Bilgi Sistemleri ve Yönetim Bilgi Sistemi Olarak Yüksek Performans Yönetim Modeli

Yıl 2002, Cilt: 4 Sayı: 2, 0 - 0, 01.06.2002

Berat Bir Bayraktar

Öz

Bu makalede, kısaca bilginin ve bilgi teknolojilerinin önemi ve özellikle yönetim süreçleri açısından bilgi teknolojilerini kullanmanın, daha etkili bir performans gösterme açısından rolü vurgulanmaya ve bu kapsam içinde, son yıllarda bir çok modern işletmede kullanılan bir bilgi teknolojisinden de örnek verilmeye çalışılmıştır. Abstract: In this article, the importance of information and information technologies and the role of using these technologies during management processes were tried to be mentioned by giving an alive example being used in many modern organizations. Giriş: Bilgi ve iletişim teknolojilerinin en yaygın şekliyle kullanımının ve hızlı tüketiminin tepe noktalara çıkacağı bir dönemi temsil edecek olan 21.yüzyılın, küreselleşmenin tamamlanmasıyla birlikte, toplumsal, ekonomik, politik, kültürel ve en belirgin olarak da teknolojik değişimleri beraberinde getireceği yadsınamaz bir gerçektir. Bu değişimlerin gerçekleşebilmesi ve olumlu sonuçlar doğurabilmesi için, değişime açık ve bu değişime hazırlıklı toplumların olması gerekir. Bilgi ve teknoloji, yeni yüzyılın toplumlara yükleyeceği farklı sorumlulukları ve beraberinde doğacak problemleri ortadan kaldıracak ya da azaltacak iki ilaçtır diyebiliriz. Bu ilaçlarla, işletmeler nihai hedeflerinden biri olan maksimum kar, daha verimli kurum, minumum maliyet kısacası etkili performans ya da yüksek performans ideallerine de kavuşmuş olurlar. Bilgi Sistemleri Bir süreçten geçirilmiş anlamlı veriler toplamına verilen ad olarak bilgi, rasyonel bir karar vermek için gerekli bir araç ya da kaynaktır. Öte yandan bir sistem; ortak bir amaç ya da amaçlara ulaşmak için, bir arada çalışan, birbiriyle ilişkili unsurların bir bütünü ya da süreç olarak tanımlanır (Richard ve diğerleri, 1967). Sistem yaklaşımında, bilgi genellikle iki yolla elde edilir: Elle veya otomatik olarak. Çağımızda bilgi sistemi kavramından sözederken, daha çok otomatik olarak elde edilen, diğer bir deyişle bilgisayar bazlı, bilgisayara dayalı bilgi sistemleri kastedilmektedir. Bilgisayara dayalı bir bilgi sistemi, insan, donanım, yazılım, veri ve prosedürlerden oluşan ve belli zaman diliminde hem örgüt içi, hem örgüt dışı yollarla elde edilen, bilgi ihtiyacını gidermek isteyenlere bir sorumluluk yükleyen bir mekanizmadır ( Parker ve Case, 1993). Bu sistem bazen somut bir nesne, ya da bir kısaltma ya da bir olay olabilir. Sistem sınıflandırılması yapılırken, sık sık sistemin mantıksal tanımlaması ve fiziksel tanımı yapılır. Mantıksal tanımlamaya dayalı bir sistem; bir sistem için gerekli olan unsurları, geniş manada, ya da kısa terimlerle ifade etmektedir. Sistemin fiziksel tanımlaması ise, aynı sistemi, gerçekte nasıl uygulandığına dayanan bir bütün içinde görür. Bilgi sistemi ile ilgili bir nokta da, bilginin kullanımı ve niteliği, ya da kalitesidir. Başarılı bilgi sistemlerinin, onu kullananların tatmin ölçüleriyle değerlendirilebileceğine inanan Paddock (1991), bu konudaki görüşlerini şu şekilde ifade etmiştir; • Bilgi kullananlar, yani son kullanıcılar, bir organizasyonda var olan çok sayıdaki sistem analistleriyle, bilgi ihtiyaçlarının analizinin derecesiyle, sisteme katılanların seviyeleriyle