Bilgi Yönetim Sistemlerinin Birlikte Çalışabilirlik Gereksinimleri ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi Birlikte Çalışabilirlik Olgunluk Modeli

Geçtiğimiz yıllarda e-devlet politikalarının odağında kamu hizmetlerinin elektronik ortama taşınması yer alırken, günümüzde e-devlet unsurları arasında birlikte çalışabilirliğin (interoperability) sağlanması öne çıkmaktadır. Birlikte çalışabilirlik, bilişim teknolojileri aracılığıyla farklı yapılara ait bilgi, uygulama, iş süreçleri ve hizmetler arasında etkileşimle karşılıklı yarar sağlama ve ortak hedefler doğrultusunda yapılanma becerisidir. e-Devlet, kendisini oluşturan unsurların (kamu kurum ve kuruluşları, işletmeler, çalışanlar, vatandaş vd.) hem kendi içinde hem de birbirleriyle elektronik ortamda etkileşimine ve kullanıcıların bir omurga üzerinden her yöne akan bilgiye erişebilmesini sağlayan yapıya dayanmaktadır. e-Devlet yapısını oluşturan organizasyonların “e-kurum”a dönüştürülmesinde, bilgi yönetim sistemlerinin kurum içi ve kurumlar arası sistemlerle birlikte çalışabilirliğinin sağlanması büyük önem taşımaktadır. Bilgi yönetim sistemleri arasında birlikte çalışabilirliği sağlamak teknik, anlamsal ve organizasyonel boyutları olan pek çok gereksinimin karşılanmasıyla mümkündür. Teknik boyutlu faaliyetler daha çok uygulamalar arasında bilgi paylaşımını mümkün kılacak bilgisayar ve ağ sistemleriyle ilgilidir. Anlamsal boyut, verinin tüm muhataplar tarafından tam ve doğru şekilde anlaşılacak şekilde üretilmesine ve güvenli biçimde paylaşılmasına odaklanmaktadır. Organizasyonel boyut ise iş süreçlerinin ilişkili diğer kurumları da kapsayacak biçimde modellenmesi, ortak usul ve esasların belirlenerek bunlara uyumun sağlanması, paydaşlarla ortak değerlerin geliştirilmesi ve yönetim ihtiyaçlarıyla ilgilidir. Bilişim sistemlerine dayalı teknik altyapının etkileşimini hedefleyen birlikte çalışabilirlik çalışmaları zamanla farklı yapılara ait veri, bilgi, belge, süreç, değer ve hedeflerin paylaşılmasını amaçlayan bir disipline dönüşmektedir. Elektronik belge yönetim sistemlerinin (EBYS) diğer bilgi yönetim sistemleriyle birlikte çalışabilirliğinin sağlanması teknik, anlamsal ve organizasyonel boyutu olan gereksinimlerin karşılanmasına bağlıdır. İleri düzey birlikte çalışabilirlik olgunluk seviyelerine ulaşılması ise, bilişim teknolojilerine dayalı teknik unsurların yanı sıra bilgi ve belge yönetimi disiplinine dayalı anlamsal ve organizasyonel gereksinimlerin karşılanmasıyla mümkündür. Çalışmada, kurumsal bilgi ve belge yönetim sistemlerinin omurgasını oluşturan EBYS’lerin, kurum içi ve kurumlar arası bilgi yönetim sistemleriyle birlikte çalışabilir biçimde geliştirilerek yönetilmesine etki eden gereksinimler incelenmektedir. Bu doğrultuda geliştirilen Elektronik Belge Yönetim Sistemi Birlikte Çalışabilirlik Olgunluk Modeli (eBYS/BİÇOM) önerisi sunulmaktadır. Sunulan modelin, kurumların öz değerlendirme yaparak EBYS uygulamalarını geliştirmede etkin kullanımını sağlamada katkı sağlayacağı, bunun yanında dış denetim aracı olarak da kullanılabileceği öngörülmektedir.

While the focus of e-government policies in the past years has been the transfer of public services to electronic media, the provision of interoperability among the elements of e-government stands out today. Interoperability means mutual benefit ensure by providing interaction between information, application, business processes and services of different structures through information technologies and structuring in line with common goals. The e-Government is based on the structure of the elements (public institutions and organizations, enterprises, employees, citizens, etc.) that interact with each other and in electronic environment and enable users to access information flowing through a backbone. In the transformation of e-Government organizations into e-institutions sistem, it is of great importance to ensure interoperability of information management systems with internal and inter-institutional systems. Interoperability between information management systems is possible by meeting many requirements with technical, semantic and organizational dimensions. Technically dimensioned activities are mainly related to computer and network systems that will enable information sharing between applications. The semantic dimension focuses on the production and safe sharing of data in a way that is fully and accurately understood by all business partners. The organizational dimension is related to the modeling of business processes to include other related institutions, determination and compliance of common procedures and principles, development of common values with stakeholders and management needs. Interoperability studies aiming at the interaction of the technical infrastructure based on computer systems become a discipline aiming to share data, information, records, processes, values and targets belonging to different structures over time. Ensuring the interoperability of electronic records management systems (ERMS) with other information management systems depends on meeting the technical, semantic and organizational needs. Achieving advanced interoperability maturity levels is possible by meeting the requirements based on information and records management discipline semantic and organizational as well as information-based technical elements. In the study, the requirements affecting the development and management of ERMS in a way that interoperability with internal and inter-institutional information management systems are examined. In this study, the requirements that affect the management and development of the ERMS, which constitute the backbone of corporate information and records management systems, are interoperable with the internal and inter-institutional information management systems. The Electronic Records Management Systems Interoperability Maturity Model (eBYS/BİÇOM) developed for this purpose is presented. The Model which is presented expected to contribute to the development and efficient use of ERMS applications by self-assessment and can be used as an external audit tool.