TBMM’NİN 100. YILINDA E-PARLAMENTO DÖNÜŞÜM ARAYIŞLARI: ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ ÇERÇEVESİNDE BİR ARAŞTIRMA

Yıl 2020, Sayı: 41, 135 - 214, 30.06.2020

A. Eser Bayraktar Serhap İnce Atike Ünlü Kübra Taşcı

Öz

Belge yönetiminin önemi, e-belge kavramıyla belirginleşmiş, elektronik belge yönetim sistemleri (EBYS) farklı devlet fonksiyonlarındaki kurumsal e-dönüşüm projelerinin ana aktörleri haline gelmiştir.
TBMM’de EBYS’ye geçiş 2017 yılında tamamlanmış, ancak bu geçiş resmi yazışma yönetimi boyutu ile İdari Teşkilatta gerçekleşmiş, Parlamento, organ ve belge türleri itibariyle sisteme dâhil edilememiştir. İdari teşkilatın deneyimleri, ülkemizdeki e-Devlet yaklaşımı ve dünyada gözlenen e-parlamento eğilimleri, EBYS’ye yasama unsurlarının da katılması gereksinimini ortaya çıkarmaktadır.
Bu çalışmanın amacı, TBMM EBYS uygulamalarını merkezi idare ile karşılaştırmalı olarak paylaşmak ve kurumsal farklılıklar ile uluslararası gelişmeleri odağa alarak parlamentoya özgü elektronik belge yönetimine dikkat çekmektir. Çalışmada, TBMM’nin yapısal ve belge türlerinin incelemesi ile birlikte merkezi idarede yapılan nitel bir araştırma ışığında e-parlamento ve e-kurum dönüşüm perspektifi sunulmaktadır.

Anahtar Kelimeler

e-Parlamento, e-Kurum, TBMM'nin belge türleri, Yasama Organının Yapısı, Devlet İdaresinde EBYS Uygulamaları

Teşekkür

Bu çalışmanın gerçekleştirilmesine desteklerinden ötürü; TBMM Bilgi ve Bilişim Hizmetlerinden sorumlu Genel Sekreter Yardımcısı ve EBYS Yürütme Kurulu Başkanı Sayın Hakan Suat ÖLMEZ’e şükranlarımızı ve teşekkürlerimizi sunarız. Ayrıca, TBMM EBYS Koordinasyon Bürosu personeli; Tanca ÜNSAL, Aslı AYDIN, Meliha YILMAZ ve Gamze KAPLANLI’ya çalışmanın araştırma bölümündeki emeklerinden dolayı çok teşekkür ederiz. Özellikle, çalışmanın yasama bölümü ile ilgili kıymetli bilgilerini esirgemeyen Kanunlar ve Kararlar Başkan Yardımcısı Bahadır YEŞİLIRMAK’a, yasama uzmanları Mustafa KELEŞ’e ve Mustafa ŞAHİN’e; elektronik belge yönetiminin diğer parlamentolardaki kullanımına ilişkin bilgilere erişebilmemizi sağlayan Araştırma Hizmetleri Başkanı Emrah HURMA’ya ve yasama uzmanı Mehmet SOLAK’a; EBYS’nin kurumsal gelişimi ile çalışmamızın her aşamasına destek ve katkı sağlayan Bilgi İşlem Başkan Yardımcısı Ş.Banu İLKTAN’a; bilgi işlem biriminin ilk programlarına ilişkin bilgi paylaşımında bulunan programcı Olcay GÜRTEKİN’e; TBMM genel evrak ve arşivinde yapılan araştırmalardaki emekleri için Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Başkanlığı genel evrak personeli A. Tolga ATİK’e; Mustafa Kemal EKMEKÇİ’ye Gülsen AYDEMİR’e; arşiv görevlileri, Nuriye SARI’ya, Özge GÜRBÜZ’e, Yıldız AKIN’a, Yeliz KARABOĞA’ya ve eski harfli Türkçenin günümüz alfabesine çevirleri için Kerim AKAR’a teşekkürlerimizi sunarız. Araştırmaya katılan kurumlardaki EBYS yetkililerine, değerli vakitlerini ayırarak yaptıkları bilgi paylaşımlarından ve sağladıkları katkılardan dolayı teşekkürü bir borç biliriz.

