Türkiye’deki Yükseköğretim Kurumlarının Raporlara Yansıyan Arşiv Faaliyetlerinin Analizi

Yıl 2024, Cilt: 7 Sayı: 2, 375 - 409, 31.12.2024

Turgay Kır , Bahadır Kır , İshak Keskin

https://doi.org/10.33721/by.1498207

Öz

Bu çalışmada Türkiye’deki yükseköğretim kurumlarının Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik gereği, yerine getirmesi gereken arşiv faaliyetleri üzerinden arşivlere bakışının incelenmesi hedeflenmiştir. Nitel yöntemle hazırlanan çalışmada durum çalışması deseni kullanılmış, veri toplama tekniği kapsamında belgesel taramadan yararlanılmış ve veri analiz tekniği olarak da doküman analizi tekniğinden faydalanılmıştır. 5018 sayılı Kanun’un ilgili maddeleri gereği hesap verme sorumluluğu çerçevesinde devlet üniversiteleri her yıl idare faaliyet raporu hazırlayarak yayımlamıştır. Vakıf yükseköğretim kurumları ise her yıl bir önceki yıla ilişkin olarak kurum iç değerlendirme raporu hazırlayarak yayımlamıştır. Bu çerçevede 2019 yılında yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’te geçen yükümlü kurumlar arasında yer alan yükseköğretim kurumlarının, 2019-2022 yıllarına ait raporlarında belirtilen arşiv aktiviteleri üzerinden arşivlere bakışlarının değerlendirmesi yapılmıştır. Raporları üzerinden arşiv aktiviteleri incelenen yükseköğretim kurumları devlet yükseköğretim kurumları ve vakıf yükseköğretim kurumları şeklinde iki ayrı kategoriye ayrılmıştır. Araştırma sonucunda devlet üniversitelerinin yayımlamış olduğu 2019, 2020, 2021 ve 2022 yıllarına ait idare faaliyet raporlarında arşiv faaliyetlerine yönelik verilen bilgiler, devlet üniversiteleri grubunda altı başlık altında incelenmiştir. Vakıf yükseköğretim kurumlarının ise dört yıla ait kurum iç değerlendirme raporlarında arşiv faaliyetlerine yönelik verilen bilgiler kategorize edilerek kurumlar beş başlık altında incelenmiştir. Çalışmanın önemli bir bulgusu olarak 38’i devlet 15’i ise vakıf olmak üzere 53 üniversitenin dört yıla ait raporlarında arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgilere yer vermedikleri görülmüştür. Araştırmada elde edilen bulgular dikkate alınarak devlet ve vakıf yükseköğretim kurumlarının birçoğunun ilgili mevzuat hükümlerine uymadıkları belirlenmiş, bu noktada arşiv faaliyetlerinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi için öneriler sunulmuştur. Bu çalışma, Türkiye’deki yükseköğretim kurumlarının raporları üzerinden kurumların arşiv faaliyetlerinin irdelenmesi ve raporların eksiksiz bir şekilde kamuoyuna sunulup sunulmadığı noktasında Devlet Arşivleri Başkanlığı İdare Faaliyet Raporlarını ve İç Denetim Koordinasyon Kurulunun Kamu İç Denetim Genel Raporlarının incelemesi ve kendi konusunda hazırlanan ilk çalışma olması nedeniyle diğer çalışmalardan ayrılmaktadır. Dolayısıyla çalışma, raporlar üzerinden kurumların ve üst kamu iradesinin hangi arşiv faaliyetlerini acil bir iş alanı olarak gördüğü ve hangi arşiv faaliyetlerini de acil kodlu olarak değerlendirmediği yönüyle özgün bir değere sahiptir. Kendi konusunda daha önce yapılmamış bir analiz çalışması olması nedeniyle de ilktir.