ve son kullanıcıların, bilgisayar seviyeleriyle korelasyon içindedirler. • Bilgi sistemleri, sistemin başarılı olmasını, o sistemi kullananlara ya da yönetimin desteğine bağlamışlardır. • Sistemlerin başarılı olması ya da kullanıcıyı tatmin etmesi, doğru zamanda, doğru kullanıcı tarafından kullanılması ve kullanıcının beklentilerini karşılayabilecek düzeyde hizmet vermesine bağlıdır. • Bilgi sistemlerinin gelişiminde optimal fayda sağlayan yollar, teknikler ve metodlar ancak, sistemin etkin şekilde algılanması, iletişim ortamının sağlanmasıyla, yararlılık gösterirler. • Organizasyonların bilgisayar kullanımının birçok özelliği, etkin çalışan bilgi yönetim sistemlerine ve en çok da, firmanın elektronik veri işlem tecrübesinin çok olmasına bağlıdır. Bilgi sisteminin etkinliği, bir organizasyonda onu yöneten yöneticiye, yöneticinin, bilginin kaynağından, kullanıcısına varıncaya kadarki, hareketlerini koordine etmesine bağlıdır. Bilgi sistemlerinin etkin çalışıp çalışmadığını anlamak, mevcut sistemi yenilemek ya da tamamen değiştirip farklı bir sistem getirmek kararına varmak için örgütlerin aşağıdaki problemleri gözönüne alması gerekir (Palmer ve diğerleri, 1991): • Yöneticiler, bulundukları pozisyona uygun, doğru bilgi içeren raporlardan ziyade, fazla detaylı, zamanlarını alan raporlarla karşı karşıya kalırlar. Bazen daha alt seviyede çalışan personele gitmesi gereken bilgi, üst yönetime gelmekte, bu da otoritenin yeniden tayin edilmesi gereğini doğurmaktadır. • Yöneticiler bazen ya yanlış yorumladıkları ya da anlamadıkları raporlar almaktadırlar. Bu, özellikle raporda kullanılan terminoloji karmaşık, yanlış anlamaya neden olabilecek şekilde olduğunda gerçekleşmektedir. Burada, bilginin nasıl elde edildiği ve özet olarak sunulması çok önemlidir. • Yöneticilerin aldığı rapor sayısı diğer bir deyişle bilgi miktarı fazla ve zaman alıcı olmaktadır. Bu da, onların etkin bir yönetim sunmalarına engel olur. Gereksiz bilgi, kuruma maliyet olarak yansır. • Yöneticiler çok sık rapor aldıkça, onları, yorumlama, analiz etme, okuma, cevap verme, sorgulama gibi uğraşılara ağırlık vermek zorunda bırakacağından, zamanı etkin kullanamamaya ve yönetsel bir maliyete neden olacaktır. • Yöneticilerin bir diğer problemi de, zamana odaklı olmayan bilgi ya da raporları almaktır. Belki aldıkları raporlar doğru bilgiyi içermektedir ancak, onların istediği zamanda ellerine ulaşamayan raporun hiçbir anlamı yoktur. • Yüksek oranda hatayla dolu olan raporlar, iç müşteri ya da dış müşteri üzerinde, olumsuz bir etki yaratacak, bu da müşteri tatminini etkileyecektir. Organizasyonlar genellikle en az maliyetle, en fazla kârı elde etme hedefi güttükleri için, maliyet kalemlerini her zaman az sayıda tutmak isterler. Bu nedenle, bilgiyi depolayacak, sınıflandıracak, gerektiğinde yok edecek ve doğru zamanda, doğru kişilere ulaştıracak kişileri istihdam etmek, onlara maaş vermek, bir lüks olarak görülmektedir. Aslında, etkin çalışan bir bilgi sistemi zaten bu fonksiyonları taşımalıdır. Yine Palmer ve diğerleri(1991), bilginin kaliteli olarak elde edilmesi için, gerekli bazı noktaları şu şekilde sıralamıştır: • Bilgiyi en mükemmel şekilde sunmak için, bilgi yönetim sistem departmanları sanki müşteriye hizmet veriyormuşçasına, bilgiyi arz etmelidir. • Bilgiyi proaktif şekilde yönetmek gerekir ve