Bilgi Yönetim Sistemlerinin Birlikte Çalışabilirlik Gereksinimleri ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi Birlikte Çalışabilirlik Olgunluk Modeli

Year 2019, , 84 - 104, 31.12.2019

Sefer Yazıcı , Fahrettin Özdemirci

https://doi.org/10.33721/by.624077

Cited By: 1

Abstract

Geçtiğimiz yıllarda e-devlet politikalarının odağında kamu hizmetlerinin elektronik ortama taşınması yer alırken, günümüzde e-devlet unsurları arasında birlikte çalışabilirliğin (interoperability) sağlanması öne çıkmaktadır. Birlikte çalışabilirlik, bilişim teknolojileri aracılığıyla farklı yapılara ait bilgi, uygulama, iş süreçleri ve hizmetler arasında etkileşimle karşılıklı yarar sağlama ve ortak hedefler doğrultusunda yapılanma becerisidir. e-Devlet, kendisini oluşturan unsurların (kamu kurum ve kuruluşları, işletmeler, çalışanlar, vatandaş vd.) hem kendi içinde hem de birbirleriyle elektronik ortamda etkileşimine ve kullanıcıların bir omurga üzerinden her yöne akan bilgiye erişebilmesini sağlayan yapıya dayanmaktadır. e-Devlet yapısını oluşturan organizasyonların “e-kurum”a dönüştürülmesinde, bilgi yönetim sistemlerinin kurum içi ve kurumlar arası sistemlerle birlikte çalışabilirliğinin sağlanması büyük önem taşımaktadır. Bilgi yönetim sistemleri arasında birlikte çalışabilirliği sağlamak teknik, anlamsal ve organizasyonel boyutları olan pek çok gereksinimin karşılanmasıyla mümkündür. Teknik boyutlu faaliyetler daha çok uygulamalar arasında bilgi paylaşımını mümkün kılacak bilgisayar ve ağ sistemleriyle ilgilidir. Anlamsal boyut, verinin tüm muhataplar tarafından tam ve doğru şekilde anlaşılacak şekilde üretilmesine ve güvenli biçimde paylaşılmasına odaklanmaktadır. Organizasyonel boyut ise iş süreçlerinin ilişkili diğer kurumları da kapsayacak biçimde modellenmesi, ortak usul ve esasların belirlenerek bunlara uyumun sağlanması, paydaşlarla ortak değerlerin geliştirilmesi ve yönetim ihtiyaçlarıyla ilgilidir. Bilişim sistemlerine dayalı teknik altyapının etkileşimini hedefleyen birlikte çalışabilirlik çalışmaları zamanla farklı yapılara ait veri, bilgi, belge, süreç, değer ve hedeflerin paylaşılmasını amaçlayan bir disipline dönüşmektedir. Elektronik belge yönetim sistemlerinin (EBYS) diğer bilgi yönetim sistemleriyle birlikte çalışabilirliğinin sağlanması teknik, anlamsal ve organizasyonel boyutu olan gereksinimlerin karşılanmasına bağlıdır. İleri düzey birlikte çalışabilirlik olgunluk seviyelerine ulaşılması ise, bilişim teknolojilerine dayalı teknik unsurların yanı sıra bilgi ve belge yönetimi disiplinine dayalı anlamsal ve organizasyonel gereksinimlerin karşılanmasıyla mümkündür. Çalışmada, kurumsal bilgi ve belge yönetim sistemlerinin omurgasını oluşturan EBYS’lerin, kurum içi ve kurumlar arası bilgi yönetim sistemleriyle birlikte çalışabilir biçimde geliştirilerek yönetilmesine etki eden gereksinimler incelenmektedir. Bu doğrultuda geliştirilen Elektronik Belge Yönetim Sistemi Birlikte Çalışabilirlik Olgunluk Modeli (eBYS/BİÇOM) önerisi sunulmaktadır. Sunulan modelin, kurumların öz değerlendirme yaparak EBYS uygulamalarını geliştirmede etkin kullanımını sağlamada katkı sağlayacağı, bunun yanında dış denetim aracı olarak da kullanılabileceği öngörülmektedir.