Kaynakça

• AKDOĞAN, Zeynep, “Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemlerinde Kurumsallaştırma Süreci: Ankara Üniversitesi Örneği”, Yüksek Lisans Tezi, Ankara Üniversitesi, 2015, https://tez.yok.gov.tr/UlusalTezMerkezi/ (Erişim 25.11.2019).
• ARICI, Gizem ve Hamza KANDUR, “Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) Yazılımlarının Geliştirilmesinin Kurumsal Karar Destek Sistemleri (KDS) İçin Önemi”, e-BEYAS 2015 Sempozyumu: Kurumsal Belleklerin Geleceği, Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (Beyas) Koordinatörlüğü Yayın No: 2, 2016, ss.65-78. http://2015.ebeyas.org/wp-content/uploads/2016/04/e-BEYAS2015_Bildiriler.pdf (Erişim 27.11.2019)
• ARISOY, Yunus Emre ve Fahrettin ÖZDEMİRCİ, “Kurum ve Kuruluşların Bakış Açısından E-Belgelerin Arşivlenmesi”, DTCF Dergisi, 2017, Sayı 57.2, ss.1250-1270, http://dtcfdergisi.ankara.edu.tr/index.php/dtcf/article/view/2332/3688 (Erişim 27.11.2019)
• ARISOY, Yunus Emre, “Türkiye’de Elektronik Belge Yönetiminde Milli Arşiv Politikalarının Geliştirilmesi”, Doktora Tezi, Ankara Üniversitesi, 2018, https://tez.yok.gov.tr/UlusalTezMerkezi/ (Erişim 29.11.2019).
• BARABUCCİ, Gioele, Monica PALMİRANİ, Fabio VİTALİ ve Luca CERVONE, “Long-Term Preservation of Legal Resources, International Conference on Electronic Government and the Information Systems Perspective” EGOVIS 2011: Electronic Government and the Information Systems Perspective ss.78-93 , https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-3-642-22961-9_7 , (Erişim 17.04.2020)
• BEKTAŞ, Mukaddes ve Berat BİR, “Elektronik Belge Yönetim Sisteminin Kurumsallaştırılması ve İnsan Kaynaklarının Dönüşümüne Etkisi: Marmara Üniversitesi”, e-BEYAS 2015 Sempozyumu: Kurumsal Belleklerin Geleceği, Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (Beyas) Koordinatörlüğü Yayın No: 2, 2016, ss.79-96, http://2015.ebeyas.org/wp-content/uploads/2016/04/e-BEYAS2015_Bildiriler.pdf (Erişim 27.11.2019)
• BUNAWAN Ap-azli Bin ve A. Raja Yacoob, “Enhancing the Efficiency of Managing Electronic Records among the Record Management Practitioner by Using an Appropriate Electronic Records Management System (ERMS)” 2011, ss.2-12. https://www.academia.edu/10630737/Enhancing_the_Efficiency_of_Managing_Electronic_Records_among_the_Record_Management_Practitioner_by_Using_an_Appropriate_Electronic_Records_Management_System_ERMS_ (Erişim 15.04.2020)
• BÜLBÜL, Ayşegül, “ E-Devlet Uygulamalarının Bilgi ve Belge Yönetimi Açısından Analizi”, Marmara Üniversitesi, Yüksek Lisans Tezi, 2013, http://bbytezarsivi.hacettepe.edu.tr/jspui/bitstream/2062/375/1/869.pdf, (Erişim 17.04.2020)
• ÇOŞKUN, Canan, “Kamu Kurum ve Kuruluşlarında Belgelerin Ayıklama ve İmha İşlemleri: Standart Dosya Planı ve TS 13298 Standardının Karşılaştırılması” Endüstri 4.0 Sürecinde Bilgi Yönetimi ve Bilgi Güvenliği, e-beyas 2019 Sempozyumu Bildiri Özetleri, 2019, ss.41-42 http://2019.ebeyas.org/wp-content/uploads/2019/10/4.-e-BEYAS-2019_O%CC%88zet-Kitap.pdf, (Erişim 23.12.2019).
• Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı, DETSİS, https://www.kaysis.gov.tr/Devlet_Teskilat_Detsis (Erişim:30.07.2019).
• Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı, E-Yazışma Teknik Rehberi Sürüm 1.3., 2016, https://cbddo.gov.tr/projeler/e-yazisma/ (Erişim 26.11.2019).
• Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı, KAYSİS, https://www.kaysis.gov.tr/ (Erişim 30.07.2019).
• Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı, Bilgi ve İletişim Teknolojileri Dairesi, http://www.bilgitoplumu.gov.tr/bilgi-toplumu/ulkemizde-bilgi-toplumuna-donusum/ (Erişim 29.12.2019).
• Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı, E-Dönüşüm Türkiye Projesi, Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi. Sürüm 2.1., 2012, http://www.bilgitoplumu.gov.tr/wp-content/uploads/2014/04/Birlikte_Calisabilirlik_Esaslari_Rehberi_2.1.pdf (Erişim 26.11.2019).
• Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı, Kalkınma Planları, http://www.sbb.gov.tr/kalkinma-planlari/ (Erişim 25.11.2019).
• ÇEKİÇ, Onur, “Türk Parlamento Hukukunda Yasama İşlemi Türleri ve Diğer (İsimsiz) Yasama Türleri”, Yasama Dergisi, 2009, Sayı: 12, ss. 107-135, http://www.yasader.org/web/yasama_dergisi/2009/sayi12/107-135.pdf (Erişim 27.11.2019)
• DEDE, Hakan ve Ahmet AKBAYIR, “Kamu Kurum ve Kuruluşlarında EBYS’nin Durumu”, Bilgi Sistemleri ve Bilişim Yönetimi: Beklentiler ve Yeni Yaklaşımlar, 2017, ss. 285-292 http://2017.ebeyas.org/wp-content/uploads/2017/12/e_Kitap_BSBY_2017.pdf (Erişim 26.11.2019).
• Devlet Personel Başkanlığı, Kamu Personelinin Kurum Türlerine Göre Çalışan Sayısının Dağılımı, http://www.dpb.gov.tr/tr-tr/istatistik/kamu-personelinin-butce-turlerine-gore-calisan-sayisinin-dagilimi-504 (Erişim 30.07.2019).
• EROĞLU, Şahika, Tolga ÇAKMAK ve Özgür KÜLCÜ, “Kurumlararası Bilgi Paylaşımı ve Birlikte Çalışabilirlik Esasları”. e-BEYAS 2015 Sempozyumu: Kurumsal Belleklerin Geleceği, Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (Beyas) Koordinatörlüğü Yayın No: 2, 2016, ss.155-162, http://2015.ebeyas.org/wp-content/uploads/2016/04/e-BEYAS2015_Bildiriler.pdf (Erişim 27.11.2019)
• EROĞLU, Şahika ve Özgür KÜLCÜ, “TS 13298 Çerçevesinde Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Elektronik Belge Yönetimi Standartlarının Değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı Örneği”, Bilgi Dünyası, 2014, Sayı:15(2), ss.327-352, http://bd.org.tr/index.php/bd/article/view/439/482 (Erişim 26.11.2019).
• EROĞLU, Şahika, “Açık Devlet Yaklaşımında Açık Devlet Verisi: Belge Yönetimi Kapsamında Bir Değerlendirme” Bilgi Dünyası, 2018, Cilt:19, Sayı:1, ss. 33-68, http://bd.org.tr/index.php/bd/article/view/654 (Erişim 27.11.2019) E-Dönüşüm Türkiye Projesi, Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi. Sürüm 2.1., 2012, http://www.bilgitoplumu.gov.tr/wp-content/uploads/2014/04/Birlikte_Calisabilirlik_Esaslari_Rehberi_2.1.pdf (Erişim 26.11.2019).