müşterinin ya da bilgiye ihtiyacı olanların, istedikleri bilgiye gerçekten ulaştıklarından emin olmak gerekir. Bu da, bilginin çıktıları ya da bilgi ürünlerinin bir portföyünü geliştirmekle sağlanır. • Müşterilerin mevcut ihtiyaçlarını tatmin etmek gerekir. Böylece gelecekteki olası müşteri ihtiyaçları ve beklentilerine bir altyapı oluşturulmuş olur. Bunun için de, bilgi üretim süreci, aynen bir ürünün üretim süreci gibi algılanmalıdır. Bilgi yönetim sistemleri, yöneticilerin karar vermek amacıyla ihtiyaç duydukları temel bilgiyi sağlamalıdır. Bilgi, karar vericinin ihtiyaçlarını ne kadar çok karşılarsa, verilecek kararlar o kadar daha iyi olacaktır. Bunun anlamı, bilgi sistemlerini tasarlayanlar, mevcut bilgi akışı gibi, karar süreçlerini de analiz etmelidirler. Karara odaklı bilgi sistemlerinin tasarlanması yaklaşımında, sistem tasarlayıcısı, karar vericiye açık bir alternatif dizisi ortaya koymalı ve bu dizi içinde, gerekli olan ve olmayan verilerin, bilgilerin ayırımı ve ayıklanması yapılmalıdır. Mason (1986) , bilgi sistemleriyle ilgili bazı noktaları şu şekilde belirtmiştir; • Bilgi sistemi ile karar verici arasındaki köprünün en güzel tarafı, bilgi sisteminin yerini karar vericiye ne zaman bırakacağının belirlenmesidir. • Bilgi sistemindeki varsayımların içeriği, karar vericinin kararını etkileyebilecek uygunlukta veya onun istediklerini, ihtiyaçlarını karşılar nitelikte olmalıdır. Bu soruları çözümleyerek oluşturulan farklı niteliklerdeki bilgi sistemleri, içinde bulundukları organizasyonun faaliyet alanı ve karar verme süreçleri göz önüne alınarak tasarlanır. Buna göre bilgi sistemlerinin tasarlayıcıları şu faaliyetler dizisine göre hareket etmelidir (Mason, 1986); • İşletmeye uygun fiziksel faaliyet ve nesnelerden oluşan bir kaynak tesbiti. • Kaynağından çıkan verilerin gözlemlenmesi, ölçümü ve kaydedilmesi. • Verilerin yorumlanması ve tahminlerin yapılması. • Organizasyonun amaçlarına ve hedeflerine uygun değerlerde verilere anlam yükleme ve uygun eyleme geçme. • Tüm bu aşamalardan sonra faaliyete geçme. Bilgi sistemini tasarlayanlar, farklı amaçlar için kullanacak olan bilgi kullanıcılarının ihtiyaçlarının özelliklerini ortaya koymalıdırlar. Farklı uygulamalarda kullanılacak, çeşitli master dosyaları oluşturarak, bunları tek bir havuza toplamalı, karar vericiler de, bu havuzdan, kararlarına uygun olan bilgiyi kullanabilmelidir. Aslında bu veri bankası oluşturmaktır. Bu da bilgi sisteminin bir parçasıdır. Karar verici, bilgi bankasına müracaat ederek, verinin ne anlam ifade ettiğini, bunun, problemle ilgisinin ne olduğunu anlayıp, ona göre hareket etmelidir. Veri bankası yaklaşımı özellikle yönetsel kontrol alanında bir duyarlılık getirir. Çünkü kontrol fonksiyonunda yönetici, mevcut durum ve şartlarla, olması gereken, arzu edilen durum arasında bir kıyaslama yapacak ve belli bir zaman aralığında gelişen olayları sorgulayacaktır. Bunu yaparken, verilerin, farklı türevlerinden yararlanması kaçınılmazdır. Karar vericiler, ellerinde mevcut olan veri ve bilgiyi yorumlayıp, farklı varsayımlarda bulunurlar ve ona anlam kazandırırlar. İşte bu aşamada, bilgi sistemleri devreye girer. Bilgi Sistemlerinin Yönetim Süreçlerinde Kullanımı Bilgi sistemleri, saf verinin biriktirilmesinden, dosyalanması, karar verme fonksiyonu için yorumlanıp, ona anlam kazandırılmasına kadar