Hakem Kılavuzu
Belgeler dergisi hakem değerlendirmesinden geçen araştırma makalelerini yayımlar. Bu süreci alanında uzman araştırmacıların desteği ile yürütür. Dergi, çift taraflı kör hakemlik modelini benimser. Aşağıda makale değerlendirme süreci, nasıl hakem olunacağı ve nasıl iyi bir inceleme yazılacağına dair tavsiyeler yer almaktadır.

Hakemlerin Seçimi
Hakemler, makalenin ilgili olduğu bilim alanında doktora derecesine sahip olan ve yayını bulunan uzmanlar arasından seçilir.

Hakemlerin Görev ve Sorumlulukları
Objektiflik: İncelemeler objektif olarak yapılmalıdır. Hakemler, olabilecek her türlü kişisel önyargının farkında olmalı ve bir makaleyi incelerken bunu hesaba katmalıdır. Hakem, kararını destekleyici değerlendirmelerini açıkça ifade etmelidir.
Editoryal Karara Katkı: Hakem değerlendirmesi, editöre editoryal kararlar vermede yardımcı olur ve yazara makaleyi geliştirme fırsatı sunar. Bu açıdan bir makaleyi inceleme konusunda kendini yetersiz hisseden veya kısa sürede incelemeyi tamamlayamayacağını düşünen bir hakem hakemlik davetini kabul etmemelidir.
Gizlilik: İncelenmek üzere dergiye ulaşan tüm makaleler, gizli tutulmalıdır. Hakemler, makale hakkındaki incelemeleri veya bilgileri kimseyle paylaşmamalı veya yazarlarla doğrudan iletişime geçmemelidir. Çalışmada yer alan bilgiler, yazarın açık yazılı izni olmadan bir hakem tarafından kendi araştırmasında kullanılmamalıdır. Akran değerlendirmesi yoluyla elde edilen ayrıcalıklı bilgi veya fikirler gizli tutulmalı ve kişisel kazanç için kullanılmamalıdır.
Araştırma ve Yayın Etiği İhlalleri Konusunda Hassasiyet: Hakemler, makaledeki olası etik konulara karşı dikkatli olmalı ve bunları editöre rapor etmelidir.
Çıkar Çatışması: Hakemler, yazarlar veya makalelerin bağlı olduğu kurumlarla ilişkilerinden kaynaklanan olası çıkar çatışmaları olan bir makaleyi incelemeyi kabul etmemelidir.
Hakeme Atıf Talebi: Bir hakem, bir yazarın, hakemin (veya onların ortaklarının) çalışmasına atıflar içermesini önerirse, bu, hakemin atıf sayısını artırmak veya çalışmalarının görünürlüğünü artırmak amacıyla değil gerçek bilimsel nedenlerle olmalıdır.

İnceleme Yapma
Hakemlerin değerlendirmeleri objektif olmalıdır. Hakemler çalışmayı aşağıda belirtilen sorular kapsamında bilimsel içerik açısından incelerler:
Çalışma konusu, kapsamı ve yöntemi bakımından bilimsel midir?
Çalışmada alana katkı sağlayacak özgün bilgi/belge bulunmakta mıdır?
Çalışma birinci el ve/veya güncel kaynakları eleştirel olarak değerlendirerek yazarın yorumlarını ortaya koymakta mıdır? Çalışma, eserin yazılış amacını karşılamada başarılı mıdır?
Başlıklar, özet ve sonuç bölümleri ile kullanılan şekiller, tablolar, resimler, haritalar vb. çalışmanın içeriğine uygun mudur?

Yayın Kurulu Üyelerinin Seçimi ve Görevleri
Yayın Kurulu üyeleri, derginin yayın kapsamına uygun olarak doktora derecesine sahip olan ve yayını bulunan Türk Tarih Kurumu Bilim Kurulu üyeleri arasından seçilir. Yayın Kurulu; uygun, kapsayıcı ve çeşitli temsil ihtiyacını dikkate alarak, ilgili alanda uygun uzmanlığa sahip hakemleri seçer. Makalelerin yayımı veya reddine dair nihai karar Yayın Kurulu’nun sorumluluğundadır.
Yayın Kurulu yayımlanan makalede; bulguları, yorumları ve sonuçları etkilemeyen küçük hatalar tespit ederse düzeltme yayınlamaya karar verebilir. Bulguları ve sonuçları geçersiz kılan büyük hatalar/ihlaller söz konusu olduğunda, makaleyi geri çekme yetkisi Yayın Kurulu’na aittir. Dergide düzeltme, geri çekme veya endişe ifadesi ile ilgili olarak COPE yönergeleri dikkate alınır.

Editörün Görev Sorumlulukları
Editör, hakem değerlendirme sürecinin belirlenen sürede tamamlanmasını sağlar.
Editör, çalışmaları yazarların etnik kökeninden, cinsiyetinden, uyruğundan, dinî inancından ve siyasi görüşünden bağımsız olarak değerlendirme sürecine alır.
Editör, çalışmaların adil bir şekilde çift taraflı kör hakemlik sistemi kapsamında değerlendirme sürecini yürütür. Bu süreçte makalelerle ilgili tüm bilgilerin gizliliğini korur.
Yayının içeriğinden ve genel kalitesinden editör ve Yayın Kurulu sorumludur. Gerektiğinde düzeltme notu yayınlamak veya geri çekme işlemi uygulamak bunların sorumluluğundadır.
Editör; yazarlar, Yayın Kurulu ve hakemler arasında herhangi bir çıkar çatışmasına izin vermez. Hakem süreçlerinin gerçekleştirilmesi konusunda tam yetkiye sahiptir ve yazıların dergide yayımlanmasına ilişkin nihai karardan Yayın Kurulu sorumludur.
Etik ihlale dair ikna edici kanıtlar bulan bir editör, makalenin düzeltilmesi, geri çekilmesi veya başka bir düzeltmenin yapılmasını sağlamak için Yayın Kurulu ile iletişime geçer.
Editör, kendisi veya yakınları tarafından yazılmış olan makaleler hakkındaki kararlara dahil olamaz. Bu tür bir çalışma derginin olağan prosedürüne tabidir. Editör, yazarlar ve hakemler tarafından olası çıkar çatışmalarının ifşa edilmesiyle ilgili COPE yönergelerini uygulamalıdır.
Editör, bilimsel nedenler dışında, dergiye atıfta bulunulmasını talep etmez.