Anahtar Kelimeler

Yükseköğretim Kurumu, İdare Faaliyet Raporu, Kurum İç Değerlendirme Raporu

An Analysis of Archival Activities of Higher Education Institutions in Türkiye as Reflected in Reports

Öz

This study aims to examine the perspective of higher education institutions in Türkiye on archives through the archive activities they are required to fulfill in accordance with the Regulation on State Archive Services. The study, which was prepared with the qualitative method, used a case study design, utilized documentary scanning as a data collection technique, and utilized document analysis as a data analysis technique. Within the framework of accountability in accordance with the relevant articles of Law No. 5018, state universities have prepared and published an administrative activity report every year. On the other hand, foundation (private) higher education institutions have prepared and published an internal institutional evaluation report for the previous year every year. Within this framework, the perspective of higher education institutions, which are among the obliged institutions mentioned in the Regulation on State Archive Services, which entered into force in 2019, on archives through the archive activities specified in their reports for the years 2019-2022, has been evaluated. The universities whose archive activities were analyzed in their annual activity reports were divided into two categories: public universities and foundation (private) universities. As a result of the research, the information on archive activities in the administrative activity reports published by state universities for the years 2019, 2020, 2021 and 2022 was analyzed under six headings in the state universities group. The information provided on archive activities in the internal evaluation reports of foundation (private) universities for four years was categorized and these institutions were examined under five headings. As an important finding of the study, it was observed that 53 universities, 38 of which are public and 15 foundation universities, did not include information on archive activities in their reports for four years. Taking into consideration the findings of the research, it has been determined that most of the state and foundation (private) universities did not comply with the relevant legislation provisions and, accordingly, suggestions were presented for the healthy conduct of archive activities. This study differs from other studies in terms of analyzing the activity reports prepared by the operating universities in Türkiye, the Administrative Activity Reports published by the Directorate of State Archives and the Public Internal Audit General Reports of the Internal Audit Coordination Board in the context of archival activities, understanding whether these reports are presented to the public in a complete manner, and being the first study on the subject. Therefore, the study has an original value in terms of which archive activities institutions and the upper public will see as urgent work areas and which archive activities they do not consider as urgent. It is also the first of its kind because it is an analysis study that has not been done before in its field.

Anahtar Kelimeler

Higher Education Institution, Administration Activity Report, Internal Evaluation Report of the Institution

