Belge ve Arşiv Yönetimi Süreçlerinde Büyük Veri Analitiği ve Yapay Zeka Uygulamaları

Artificial intelligence and big data, which are frequently heard in recent years, have reached the level that affect almost every aspects of ​​human being. Recently, records and archive management has been one of the application fields of Artificial Intelligence (AI) technologies used in many fields from consumer behavior to personality analysis, from traffic problems to space studies. The studies and projects show that archives, libraries and information centers from a huge amount of content bars now want to use automated software that processes more accuracy and almost zero errors instead of man-made processes. Processes which are relatively long is now being abandoned and automated processes based on artificial intelligence reduced processing times to minutes or even seconds. As a natural consequence, while providing rapid access to information, the effectiveness of information in making strategic decisions has increased. In this study, the concepts of AI and big data are examined; international studies on the applicability of these technologies to records and archive management processes and the issues that the experts should take against these technologies are discussed. As a result of the information obtained from the literature review in the other scientific fields, (Data Science, Management Information Systems, Computer Science and Engineering) related with the discipline of Information and Records Management, case studies and thoughts were examined. Recently, automatic file code classification and referral processes, automatic archiving and design of disposal processes are being carried out. Regarding the applicability of AI and big data analytics number of studies records management in Turkey is quite limited. While this study aims to contribute to remedy the deficiencies in the field, it is also tried to explain that the process of preserving corporate records and the selection of archival material which has an archival value using in Turkey in the basis of AI. At the same time, the implementation of open government data to the public and interest groups through big data analytics will be introduced. In order to capture the requirements of the age, it is understood that the experts working in this field and coordinator institutions surely should benefit from this technology in Turkey.

Son yıllarda sıkça duyulan kavramlardan olan yapay zeka ve büyük veri, insan hayatının neredeyse her alanına etki edecek düzeye gelmiştir. Tüketici davranışlarından kişilik analizlerine, trafik problemlerinin çözümünden uzay çalışmalarına kadar birçok alanda kullanılan yapay zeka teknolojilerinin uygulama alanlarından biri de son dönemde belge ve arşiv yönetimi olmuştur. Yapılan çalışmalar ve yürütülen projeler, çok büyük miktarda içerik barından arşivler, kütüphaneler ve bilgi merkezlerinin, insan eliyle gerçekleştirilen süreçler yerine artık daha fazla doğruluk ve neredeyse sıfır hata ile işleyen otomatikleştirilmiş yazılımlar kullanmak istediklerini göstermektedir. Uygulama süresinin görece uzun olduğu işler artık terkedilmeye başlanmış ve yapay zeka temelli otomatikleştirilmiş süreçler, işlem sürelerini dakikalara hatta saniyelere indirgemiştir. Bunun doğal bir sonucu olarak da bilgiye hızlı erişim sağlanırken, stratejik kararların alınmasında bilginin etkinliği de artmıştır. Bu çalışmada, yapay zeka ve büyük veri kavramları incelenmiş; bu teknolojilerin belge ve arşiv yönetimi süreçlerine uygulanabilirliği konusunda yapılan uluslararası çalışmalara değinilmiş ve alan uzmanlarının bu teknolojiler karşısında nasıl bir pozisyon alması gerektiği konuları ele alınmıştır. Bilgi ve Belge Yönetimi disiplini ile bu disiplinin ilişkide olduğu diğer bilimsel alanlardaki (Veri Bilimi, Yönetim Bilişim Sistemleri, Bilgisayar Bilimi ve Mühendisliği)  literatür taramasından elde edilen veriler neticesinde örnek olaylar ve düşünceler incelenmiştir. Son zamanlarda otomatik dosya kodu sınıflandırma ve sevk işlemleri, otomatik arşivleme ve tasfiye süreçlerinin tasarımı ile ilgili çalışmalar yapılmaktadır. Belge yönetiminde yapay zeka ve büyük veri analitiğinin uygulanabilirliğine dair Türkiye’de yapılan çalışmaların sayısı oldukça sınırlıdır. Yapılan bu çalışma ile alandaki eksikliğin giderilmesine katkı sağlanması amaçlanırken, kurumsal belgelerin saklama süreçlerinde ve arşiv değeri olan malzeme seçiminde yapay zekanın Türkiye’de kullanım koşulları açıklanmaya çalışılacaktır. Aynı zamanda açık devlet verilerinin büyük veri analitiği aracılığıyla halkın ve ilgi gruplarının hizmetine sunulmasıyla ilgili uygulamalar ortaya konulacaktır. Çağın gereklerini yakalamak adına, Türkiye’de de bu alanda çalışan konu uzmanlarının ve koordinatör kurumların mutlaka bu teknolojilerden faydalanması gerektiği anlaşılmaktadır.