ŞİRKETİN MUHASEBESİYLE İLGİLİ OLMAYAN TİCARİ DEFTERLERİN ZAYİ OLMASINA İLİŞKİN BAZI SORUNLAR VE ÇÖZÜM ÖNERİSİ

Ticari defterler, ticari işletmelerin faaliyetlerinin düzenli, şeffaf ve denetlenebilir şekilde yürütülmesini sağlayan temel araçlardır. Tacirler, ticari defterleri usulüne uygun biçimde tutmak ve saklamakla yükümlüdür. Bu yükümlülük yalnızca şirketin muhasebesiyle ilgili defterleri değil; pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri ile müdürler kurulu karar defteri gibi şirketin muhasebesiyle ilgili olmayan ticari defterleri de kapsamaktadır. Çalışmanın odak noktası, şirketin muhasebesiyle ilgili olmayan ticari defterlerinin zayi olması ve mahkemece zayi belgesi verilmemesi hâlinde ortaya çıkan hukuki ve pratik sorunlardır. Zayi belgesinin yokluğu şirketin ticaret sicili işlemlerini yapamamasına, karar almada aksamalar yaşamasına ve pay sahipliği ilişkilerini sağlıklı bir şekilde yürütememesine neden olmaktadır. Keza ilgili mevzuatın bu duruma çözüm sunmaması şirketi farklı yaptırımlarla ve fesih riskiyle karşı karşıya bırakmaktadır. İş bu çalışmada öncelikle şirketin muhasebesiyle ilgili olmayan ticari defterler ve bu defterlerin şirket bünyesinde önem arz ettiği işlemler ayrıntılı olarak ele alınacaktır. Akabinde usulüne uygun tutulan bu defterlerin sonradan zıyaa uğraması sebebiyle mahkemeye yapılan zayi belgesi talebi ve bu talebin mahkemece reddedilmesi halinde ortaya çıkan sorunlardan bahsedilecektir. Son kısımda ise anılan sorunlara ilişkin çözüm önerimize etraflıca yer verilecektir.

Commercial books are essential tools that ensure the orderly, transparent, and auditable operation of commercial enterprises. Merchants are obliged to keep and preserve these books properly. This obligation includes not only accounting books but also non-accounting commercial books such as the share ledger, board of directors’ resolution book, general assembly meeting and minutes book, and managers’ resolution book. This study focuses on the legal and practical problems that arise when non-accounting commercial books are lost and the court refuses to issue a certificate of loss. Such a situation may prevent companies from carrying out trade registry procedures, disrupt decision-making, and negatively affect shareholder relations. The study examines these books, the consequences of their loss, and proposes solutions to the problems arising from the court’s refusal to issue a certificate of loss.