Kaynakça

• Aldan, M. (1977). Kamu kuruluş ve kurumlarında arşiv çalışmaları. Amme İdaresi Dergisi, 10(1), 81-106.
• Ar, A. F. (1982). Yeni Bir Arşiv Yasası ve Arşivin Yeniden Örgütlenmesi İçin Modeller. Amme İdaresi Dergisi, 15(4), 3-18.
• Arşivlerde Gerçekleştirilecek Dijitalleştirme Faaliyetlerine Yönelik Usul ve Esaslar. (2020, 7 Temmuz). https://www.devletarsivleri.gov.tr/varliklar/dosyalar/mevzuat/dijitallestirmeesaslari.pdf
• Ashıkuzzaman, Md. (2016, 25 Haziran). What is Archives? : Definition, types, importance. https://www.lisedunetwork.com/archives/
• Ataman, Ş. (2018). Üniversitelerde Arşiv İş ve İşlemleriyle İlgili Yaşanan Sorunlara Yönelik Nitel Bir Araştırma. (Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi). İstanbul Üniversitesi.
• Brown, W. E. Jr. ve Yakel, E. (1996). Redefining the Role of College and University Archives in the Information Age. American Archivist, 59(3), 272–287. https://doi.org/10.17723/aarc.59.3.kmu311ng42388018.
• Darendeliler, A. ve Dede, İ. (1968). Arşivin Bugünkü Durumu Hukuk ve İlim Açısından Arşiv İdaresi. Ankara: İçişleri Bakanlığı Teşkilat – Metot Bürosu Yayınları.
• Demirbaş, T. ve Eroğlu, E. (2016). The Evaluation of Annual Municipal Reports in terms of Discharging Accountability: The Case of Turkey. Yönetim ve Ekonomi, 23(2), 575-598.
• Demirbaş, T. ve Engin, R. (2017). Accountability Through The Annual Reports of State Universities in Turkey. U.U. International Journal of Social Inquiry / U.Ü. Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 10(2), 59-92.
• Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. (1988, 16 Mayıs). Resmî Gazete (Sayı: 19818). https://www.resmigazete.gov.tr/arsiv/19816.pdf
• Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. (2019, 18 Ekim). Resmî Gazete (Sayı: 30922). https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2019/10/20191018-9.pdf
• Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi. (2018, 16 Temmuz). Resmî Gazete (Sayı: 30480). https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=11&MevzuatTur=19&MevzuatTertip=5
• Devlet Arşivleri Başkanlığı. (b.t.). Genel Açıklamalar. https://www.devletarsivleri.gov.tr/varliklar/goruntuler/haberler/image/%C3%9Cniversiteler%20Ar%C5%9Fiv%20Belgesi%20Tespit%20ve%20De%C4%9Ferlendirme%20Formu.pdf
• Devlet Arşivleri Başkanlığı. (t.y.). Mevzuat. https://www.devletarsivleri.gov.tr/Sayfalar/Sayfa.aspx?icerik=5&h=03FD8478E12A04F5BF448FAED70D45C1E18751AF032DCEA9C52D4AEC760AF182
• Devlet Arşivleri Başkanlığı. (2020, 28 Şubat). 2019 Yılı Faaliyet Raporu. https://www.devletarsivleri.gov.tr/varliklar/dosyalar/raporlar/devletarsivleri2019idarefaaliyetraporu.pdf
• Devlet Arşivleri Başkanlığı. (2021, 26 Şubat). 2020 Yılı Faaliyet Raporu. https://www.devletarsivleri.gov.tr/varliklar/dosyalar/raporlar/devletarsivleri2020faaliyetraporu.pdf
• Devlet Arşivleri Başkanlığı. (2022, 28 Şubat). 2021 Yılı Faaliyet Raporu. https://www.devletarsivleri.gov.tr/varliklar/dosyalar/raporlar/devletarsivleri2021idarefaaliyetraporu.pdf
• Devlet Arşivleri Başkanlığı. (2023, 28 Şubat). 2022 Yılı Faaliyet Raporu. https://www.devletarsivleri.gov.tr/varliklar/dosyalar/raporlar/devletarsivleri2022idarefaaliyetraporu.pdf
• Durdu, A. ve Eren, A. (2021). ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Yazılım Tasarımı. Bilişim Teknolojileri Dergisi, 14(3), 255-266.
• Elektronik Belge Standartları ile İlgili 2008/16 Sayılı Başbakanlık Genelgesi. (2008, 16 Temmuz). Resmî Gazete (Sayı: 26938). https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2008/07/20080716-7.htm
• Eroğlu, Ş. ve Külcü, Ö. (2014). TS 13298 Çerçevesinde Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Elektronik Belge Yönetimi Standartlarının Değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı Örneği. Bilgi Dünyası, 2014, 15(2), 327-352.
