TEKNOLOJİ KABUL MODELİ BAĞLAMINDA ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ: BİR ÜNİVERSİTE ÖRNEĞİ

Öz

Dijital dönüşüm süreci, kurumların kâğıt tabanlı belge yönetimi süreçlerinden kaynaklanan arşivleme ve erişim sorunlarına yönelik dijital çözümler geliştirmesini zorunlu kılmaktadır. Bu bağlamda Elektronik Belge Yönetim Sistemi, belge işlemlerinin dijital platformlarda güvenli ve etkili bir biçimde yönetilmesini sağlayan bir sistemdir. Bu çalışma, Dokuz Eylül Üniversitesi'nde görev yapan akademik ve idari personelin Elektronik Belge Yönetim Sistemi kullanımına yönelik tutumlarını Teknoloji Kabul Modeli çerçevesinde incelemeyi amaçlamaktadır. Araştırmanın evrenini üniversitede Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ ni aktif olarak kullanan personel oluşturmuş olup, örneklem 368 kullanıcıdan meydana gelmektedir. Verilerin analizinde SPSS ve AMOS paket programları kullanılmış, serilerin normal dağılım varsayımını karşılayıp karşılamadığı çarpıklık ve basıklık değerleri ile test edilmiştir. Araştırma bulguları, katılımcıların EBYS' ye yönelik tutumlarının pozitif yönde olduğunu ve sistemin kurum bünyesindeki kabul düzeyinin oldukça yüksek olduğunu göstermektedir. Bu sonuçlar, Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ nin üniversite personelinin iş süreçleri üzerindeki olumlu etkisini ve kurumsal dijitalleşme vizyonu ile uyumunu destekler niteliktedir.

Anahtar Kelimeler

• Elektronik belge yönetim sistemi
• EBYS
• Teknoloji kabul modeli

EVALUATION OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM IN THE CONTEXT OF TECHNOLOGY ACCEPTANCE MODEL: A UNIVERSITY

Öz

The digital transformation process necessitates those institutions develop digital solutions to address archiving and access problems arising from paper-based document management processes. In this context, an Electronic Document Management System (EDMS) is a system that enables the secure and effective management of document processes on digital platforms. This study aims to examine the attitudes of academic and administrative staff at Dokuz Eylül University towards the use of the Electronic Document Management System within the framework of the Technology Acceptance Model. The research population consists of personnel who actively use the Electronic Document Management System at the university, and the sample comprises 368 users. SPSS and AMOS software packages were used in the analysis of the data, and whether the series met the assumption of normal distribution was tested using skewness and kurtosis values. The research findings show that the participants' attitudes towards the EDMS are positive, and the acceptance level of the system within the institution is quite high. These results support the positive impact of the Electronic Document Management System on the work processes of university personnel and its alignment with the corporate digitalization vision.

Anahtar Kelimeler

• Electronic document management system
• EDMS
• Technology acceptance model.

Kaynakça

1. [1] Lucin P, Mahmutefendic H, 2013, A new world of learning. Donald School Journal of Ultrasound in Obstetrics and Gynecology, 7(3), 248-260.
2. [2] Karagülmez A, 2010, Elektronik Devlet Kavramı. Türkiye Adalet Akademisi Dergisi (TAAD) 1(2):449-476.
3. [3] Soygüder A, 2024, Türkiye’nin Kâğıt ve Atık Kâğıt Dış Ticaretinin Pandemi ile Döviz Kuru Oynaklığı Etkenleri İlişkisinde Araştırılması. Biga İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, 5(1), 15-34.
4. [4] Çakır E, 2018, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (Ebys) Yazılımı Seçiminde Çok Kriterli Karar Verme Yöntemleri: Bir Belediye Örneği. Business Economics and Management Research Journal, 1(1), 15-30.
5. [5] Gani D H A, Abd Kadir I K, Rahman A A, Yunus A M, 2023, Electronic Document Management System in Electronic Government Environment. European Proceedings of Social and Behavioural Sciences.
6. [6] Steininger K, Stiglbauer B, Baumgartner B, Engleder B, 2014, Factors explaining physicians' acceptance of electronic health records. In 2014 47th Hawaii international conference on system sciences (pp. 2768-2777). IEEE.
7. [7] Yalçınkaya B, 2016, Elektronik Belge Yönetimi (EBY) Uygulamalarında Başarıyı Olumsuz Etkileyen Risk Unsurları. Bilgi ve Belge Araştırmaları, (4), 20-40.
8. [8] Öztemiz S, Yılmaz B, 2013, Bilgi Merkezlerinde Bilgi Güvenliği Farkındalığı: Ankara’daki Üniversite Kütüphaneleri Örneği Bilgi Dünyası, 14(1), 87-100.