Keywords

Elektronik Belge Yönetimi, Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, EBYS, Birlikte Çalışabilirlik, Olgunluk Modelleri, BİÇOM

Interoperability Requirements of Information Management Systems and Electronic Records Management Systems Interoperability Maturity Model

Abstract

While the focus of e-government policies in the past years has been the transfer of public services to electronic media, the provision of interoperability among the elements of e-government stands out today. Interoperability means mutual benefit ensure by providing interaction between information, application, business processes and services of different structures through information technologies and structuring in line with common goals. The e-Government is based on the structure of the elements (public institutions and organizations, enterprises, employees, citizens, etc.) that interact with each other and in electronic environment and enable users to access information flowing through a backbone. In the transformation of e-Government organizations into e-institutions sistem, it is of great importance to ensure interoperability of information management systems with internal and inter-institutional systems. Interoperability between information management systems is possible by meeting many requirements with technical, semantic and organizational dimensions. Technically dimensioned activities are mainly related to computer and network systems that will enable information sharing between applications. The semantic dimension focuses on the production and safe sharing of data in a way that is fully and accurately understood by all business partners. The organizational dimension is related to the modeling of business processes to include other related institutions, determination and compliance of common procedures and principles, development of common values with stakeholders and management needs. Interoperability studies aiming at the interaction of the technical infrastructure based on computer systems become a discipline aiming to share data, information, records, processes, values and targets belonging to different structures over time. Ensuring the interoperability of electronic records management systems (ERMS) with other information management systems depends on meeting the technical, semantic and organizational needs. Achieving advanced interoperability maturity levels is possible by meeting the requirements based on information and records management discipline semantic and organizational as well as information-based technical elements. In the study, the requirements affecting the development and management of ERMS in a way that interoperability with internal and inter-institutional information management systems are examined. In this study, the requirements that affect the management and development of the ERMS, which constitute the backbone of corporate information and records management systems, are interoperable with the internal and inter-institutional information management systems. The Electronic Records Management Systems Interoperability Maturity Model (eBYS/BİÇOM) developed for this purpose is presented. The Model which is presented expected to contribute to the development and efficient use of ERMS applications by self-assessment and can be used as an external audit tool.

Keywords

Electronic Records Management, Electronic Records Management Systems, Interoperability, Maturity Models