• Faaliyet Raporu Hazırlamanın Önemi. (b.t). https://www.indeksiletisim.com/faaliyet-raporu-hazirlamanin-onemi-2/#:~:text=Faaliyet%20raporlar%C4%B1%20b%C3%BCt%C3%BCn%20bir%20y%C4%B1l,ekonomiye%20katk%C4%B1lar%C4%B1n%C4%B1z%C4%B1%20anlatma%20%C5%9Fans%C4%B1n%C4%B1%20yakalars%C4%B1n%C4%B1z.
• Güler, C. ve Furat, F. (2022). Belge Yönetimi ve Arşiv Uygulamalarının Bilgi Güvenliği İlkelerine Katkısı: Kavramsal Bir Değerlendirme. Türk Kütüphaneciliği, 36(1), 74-89.
• ISO 27001 bilgi güvenliği yönetim sistemi belgesi. (b.t.). https://www.prodan.com.tr/iso-27001-bilgi-guvenligi-yonetim-sistemi-belgesi
• İç Denetim Koordinasyon Kurulu. (2020, Aralık). 2019 Yılı Kamu İç Denetim Genel Raporu. Ankara. https://ms.hmb.gov.tr/uploads/2021/01/2019KamuicDenetimGenelRaporu.pdf
• İç Denetim Koordinasyon Kurulu. (2021, Kasım). 2020 Yılı Kamu İç Denetim Genel Raporu. Ankara. https://ms.hmb.gov.tr/uploads/2021/11/2020-Yili-Kamu-Ic-Denetim-Genel-Raporu.pdf
• İç Denetim Koordinasyon Kurulu. (2022, Ağustos). 2021 Yılı Kamu İç Denetim Genel Raporu. Ankara. https://ms.hmb.gov.tr/uploads/2022/08/2021-Kamu-Ic-Denetim-Genel-Raporu-Son-Hali.pdf
• İç Denetim Koordinasyon Kurulu. (2023, Ağustos). 2022 Yılı Kamu İç Denetim Genel Raporu. Ankara. https://ms.hmb.gov.tr/uploads/2023/08/2022-Yili-Kamu-Ic-Denetim-Genel-Raporu.pdf
• İslam, Y. (2019). Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri. Ankara: Seçkin Yayıncılık.
• ISO. (2022). Information and documentation document storage requirements for archive and library materials (TS ISO 11799).
• Jimerson, R.C. (2003). Archives and memory. OCLC Systems & Services: International digital library perspectives, 19(3), 89-95. https://doi.org/10.1108/10650750310490289
• Kaczmarek, J. (2006). Establishing A University Records Management Program From The Inside Out. Archival Issues, 30(1), 23-33.
• Kamu İdarelerince Hazırlanacak Stratejik Planlar ve Performans Programları ile Faaliyet Raporlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik. (2021, 22 Nisan). Resmî Gazete (Sayı: 31462). https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=38547&MevzuatTur=7&MevzuatTertip=5
• Kamu Kurum ve Kuruluşlarının KamuNet’e Dâhil Edilmesi ile İlgili 2016/28 Sayılı Başbakanlık Genelgesi. (2016, 3 Aralık). Resmî Gazete (Sayı: 29907). https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2016/12/20161203-24.pdf
• Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu. (2003, 24 Aralık). Resmî Gazete (Sayı: 25326). https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=5018&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5
• Kamunet Ağına Bağlanma ve Kamunet Ağının Denetimine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ. (2017, 21 Haziran). Resmî Gazete (Sayı: 30103). https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=23679&MevzuatTur=9&MevzuatTertip=5
• Kandur, H. (2006). Elektronik belge yönetimi sistem kriterleri referans modeli (v.2.0) (gözden geçirilmiş 2. basım). Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü.
• Keskin, İ. (2012). Türkiye İçin Bir Arşiv Kanunu Yazmak: Bir Model Önerisi. Arşiv Dünyası, 13, 5-19.
• Keskin, İ. (2013). Arşiv Kanunlarının Karakteristik Yapısı Üzerine Bir Değerlendirme, Arşiv Dünyası, 14-15, 6-24.
• Keskin, İ. (2016). Arşiv Kanunlarının Anatomisi. İstanbul: Yeditepe Yayınevi.
• Ketelaar, E. (1985). Archival and Records Management Legislation and Regulations. A RAMP Study with Guidelines, Paris: UNESCO.
• Khumalo, N. B. ve Chigariro, D. (2017). Making a Case for the Development of a University Records and Archives Management Programme at the National University of Science and Technology in Zimbabwe, Journal of The South African Society of Archivists, 50, 67-78.
• Külcü, Ö. (1998). Üniversitelerde Belge Yönetimi. (Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi). Hacettepe Üniversitesi.
• Lindsey, A. (2014, 16 Ekim). Why Do Archives Exist?. https://medium.com/archives-records/why-do-archives-exist-8e09bc9cf7c7
• Maher, W. J. (1992). The management of college and university archives. Metuchen, N.J.: Society of American Archivists and Scarecrow Press.