• GÖZLER, Kemal, Türk Anayasa Hukuku, Bursa Ekin Kitabevi Yayınları, 2000, s.357-368 http://www.anayasa.gen.tr/yasamafonksiyonu.htm (Erişim 30.07.2019), s. s.357-368
• GÖZLER, Kemal, Türk Anayasa Hukuku, Bursa Ekin Kitabevi Yayınları, 2000, , http://www.anayasa.gen.tr/yasamaislemleri.htm (Erişim 30.07.2019), s. s.371-411
• GÜL, Hüseyin, “Dijitalleşmenin Kamu Yönetimi ve Politikaları ile Bu Alanlardaki Araştırmalara Etkileri”, Yasama Dergisi, 2017, Sayı:36, ss.5-26, http://www.yasader.org/web/yasama_dergisi/2017/sayi36/sayi36_5-26.pdf (Erişim 25.11.2019).
• KANDUR, Hamza, “Türkiye’de Kamu Kurumlarında Elektronik Belge Yönetimi: Mevcut Durum Analizi ve Farkındalığın Artırılması Çalışmaları”. Bilgi Dünyası, 2011, Sayı: 12(1), ss.2-12. https://bd.org.tr/index.php/bd/article/view/6/2 (Erişim 26.11.2019).
• KAYSİS. Statülere Göre Devlet Teşkilatı, https://www.kaysis.gov.tr/Devlet_Teskilat_Statulere_Gore, (Erişim 30.07.2019).
• KÜLCÜ, Özgür, “E-Belge Yönetimi Sistemlerine Dönük Ulusal ve Uluslararası Koşullar: InterPARES Projesi Deneyiminin Ardından”, e-BEYAS 2014, Elektronik Belge Yönetimi ve Arşiv Uygulamaları Sempozyumu, Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Koordinatörlüğü Yayın No: 1, 2015, ss. 103-118, http://2014.ebeyas.org/wp-content/uploads/2016/05/e-BEYAS_2014_Sempozyumu_Bildiriler_Kitabi.pdf (Erişim 27.11.2019).
• KÜLCÜ, Özgür “Türkiye’de Kurumsal Elektronik Bilgi ve Belge Yönetimi Uygulamalarına Dönük Koşulların Değerlendirilmesi: 57 Örnek Kurumun Analizi”, Türk Kütüphaneciliği 26,1(2012), ss.30-52.
• MENTEŞ Serkan ve Selman SOLHAN, “EBYS’lerde Kurumsal Mimari ve İdari Yapılanmanın Geliştirilmesi” Bilgi Yönetimi ve Belge Güvenliği, 2019, ss.11-23, http://2019.ebeyas.org/wp-content/uploads/2020/01/BILGI_YONETIMI_VE-BILGI_GUVENLIGI_KITAP_23122019.pdf, (Erişim 07.02.2020).
• MINGO, Anahi ve Agusti,J. MARTİNEZ, “Improving records management to promote transparency and prevent corruption” International Journal of Information Management Volume 38, Issue 1, February 2018, ss. 256-261, https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0268401217306242 (Erişim17.04.2020)
• ODABAŞ, Hüseyin, “Elektronik Belge Yönetimi ve Kamu Kurum ve Kuruluşları”, Doktora Tezi, Ankara Üniversitesi, 2007, https://tez.yok.gov.tr/UlusalTezMerkezi/ (Erişim 26.11.2019).