References

• Alalwan, J. (2012). The Strategic Association Between Enterprise Content Management andDecision Support. Virginia Commonwealth University, USA. Erişim Adresi: https://scholarscompass.vcu.edu/etd/2667/
• Arıcı, G., Kandur, H. (2016). Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) Yazılımlarının Geliştirilmesinin Kurumsal Karar Destek Sistemleri (KDS) İçin Önemi. e-BEYAS 2015 Sempozyumu: Kurumsal Belleklerin Geleceği: Dijitalleştirme- Elektronik Arşiv- Elektronik Belge Yönetimi, 21-22 Ekim 2015, Gölbaşı-Ankara. (65-77). Yay. Haz. F. Özdemirci, N. Özel, T. Çakmak, Z. Akdoğan, B. Yalçınkaya. - Ankara: Ankara Üniversitesi BEYAS Koordinatörlüğü.
• ATHENA. (2004). Enterprise interoperability maturity model (EIMM). The European Commission, ATHENA IP (Advanced Technologies for interoperability of Heterogeneous Enterprise Networks and their Applications Integrated Project) (IST-507849). Erişim Adresi: http://athena.modelbased.net/methodology/eimm.html
• ATHENA (2007). Interoperability Framework and Services for Networked Enterprises. Version 1.0. Advanced Technologies for Interoperability of Heterogeneous Enterprise Networks and their Applications. Deliverable Number: DA4. February 2007. Erişim Adresi: http://www.ap242.org/html/ATHENA/Deliverables/Deliverables%20provided%20to%20EC%206th%206%20Months/070322_ATHENA_DA46_V10.pdf
• Başbakanlık. (2015). Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik. Resmî Gazete, 29255. 2 Şubat 2015.
• Büyüköztürk, Ş., Çakmak, E.K, Akgün, Ö. E., Karadeniz, Ş. ve Demirel, F. (2010). Bilimsel Araştırma Yöntemleri. (5. baskı). Ankara: Pegem Akademi.
• Carney, D., Fisher, D., Morris, E., ve Place, P. (2005). Some current approaches to interoperability (No. CMU/SEI-2005-TN-033). Carnegıe-mellon Unıv Pıttsburgh Pa Software Engıneerıng Inst. Erişim Adresi: http://resources.sei.cmu.edu/asset_files/TechnicalNote/2005_004_001_14540.pdf
• Clark, T., ve Jones, R. (1999,). Organisational interoperability maturity model for C2. In Proceedings of the 1999 Command and Control Research and Technology Symposium. Erişim Adresi: http://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/download?doi=10.1.1.200.107&rep=rep1&type=pdf
• Cumhurbaşkanlığı. (2018). 1 Sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi. Resmî Gazete Sayı: 30474, Tarih: 10.07.2018
• DOD. (1977). DoD Directive 2010.6 "Standardization and Interoperability of Weapon Systems and Equipment within the North Atlantic Treaty Organization (NATO)," March 11, 1977. Erişim Adresi: http://biotech.law.lsu.edu/blaw/dodd/corres/dir1.html
• DOD. (1998). Department of Defense. C4ISR Architecture Working Group Final Report - Levels of Information System Interoperability (LISI). Washington DC: OSD(ASD(C3I)) C4ISR AWG, 1998. Erişim Adresi: http://www.dtic.mil/dtic/tr/fulltext/u2/a348567.pdf
• EIF. (2004). European interoperability framework for pan-European e-government Services (Version 1.0). European Commission. Erişim Adresi: http://ec.europa.eu/idabc/servlets/Docd552.pdf?id¼19529
• EIF. (2010). European Interoperability Framework (EIF) for European Public Services. European Commission. Bruxelles: İnteroperability Solutions for European Public Administrations, 16.12.2010 COM(2010) 744 final. Erişim Adresi: http://ec.europa.eu/isa/documents/isa_annex_ii_eif_en.pdf
• EIF. (2017). New European Interoperability Framework (Promoting seamless services and data flows for European public administrations). European Commission. Luxembourg: Publications Office of the European Union. Erişim Adresi: https://ec.europa.eu/isa2/sites/isa/files/eif_brochure_final.pdf
• ENSEMBLE CSA. (2011). EISB Basic Elements Report. Envisioning, supporting and promoting future internet enterprise systems research through scientific collaboration (FP7-ICT-257548). Deliverable D2.3. Erişim Adresi: https://cordis.europa.eu/docs/projects/cnect/8/257548/080/deliverables/001-ENSEMBLED23EISBBasicElementsReportv100.pdf