• Marttin, V. ve Pehlivan, İ. (2010). ISO 27001:2005 Bilgi Güvenliği Yönetimi Standardı ve Türkiye’deki Bazı Kamu Kuruluşu Uygulamaları Üzerine Bir İnceleme. Mühendislik Bilimleri ve Tasarım Dergisi, 1(1), 49-56.
• Özdemirci, F. (2007). Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Arşivler. Türk Kütüphaneciliği, 21(2), 218-229.
• Özdemirci, F., Torunlar, M. ve Saraç, S. (2009). Üniversiteler İçin Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemleri (BEYAS) El Kitabı. Ankara.
• Pamuk, S. (2001). Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Üniversite Arşivleri. (Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi). İstanbul Üniversitesi.
• Pamuk, S. (2009). Üniversitelerde Belge Yönetiminin Kapsamı. Tülin Aren armağanı. Yay. haz. İshak Keskin, Muhammet Hanefi Kutluoğlu ve Sevil Pamuk. İstanbul: Pamuk Yayıncılık. 219-242.
• Purcell, A. D. (2012). Academic Archives: Managing the Next Generation of College and University Archives, Records, and Special Collections. ALA Neal-Schuman.
• Rukancı, F., Anameriç, H. ve Başar, A. (2021). Arşiv ve arşivcilik: Kuram, strateji ve uygulamalar. Ankara: Devlet Arşivleri Başkanlığı.
• Society of American Archivists. (2023). Guidelines for College and University Archives. https://www2.archivists.org/sites/all/files/Guidelines%20for%20College%20and%20University%20Archives%202023%20-%20ApprovedSAACouncil_2023-07-26_0.pdf
• Şahin, F. (2020, 15 Temmuz). TS 13298 EBYS Standardının Güvenlik Açısından TS ISO 27001 Standardı Kapsamında Değerlendirilmesi. https://www.linkedin.com/pulse/ts-13298-ebys-standard%C4%B1n%C4%B1n-g%C3%BCvenlik-a%C3%A7%C4%B1s%C4%B1ndan-iso-27001-fatih-sahin
• TSE. (2006). Arşiv mekânlarının düzenlenmesi – genel kurallar (TSE 13212).
• TSE. (2015). Elektronik belge ve arşiv yönetimi sistemi (TS 13298).
• TSE. (b.t.). TS ISO/IEC 27001:2022 Standardı İçin Geçiş Şartları. https://www.tse.org.tr/duyuru/ts-iso-iec-270012022-standardi-icin-gecis-sartlari/
• Ulusal Meslek Standartlarına Dair Tebliğ (Tebliğ No: 2020/4). (2020, 21 Şubat). Resmî Gazete (Sayı: 31046 1. Mükerrer). https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2020/02/20200221M1-2.htm
• Türkiye Cumhuriyeti Anayasası. (1982, 9 Kasım). Resmî Gazete (Sayı: 17863 Mükerrer). https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=2709&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5
• Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği. (2018, 23 Kasım). Resmî Gazete (Sayı: 30604). https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=28996&MevzuatTur=7&MevzuatTertip=5
• Yükseköğretim Kalite Kurulu. (2021, 17 Kasım). Kurum İç Değerlendirme Raporu (KİDR) Hazırlama Kılavuzu Sürüm 3.0. Ankara: Yükseköğretim Kalite Kurulu Başkanlığı. https://yokak.gov.tr/Common/Docs/KidrKlavuz1.4/Kidr_Surum_3.0.pdf
• Yükseköğretim Kanunu. (1981, 6 Kasım). Resmî Gazete (Sayı: 17506). https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=2547&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5
• Yükseköğretim Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun. (2018, 18 Mayıs). Resmî Gazete (Sayı: 30425). https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2018/05/20180518-1.htm
• Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı. (b.t.). Yükseköğretim Kurumları Faaliyet Raporu Hazırlama Rehberi. https://strateji.deu.edu.tr/wp-content/uploads/2015/01/Y%C3%BCksek%C3%B6%C4%9Fretim-Kurumlar%C4%B1-Faaliyet-Raporu-Haz%C4%B1rlama-Rehberi.pdf
• Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı. (b.t.). Üniversiteler. https://www.yok.gov.tr/universiteler/universitelerimiz
• Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname. (1983, 21 Kasım). Resmî Gazete (Sayı: 18228). https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=124&MevzuatTur=4&MevzuatTertip=5
• Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı V.4. https://www.yok.gov.tr/Documents/Universiteler/Standart_Dosya_Plani.pdf