9. [9] Güler C, Furat F, 2022, Belge yönetimi ve arşiv uygulamalarının bilgi güvenliği ilkelerine katkısı: Kavramsal bir değerlendirme. Türk Kütüphaneciliği, 36(1), 74-89.
10. [10] Solhan S, 2016, Kurumlarda Ebys Ve Arşiv Çalışmaları, Yaşanan Sorunlara Genel Bir Bakış. Kurumsal Belleklerin Geleceği, 49.
11. [11] Katebi A, Homami P, Najmeddin M, 2022, Acceptance model of precast concrete components in building construction based on Technology Acceptance Model (TAM) and Technology, Organization, and Environment (TOE) framework. Journal of Building Engineering, 45, 103518.
12. [12] Eren A, Kaya M D, 2016, Üniversite Çalışanlarının Elektronik Belge Yönetim Sistemini Kullanma Niyetlerinin Teknoloji Kabul Modeli İle İncelenmesi. Yönetim Bilişim Sistemleri Dergisi, 2(2), 157-168.
13. [13] Parlak Y, 2019, Teknoloji Kabul Modeli Ölçeğinin Türkçeye Uyarlanması: Geçerlik Güvenirlik Çalışması, Ege Üniversitesi Sağlık Bilimler Enstitüsü, Yüksek Lisans Tezi, 72s, İzmir.
14. [14] Abdullah E, Kaya M D, 2019, Elektronik Belge Yönetim Sisteminin Algılanan Kullanılabilirliğinin Değerlendirilmesi. Ergonomi, 2(2), 88-100.
15. [15] Davis F D, 1989, Perceived usefulness, perceived ease of use, and user acceptance of information technology. MIS quarterly, 319-340.
16. [16] Aburbeian A M, Owda A Y, Owda M, 2022, A technology acceptance model survey of the metaverse prospects. Ai, 3(2), 285-302.
17. [17] Aldosari B, Al-Mansour S, Aldosari H, Alanazi A, 2018, Assessment of factors influencing nurses acceptance of electronic medical record in a Saudi Arabia hospital. Informatics in Medicine Unlocked, 10, 82-88.
18. [18] Tubaishat A, 2018, Perceived usefulness and perceived ease of use of electronic health records among nurses: Application of Technology Acceptance Model. Informatics for Health and Social Care, 43(4), 379-389.
19. [19] Kılbaş E, Cevahir F, 2023, Bilimsel araştırmalarda örneklem seçimi ve güç analizi. Journal of Biotechnology and Strategic Health Research, 7(1), 1-8.
20. [20] Taherdoost H 2017, Determining sample size; how to calculate survey sample size. International Journal of Economics and Management Systems, 2.
21. [21] Bell E, Bryman A, Harley B, 2022, Business research methods. Oxford university press.
22. [22]Cengiz E, 2018, İşletmelerde bulut bilişim teknolojisi kullanımının teknoloji kabul modeli 3 ile incelenmesi (Master's thesis, Aksaray Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü).
23. [23] Simon D, Kriston L, Loh A, Spies C, Scheibler F, Wills C, Härter M, 2010, Confirmatory factor analysis and recommendations for improvement of the Autonomy‐Preference‐Index (API). Health expectations, 13(3), 234-243.
24. [24] Wong A, Carlbäck J, 2018, A Study on Factors Influencing Acceptance of Using Mobile Electronic Identification Applications in Sweden.
25. [25] Seçer İ, 2018, Psikolojik test geliştirme ve uyarlama süreci: SPSS ve LISREL uygulamaları. Anı yayıncılık.
26. [26] Berthon P, Ewing M, Hah L L, 2005, Captivating company: dimensions of attractiveness in employer branding. International Journal of Advertising, 24(2), 151-172.
27. [27] Aydın C, Özdemirci F, 2011, Elektronik Belgelerin Arşivlenmesinde Gerçekliğin Ve Bütünlüğün Korunması. Bilgi Dünyası, 12(1), 105-127.
28. [28] Aydın F, Saydam V, 2019, Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Bilgi Varlıklarının Kullanımı. Bilgi Yönetimi, 2(1), 1-8.
29. [29] Cibaroğlu M O, Turan A H, 2018, Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Genişletilmiş Teknoloji Kabul Modeli Temelinde Kullanımı: Ampirik Bir Değerlendirme. Adnan Menderes Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 5(2), 204-217.
30. [30] An J Y, Hayman L L, Panniers T, Carty B, 2007, Theory development in nursing and healthcare informatics: a model explaining and predicting information and communication technology acceptance by healthcare consumers. Advances in nursing science, 30(3), E37-E49.
31. [31] Tavşancıl E 2005, Tutumların Ölçülmesi ve SPSS İle Veri Analizi. Ankara, Nobel Basımevi.
32. [32] Berber E, 2024, Teknoloji Kabul Modeli Bağlamında Elektronik Belge Yönetim Sisteminin Değerlendirilmesi: Bir Üniversite Örneği, Afyon Kocatepe Üniversitesi Fen Bilimler Enstitüsü, Yüksek Lisans Tezi, 54s, Afyonkarahisar.
33. [33] Hooper D, Coughlan J, Mullen M. R. 2008, Structural equation modelling: Guidelines for determining model fit. Electronic Journal of Business Research Methods, 6(1), 53-60.