• ETSI (2006) European Telecommunications Standards Institute: achieving technical interoperability– the ETSI approach. ETSI white paper No. 3. By Hans van der Veer (Lucent Technologies) and Anthony Wiles (ETSI), October 2006. Erişim Adresi: http://www.etsi.org/website/document/whitepapers/wp3_iop_final.pdf
• European Communities. (1991). Council Directive 91/250/EEC of 14 May 1991. On the Legal Protection of Computer Programs. Official Journal of the European Communities L 122, 17/05/1991 P. 0042 – 0046. Erişim Adresi: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:31991L0250&from=EN
• Gottschalk, P. (2009). Maturity levels for interoperability in digital government. Government Information Quarterly, 26(1), 75-81. Erişim Adresi: ELSEVIER ScienceDirect, www.sciencedirect.com
• Gökkurt, S. Ö., ve Demirtel, H. (2017). Ulusal Stratejiler Çerçevesinde Birlikte Çalışabilirlik Eylemlerinin Değerlendirilmesi. DTCF Dergisi, 57(1). ss. 226-256.
• Guedria, W. (2012). A Contribution To Enterprise İnteroperability Maturity Assessment (Doctoral Tezi). L’unıversıte Bordeaux. Ecole Doctorale Des Scıences Physıques Et De L’ıngenıeur. Erişim Adresi: http://ori-oai.u-bordeaux1.fr/pdf/2012/GUEDRIA_WIDED_2012.pdf
• ICA. (2008). Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments – Module 2: Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems. International Council on Archives, published at www.ica.org Erişim Adresi: http://www.adri.gov.au/resources/documents/ica-m2-erms.pdf
• IMAPS. (2018). Interoperability Maturity Assessment of a Public Service. IMAPS v1.1.1 User Guide. Şubat 2018. Erişim Adresi: https://joinup.ec.europa.eu/sites/default/files/solution/documentation/2018-05/IMAPS%20v1.1.1%20-%20User%20Guide.pdf
• İnce, N. M. (2001). Elektronik devlet: Kamu Hizmetlerinin Sunulmasında Yeni İmkanlar. Ankara: Devlet Planlama Teşkilatı.
• Kalkınma Bakanlığı (2012). e-Dönüşüm Türkiye Projesi Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi (Sürüm 2.1). Ankara: Kalkınma Bakanlığı Bilgi Toplumu Dairesi Başkanlığı.
• Kalkınma Bakanlığı (2013). Onuncu Kalkınma Planı (2014-2018). Ankara: Kalkınma Bakanlığı.
• Kalkınma Bakanlığı. (2016). e-Yazışma Teknik Rehberi (Versiyon 1.3). Ankara: Devlet Planlama Teşkilatı Bilgi Toplumu Dairesi Başkanlığı.
• Kandur, H. (2011). Türkiye’de kamu kurumlarında elektronik belge yönetimi: Mevcut durum analizi ve farkındalığın artırılması çalışmaları. Bilgi Dünyası, 12(1), 2-12.
• Kubicek, H., Cimander, R. ve Scholl, H. J. (2011). Organizational interoperability in e-government: lessons from 77 European good-practice cases. Springer Science & Business Media. Erişim Adresi: Springer, www.springer.com
• Lahrmann, G., Marx, F., Mettler, T., Winter, R., ve Wortmann, F. (2011). Inductive design of maturity models: applying the Rasch algorithm for design science research. In International Conference on Design Science Research in Information Systems (ss. 176-191). Springer, Berlin, Heidelberg. Erişim Adresi: https://link.springer.com/chapter/10.1007%2F978-3-642-20633-7_13
• Novakouski, M., Lewis, G. A. (2012). Interoperability in the e-Government Context (No. CMU/SEI-2011-TN-014). Carnegie Mellon University: Software Engıneerıng Institute. Erişim Adresi: http://www.sei.cmu.edu/reports/11tn014.pdf
• Özdemirci, F., Bayram, Ö.G., Torunlar, M., Saraç, S. ve Yalçınkaya, B. (2013). Elektronik Belge Yönetimi ve Arsivleme Sistemi: Geçis Süreci ve Uygulama Yönetimi. Ankara: Tanıtım Matbaacılık.
• Özdemirci, F. (2016). Bütünleşik e-Kurum Sistemleri ve Kurumsal Yapılanmalara Yansıması: Ankara Üniversitesi e-BEYAS Uygulaması ve Kurumsal Yapılanma. e-BEYAS 2015 Sempozyumu: Kurumsal Belleklerin Geleceği: Dijitalleştirme- Elektronik Arşiv- Elektronik Belge Yönetimi, 21-22 Ekim 2015, Gölbaşı-Ankara. (35-43). Yay. Haz. F. Özdemirci, N. Özel, T. Çakmak, Z. Akdoğan, B. Yalçınkaya. - Ankara: Ankara Üniversitesi BEYAS Koordinatörlüğü.