işleyen faaliyetlerden oluşur. Bilgi sistemi, karar vericiye, önünü görme imkanı verir ve “eğer........olursa, “sonra........olur” şeklinde sonuçlar çıkartır. Ancak, bilgi sistemleri atılan bir adımın sonucunun ne olacağı yolunda bir değerlendirme yapma imkanını vermez. Ya da, bu tarz bilgi sistemleri henüz uygulamada fonksiyonellik kazanmamıştır. Önceden olayları tahmin etme imkanı veren bilgi sistemleri, karar vericinin, kararın işle ilgili ya da evrensel boyutlarını da ortaya koyabilecek yönleri içermelidir. Kararı etkileyen herbir değer, faktör, kriter ya da şart gözönüne alınmalı, bu değişkenler arası ilişkiler ortaya çıkarılmalıdır. Böyle bir modelde, tahmin eşitliklerinden, neden-sonuç ilişkileri, farklı faaliyetler arasındaki ilişkiler ve dönem dönem icra edilen çeşitli biçimlerdeki faaliyetlere kadar, her türlü unsur ve varsayım yer almalıdır. Söz konusu modelin hem avantajları, hem dezavantajları olabilir. Örneğin, özellikle bir kararla ilgili çok sayıda, karmaşık ve birbiriyle bağlantısı olmayan veri mevcut ise, bu durumda önceden tahmin bilgi sistemi çok fazla yarar sağlayacaktır. Ayrıca, karar vericiye, tüm seçenekleri sınırlama şansı verir ve böylece o, başka önemli noktaları da düşünmek için zaman bulur. İyi tasarlanmış, ön tahmin imkanı veren bir bilgi sistemi, yöneticinin aklının yetişemediği tahminleri içine alan yolunda bazı, önemli ayrıntıları içine almalıdır (Mason, 1986). Diğer bir bilgi sistem türü de, karar verme bilgi sistemleri olarak bilinen, karar verici ve bilgi sistemini, sistemin parçaları olarak kabul eden sistemlerdir. Örneğin bilgisayar odaklı karar verme sistemleri ya da programları, tercih edilen durumu bilmeye programlanmıştır ve ne tür bir eylem uygulandığında, daha iyi sonuç alınacağını ortaya koyan sistemlerdir. Bu tarz sistemlerde insan müdahalesi çok az olmakta, böylece organizasyon için güvenilirlik ortamı daha fazla sağlanmaktadır. Çünkü bir hata olursa, ya da sonuç başarılı olmazsa, bu sistemin hatasıdır, insanın değil. Karar verme bilgi sistemleri, bilgisayarcıların, bilgisayar programlayıcılarının, karar verme sürecini kolaylaştırması açısından, teknolojinin onlara sunduğu en büyük kolaylık olması açısından büyük bir başarıdır. Mason(1986), bilgi sistemleriyle ilgili farklı altı modelden söz etmiştir ; Birinci model; “veri bankası modeli” olarak bilinir ve iki kısımdan oluşur: Birinci kısım kaynak ve veri içeren bilgi sistemidir. İkinci kısım, ön tahminler, anlamlandırmalar, değerler, seçenekler ve eylemden oluşan karar verme sistemidir. İkinci model; “Ön tahmin imkanı veren bilgi sistemi”dir. Bu model de, iki kısımdan oluşur: İlki, kaynak, veri, ön tahmin ve anlam kazandırmadan oluşur ve ikinci kısım da, değerler, seçenekler ve eylemleri içine alan karar verme sistemidir. Üçüncü model; yine iki kısımdan oluşan karar bilgi sistemidir; birinci kısım kaynak, veri, ön tahmin ve anlam kazandırmadan oluşur. İkinci kısım ise sadece karar vericinin eylemlerini içerir. Dördüncü model; beş aşamadan oluşan karar verme bilgi sistemidir. Kaynak, veri, ön tahmin, yorumlama, değerler ve seçenek ve son olarak da eylemdir. Beşinci model ise; geriiletim bilgi sistemlerini içine alan ve kaynak, başlangıç verisi, ön tahmin ve yorumlama, değerler ve seçenek hedefleri, geriiletim verisi ile ön tahminler arasındaki kıyaslama ve başlangıç