• OTÇU, Bilsay, “Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde Kullanıcıya Yansıyan Problemler ve Çözüm Önerileri”, Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi, 2018, https://tez.yok.gov.tr/UlusalTezMerkezi/, (Erişim 26.11.2019)
• ÖNAÇAN, Mehmet Kağan, Tunç MEDENİ, ve Özlem ÖZKANLI, “Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nin Faydaları ve Kurum Bünyesinde EBYS Yapılandırmaya Yönelik Bir Yol Haritası”. Sayıştay Dergisi, 2012, Sayı 85, ss.1-26, http://www.acarindex.com/dosyalar/makale/acarindex-1423911470.pdf (Erişim 27.11.2019).
• ÖZKOL, İhsan, Korcan Doğan ve Gamze Köseali, “EBYS Uygulamalarında Yapay Zekâ Destekli Chatbot (Sohbet Robotu) Kullanımı” “Bilgi Yönetimi ve Belge Güvenliği, 2019, ss. 229-250, http://2019.ebeyas.org/wp-content/uploads/2020/01/BILGI_YONETIMI_VE-BILGI_GUVENLIGI_KITAP_23122019.pdf, (Erişim 17.04.2020).
• ÖZDEMİR, Lale ve Emine Cengiz, “Türk Kamu Sektöründe Dijital Süreklilik Ne Kadar Mevcut: Teorik Bir Çerçeve” Bilgi Yönetimi ve Belge Güvenliği, 2019, s. 279, http://2019.ebeyas.org/wp-content/uploads/2020/01/BILGI_YONETIMI_VE-BILGI_GUVENLIGI_KITAP_23122019.pdf, (Erişim 07.02.2020).
• ÖZDEMİRCİ, Fahrettin, “e-BEYAS 2014 Sempozyumu ve BEYAS Binası Açış Konuşması”, e-BEYAS 2014, Elektronik Belge Yönetimi ve Arşiv Uygulamaları Sempozyumu, Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Koordinatörlüğü Yayın No: 1, 2015, s.21-31, http://2014.ebeyas.org/wp-content/uploads/2016/05/e- BEYAS_2014_Sempozyumu_Bildiriler_Kitabi.pdf (Erişim 27.11.2019).
• ÖZDEMİRCİ, Fahrettin, Ahmet SAVAŞ ve Zeynep AKDOĞAN, “EBYS Uygulaması e-Arşiv midir? TÜRKSAT -Ankara Üniversitesi BEYAS Koordinatörlüğü e-Arşiv Deneyimi ile Yeni Yaklaşımlar”, Bilgi Sistemleri ve Bilişim Yönetimi: Beklentiler ve Yeni Yaklaşımlar, 2017, ss. 35-46. http://2017.ebeyas.org/wp-content/uploads/2017/12/e_Kitap_BSBY_2017.pdf (Erişim 26.11.2019).
• ÖZDEMİRCİ, Fahrettin, “EBYS’lerde Kurumsal Mimari ve İdari Yapılanmanın Geliştirilmesi” Bilgi Yönetimi ve Belge Güvenliği, 2019, ss.3-9 http://2019.ebeyas.org/wp-content/uploads/2020/01/BILGI_YONETIMI_VE-BILGI_GUVENLIGI_KITAP_23122019.pdf, (Erişim 07.02.2020).