• Paulk, M., Curtis, B., Chrissis, M. B., ve Weber, C. (1993). Capacity Maturity Model for Software. Version 1.1. Technical Report Software Engineering Institute.
• Pöppelbuss, J. ve Röglinger, M. (2011). What makes a useful maturity model? a framework of general design principles for maturity models and its demonstration in business process management. In ECIS. European Conference on Information Systems (ECIS), At Helsinki. Erişim Adresi: https://aisel.aisnet.org/ecis2011/index.2.html
• Sarantis, D., Charalabidis, Y.ve Psarras, J. (2008). Towards Standardising Interoperability Levels For Information Systems of Public Administrations. The Electronic Journal for E-commerce Tools & Applications (eJETA) Special Issue on Interoperability for Enterprises and Administrations Worldwide. Erişim Adresi: http://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/download?doi=10.1.1.570.8857&rep=rep1&type=pdf
• Seyidoğlu, H. (1995). Bilimsel Araştırma ve Yazma El Kitabı. İstanbul: Güzem Yayınları.
• Shepherd, E., ve Yeo, G. (2003). Managing records: a handbook of principles and practice. London: Facet Publishing.
• Soares, D. ve Amaral, L. (2011). Information Systems İnteroperability İn Public Administration: İdentifying The Major Acting Forces Through A Delphi Study. Journal Of Theoretical And Applied Electronic Commerce Research, 6(1), 61-94. Erişim Adresi: www.scielo.cl/scielo.php?pid=S0718-18762011000100006&script=sci_arttext&tlng=pt
• Tambouris, E., Tarabanis, K., Peristeras, V., ve Liotas, N. (2007). EU: Study on Interoperability at Local and Regional Level Official reports and studies. Final Version–Version, 2.0. European Commission: DG Information Society and Media. Erişim Adresi: http://ec.europa.eu/idabc/servlets/Docecf9.pdf?id=28788.
• TDK. (Çevrimiçi). Büyük Türkçe Sözlük. Erişim Adresi: www.tdk.gov.tr
• Tolk, A., Muguira, J. A. (2003). The Levels Of Conceptual İnteroperability Model. In Proceedings of the 2003 Fall Simulation Interoperability Workshop (Vol. 7, pp. 1-11). Citeseer. Erişim Adresi: http://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/download?doi=10.1.1.76.8795&rep=rep1&type=pdf
• TSE. (2014). Elektronik Doküman ve Belge Yönetim Sistemi Koruma Profili (Sürüm 1.3.1), Eylül 2014. Ankara: Türk Standatları Enstütüsü. Erişim Adresi: https://statik.tse.org.tr/upload/tr/dosya/icerikyonetimi/2231/09012015111018-3.pdf
• TS 13298. (2015). TS 13298 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi Standardı. Ankara: Türk Standartları Enstitüsü, Ekim 2015.
• UDHB. (2016). 2016-2019 Ulusal e-Devlet Stratejisi ve Eylem Planı. Ulaştırma ve Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı Haberleşme Genel Müdürlüğü e-Devlet Hizmetleri Daire Başkanlığı.
• Uhlir, P. ve Clement, G. (2016). Legal Interoperability of Research Data: Principles and Implementation Guideline. RDA-CODATA Legal Interoperability Interest Group, 42 pp. Erişim Adresi: http://www.codata.org/uploads/Legal%20Interoperability%20Principles%20and%20Implementation%20Guidelines_Final2.pdf UN. (2018). UN E-Government Survey 2018. Department of Economic and Social Affairs. New York: United Nations.
• UNDP. (2008). e-Government Interoperability: Overview. Emmanuel C. Lallana (Project Advisor). Bangkok: United Nations Development Programme (UNDP). Erişim Adresi: http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/UN-OTHER/UNPAN032094.pdf
• Van Staden, S. (2011). e-Government Interoperability: A cooperative architecture model to facilitate information sharing in Namibia (Doktora Tezi, University of Namibia).
• Van Staden, S. ve Mbale, J. (2012). The Information Systems Interoperability Maturity Model (ISIMM): towards standardizing technical interoperability and assessment within government. International Journal of Information Engineering and Electronic Business, 4(5).
• Yazıcı, S. (2019). Elektronik Belge Yönetim Sistemlerine Birlikte Çalışabilirlik ve Olgunluk Modeli Önerisi. (Yayınlanmamış Doktora Tezi). Ankara: Ankara Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü.