A Scheduling System for Enhancing and Monitoring Work Performance of Field Employees

Year 2021, Volume: 14 Issue: 1, 6 - 14, 22.10.2021

Büşra Özdenizci Köse , Aybüke Çakıcı , Vedat Coskun , Tolunay Kaymakçı , İlayda İşlek , Mohammed Alsadi

https://doi.org/10.20854/bujse.985510

Abstract

Today, field sales and service businesses are continuously endeavoring to form their processes and operations more effective. Managing field employees and their tasks (or activities) are often difficult in most organizations. In field sales and service businesses, organizations mostly have problems with communicating work plans to employees since the workforce is spread over different areas having unique geospatial data. They need smart scheduling and planning information systems to make things planned and organized at the work environment and to automate sales and sales force management functions; and also to plan, track, and manage the allocation of labor resources. This study presents a Geographical Information System (GIS) based comprehensive scheduling system, called Scheduler+ for planning, organizing and monitoring the field employees and streamlining operations of field sales and service businesses. The proposed system aims to ensure dynamic and automatic scheduling customer point based tasks, to provide support to employees, to record the data to be obtained during the realization of tasks, and also to enable reporting and tracking of work performance. In this context, this paper presents the general design and analysis issues including the system context, modules, functionalities, some user interface designs and main development considerations.

Keywords

Scheduling, GIS, Task Management, Map, Calendar

A SCHEDULING SYSTEM FOR ENHANCING AND MONITORING WORK PERFORMANCE OF FIELD EMPLOYEES

Abstract

Günümüzde saha satış ve hizmet organizasyonları, süreç ve operasyonlarını daha etkin hale getirmek için sürekli çaba sarf etmektedir. Saha çalışanlarını ve görevlerini yönetmek çoğu organizasyonda genellikle zorlu bir süreçtir. Saha satış ve hizmet işletmelerinde, iş gücü benzersiz coğrafi verilere sahip farklı alanlara yayıldığından, kuruluşlar çoğunlukla iş planlarını çalışanlara iletmede sorun yaşarlar. Çalışma ortamında işleri planlayıp organize etmek, satış yönetimi işlevlerini otomatikleştirmek ve ayrıca iş gücü kaynaklarının tahsisini planlamak, izlemek ve yönetmek için akıllı zamanlama ve planlama bilgi sistemlerine ihtiyaçları duyarlar. Bu çalışma, saha çalışanlarını planlamak, organize etmek ve izlemek ve saha satış ve hizmet organizasyonlarının operasyonlarını kolaylaştırmak için Scheduler+ adı verilen Coğrafi Bilgi Sistemi (CBS) tabanlı kapsamlı bir planlama sistemi sunmaktadır. Önerilen sistem, müşteri nokta bazlı görevlerin dinamik ve otomatik olarak planlanmasını, çalışanlara destek sağlamayı, görevlerin gerçekleştirilmesi sırasında elde edilecek verileri kaydetmeyi ve ayrıca iş performansının raporlanmasını ve izlenmesini sağlamayı amaçlamaktadır. Bu kapsamda, bu çalışma sistem bağlamı, sistem modülleri, işlevsellikler, bazı kullanıcı arayüzü tasarımları ve temel sistem geliştirme konuları dahil olmak üzere genel tasarım ve analiz konularını sunmaktadır.

Keywords

Planlama, CBS, Görev Yönetimi, Harita, Takvim

References

• [1] Ivert, L. K., & Jonsson, P. (2010), The potential benefits of advanced planning and scheduling systems in sales and operations planning. Industrial Management & Data Systems.
• [2] Kreipl, S. and Dickersbach, J.D. (2008), “Scheduling coordination problems in supply chain planning”, Annuals of Operations Research, Vol. 161 No. 1, pp. 103-23.
• [3] Davidson, E. (2021). What Is a Computerized vs. Manual Scheduling System? Chron. Online Access: https://smallbusiness.chron.com/computerized-vs-manual-scheduling-system-11956.html
• [4] Software Advice (2021). Scheduling Software. Online Access: https://www.softwareadvice.com/scheduling/#buyers-guide
• [5] Capterra (2021). Scheduling Software. Online Access: https://www.capterra.com/scheduling-software/?feature=%5B20111%5D&sortOrder=sponsored
• [6] Diffley, W. (2021). Award-Winning Employee Scheduling Solutions, AAP. Online Access: https://www.aaphcm.com/en-us/articlesfromaap/scheduling
• [7] Burrough, P. A., McDonnell, R. A., McDonnell, R., & Lloyd, C. D. (2015). Principles of geographical information systems. Oxford university press.
• [8] OmniSci (2021). Geospatial – A complete introduction. Online Access: https://www.omnisci.com/learn/geospatial
• [9] Google Maps, https://developers.google.com/maps
• [10] Yandex Maps, https://yandex.com/dev/maps/
• [11] HERE Maps, https://developer.here.com
• [12] Google Calendar, https://support.google.com/calendar
• [13] Apple, iCalendar, https://www.icloud.com/calendar