Resolving Communication and Coordination Bottlenecks in International Patient Care: A Coordinator-Led Process Redesign in a High-Volume Orthopedic Center – A Case Report

Öz

Introduction: The surge in European medical tourism to Turkey has introduced complex patient flow challenges in specialized orthopedic centers, ranging from multilingual consultations to cross-border financial validations, potentially compromising care timelines and clinical outcomes. Aim: This case report aims to illustrate the impact of a coordinator-led process redesign on care duration, surgical outcomes, and patient-reported outcome measures (PROM) in an athletic patient from Hungary presenting with medial knee osteoarthritis. Materials and Methods: A coordinator-driven care model combining telephonic triage, bespoke proforma automation, and dedicated inpatient resource planning was implemented. Timeline acceleration was measured by comparing the redesigned model with the standard patient flow, and clinical outcomes were evaluated using PROM scores. Results: Initial delays of 14 days in the conventional pathway were reduced by 65% with the redesigned model. The patient underwent an uneventful high tibial osteotomy (HTO) and achieved a PROM score of 92/100 upon discharge. Discussion: The coordinator-led model, enriched by predictive analytics and stakeholder synergy, not only resolved acute process disruptions but offers a scalable prototype for public hospitals. The redesigned pathway demonstrates potential to reinforce Turkey’s competitive advantage in health tourism against domestic hubs such as those in Hungary. Conclusion and Recommendations: Positioning coordinators as strategic actors who bridge clinical proficiency with administrative transformation enables an athlete-centered, sustainable, and resilient healthcare delivery model. Wider implementation of similar structures may enhance efficiency and competitiveness in international patient management across public institutions.

Anahtar Kelimeler

• International patient management
• health tourism
• process redesign

Uluslararası Hasta Bakımında İletişim ve Koordinasyon Engellerinin Giderilmesi: Yüksek Hacimli Bir Ortopedi Merkezinde Koordinatör Liderliğinde Süreç Yeniden Tasarımı – Olgu Sunumu

Öz

Giriş: Avrupa’dan Türkiye’ye yönelen tıbbi turizmdeki artış, özellikle uzmanlaşmış ortopedi merkezlerinde çok dilli konsültasyonlardan sınır ötesi ödeme doğrulamalarına kadar uzanan karmaşık hasta akışı sorunlarını ortaya çıkarmaktadır. Bu durum hasta bakım süreçlerinde gecikmelere ve klinik sonuçların olumsuz etkilenmesine neden olabilmektedir. Amaç: Bu olgu sunumu, Macaristan’dan başvuran medial diz osteoartritli atlet bir hastada, koordinatör liderliğinde uygulanan süreç yeniden tasarımının hasta bakım süresine, cerrahi sonuçlara ve hasta bildirimli sonuç ölçümüne etkisini göstermeyi amaçlamaktadır. Gereç ve Yöntem: Hasta için telefonla triyaj, kişiye özel proforma otomasyonu ve özel yataklı servis planlamasını kapsayan koordinatör liderliğinde bir bakım modeli tasarlanmıştır. Standart süreç akışı ile kıyaslanarak zaman çizelgesindeki değişim ölçülmüş ve klinik sonuçlar hasta bildirimli sonuç ölçümü (PROM) ile değerlendirilmiştir. Bulgular: Başlangıçta mevcut sistemde ortaya çıkan 14 günlük gecikme, yeniden tasarlanan model ile %65 oranında azaltılmıştır. Hasta sorunsuz şekilde yüksek tibial osteotomi (HTO) operasyonu geçirmiş ve taburculuk sonrası PROM puanı 92/100 olarak kaydedilmiştir. Tartışma: Koordinatör liderliğindeki süreç, öngörücü analitikler ve paydaşlar arası sinerji ile desteklendiğinde, akut aksaklıkları gidermenin ötesine geçerek kamu hastaneleri için çoğaltılabilir bir model sunmaktadır. Süreç tasarımı, Türkiye’nin sağlık turizmi avantajını Macaristan gibi yerel merkezlere karşı güçlendirme potansiyeline sahiptir. Sonuç ve Öneriler: Koordinatörlerin klinik süreçleri idari dönüşümle birleştiren stratejik aktörler olarak konumlandırılması hasta merkezli, sürdürülebilir ve dayanıklı bir sağlık hizmeti modeli oluşturmaktadır. Kamu hastanelerinde benzer yapıların yaygınlaştırılması, uluslararası hasta yönetiminde verimlilik ve rekabet gücü sağlayabilir.

Anahtar Kelimeler

• Uluslararası hasta yönetimi
• Sağlık turizmi
• Süreç yeniden tasarımı

Kaynakça

1. Casartelli, N.C., Leunig, M., Maffiuletti, N.A. and Bizzini, M. (2015) ‘Return to sport after hip surgery for femoroacetabular impingement: a systematic review’, British Journal of Sports Medicine, 49(12), pp. 819–824. https://doi.org/10.1136/bjsports-2014-094414
2. Coherent Market Insights (2025) Turkey medical tourism market: Size, trends, 2025–2032. Available at: https://www.coherentmarketinsights.com/industry-reports/turkey-medical-tourism-market
3. European Commission (2025) Cross-border healthcare: EHIC performance review 2024. Brussels: European Commission. Available at: https://health.ec.europa.eu/cross-border-healthcare_en
4. Masten, R., Tušak, M., Strazar, K., Zupanc, O., Drobnič, M., Marinšek, M. and Kandare, M. (2014) ‘Psychological factors of rehabilitation of athletes after knee injury’, Zdravstveno Varstvo, 53(3), pp. 226–233. https://doi.org/10.2478/sjph-2014-0023
5. Medical Tourism Business (2025) EU inflows to Turkish orthopedics: 2025 forecast. Available at: https://www.medicaltourismbusiness.com/eu-turkey-ortho-2025
6. Mihalj, M., Corona, A., Andereggen, L., Urman, R.D., Luedi, M.M. and Bello, C. (2022) ‘Managing bottlenecks in the perioperative setting: Optimizing patient care and reducing costs’, Best Practice & Research Clinical Anaesthesiology, 36(2), pp. 299–310. https://doi.org/10.1016/j.bpa.2022.05.005
7. O’Connor, P., Ritchie, J., Drouin, S. and Covell, C.L. (2012) ‘Redesigning the workplace for 21st century healthcare’, Healthcare Quarterly, 15(Special Issue), pp. 30–35. https://doi.org/10.12927/hcq.2012.22980.
8. Prodromos, C.C., Amendola, A. and Jakob, R.P. (2015) ‘High tibial osteotomy: indications, techniques, and postoperative management’, Instructional Course Lectures, 64, pp. 555–565.

9. Taylor, E.F., Machta, R.M., Meyers, D.S., Genevro, J. and Peikes, D.N. (2013) ‘Enhancing the primary care team to provide redesigned care: The roles of practice facilitators and care managers’, The Annals of Family Medicine, 11(1), pp. 80–83. https://doi.org/10.1370/afm.1462
10. World Health Organization (2024) Global strategy on digital health 2025–2029. Geneva: World Health Organization. Available at: https://www.who.int/publications/i/item/9789240092315