• ÖZTÜRK, Göze, “Türkiye’de E-Devlet Sürecinde Elektronik Tebligat ve Kayıtlı Elektronik Posta (Kep) Uygulaması”, Yüksek Lisans Tezi, Hacettepe Üniversitesi, 2019, https://tez.yok.gov.tr/UlusalTezMerkezi/ (Erişim 26.11.2019)
• ÖZULU, Alper, “TBMM İdari Teşkilatlarının Gelişimi”, TBMM Uzmanlık Tezi, 1991, https://kutuphane.tbmm.gov.tr:8088/1994/199402532.pdf (Erişim 29.11.2019). PAB-Inter-PaliamentryUnion-IPU, World e-Parliament Reports – IPU,
• SHEPHERD, Elizabeth, 2006, “Why are records in thie public sector organiztion asserts” Records Management Journal, https://www.semanticscholar.org/paper/Why-are-records-in-the-public-sector-organizational-Shepherd/c35d99c4a5a629dcd1e56dfcc4558f12b7277cd5 (Erişim 15.04.2020)
• TAHTALIOĞLU, Havva, “Türkiye’de Elektronik Belge Yönetim Sisteminin Kamu Personeli Tarafından Benimsenmesinde Eğitim Faktörü” Yasama Dergisi, 2018, ss. 124-147, http://www.yasader.org/web/yasama_dergisi/2018/sayi37/sayi37_124-147.pdf (Erişim 17.04.2020)
• THURSTON, Anne, Fostering Trust And Transparency Through İnformation Systems, 2005, PublicSector. Washington,DC:WorldBank. http://documents.worldbank.org/curated/en/469671468329484494/Fostering-trust-and-transparency-through-information-systems (Erişim 17.04.2020)
• TBMM İçtüzüğü, T.C. Resmi Gazete, Tarih: 13.4.1973, Sayı: 14506, https://www.tbmm.gov.tr/docs/ictuzuk.pdf (Erişim 29.11.2019)
• TBMM Kanunlar ve Kararlar Başkanlığı, Yeni Sisteme Göre Yasama El Kitabı, 2018, https://www.tbmm.gov.tr/yayinlar/Yasama_El%20Kitabi.pdf (Erişim 30.07.2019).
• Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığı İdari Teşkilatı İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi TBMM Başkanlık Makam Onay Tarihi: 26/11/2018 Sayı: 389235 https://www.tbmm.gov.tr/genser/dokumanlar/imzayetkileri_yonerge_27112018.pdf (Erişim: 17.12.2019).
• Türkiye Büyük Millet Meclisi İdari Teşkilatının Tarihçesi ve Organizasyonu, https://www.tbmm.gov.tr/genser/tarihce.htm (Erişim 29.11.2019).
• Türk Parlamento Tarihi Araştırma Grubu, Türk Parlamento Tarihi, I. Cilt, Türkiye Büyük Millet Meclisi Vakfı Yayınları No: 4, s. 772, file:///D:/16331/Downloads/199500111-c1.pdf. (Erişim 17.12.2019).
• WILKINS, Linda. Duncan Holt vd., “Implementing Information Management Strategically: an Australian EDRMS case study” 2007, https://pdfs.semanticscholar.org/400d/8cbb844ae9f170f1ab7673bdedb1836bc242.pdf. s. 189, Erişim 17.04.2020.
• Wordbank New-Economy Sector Study Electronic Government and Governance, 2002 http://documents.worldbank.org/curated/en/527061468769894044/pdf/266390WP0E1Gov1gentina1Final1Report.pdf (Erişim 15.04.2020)
• YALÇINKAYA, Bahattin, “Elektronik Belge Yönetimi (Eby) Uygulamalarında Başarıyı Olumsuz Etkileyen Risk Unsurları”, Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi, 2015, Sayı 4, ss. 20-40. https://dergipark.org.tr/download/article-file/454324 ( Erişim 30.07.2019).
• 1 nolu Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi, T.C Resmi Gazete, Tarih: 10 Temmuz 2018, Sayı: 30474, https://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/19.5.1.pdf (Erişim 30.09.2019)
• 2919 sayılı Türkiye Büyük Millet Meclisi Genel Sekreterliği Teşkilat Kanunu, T.C. Resmi Gazete, Tarih: 18 Ekim 1983, Sayı: 18195. https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/5.5.2919.pdf (Erişim.29.11.2019).
• 5542 sayılı İl İdaresi Kanunu, T.C Resmî Gazete, Tarih: 18 Haziran 1949, Sayı: 7236, https://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/1.3.5442.pdf ,(Erişim 27.12.2019).
• 6253 sayılı Türkiye Büyük Millet Meclisi İdari Teşkilatı Kanunu, T.C. Resmi Gazete, Tarih: 18 Aralık 2011, Sayı: 28146, https://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/1.5.6253.pdf (Erişim.29.11.2019).