ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ (EBY) UYGULAMALARINDA BAŞARIYI OLUMSUZ ETKİLEYEN RİSK UNSURLARI

Yıl 2015, Sayı: 4, 20 - 40, 15.11.2016

Bahattin Yalçınkaya

Öz

Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) organizasyonlar açısından bürokratik uygulamanın ortadan kaldırılması, şeffaf, hızlı ve hesap verebilir bir yapının ku-rulması açısından son derece iyi fırsatlar sunmaktadır. Organizasyonlar EBYS sağlama ya da geliştirme konularında başarılı olsalar bile EBYS uygulamasını hayata geçirmekte bazı sorunlarla karşı karşıya kalmaktadırlar. Bu durum or-ganizasyon açısından kötü tecrübelerin oluşmasına yol açmakta ve elektronik ortamda faaliyet yürütebilecekleri inancını sarsmaktadır. Başarısız uygulamala-rın sorumluluğunu tedarikçilere ya da tamamen bir yazılıma yüklemek, daha sonra denenecek elektronik belge uygulamaları açısından da benzeri sonuçların ve atıl sistemlerin oluşmasına yol açacaktır. Bu noktada organizasyonların üze-rinde önemle durması gereken temel husus, EBYS uygulamasının organizasyon-da başarılı bir şekilde gerçekleşmesinin sadece yazılımla mümkün olamayacağı konusudur. Bu çalışmada ele alınan problem, tüm organizasyonların EBYS uy-gulamasına geçişte başarı için dikkat etmeleri gereken teknik ve yönetimsel ko-nuları literatür ve sahadan edinilen tecrübeler ışığında ortaya koymak ve başarı için risk faktörünü değerlendirmektir. EBYS uygulama süreçlerinde başarıyı et-kileyen risklerin neler olduğu ve nasıl tedbirler alınacağı organizasyonlarda bu işleri yapmakla sorumlu kişilere yol gösterici olabilecektir.

Anahtar Sözcükler: Elektronik belge yönetimi, risk tanımları, EBYS uygulama-sında zorluklar.

Abstract

The electronic records management system provides great opportunities to or-ganizations for the removal of the bureaucratic structure and the establishment of a transparent, rapid, and accountable structure. Although organizations are successful in providing or developing an ERMS, they are faced with some prob-lems in the realization of the ERMS implementation. This results in negative ex-periences for the organization and casts doubt on their confidence regarding per-forming activities in the electronic environment. Blaming the suppliers or only the software for the failure of the implementations will similarly lead to unsuc-cessful and idle systems in terms of electronic records implementations during future attempts. At this point, the main issue that has to be especially empha-sized by organizations is that the success of the ERMS implementation in the or-ganization is not only dependent on the software. The objective of this study is presenting technical and management issues that are required to achieve suc-cess in the process of transitioning to the ERMS implementation, under the light of the experience acquired from the literature and the field. In this paper, the failure subjects that are expressed with the risk term will be presented in an or-ganized and awareness increasing manner in order to help organizations succeed in the implementation of the ERMS. The risks that influence the success of the ERMS implementation process and the measures that have to be taken can guide those who are responsible for performing these tasks in organizations.

Keywords: Electronic records management, risk definitions, challenges in ERMS implementation.

Anahtar Kelimeler

Elektronik belge yönetimi, risk tanımları, EBYS uygulamasında zorluklar

Kaynakça

• 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu. Resmi Gazete, yayın tarihi: 23.01.2004, sayı: 25355. Asogwa, B. E. (2012). The challenge of managing electronic records in developing countries: implications for records managers in Sub Saharan Africa. Records Management Journal, 22(3), 198-211. Azad, A. (2008). Implementing electronic document and record management systems. New York: Auerbach Publications. Barry, R.E. (2005). Overcoming barriers to major users in accessing electronic records: results of a survey on electronic records policy working group (ERPWG) report. 4 Nisan 2016 tarihinde http://mybestdocs.com/barry-r-UserAccessSurvey-051130.html adresinden erişildi. Blake, R. and Harries, S. (2002). Sustaining electronic records for business purposes. The Proceedings of the DLM-Forum 2002: @ccess and preservationof electronic information: best practices and solutions içinde (80-96), Luxembourg: Office for Official Publications of the European Communities BS EN ISO 9241-210:2010. (This British Standard English - International Standard Organi-sation). (2010). Ergonomics of human - system interaction part 210: human-centred design for interactive systems. [Yayın yeri yok]: British Standard Institution. Childs, S., McLeod, J. (2013). Tackling the wicked problem of ERM: using the cynefin fra-mework as a lens. Records Management Journal, 23(3), 191-227. Çiçek, N. (2007). Dosya tasnif planlarında fonksiyonun gücü. Değişen Dünyada Bilgi Yönetimi Sempozyumu içinde (235-244), Ankara: Hacettepe Üniversitesi Edebiyat Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü. Emery, P. (2003). Document and records management: understanding the differences and embracing integration. 22 Haziran 2016 tarihinde http://www.docu-man.co.uk/assets/doc/DocumentAndRecordsManagement.pdf adresinden erişildi. Forbes-Pitt, K. (2006). A document for document’s sake. A possible account for document system failures and a proposed way forward. Records Management Journal, 16(1), 13-20. Foscarini, F. (2010). Understanding the context of records creation and use: ‘hard’ versus ‘soft’ approaches to records management. Archival Science, 10(4), 389-407. Gary, P. Johnston and David, V. B. (2005). The benefits of electronic records management systems: a general review of published and some unpublished cases. Records Man-agement Journal, 15(3), 131-140. Goldschmidt,P., Joseph.P. and Debowski, S (2012). Designing an effective EDRMS based on alter’s service work system model. Record Management Journal, 22(3), 152-169. Gunnlaugsdottir, J. (2012). Information and records management. Records Management Journal, 22(3), 170-185. İhale Arama. (2016). 29 Haziran 2016 tarihinde https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/YeniIhaleArama.aspx adresinden erişildi. IRMT; International records management trust. (2009). Module 2: Planning and Managing an Electronic Records Management Programme. Laura Millar (Ed.). London: International Records Management Trust. Johnston, G.P. and Bowen, D.V.(2005). The Benefits of electronic records management sys-tems a general review of published and some unpublished cases. Records Management Journal, 15(3), 131-140. Jones, S. (2012). Case study: e-government document management system: a case analysis of risk and reward. International Journal of Information Management, 32, 396-400. Jun, W. and Rowley, C. (2014). Change and continuity in management systems and corpo-rate performance: human resource management, corporate culture, risk management and corporate strategy in South Korea. Business History, 3, 485. Kandur, H. (2006). Elektronik belge yönetimi sistem kriterleri referans modeli (V.2.0). Gözden geçirilmiş 2. baskı., Ankara: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı. Kandur, H. (2011). Türkiye’de kamu kurumlarında elektronik belge yönetimi: mevcut durum analizi ve farkındalığın artırılması çalışmaları. Bilgi Dünyası, 12(1), 2-12. Kotter, J.P. and Heskett, J.L. (1992). Corporate culture and performance, New York: A Division of Simon & Schuster Inc. Külcü, Ö., Turan, M. (2013). Kamu hukukunda geleneksel ve elektronik iletişim, bilgi ve belge yönetimi uygulamaları. Türk Kütüphaneciliği, 27(2), 266-300. McLeod, J., Childs, S. and Hardiman, R. (2011). Accelerating positive change in electronic records management -headline findings from a major research project. Archives & Manuscripts, 39(2), 66-94. Miles, D. (2011). Records management strategies - plotting the changes 2011 AIIM - find, control, and optimize your information, Suite: Silver Spring. Moreq2 Specification. (2010). Model requirements for the management of electronic records model requirements for the management of electronic records 2008 update and extension, 11 Kasım 2014 tarihinde http://ec.europa.eu/archival-policy/moreq/doc/moreq2_spec.pdf adresinden erişildi. Önaçan, M. B. K.; Durmuş, T. ve Özkanlı, Ö. (2012). Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS)’nin faydaları ve kurum bünyesinde EBYS yapılandırmaya yönelik bir yol hari-tası. Sayıştay Dergisi, 85, 1-26. Özdemirci, F., Bayram G.Ö., Torunlar, M., Saraç, S. ve Yalçınkaya, B. (2013). Elektronik belge yönetimi ve arşivleme sistemi-geçiş süreci ve uygulama yöntemi. Ankara: Boyut Tanıtım ve Matbaacılık. PD ISO/TR 14105.(Published document-international standard organisation/technical re-port). (2011). Document management - change management for successful electronic document management system (EDMS) implementation. [Cenevre]: International Standard Organisation. Records Management and EDRMS: What you should know as a CEO. (2015). 5 Ağustos 2015 tarihinde http://www.changefactory.com.au/our-thinking/articles/records-management-and-edrms-what-you-should-know-as-a-ceo/ adresinden erişildi. Reed, B. (2010). Service-oriented architectures and recordkeeping. Records Management Journal, 20(1), 124-37. Ryan, D. (2005), The future of managing electronic records. Records Management Journal, 15(3), 128-30. Saydam, V. (2015). Elektronik belge yönetimi uygulamalarındaki personel farkındalığının artı-rılması: değişim yönetimi açısından bir inceleme. (Yüksek Lisans Tezi), İstanbul: İstanbul Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü. Shaw, A. and Shaw, D.T. (2006). Electronic records management criteria and information security. 7th Australian information warfare and security conference içinde (1-8), Perth Western: Edith Cowan University. TDK Büyük Türkçe Sözlük.. (2015). Sistem ve yazılım. 17 Ağustos 2015 tarihinde http://www.tdk.gov.tr/index.php?option=com_bts&arama=kelime&guid=TDK.GTS.56a62d2c229428.68844550 adresinden erişildi. Spong, T. M. (2006). UK implementing EDRMS for success. The Into IT Journals, 23, 1-8. State records authority of New South Wales. (n.d.). Recordkeeping in brief 61 -FAQs about EDRMS. 18 Eylül 2015 tarihinde http://www.records.nsw.gov.au/ recordkeep-ing/government-recordkeepingmanual/ adresinden erişildi. Svärd, P. (2013). Enterprise content management and the records continuum model as strategies for long-term preservation of digital information. Records Management Jour-nal, 23(3), 159-176. TAHO (Tasmanian Archive+Heritage Office). (2014). Information management advice 34 im-plementing information security classification in EDRMS. 5 Ağustos 2015 tarihinde http://www.informationstrategy.tas.gov.au/ adresinden erişildi. T. C. Başbakanlık. (2008). Elektronik belge standartları genelgesi. Resmi Gazete, yayın tarihi: 16 Temmuz 2008, sayı: 26938. TS 13298. (2015). Elektronik belge ve arşiv yönetimi standardı. Ankara: Türk Standartları Enstitüsü. TSE Standart Arama. (2016). 12 Haziran 2016 tarihinde https://intweb.tse.org.tr/standard/standard/standardara.aspx adresinden erişildi. Wilkins, L., Swatman, P. M. C., Holt, D. (2009). Achieved and tangible benefits: lessons learned from a landmark EDRMS implementation. Records Management Journal, 19(1), 37-53.