton, DC: U.S. Patent and Trademark Office, https://patentimages. storage.googleapis.com/f5/aa/70/29796bdf151 60d/US581 3009. pdf, Erişim Tarihi: 25.02.2018.
• Johnston, Gary P. and David V. Bowen (2005). “The Benefits of Electronic Records Management Sys-tems: A General Review of Published and Some Unpublished Cases”, Records Management Journal, 15(3), pp. 131-140.
• Kalkınma Bakanlığı (2016). e-Yazışma Teknik Rehberi Sürüm 1.3, Kalkınma Bakanlığı, Ankara.
• Kalkınma Bakanlığı (t.y.). e-Yazışma Projesi, http://www.e-yazisma.gov.tr/ SitePages/ eyazismaana.aspx, Erişim Tarihi: 07.04.2018.
• Kandur, Hamza (1999). “Elektronik Arşivler ve Arşivcilik Mesleğinin Gelece- ği”, (Der. Mustafa Akbulut ve Fatoş Subaşıoğlu), Bilgi Çağı, Bilgi Merkezler ve Bilgi Teknolojileri Sempozyumu, 7-8 Mayıs 1997: Bil- diriler, Ankara Üniversitesi Basımevi, Ankara, s. 15-21.
• Kandur, Hamza (2006). Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli (v. 2.0). Gözden Geçirilmiş 2 Basım, Kitap Matbaacılık, Devlet Arşivler Genel Müdürlüğü, Ankara.
• Kandur, Hamza (2011). “Türkiye’de Kamu Kurumlarında Elektronik Belge Yönetimi: Mevcut Durum Analizi ve Farkındalığın Artırılması Ça- lışmaları”, Bilgi Dünyası, 12(1), s. 2-12.
• Kandur, Hamza (2016). “Kamu Kurumlarında Elektronik Belge Yönetimi: Güncel Sorunlar ve Geleceğe Yönelik Beklentiler”, (Der. Fahrettin Özdemirci, Nevzat Özel, Tolga Çakmak, Zeynep Akdoğan ve Ba- hattin Yalçınkaya), e-Beyas 2015 Sempozyumu Kurumsal Beklen- tilerin Geleceği: Dijitalleştirme-Elektronik Arşiv-Elektronik Belge Yönetimi Bildiriler Kitabı, Ankara Üniversitesi Belge Yönetim ve Arşiv Sistemi Koordinatörlüğü, Ankara, s. 29-34.
• Klischewski, Ralf (2006). “Ontologies for E-Document Management in Pub- lic Administration”, Business Process Management Journal, 12(1), pp.34-47
• Külcü, Özgür (2012). “Türkiye’de Kurumsal Elektronik Bilgi ve Belge Yö- netimi Uygulamalarına Dönük Koşulların Değerlendirilmesi: 57 Örnek Kurumun Analizi”, Türk Kütüphaneciliği, 26(1), s. 30-52.
• Külcü, Özgür, Tolga Çakmak ve Nevzat Özel (2013). “Kurumsal Bilgi Sis- temleri İçerisinde Belge Yönetimi: Türkiye’deki Kamu Üniversi- telerinde Gerçekleştirilen Uygulamalara Yönelik Bir Durum Anali- zi”, Bilgi Dünyası, 14(2), s. 251-269.
• Leikums, Toms (2012). “Managing Human Factors in Implementing Electro- nic Document System in The Public Sector”, Romanian Review of Social Sciences, 2, pp. 21-30.
• Marmara Üniversitesi Sürekli Eğitim Merkezi (2018). “TS 13298:2015 ve Elektronik Belge - Arşiv Yönetimi Standardı Sertifika Programı”, https://musem.marmara.edu.tr/ programlarimiz/mesleki-gelisim-e- gitim-programlari/ts-132982015-ve-elektronik-belge-arsiv-yoneti- mi-standardi-sertifika-programi/, Erişim Tarihi: 10.04.2018
• Meijer, Albert (2001). “Electronic Records Management and Public Accoun- tability: Beyond An Instrumental Approach”, The Information So- ciety, 17(4), pp. 259-270.
• Odabaş, Hüseyin (2008). “Elektronik Belge Düzenleme Yaklaşımları ve Tür- kiye’de E-Devlet Uygulamalarında Elektronik Belge Yönetimi”, Atatürk Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 12(2), s. 121-142.
• Odabaş, Hüseyin ve Coşkun Polat (2008). “E-devlet Bilişim Sistemlerinde Kurumsal Bilgi ve Belge Yönetimi”, (Der. Ender Bilar ve Yaşargül Ekinci), Balkan Ülkeleri Kütüphaneler Arası Bilgi-Belge Yönetimi ve İşbirliği Sempozyumu: 5-7 Haziran 2008, Trakya Üniversitesi, Edirne, s. 236-246.