eylemlerinden oluşur. Altıncı model ise; etki yaratan bilgi sistemleri olarak bilinir. Bu model de, kaynak, veri, ön tahmin, yorumlama, değerler ve seçenekler ve eylem aşamalarından oluşur. Sonuç olarak bilgi sistemleri karmaşık ve önemlidir ancak organizasyonlar için oldukça da maliyetlidir. Bu alanda kaynak aktarımının daha etkin yapılması için bir çatının oluşturulması gerekir. Gorry ve Morton’a göre de, bilgi sistemleri yönetimin vazgeçilmez bir parçasıdır ve uygun ve etkin bir kaynak yaratılarak, bu sistemlerin mutlak olarak kurulması şarttır (Gorry, Scott, Morton, 1971). Modern yönetim anlayışında, yukarıda da sözü edildiği gibi, bilgi teknolojileri özellikle, işletmelerde yöneticilerin karar verme süreçlerinde, yönetsel fonksiyonları etkin hale getirmede, kısaca kurumların daha iyi bir performans gösterebilmeleri için yapılan faaliyetlerin belki de hemen her aşamasında kullanılmaktadır. Bu bağlamda, son yıllarda bir çok profesyonel işletmede kullanılan bir performans yönetim programından söz etmek istiyorum ki bilgisayar destekli bu bilgi teknolojisi, doğru zamanda doğru bilgiye ulaşma ve bu bilgiyi, kurumun etkinliğine yönelik olarak kullanma açısından oldukça etkili sonuçlar vermesi bakımından da iyi bir örnektir. Yüksek Performans Puankartı (Hyperion Performance Scorecard): Genel Tanımı: Yüksek Performans Puankartı (YPP), kurumların performans ölçümlerine ve yönetim çabalarına yönelik olarak geliştirilmiş, web-olanaklı iş analizleri yapmayı mümkün kılan bir uygulama programıdır (http://www.hyperion.com). Bir başka deyişle, organizasyonların stratejilerini paylaşıp, kritik işleri sorumlu iş birimlerine dağıtarak, kurumun hedeflerine ne kadar yaklaştığını ölçen ve hedef, gösterge ve ödülleri (örneğin prim sistemleri) birbirine bağlayan Web tabanlı bir iş analiz programıdır (http://www.keysoft.com.tr/urun.asp). Özellikleri: YPP programını kullanan kurumlar, net olarak anlaşılır bir kurum stratejisi ve saygınlığı kazanırken, şirket hedeflerine karşı eylem ve performanslarını daha yapıcı (proaktif) olarak da yerine getirme şansı bulmaktadırlar. Böylece, kurumlar bu yolla, stratejileriyle idareleri ve arasındaki boşluğu da kapatarak, çalışanlarının kendi faaliyetlerini gerçekleştirmekte değişen iş koşullarına daha hızlı ve kolay cevap verebilmektedirler. Her ne kadar YPP web erişim raporları geniş kapsamlı bir dizi veriye dayalı olarak ortaya çıkıyorsa da, kullanıcıları kendi geleneksel raporlarını çıkarmayı arzu etmektedirler. Bu program destekli ilgili veri tabanlarına ek olarak, Hyperion Essbase çok boyutlu veri tabanları, ileri analitik raporlamaya yönelik hesaplanmış değerleri de depolamaktadır. Bu veri tabanı YPP web erişimi tarafından kullanılabilir ve daha ileri destek analiz raporları için de kullanılmaya elverişlidir. YPP ayrıca işletme stratejilerinin içeriğine yönelik finansal sonuçları da ortaya koyması açısından, genel anlamda finans fonksiyonuna da bir değer kazandırmaktadır. Dünya çapındaki organizasyonlar, finansal sonuçların çalışanın korunması, müşteri tatmini ve markanın tanınması gibi finansal olmayan faktörlerden direkt olarak etkilendiğini çok iyi bilirler. Bu durumda, sadece finansal raporlama yoluyla şirketin performansıyla ilgili fotoğrafı tamamlamak mümkün olamamakta, yöneticiler, finansal performansı dürtüleyecek, finansal olmayan bazı