• Odabaş, Hüseyin (2009). Bilgi Kaynaklarının İşletiminde Elektronik Dokü- man Yönetimi ve Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinin Rolü, Akademik Bilişim, 11-13 Şubat 2009, Harran Üniversitesi, Şanlı- urfa.
• Orantes-Jimenez, Sandra-Dinora, Alejandro Zavala-Galindo and Graciela Vazquez-Alvarez (2015). “Paperless Office: A New Proposal For Organizations”, Systemics, Cybernetics and Informatics, 13(3), pp. 47-55.
• Önaçan, Mehmet Bilge Kağan (2012). “Kamu Kurumları Arasında Elektronik Belge Alışverişi İle İlgili Mevzuat ve Kamu Kurumlarında Yapıl- ması Gerekenler”, Bilgi Dünyası, 13(2), s. 494-506.
• Önaçan, Mehmet Bilge Kağan, Tunç Durmuş Medeni ve Özlem Özkanlı (2012). “Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nin Faydaları ve Kurum Bünyesinde EBYS Yapılandırmaya Yönelik Bir Yol Ha- ritası”, Sayıştay Dergisi, Sayı: 85, s. 1-26.
• Özdemirci, Fahrettin (2001). “Belge Üretimi ve Kurumsal Bilgi Yönetimi”, 21. Yüzyıla Girerken Enformasyon Olgusu Sempozyumu: Bildiri- ler (19-20 Nisan 2001:Hatay), Ankara: Türk Kütüphaneciler Der- neği, s. 179-186.
• Özdemirci, Fahrettin (2003). “İlk Uluslararası Belge Yönetim Standardı: Ül- kemiz Açısından Bir Değerlendirme”, Türk Kütüphaneciliği, 17(3), s. 225-246.
• Saydam, Varol (2015). “Elektronik Belge Yönetimi Uygulamalarında Perso- nel Farkındalığının Artırılması: Değişim Yönetimi Açısından Bir İnceleme”, İstanbul Üniversitesi Bilgi ve Belge Araştırmaları Der- gisi, 3, s. 23-32.
• Solhan, Selman (2016). “Fizikselden Elektroniğe; Belge Yönetim ve Arşivle- me Sürecinin Sürdürülebilirliği”, (Der. Fahrettin Özdemirci, Nev- zat Özel, Tolga Çakmak, Zeynep Akdoğan ve Bahattin Yalçınkaya), e-Beyas 2015 Sempozyumu Kurumsal Beklentilerin Geleceği: Di- jitalleştirme-Elektronik Arşiv-Elektronik Belge Yönetimi Bildiriler Kitabı, A.Ü. Belge Yönetim ve Arşiv Sistemi Koordinatörlüğü, An- kara, s. 49-64.
• Sprague, Ralph H. (1995). “Electronic Document Management: Challenges and Opportunities for İnformation Systems Managers”, MIS Quar- terly, 19(1), pp. 29-49.
• Yalçınkaya, Bahattin (2014). E-Devlet Üstveri Standardının Oluşturulması ve Türkiye İçin Modellenmesi, Yayımlanmamış Doktora Tezi, Marma- ra Üniversitesi Türkiyat Araştırmaları Enstitüsü: İstanbul.
• Yalçınkaya, Bahattin ve Lale Özdemir (2016). “Elektronik Belge Yönetim Sis- temlerinin Kurum ve Kuruluşlarda Değişim ve Dönüşümüne İlişkin Bir Değerlendirme”, ÜNAK 2013 Konferansı Bilgi Sistemleri Plat- formlar Mimariler ve Teknolojiler 19-21 Eylül 2013 Bildiriler Kita- bı, (Edt. Güssün Güneş, Nevzat Özel ve Tolga Çakmak), Üniversite ve Araştırma Kütüphanecileri Derneği: Ankara, s. 35-47.
• Yıldız, Mete (2003). Elektronik (e)-devlet Kuram ve Uygulamasına Genel Bir Bakış ve Değerlendirme, (Der. Muhittin Acar ve Hüseyin Özgür), Çağdaş Kamu Yönetimi-1, Nobel Yayınları: İstanbul, s. 305-327.
• Yılmaz, Mustafa (2012). TS 13298 Standardı Işığında Elektronik Belge Yö- netim Sistemleri, http://ab.org.tr/ab13/bildiri/71.pdf, Erişim Tarihi